--- title: "Tworzenie zadań z maili w 2 do 6 tygodni | JustAutomate" description: "Mail od klienta staje się zadaniem w Asanie, ClickUp, Jirze albo Notion: temat, osoba, termin, link do wątku. Wdrożenie w 2 do 6 tygodni od warsztatu." url: "https://justautomate.ai/automatyzacje/automatyczne-tworzenie-zadan/" lang: pl --- Zespół i obsługa klienta # Automatyczne tworzenie zadań z maili żadna prośba klienta nie zostaje w wątku Mail wpada na wspólną skrzynkę i w kilka minut staje się zadaniem w Asanie, ClickUp, Jirze albo Notion: z tematem w jednym zdaniu, przypisaną osobą, terminem, oryginalną treścią w opisie i linkiem do wątku. Powiadomienie idzie na Slacka do tej osoby, która ma to zrobić. Nikt nie przepisuje maili do systemu zadań i nikt nie musi pamiętać, co było do zrobienia. Umów bezpłatną konsultację [Zobacz, jak wygląda warsztat](https://justautomate.ai/produkty/warsztat-procesowy/) - 28%tyle tygodnia pracy pochłania czytanie i odpisywanie na maile u ludzi, których praca polega na kontakcie z innymi. Raport McKinsey Global Institute „The social economy”, 2012 - 4 systemy zadańAsana, ClickUp, Jira i Notion; w każdym z nich zadanie powstaje z tego samego szablonu i z tym samym kontekstem - 2 do 6 tygodniod warsztatu do działającego workflow, przetestowanego na Waszej prawdziwej skrzynce i na Waszych mailach z ostatnich tygodni Problem ## Dlaczego prośba klienta ginie w skrzynce? Klient pisze na wspólny adres. Mail widzą trzy osoby i każda zakłada, że odpisze któraś z pozostałych. Ktoś odpisuje na pierwsze pytanie z wątku, a prośba z trzeciego akapitu nie trafia do nikogo. Sprawa wraca po tygodniu, w tym samym wątku, tym razem z pytaniem „czy coś się dzieje”. Skrzynka nigdy nie będzie systemem zadań. Nie ma w niej właściciela, terminu ani statusu, a jedynym śladem, że coś jest do zrobienia, jest kolor pogrubionej czcionki i pamięć jednej osoby. Gdy ta osoba ma urlop albo dzień w delegacji, wiedza o sprawie znika razem z nią. Koszt jest policzalny. Według [raportu McKinsey Global Institute „The social economy” z 2012 roku](https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy) pracownik, którego praca polega na kontakcie z ludźmi, spędza 28 procent tygodnia pracy na czytaniu i odpisywaniu na maile, blisko 13 godzin. Część tego czasu to samo przenoszenie treści do systemu zadań: temat, osoba, termin, wklejony link do wątku. - Prośba zostaje w wątku, bo nikt nie oznaczył maila jako zadania - Zadanie wchodzi do systemu z tygodniowym opóźnieniem i nikt nie wie dlaczego - Dwie osoby robią to samo, bo obie odpisały na ten sam mail - Status sprawy zna tylko autor odpowiedzi, a jego dziś nie ma Dlaczego teraz ## Co się zmieniło, że mail da się zamienić w zadanie bez przepisywania? Poczta firmowa ma dziś interfejs, przez który da się obserwować jedną wskazaną skrzynkę albo jedną etykietę. Gmail i Google Workspace zgłaszają nową wiadomość w sekundę po dostarczeniu, Microsoft 365 i Outlook tak samo. Reguła pracuje na skrzynce wspólnej albo na etykiecie, którą sami zakładacie, i nie dotyka prywatnej poczty zespołu. Druga zmiana to model językowy. Wcześniej trzeba było zgadywać po słowie kluczowym w temacie, dziś model czyta treść i wyciąga to, co człowiek przepisywał ręcznie: temat zadania w jednym zdaniu, priorytet, sugerowany termin, klienta i typ sprawy. To jest propozycja, nie decyzja. Na warsztacie ustalamy, co model może