--- title: "Integracja z Asana w 2 do 6 tygodni | JustAutomate" description: "Wygrany deal zakłada w Asanie projekt z szablonu: kroki, terminy od daty startu, jeden właściciel zadania. Wdrożenie 2 do 6 tygodni od warsztatu." url: "https://justautomate.ai/integracje/asana/" lang: pl --- Zadania, komunikacja i obsługa klienta # Integracja z Asana projekt zakłada się sam Wygrany deal w CRM, nowe zamówienie albo zgłoszenie z formularza zakłada w Asanie projekt z Waszego szablonu: sekcje, listę kroków, terminy liczone od daty startu i jednego właściciela przy każdym zadaniu. Dane ze systemu źródłowego siedzą w polach własnych, a zamknięcie zadania wraca tam, skąd praca przyszła. Nikt nie kopiuje listy kroków z poprzedniego projektu. Umów bezpłatną konsultację [Zobacz, jak wygląda warsztat](https://justautomate.ai/produkty/warsztat-procesowy/) - 1 właścicieltyle osób przyjmuje pole właściciela w zadaniu Asany, więc reguła przypisania musi wskazać jedną osobę albo zadanie zostaje bez odpowiedzialnego. Dokumentacja Asany dla programistów - 2 do 6 tygodniod warsztatu do działającej integracji, przetestowanej na Waszych projektach z ostatnich miesięcy - 14 dnityle zwykle mija od warsztatu do pierwszej działającej automatyzacji, najczęściej jest to projekt zakładany po wygranym dealu Problem ## Dlaczego projekt w Asanie powstaje dwa dni po podpisaniu umowy? Handlowiec zamyka deal i pisze na Slacku „mamy nowego klienta”. Ktoś otwiera Asanę, szuka poprzedniego podobnego projektu, duplikuje go i przepisuje nazwy zadań. Terminy wpisuje z głowy, bo data startu jest w umowie, a umowa jest w CRM. Trzy zadania zostają bez właściciela, jedno zostaje po staremu przypisane do osoby, która już nie pracuje przy tym kliencie. Asana nie jest tu problemem. Problemem jest ręczny mostek między systemem, w którym praca się zaczyna, i systemem, w którym się ją wykonuje. Ten mostek to zawsze ten sam człowiek, ta sama lista dwudziestu kroków i ta sama pamięć, że przy kliencie z umową serwisową dochodzi jeszcze zadanie kontrolne po miesiącu. Koszt widać w dwóch miejscach. Pierwsze to opóźnienie: projekt startuje dzień albo dwa po podpisaniu, a terminy zadań są liczone od dnia, w którym ktoś je wpisał, nie od daty startu z umowy. Drugie to właściciel. [Dokumentacja Asany dla programistów](https://developers.asana.com/docs) opisuje w zadaniu jedno pole właściciela, więc zadanie ma dokładnie jedną osobę odpowiedzialną albo nie ma jej wcale. Projekt zakładany w pośpiechu zostawia część zadań bez właściciela i nikt tego nie widzi, dopóki termin nie minie. - Projekt dla nowego klienta startuje dzień albo dwa po podpisaniu umowy - Terminy zadań liczone od dnia wpisania, a nie od daty startu projektu - Zadania bez właściciela, bo przy kopiowaniu ktoś pominął jedno pole - Dane klienta zostają w CRM, a zespół dopytuje o nie na Slacku - Ten sam rodzaj projektu wygląda inaczej u dwóch opiekunów klienta Dlaczego teraz ## Co się zmieniło, że projekt w Asanie da się zakładać automatem? Systemy, w których praca się zaczyna, zgłaszają dziś zdarzenie w sekundę po jego wystąpieniu: wygrany deal w HubSpot albo Pipedrive, nowe zamówienie w BaseLinkerze albo Shopify, zgłoszenie z formularza na stronie, nowy pracownik w kadrach. Nie trzeba czekać, aż ktoś zajrzy do CRM i przepisze to do Asany. Po stronie Asany zmieniło się to, że szablon projektu da się uruchomić przez API i podać przy tym datę, od której liczą się terminy zadań. Automat nie odtwarza dwudziestu zadań po kolei, tylko odpala Wasz szablon, a Asana sama rozstawia terminy i zależności między krokami. Szablon zostaje w Asanie i zmieniacie go sami, bez zgłoszenia do nas. Trzecia zmiana to agent AI. Automat założy projekt, ale nie odpowie na pytanie „które zadania w projektach klientów są po terminie i czyje one są”. BOND, nasz firmowy agent AI, odpowiada na to z Waszych danych w 5 do 10 sekund, bez otwierania Asany i bez składania raportu. Co się zmienia ## Co dostaje zespół, który pracuje w Asanie? - ### Projekt powstaje w minutę po wygranym dealu Zdarzenie z CRM uruchamia szablon projektu razem z sekcjami i listą kroków. Opiekun klienta widzi gotowy plan wcześniej, niż zdążyłby zduplikować poprzedni projekt. Ten