--- title: "Automatyczne generowanie umów od 2 tygodni | JustAutomate" description: "Zmiana etapu w CRM uruchamia umowę: dane w szablonie, NIP sprawdzony w GUS, PDF do podpisu w Autenti albo DocuSign. Wdrożenie 2 do 6 tygodni od warsztatu." url: "https://justautomate.ai/automatyzacje/automatyczne-generowanie-umow/" lang: pl --- Finanse i dokumenty # Automatyczne generowanie umów z danych CRM, bez przepisywania Zmiana etapu szansy w CRM na „do podpisania” uruchamia workflow: dane kontrahenta trafiają do szablonu, NIP i adres są sprawdzane w rejestrze GUS, gotowy PDF idzie do podpisu przez Autenti, DocuSign albo PandaDoc. Status podpisu wraca do CRM sam. Nikt nie otwiera Worda i nie szuka poprzedniej umowy. Umów bezpłatną konsultację [Zobacz, jak wygląda warsztat](https://justautomate.ai/produkty/warsztat-procesowy/) - 0 póltyle danych kontrahenta przepisuje człowiek: nazwę, NIP, adres, kwotę i termin wstawia workflow z CRM, a NIP sprawdza w rejestrze GUS - 1 szablonjedno źródło klauzul zamiast kopii po folderach: zmieniony zapis o poufności albo RODO trafia do każdej kolejnej umowy - 2 do 6 tygodniod warsztatu do działającego generatora, zależnie od liczby szablonów i platformy podpisu - 3 poziomy podpisuprosty, zaawansowany albo kwalifikowany, dobrany na warsztacie do typu umowy; kwalifikowany ma skutek podpisu własnoręcznego w całej UE Problem ## Dlaczego każda umowa zaczyna się od „zapisz jako”? Handlowiec otwiera Worda, szuka umowy z podobnym klientem i podmienia ręcznie siedem pól: nazwę firmy, NIP, adres, datę, zakres, kwotę i warunki. Potem ktoś to sprawdza, nanosi poprawki, eksportuje do PDF i wysyła. W dokumencie, który już poszedł, zostaje imię poprzedniego klienta, klauzula RODO sprzed dwóch nowelizacji albo NIP przepisany z wizytówki z jedną cyfrą nie tak. Policz to na własnych liczbach. Jeśli jedna umowa zajmuje 20 minut, a w miesiącu wychodzi ich 40, to ponad 13 godzin przepisywania tych samych pól. Przy umowach najmu z aneksami co miesiąc, umowach zlecenia w agencji pracy albo NDA i umowach SaaS w firmie IT ta liczba rośnie, a razem z nią liczba wersji szablonu, o których nikt nie wie, która jest aktualna. Bariera prawna zniknęła dawno. Od [rozporządzenia eIDAS (UE) nr 910/2014](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2014/910/oj), stosowanego od lipca 2016, kwalifikowany podpis elektroniczny ma w całej Unii skutek podpisu własnoręcznego (art. 25 ust. 2), a Kodeks cywilny w art. 78¹ zrównuje tak podpisany dokument z formą pisemną. Proces w wielu firmach dalej stoi na Wordzie, skrzynce i skanerze. - Umowa czeka na handlowca, który znajdzie czas ją „złożyć”, a klient w tym czasie rozmawia z konkurencją - Nazwa poprzedniego klienta albo błędny NIP w dokumencie, który już poszedł do podpisu - Nowa klauzula trafia do trzech szablonów z pięciu, bo o dwóch nikt nie pamiętał - Nikt nie wie, które umowy wygasają w tym kwartale, bo termin jest tylko w PDF-ie Dlaczego teraz ## Co się zmieniło, że umowa może powstać sama? Dane do umowy już są w CRM: nazwa, NIP, adres, osoba do kontaktu, wartość i zakres szansy. Zmiana etapu na „do podpisania” jest zdarzeniem, które n8n albo Make odbiera w sekundę po kliknięciu. Zostaje wstawić te dane do szablonu, a to jest najprostsza część całego łańcucha. Reszta łańcucha też ma interfejsy. Google Docs i Word obsługują pola w