zamknąć sam, a co idzie do zatwierdzenia jedną osobą. Trzecia zmiana to agent AI. Workflow założy zadanie, ale nie odpowie kierownikowi na pytanie „ile zgłoszeń z maili czeka dłużej niż dwa dni” albo „które zadania z tego tygodnia nie mają terminu”. BOND, nasz firmowy agent AI, odpowiada na to zwykłym zdaniem, w 5 do 10 sekund, bez logowania do systemu zadań. Co się zmienia ## Co dostaje zespół obsługi klienta? - ### Zadanie zamiast pogrubionego maila Wiadomość, która spełnia kryteria wejścia, ląduje w systemie zadań w kilka minut od dostarczenia. Ma właściciela, termin i status, więc widać ją na tablicy, a nie w cudzej skrzynce. Zadanie w Asanie, ClickUp, Jirze albo Notion z tego samego szablonu, niezależnie od tego, kto akurat czyta pocztę - ### Kontekst w zadaniu, nie tylko temat W opisie siedzi oryginalna treść maila, nadawca, załączniki i link, który otwiera dokładnie ten wątek. Osoba, która przejmuje sprawę, nie szuka jej po skrzynkach kolegów. Treść, nadawca, załączniki i link do wątku w jednym miejscu - ### Priorytet i termin proponuje model, zatwierdza człowiek Model czyta treść i podpowiada priorytet oraz termin, a reguła dokłada to, co wynika z umowy: klient z SLA ma krótszy zegar. Zakres samodzielności modelu ustalamy na warsztacie i można go zawęzić w dowolnym momencie. Trzy poziomy priorytetu i termin liczony od godziny dostarczenia maila, nie od momentu, gdy ktoś go zauważył - ### Nic nie wpada dwa razy Odpowiedź w wątku, który już ma zadanie, dopisuje się do niego jako komentarz. Nowy mail od tego samego klienta w tej samej sprawie nie tworzy drugiego zadania dla drugiej osoby. Dopasowanie po identyfikatorze wątku, nadawcy i numerze sprawy, nie po samym temacie - ### Właściwa osoba wie od razu Powiadomienie na Slacku albo w Teams idzie do opiekuna klienta lub na kanał zespołu, według reguły przypisania. Zamiast pytania „kto to bierze” jest imię w zadaniu. Przypisanie po kliencie, typie sprawy i dostępności, z zastępstwem na czas urlopu z kalendarza - ### Pytania o zaległości zwykłym zdaniem „Ile zgłoszeń z maili czeka dłużej niż dwa dni”, „które sprawy klienta X są otwarte”, „ile zadań powstało z poczty w tym miesiącu”. Agent AI odpowiada z systemu zadań w kilka sekund. Odpowiedź w 5 do 10 sekund, bez raportu i bez logowania do kolejnego narzędzia Dowód ## Czy sami tak pracujemy? Tak, i od razu mówimy, czego ta liczba nie pokazuje. Nie mamy pomiaru „mail zamieniony w zadanie” u klienta, którego wolno nam opublikować. Mamy własne wdrożenie w agencji naszych założycieli, gdzie przychodzące zgłoszenia zamieniają się w rekordy i powiadomienia bez udziału człowieka. Ta sama mechanika, te same narzędzia. Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem. - ![JustIdea Agency](https://justautomate.ai/klienci/justidea.png)![JustBot](https://justautomate.ai/agenci/justbot-80.webp)JustBotich agent JustIdea Agency, agencja performance marketingu, około 30 osób 23 osób z firmy pracuje z agentem 38 systemów wpiętych na stałe 112 procesów chodzi bez człowieka 475 tysięcy linii kodu agenta Agent AI spięty z systemem zadań, CRM, Slackiem, formularzami na stronie i hurtownią danych. Pierwszy commit 1 marca 2026, dziś korzystają z niego 23 osoby. 8 z 38 systemów, w których pracuje - Google Ads - Meta Ads - HubSpot - ActiveCollab - Ahrefs - GA4 - Search Console - BigQuery Przedtem Zgłoszenie czytał człowiek i sam decydował, czy zakłada z niego zadanie, komu je przypisuje i na kiedy. Do systemu zadań trafiało to, co ktoś pamiętał przepisać. Po zmianie Zgłoszenia wyłapuje agent: zakłada rekord, sprawdza duplikat i powiadamia właściwą osobę na Slacku. Człowiek wchodzi dopiero w merytorykę sprawy. 29 854 operacje bez udziału człowieka w 30 dni, z tego 1 301 na przychodzących zgłoszeniach A u Ciebie ## Co, jeśli nasza skrzynka wygląda inaczej? Cztery zdania, które słyszymy na pierwszej rozmowie, i to, co na nie odpowiadamy. - Mamy kilkanaście maili dziennie, dajemy sobie z tym radę. Wtedy powiemy to wprost i nie sprzedamy Wam wdrożenia. Przy kilkunastu mailach dziennie i jednej osobie na skrzynce wystarczy porządna etykieta i jedna reguła w systemie zadań. Temat wraca, gdy skrzynka staje się wspólna, gdy dochodzi drugi zespół albo gdy klient dostaje umowny czas reakcji. - Nie chcemy, żeby AI czytało maile naszych klientów. Da się bez modelu: reguła po nadawcy, etykiecie i słowie kluczowym w temacie zakłada zadanie z pustym opisem i linkiem do wątku. Gdy model wchodzi w grę, na warsztacie ustalamy, które pola do niego jadą, jak długo są przechowywane i które skrzynki są całkowicie wyjęte z obserwacji. - Jira i Asana same przyjmują maile, po co coś więcej? Jeśli macie jedną kolejkę, jeden projekt i wystarcza Wam zadanie z tematem maila, natywna skrzynka w Jirze albo Asanie jest lepsza i tak Wam powiemy. Zewnętrzny workflow ma sens, gdy zadanie ma trafić do właściwego projektu klienta, z priorytetem, terminem i powiadomieniem, a odpowiedź w wątku ma dopisać się do istniejącego zadania. - Boimy się, że powstanie tysiąc śmieciowych zadań. Dlatego kryteria wejścia są wąskie na start: konkretna skrzynka, lista nadawców, wykluczenie wiadomości systemowych i newsletterów. Wszystko, czego reguła nie rozpoznaje, idzie do kolejki „do zatwierdzenia”, gdzie jedna osoba decyduje jednym kliknięciem. Pierwsze dwa tygodnie workflow pracuje w projekcie testowym, obok obecnej skrzynki. Poczta i skrzynki Gmail i Google Workspace, Microsoft 365 i Outlook, skrzynki wspólne, etykiety i foldery Systemy zadań Asana, ClickUp, Jira, Notion Praca zespołu Slack, Microsoft Teams, Google Workspace CRM HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace Pliki i dane Google Drive, Google Sheets, BigQuery, bazy SQL Warstwa automatyzacji n8n, Make, Zapier, własne integracje przez API ## Co reguła robi z konkretnym mailem Rodzaje wiadomości, które najczęściej wpadają na wspólną skrzynkę, sygnał, po którym je rozpoznajemy, i to, co z nich powstaje. Zakres na start ustalamy na warsztacie, bo lepiej zacząć od dwóch rodzajów obsłużonych porządnie niż od siedmiu obsłużonych połowicznie. | Rodzaj wiadomości | Po czym ją rozpoznajemy | Co powstaje | | ----------------------------------- | ---------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Prośba od klienta | nadawca z domeny przypisanej do klienta w CRM | zadanie w projekcie klienta, opiekun, termin z umowy | | Zgłoszenie awarii | słowo kluczowe w temacie albo w pierwszym akapicie | zadanie z wysokim priorytetem i alert na kanale zespołu | | Zapytanie ofertowe | temat z listy, formularz ze strony, załącznik z zapytaniem | zadanie u handlowca i kontakt w CRM | | Dokument od dostawcy | nadawca z listy dostawców, załącznik PDF | zadanie dla księgowości i plik w folderze miesiąca | | Odpowiedź w otwartej sprawie | identyfikator wątku znany systemowi zadań | komentarz w istniejącym zadaniu, bez nowego wpisu | | Newsletter i wiadomość systemowa | nadawca no-reply, lista wykluczeń | nic, wiadomość zostaje w skrzynce | | Mail, którego reguła nie rozpoznaje | brak dopasowania do kryteriów wejścia | kolejka „do zatwierdzenia”, decyzja jednej osoby | Pierwsze wdrożenie obejmuje zwykle dwa do trzech pierwszych wierszy. Kolejne dokładamy, gdy pierwsze działają na produkcji przez pełny miesiąc. Jak to robimy ## Pięć kroków od wspólnej skrzynki do zadań na tablicy Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym. 1. ### Warsztat Bierzemy Waszą skrzynkę z ostatnich dwóch tygodni i rozkładamy ją na rodzaje spraw. Sprawdzamy, ile z nich naprawdę wymaga zadania, kto je dziś zakłada, ile trwa droga od maila do wpisu w systemie i co ginie po drodze. Zapisujemy też rodzaje wiadomości, które nigdy nie mają stać się zadaniem. 2. ### Kryteria i szablony Ustalamy kryteria wejścia, listę wykluczeń, szablon zadania na każdy rodzaj sprawy, regułę przypisania i sposób liczenia terminu. Decydujemy, ile robi model, a ile prosta reguła, i wybieramy narzędzie: n8n, Make albo integracja przez API z Waszym systemem zadań. 3. ### Wdrożenie równolegle Workflow zakłada zadania w projekcie testowym, obok dotychczasowej pracy na skrzynce. Przez pierwsze dni porównujemy jego decyzje z decyzjami zespołu: co złapał, co pominął, gdzie priorytet był za wysoki. Kryteria poprawiamy na prawdziwych mailach, nie na wyobrażonych. 4. ### Przełączenie i szkolenie Po weryfikacji workflow zakłada zadania w prawdziwych projektach, z monitoringiem błędów i powiadomieniem, gdy krok się nie uda. Osoba, która prowadzi zespół, uczy się zmieniać reguły sama: nowy klient, nowy rodzaj sprawy, inny termin na czas sezonu, wyłączenie kogoś na urlopie. 5. ### Pomiar po 30 i 90 dniach Patrzymy na to, co da się policzyć: ile zadań powstało z poczty, ile z nich trafiło do kolejki „do zatwierdzenia”, ile zostało od razu zamkniętych jako niepotrzebne. Kryteria zawężamy albo rozszerzamy do tego, co naprawdę wpada, a nie do tego, co zaplanowaliśmy na warsztacie. Przed i po ## Jak zmienia się dzień osoby na wspólnej skrzynce ### Przedtem - Rano przegląda 60 maili i sama decyduje, które są zadaniami - Przepisuje treść maila do systemu zadań i wkleja link do wątku - Sprawdza z kolegą, czy ktoś już wziął sprawę, o którą pyta klient - O zaległym zgłoszeniu dowiaduje się z drugiego maila od klienta ### Po zmianie - Zadania z nocnej poczty czekają już na tablicy, z osobą i terminem - Kontekst maila jest w opisie zadania, przepisywanie znika z dnia - Sprawa ma jednego właściciela widocznego dla całego zespołu - Zaległość widać po terminie w systemie, a nie po ponagleniu klienta Pierwsze zadania z poczty widać w dniu przełączenia. Kryteria wejścia i trafność priorytetów oceniamy po 30 dniach, a wpływ na czas obsługi po 90. Dla osoby, która to zamawia ## Co z tego ma kierownik obsługi klienta Przestajesz być pamięcią zespołu. Dziś to Ty wiesz, że klient o czymś pisał w zeszłym tygodniu, i to do Ciebie wraca pytanie „czy ktoś to wziął”. Po wdrożeniu odpowiedź jest na tablicy: kto, do kiedy, w jakim statusie, z linkiem do wątku. Druga rzecz jest ważniejsza przy rozmowie z zarządem. Wiesz, ile spraw przyszło pocztą, ile z nich przekroczyło umowny czas reakcji i w którym rodzaju spraw zespół się zatyka. To argument