szablonie, rejestr GUS zwraca nazwę, adres i REGON po NIP-ie, wykaz podatników VAT mówi, czy podmiot jest czynnym podatnikiem, a Autenti, DocuSign i PandaDoc przyjmują dokument przez API i odsyłają status podpisu webhookiem. Cały proces da się spiąć bez własnego kodu albo z jego niewielką ilością. Najpierw proces. Potem narzędzia. Trzecia zmiana to agent AI. Workflow wygeneruje umowę, ale nie odpowie na pytanie „które umowy wygasają w tym miesiącu” ani „ile aneksów podpisaliśmy w kwartale”. BOND, nasz firmowy agent AI, odpowiada na to z CRM i repozytorium umów w 5 do 10 sekund, bez przeszukiwania folderów i logowania do pięciu systemów. Co się zmienia ## Co dostaje zespół, który podpisuje umowy? - ### Umowa gotowa, zanim handlowiec otworzy Worda Zmiana etapu w CRM uruchamia workflow: dane z HubSpot, Pipedrive albo arkusza Google trafiają do szablonu Google Docs lub Word, a gotowy PDF ląduje na platformie podpisu. Handlowiec dostaje link i powiadomienie, nie zadanie. Siedem pól, które dziś ktoś podmienia ręcznie, wstawia workflow w kilkadziesiąt sekund - ### Dane kontrahenta z rejestru, nie z wizytówki Przed wstawieniem do szablonu workflow pobiera nazwę, adres i REGON z GUS po NIP-ie, sprawdza status w wykazie podatników VAT, a dla spółek numer KRS. Literówka z formularza nie trafia do dokumentu. NIP, REGON, KRS, adres i status VAT sprawdzone przed każdą umową - ### Jeden szablon, wszystkie umowy aktualne Klauzule żyją w jednym szablonie z numerem wersji. Nowy zapis o poufności albo zmiana podstawy przetwarzania danych po nowelizacji trafia do każdej kolejnej umowy, bez pilnowania kopii w folderach. Zmiana klauzuli w jednym miejscu, każda umowa zapisuje wersję, z której powstała - ### Status podpisu wraca do CRM sam Autenti, DocuSign albo PandaDoc odsyłają status webhookiem. Po podpisie CRM zmienia etap, a workflow uruchamia to, co ustalimy: fakturę, onboarding klienta, wpis terminu wygaśnięcia do kalendarza. Trzy kroki po podpisie bez udziału człowieka: faktura, onboarding, termin w kalendarzu - ### Dwie wersje językowe z jednego procesu Klient z Niemiec, Austrii albo Szwajcarii dostaje umowę po niemiecku z tego samego triggera. Szablon niemiecki ma własny zestaw klauzul, bo tamtejszy wzór różni się zakresem od polskiego, nie tylko językiem. Jeden proces sprzedażowy, dwa szablony: PL i DE, bez podwójnej pracy administracyjnej - ### Pytania o umowy zwykłym zdaniem „Które umowy wygasają w tym miesiącu”, „ile aneksów podpisaliśmy w kwartale”, „którzy klienci mają umowę bez NDA”. Agent AI odpowiada z CRM i repozytorium umów, bez otwierania folderów. Odpowiedź w 5 do 10 sekund, po polsku albo po angielsku A u Ciebie ## Co, jeśli nasze umowy są za bardzo różne? Cztery zdania, które słyszymy najczęściej, i to, co na nie odpowiadamy. - Każda umowa jest inna, tego się nie da wrzucić w szablon. Na warsztacie bierzemy umowy z ostatnich 3 miesięcy i dzielimy je na dwie kupki: różnią się tylko danymi albo różnią się treścią. Pierwszą automatyzujemy w całości, w drugiej szablon dostaje pole na zapis nietypowy, które uzupełnia człowiek. Jeśli pierwsza kupka jest pusta, mówimy to na warsztacie i nie wdrażamy. - Podpisujemy w Wordzie i skanujemy, prawnik nie ufa e-podpisowi. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek podpisu własnoręcznego w całej Unii od rozporządzenia eIDAS, a art. 78¹ Kodeksu cywilnego zrównuje go z formą pisemną. Poziom podpisu dobieramy na warsztacie do typu umowy: NDA nie potrzebuje tego samego, co umowa, dla której ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Prawnika zapraszamy na warsztat, bo to on decyduje o klauzulach. - Nie mamy CRM, dane klientów są w arkuszu. Arkusz Google może być źródłem danych dla workflow. Na warsztacie sprawdzamy, czy ma kolumny, których umowa potrzebuje: NIP, adres, reprezentant, wartość, i dokładamy brakujące. Nazwę i adres dociągamy z GUS po NIP-ie, więc arkusz nie musi być idealny. Gdy później wdrożycie CRM, workflow przepinamy na nowe źródło. - Prawnik zmienia szablon co kwartał, boję się, że automat zostanie z tyłu. Szablon zostaje w Google Docs albo Wordzie i prawnik edytuje go jak dotąd. Jedyna zasada: pola wstawiane z CRM są oznaczone i nie zmienia się ich nazw. Wersje szablonu są numerowane, a każda umowa zapisuje, z której wersji powstała. Szkolenie z edycji i wersjonowania klauzul jest częścią wdrożenia. CRM i źródło danych HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace, Google Sheets Szablony i repozytorium Google Docs, Word (docx), Google Drive, SharePoint w Microsoft 365 Rejestry GUS po NIP-ie, wykaz podatników VAT, KRS, VIES dla kontrahentów z UE Podpis elektroniczny Autenti, DocuSign, PandaDoc Po podpisie Fakturownia, iFirma, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams Warstwa automatyzacji n8n, Make, własne integracje przez API ## Co workflow sprawdza, zanim umowa pójdzie do podpisu Pola, które najczęściej składają się na umowę B2B, skąd workflow bierze dane i co weryfikuje przed wstawieniem do szablonu. | Pole umowy | Skąd bierze dane | Co sprawdza | | ------------------------------------- | -------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | | Nazwa i adres kontrahenta | CRM, potem rejestr GUS po NIP-ie | zgodność nazwy z rejestrem, literówki z formularza | | NIP i status VAT | CRM, wykaz podatników VAT | format NIP, czy podmiot jest czynnym podatnikiem | | Reprezentant i podstawa reprezentacji | CRM, KRS dla spółek | czy osoba z CRM może podpisać; pełnomocnictwo jako pole ręczne | | Zakres i kwota | szansa sprzedaży w CRM, pozycje oferty | kwota netto i brutto, waluta, czy suma pozycji zgadza się z wartością szansy | | Daty i okres obowiązywania | etap w CRM, ustalenia z oferty | termin rozpoczęcia, wygaśnięcia i okres wypowiedzenia, wpis do kalendarza | | Wersja językowa | kraj kontrahenta w CRM | szablon PL albo DE z zestawem klauzul właściwym dla wzoru | | Poziom podpisu | typ umowy ze słownika | prosty, zaawansowany albo kwalifikowany, według ustaleń z warsztatu | Zakres walidacji ustalamy na warsztacie. Pole, którego workflow nie potrafi sprawdzić, zostaje oznaczone do ręcznego potwierdzenia, zamiast przejść bez kontroli. Jak to robimy ## Pięć kroków od szablonu w Wordzie do umowy z CRM Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym. 1. ### Warsztat Liczymy, ile umów miesięcznie przechodzi przez zespół, ile wariantów szablonu jest w obiegu i gdzie powstają błędy: nieaktualne klauzule, dane kontrahenta, brak wersji językowej. Ustalamy, co dziś jest źródłem prawdy o kliencie: CRM, arkusz czy skrzynka handlowca. Zapraszamy prawnika, bo on decyduje o klauzulach i poziomie podpisu. 