w rozmowie o etacie albo o zmianie zakresu umowy, którego dziś nie masz. - Kryteria i szablony zadań spisane, niezależne od jednej osoby na skrzynce - Liczba spraw z poczty i przekroczonych terminów widoczna w systemie zadań - Workflow uruchomiony równolegle, więc obecna praca na skrzynce idzie do końca testów - Zmiany reguł wprowadzasz sam, bez zgłoszenia do nas i bez czekania Ile to kosztuje ## Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim Warsztat procesowy kosztuje **2500 zł netto za tydzień**. Przy tworzeniu zadań z poczty zwykle wystarcza jeden tydzień, bo proces jest wąski: od wiadomości do wpisu w systemie zadań. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile skrzynek i rodzajów spraw wchodzi w grę i w jakim stanie jest system zadań. Koszt działania workflow i koszt modelu płacisz bezpośrednio dostawcy, a gdy n8n stoi na Waszej infrastrukturze, nie płacisz go wcale. Bez naszej prowizji. - ### Warsztat procesowy 2500 zł netto za tydzień, przy tworzeniu zadań z poczty zwykle jeden Zamknięta całość. Kończy się spisanymi kryteriami wejścia, szablonami zadań i planem, który możesz zrealizować bez nas. - Rozbiór Waszej skrzynki z dwóch tygodni na rodzaje spraw - Kryteria wejścia, lista wykluczeń i szablon zadania na każdy rodzaj - Rekomendacja narzędzia: natywna skrzynka w systemie zadań, n8n, Make albo API - Wskaźniki do pomiaru po 30 i 90 dniach Zacznij od warsztatu - Najczęściej wybierany ### Warsztat i wdrożenie Wycena po warsztacie zakres zależy od liczby skrzynek i rodzajów spraw Najczęściej wybierany wariant. Działający workflow w 2 do 6 tygodni od warsztatu, przetestowany na Waszej prawdziwej poczcie. - Wszystko z warsztatu - Workflow w n8n, Make albo przez API, spięty z pocztą i systemem zadań - Rozpoznawanie treści, priorytet, termin i kolejka „do zatwierdzenia” - Dopisywanie odpowiedzi do istniejących zadań, bez duplikatów - Wdrożenie równoległe, przełączenie z monitoringiem i szkolenie zespołu Umów rozmowę o wdrożeniu - ### Zadania z poczty i agent AI Wycena po warsztacie dla zespołów, które codziennie pytają o stan spraw Wszystko z wdrożenia plus BOND, który odpowiada na pytania o zaległości i stan spraw zwykłym zdaniem. - Wszystko z wdrożenia - Agent AI spięty z systemem zadań, pocztą i CRM - Alerty o sprawach po terminie i o zgłoszeniach bez właściciela - Dostęp dla zespołu i kierownika, po polsku i po angielsku Zapytaj o agenta Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: kryteria, szablony i plan wdrożenia. Jeśli okaże się, że wystarczy natywna skrzynka w Jirze albo Asanie, mówimy to i pokazujemy, jak ją ustawić. Sprawa kończy się wtedy na warsztacie. ## Najczęstsze pytania Czym jest automatyczne tworzenie zadań z maili? To workflow, który obserwuje wskazaną skrzynkę albo etykietę i z wiadomości spełniających kryteria wejścia zakłada zadanie w systemie zadań. Zadanie dostaje temat, osobę, termin, oryginalną treść w opisie i link do wątku, a powiadomienie idzie na Slacka albo w Teams. Człowiek zajmuje się sprawą, nie przepisywaniem maila. Ile trwa wdrożenie? Tydzień warsztatu i 2 do 6 tygodni wdrożenia, w zależności od liczby skrzynek i rodzajów spraw. Pierwsze dwa tygodnie workflow pracuje w projekcie testowym, obok dotychczasowej pracy na skrzynce, żeby dało się porównać jego decyzje z decyzjami zespołu. Czy model AI czyta wszystkie nasze maile? Nie. Obserwujemy tylko te skrzynki i etykiety, które sami wskażecie, najczęściej jedną wspólną skrzynkę obsługi. Na warsztacie ustalamy, które pola wiadomości jadą do modelu i jak długo są przechowywane. Da się też pracować całkiem bez modelu, na regule po nadawcy i słowie kluczowym w temacie. Co się dzieje z mailem, którego reguła nie rozpoznaje? Trafia do kolejki „do zatwierdzenia” z informacją, dlaczego tam jest: nieznany nadawca, brak dopasowania do rodzaju sprawy, wiadomość z listy wykluczeń. Jedna osoba decyduje jednym kliknięciem, czy powstaje zadanie. Wiadomość nigdy nie znika i nigdy nie zamienia się w zadanie bez podstawy. Co z odpowiedzią w wątku, który już ma zadanie? Dopisuje się do istniejącego zadania jako komentarz, razem z treścią i linkiem. Dopasowanie idzie po identyfikatorze wątku, nadawcy i numerze sprawy, a nie po samym temacie, bo temat klient często zmienia w połowie rozmowy. Dzięki temu jedna sprawa to jedno zadanie i jeden właściciel. Kto ustala priorytet i termin zadania? Reguła liczy termin z umowy i z godziny dostarczenia wiadomości, a model podpowiada priorytet na podstawie treści. Ostatnie słowo ma człowiek: zakres samodzielności modelu ustalamy na warsztacie i można go zawęzić w każdej chwili, na przykład tak, że model tylko proponuje, a zadanie zakłada osoba po jednym spojrzeniu. Czy potrzebujemy n8n albo Make, skoro Jira przyjmuje maile? Nie zawsze. Przy jednej kolejce i jednym projekcie natywna skrzynka w Jirze albo Asanie wystarcza i tak Wam powiemy. Zewnętrzny workflow zarabia na siebie, gdy zadanie ma iść do właściwego projektu klienta, z priorytetem, terminem, powiadomieniem i dopisywaniem odpowiedzi do istniejącej sprawy. Ile kosztuje utrzymanie takiego workflow? Warsztat to 2500 zł netto za tydzień, wdrożenie wyceniamy po nim. Koszt platformy automatyzacji i koszt modelu płacisz bezpośrednio dostawcy, bez naszej prowizji; przy n8n na Waszym serwerze ten koszt jest zerowy. Utrzymanie po naszej stronie sprowadza się do zmian w regułach, a te po szkoleniu robicie sami. ## Zobaczmy, co naprawdę wpada na Waszą skrzynkę Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, ile osób pracuje na wspólnej skrzynce i jakie sprawy przychodzą pocztą. Pokazujemy, które da się zamienić w zadania od razu, a które wymagają najpierw uporządkowania systemu zadań. Nie musisz na tym etapie udostępniać poczty ani systemów. Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział. [Umów bezpłatną konsultację](https://justautomate.ai/kontakt/) **PS.** Jeśli w tym tygodniu klient napisał u Was „czy coś się dzieje z moją sprawą”, to jest dokładnie ten problem. Prośba, która została w wątku, nie ma właściciela ani terminu, więc nikt jej nie pilnuje. Od tego zaczyna się warsztat: od Waszej skrzynki z ostatnich dwóch tygodni. ## Powiązane - [Automatyczny onboarding klienta](https://justautomate.ai/automatyzacje/automatyczny-onboarding-klienta/) - [Automatyczny follow-up](https://justautomate.ai/automatyzacje/automatyczny-follow-up/) - [Automatyzacja z n8n](https://justautomate.ai/uslugi/automatyzacja-n8n/) - [BOND: firmowy Agent AI](https://justautomate.ai/uslugi/bond-firmowy-agent-ai/) - [ROI z automatyzacji](https://justautomate.ai/poradnik/roi-z-automatyzacji/) - [Warsztat procesowy](https://justautomate.ai/produkty/warsztat-procesowy/) --- **JustAutomate** · kontakt: contact@justautomate.ai · formularz: https://justautomate.ai/kontakt/