2. ### Projekt szablonu i reguł Jeden szablon na typ umowy z oznaczonymi polami, słownik typów umów z przypisanym poziomem podpisu, reguły walidacji: co sprawdzamy w GUS i KRS, co zostaje polem do ręcznego potwierdzenia. Wybór narzędzia: n8n albo Make, platforma podpisu, wersje językowe. 3. ### Wdrożenie równolegle Workflow generuje umowy obok obecnego procesu, bez wyłączania Worda. Porównujemy wynik z umowami z ostatnich miesięcy: kwoty, daty, warianty językowe, formatowanie PDF, zgodność poziomu podpisu z typem umowy. Monitoring błędów konfigurujemy od pierwszego dnia. 4. ### Przełączenie i szkolenie Po weryfikacji przełączamy na produkcję. Osoba odpowiedzialna za umowy uczy się edytować szablon i wersjonować klauzule bez nas, a handlowcy dostają jedną instrukcję: zmień etap w CRM. Przekazujemy dokumentację, nie czarną skrzynkę. 5. ### Pomiar po 30 i 90 dniach Sprawdzamy, ile umów przeszło bez ręcznej poprawki, ile zatrzymało się na brakujących danych i czy statusy podpisu wracają do CRM. Donastrajamy walidację i listę pól ręcznych do tego, co realnie wpada, a nie do tego, co przewidzieliśmy. Przed i po ## Jak zmienia się dzień osoby, która składa umowy ### Przedtem - Szuka w folderze ostatniej umowy z podobnym klientem i podmienia dane ręcznie - Pyta handlowca o NIP i adres, bo w mailu jest tylko nazwa firmy - Sprawdza w trzech miejscach, która wersja klauzuli RODO jest aktualna - Dowiaduje się o wygasającej umowie od klienta, który już podpisał z kimś innym ### Po zmianie - Umowa powstaje po zmianie etapu w CRM, z danymi sprawdzonymi w GUS - Brakujące pole zatrzymuje workflow i tworzy zadanie dla handlowca, zamiast pustego miejsca w PDF-ie - Klauzula żyje w jednym szablonie z numerem wersji - Termin wygaśnięcia jest w kalendarzu 60 dni przed datą, z zadaniem o aneks Pierwsze umowy z workflow widać w dniu przełączenia. Reguły walidacji i listę pól ręcznych oceniamy po 30 dniach, na umowach, które realnie przeszły. Dla osoby, która to zamawia ## Co z tego ma szef sprzedaży albo operacji Umowa z błędnym NIP-em albo starą klauzulą wychodzi w imieniu firmy, a tłumaczy się z niej ten, kto ją zatwierdził. Po wdrożeniu dane pochodzą z rejestru, klauzule z jednej wersji szablonu, a każda umowa zapisuje, z której wersji powstała. To jest odpowiedź, gdy prawnik albo audytor pyta, co dokładnie dostał dany klient w marcu. Druga rzecz jest ważniejsza przy rozmowie z zarządem. Wiesz, ile umów wygasa w kwartale i na jaką kwotę, zanim klient przypomni sobie o wypowiedzeniu. Dziś ta liczba siedzi w PDF-ach po folderach i nikt jej nie ma pod ręką. - Każda umowa z numerem wersji szablonu, z której powstała - Dane kontrahenta z GUS i KRS, nie z wizytówki - Workflow uruchomiony równolegle, więc Word działa do końca testów - Szablon zmienia Twój prawnik, bez zgłoszenia do nas Ile to kosztuje ## Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim Warsztat procesowy kosztuje **2500 zł netto za tydzień**. Przy generowaniu umów zwykle wystarcza jeden tydzień, przy kilku typach umów i dwóch wersjach językowych dwa. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile szablonów wchodzi w grę, przez co podpisujecie i w jakim stanie są dane w CRM. Koszt działania workflow płacisz bezpośrednio dostawcy narzędzia (n8n, Make) albo nie płacisz wcale, gdy stoi na Waszej infrastrukturze. Abonament platformy podpisu też idzie do jej dostawcy. Bez naszej prowizji. - ### Warsztat procesowy 2500 zł netto za tydzień, przy umowach zwykle jeden, przy dwóch językach dwa Zamknięta całość. Kończy się mapą procesu, listą szablonów z polami i regułami walidacji, które możesz wdrożyć bez nas. - Mapa dzisiejszego obiegu umów i miejsc, w których powstają błędy - Lista typów umów z polami do wstawienia i poziomem podpisu - Reguły walidacji: GUS, KRS, wykaz VAT, pola ręczne - Rekomendacja narzędzia i platformy podpisu Zacznij od warsztatu - Najczęściej wybierany ### Warsztat i wdrożenie generowania umów Wycena po warsztacie zakres wynika z liczby szablonów, języków i platformy podpisu Najczęściej wybierany wariant. Działający generator w 2 do 6 tygodni od warsztatu, sprawdzony na Waszych umowach z ostatnich miesięcy. - Wszystko z warsztatu - Workflow w n8n albo Make spięty z CRM, szablonem i platformą podpisu - Walidacja w GUS, KRS i wykazie VAT, kolejka pól do ręcznego potwierdzenia - Status podpisu z powrotem w CRM i kroki po podpisie: faktura, onboarding, kalendarz - Wdrożenie równoległe i przełączenie z monitoringiem - Szkolenie z edycji szablonu i wersjonowania klauzul Umów rozmowę o wdrożeniu - ### Generowanie umów i agent AI Wycena po warsztacie dla firm, które pytają o umowy kilkanaście razy w tygodniu; uruchomienie agenta to około 2 miesiące Wszystko z wdrożenia plus BOND, który odpowiada na pytania o umowy zwykłym zdaniem i pilnuje terminów. - Wszystko z wdrożenia generowania umów - Agent AI spięty z CRM i repozytorium umów: co wygasa, ile aneksów, kto bez NDA - Alerty o umowach wygasających w 60 dni i o podpisach, które wiszą dłużej niż 7 dni - Dostęp dla handlowców, prawnika i zarządu, po polsku i po angielsku Zapytaj o agenta Warsztat kończy się dokumentem: mapą procesu, listą szablonów z polami i regułami walidacji, który obroni się bez nas. Jeśli okaże się, że podpisujecie 3 umowy w miesiącu, mówimy, że taniej zostać przy poprawionym szablonie w Wordzie, i sprawa kończy się na warsztacie. ## Najczęstsze pytania Czym jest automatyczne generowanie umów? To workflow, który po zdarzeniu w CRM, na przykład zmianie etapu szansy na „do podpisania”, pobiera dane kontrahenta i warunki, sprawdza je w rejestrach GUS i KRS, wstawia do szablonu Google Docs albo Word, eksportuje PDF i wysyła do podpisu przez Autenti, DocuSign albo PandaDoc. Status podpisu wraca do CRM i uruchamia kolejny krok. Człowiek uzupełnia tylko pola oznaczone jako nietypowe. Ile trwa wdrożenie automatycznego generowania umów? Tydzień warsztatu i 2 do 6 tygodni wdrożenia, zależnie od liczby typów umów, wersji językowych i platformy podpisu. Jeden typ umowy, jeden język i CRM z uporządkowanymi danymi to dolna granica. Kilka szablonów, wersja niemiecka i walidacja w KRS przesuwają termin w stronę górnej. Czy umowa wygenerowana automatycznie i podpisana elektronicznie jest ważna? Tak. Rozporządzenie eIDAS daje kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu skutek podpisu własnoręcznego w całej Unii, a art. 78¹ Kodeksu cywilnego zrównuje dokument tak podpisany z formą pisemną. Poziom podpisu (prosty, zaawansowany, kwalifikowany) dobieramy na warsztacie do typu umowy: NDA nie potrzebuje tego samego, co umowa, dla której ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Skąd workflow bierze dane do umowy i co, gdy ich brakuje? Z CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace) albo z arkusza Google, jeśli to on jest dziś źródłem prawdy o kliencie. Nazwę, adres i REGON workflow dociąga z GUS po NIP-ie, a status VAT z wykazu podatników. Gdy pola brakuje, umowa nie wychodzi: workflow tworzy zadanie dla handlowca z listą braków, zamiast zostawić puste miejsce w PDF-ie. Czy da się generować umowy w dwóch językach, na przykład po polsku i po niemiecku? Tak, z tego samego triggera. Kraj kontrahenta w CRM wybiera szablon, a szablon niemiecki ma własny zestaw klauzul, bo niemiecki wzór umowy różni się zakresem od polskiego, nie tylko językiem. Tłumaczenie klauzul robi Wasz prawnik albo tłumacz raz, w szablonie, a nie przy każdej umowie. Co się dzieje po podpisaniu umowy? Platforma podpisu odsyła status webhookiem, workflow zmienia etap w CRM i zapisuje podpisany PDF w Waszym repozytorium: Google Drive albo SharePoint. Potem uruchamia to, co ustalimy na warsztacie: fakturę w Fakturowni albo iFirmie, onboarding klienta, wpis terminu wygaśnięcia do kalendarza z przypomnieniem 60 dni wcześniej. Kto zmienia szablon po wdrożeniu i czy potrzebuje do tego nas? Nie potrzebuje. Szablon zostaje w Google Docs albo Wordzie, a prawnik edytuje go jak dotąd, z jedną zasadą: pola wstawiane z CRM są oznaczone i nie zmienia się ich nazw. Wersje szablonu są numerowane, każda umowa zapisuje, z której powstała. Szkolenie z edycji i wersjonowania jest częścią wdrożenia, razem z dokumentacją. Czy dane z umów są bezpieczne przy przetwarzaniu poza CRM? Workflow przekazuje między systemami tylko pola potrzebne do wypełnienia szablonu i ustalamy je na warsztacie. Podpisane umowy zostają w Waszym repozytorium, nie u nas. n8n może stać na Waszej infrastrukturze, wtedy dane nie opuszczają firmy. Podstawę przetwarzania danych osobowych reprezentantów i osób do kontaktu opisujemy w dokumentacji wdrożenia, zgodnie z RODO. ## Sprawdźmy, ile umów u Was powstaje z „zapisz jako” Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, ile umów miesięcznie podpisujecie, ile szablonów jest w obiegu, skąd biorą się dane i przez co podpisujecie. Możesz pokazać obecny szablon, a my mówimy, co da się z niego zautomatyzować od razu, a co wymaga najpierw uporządkowania danych. Nie musisz udostępniać systemów. Piszesz do Pawła, założyciela, i od niego dostajesz odpowiedź w ciągu dnia roboczego. Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział. [Umów bezpłatną konsultację](https://justautomate.ai/kontakt/) **PS.** Jeśli w tym miesiącu ktoś u Was wysłał umowę z danymi poprzedniego klienta, to jest dokładnie ten problem. Dane przepisywane ręcznie po dziesiątej umowie tego dnia prędzej czy później mają błąd. Dane wstawione z CRM i sprawdzone w GUS go nie mają. Od tego zaczyna się warsztat. ## Powiązane - [Automatyczne wysyłanie ofert](https://justautomate.ai/automatyzacje/automatyczne-wysylanie-ofert/) - [Automatyczne fakturowanie z CRM](https://justautomate.ai/automatyzacje/automatyczne-fakturowanie-z-crm/) - [Automatyzacja z n8n](https://justautomate.ai/uslugi/automatyzacja-n8n/) - [BOND: firmowy Agent AI](https://justautomate.ai/uslugi/bond-firmowy-agent-ai/) - [ROI z automatyzacji](https://justautomate.ai/poradnik/roi-z-automatyzacji/) - [Warsztat procesowy](https://justautomate.ai/produkty/warsztat-procesowy/) --- **JustAutomate** · kontakt: contact@justautomate.ai · formularz: https://justautomate.ai/kontakt/