sam szablon za każdym razem, niezależnie od tego, kto sprzedał i kto akurat ma czas - ### Terminy liczone od daty startu Automat podaje datę startu ze systemu źródłowego, a Asana rozstawia względem niej terminy zadań. Projekt, który zaczyna się w przyszłym miesiącu, ma poprawny kalendarz od pierwszej minuty. Data startu z karty deala albo z zamówienia, terminy przeliczone w chwili zakładania projektu - ### Każde zadanie ma jedną odpowiedzialną osobę Reguła przypisania wskazuje jednego właściciela, bo tyle przyjmuje pole właściciela w Asanie. Resztę zespołu dopisujemy jako obserwujących, więc wiedzą o zmianach i nie odpowiadają za termin. Przypisanie po roli w projekcie, z zastępstwem na czas urlopu wziętym z kalendarza - ### Dane z CRM w polach własnych, nie w komentarzu Numer deala, wartość, opiekun, termin z umowy i identyfikator klienta wchodzą do pól własnych zadania. Zespół nie dopytuje o nie na Slacku, a raport da się z nich złożyć bez ręcznego zliczania. Pola własne wypełniane przy zakładaniu i aktualizowane, gdy zmieni się karta w CRM - ### Zamknięcie zadania wraca do systemu źródłowego Oznaczenie zadania jako zrobione wysyła status do CRM albo do zamówienia i dopisuje datę oraz osobę do arkusza i hurtowni. Historia realizacji przestaje być odtwarzana z pamięci zespołu. Ukończenie zadania zapisane w CRM, w Google Sheets i w BigQuery tego samego dnia - ### Zaległości widać rano, nie na przeglądzie tygodnia Przegląd zadań po terminie idzie jednym wpisem na Slacka o 8:00, z podziałem na właścicieli i projekty. Kierownik nie klika po projektach, żeby to złożyć. Jedno podsumowanie dziennie zamiast powiadomienia z każdego zadania osobno Dowód ## Czy sami tak pracujecie? Tak, i od razu mówimy, czego ta liczba nie pokazuje. Nie mamy pomiaru z Asany u klienta, którego wolno nam opublikować. Mamy własne wdrożenie w agencji naszych założycieli, gdzie zdarzenie w jednym systemie zakłada rekord w systemie zadań i powiadamia właściwą osobę bez udziału człowieka. Ta sama mechanika, te same narzędzia. Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem. - ![JustIdea Agency](https://justautomate.ai/klienci/justidea.png)![JustBot](https://justautomate.ai/agenci/justbot-80.webp)JustBotich agent JustIdea Agency, agencja performance marketingu, około 30 osób 23 osób z firmy pracuje z agentem 38 systemów wpiętych na stałe 112 procesów chodzi bez człowieka 475 tysięcy linii kodu agenta Agent AI spięty z systemem zadań, CRM, Slackiem, formularzami na stronie i hurtownią danych. Pierwszy commit 1 marca 2026, dziś korzystają z niego 23 osoby. 8 z 38 systemów, w których pracuje - Google Ads - Meta Ads - HubSpot - ActiveCollab - Ahrefs - GA4 - Search Console - BigQuery Przedtem Rekord w systemie zadań zakładał człowiek po przeczytaniu zgłoszenia i sam decydował, komu go przypisuje. Do systemu trafiało to, co ktoś pamiętał przepisać. Po zmianie Zgłoszenia wyłapuje agent: zakłada rekord, sprawdza duplikat i powiadamia właściwą osobę na Slacku. Człowiek wchodzi dopiero w merytorykę sprawy. 29 854 operacje bez udziału człowieka w ciągu 30 dni, na 64 903 operacje razem A u Ciebie ## Co, jeśli nasza Asana wygląda inaczej? Cztery zdania, które słyszymy na pierwszej rozmowie, i to, co na nie odpowiadamy. Jedna uwaga z góry: automat nie naprawi szablonu, którego nie ma. Dlatego startujemy od jednego rodzaju projektu i jednego wejścia, a kolejne dokładamy, gdy pierwsze przejdzie pełny miesiąc na produkcji. - Mamy Asanę, ale każdy zespół używa jej po swojemu. Wtedy pierwszy efekt warsztatu nie jest techniczny: jeden rodzaj projektu dostaje jeden szablon, spisany razem z wyjątkami. Dopiero szablon, który wygląda tak samo za każdym razem, da się odpalać automatem. Bez tego automat rozniesie dzisiejszy bałagan szybciej niż człowiek. - Asana ma w środku reguły i szablony, po co coś więcej? Jeśli praca zaczyna się i kończy w Asanie, jej własne reguły wystarczą i tak Wam powiemy. Zewnętrzny automat zarabia na siebie wtedy, gdy zdarzenie startowe jest w CRM, w sklepie albo w kadrach, gdy do zadania mają wejść dane z tamtego systemu i gdy zamknięcie zadania ma tam wrócić. - Potrzebujemy więcej statusów niż zrobione i niezrobione. Asana trzyma etap w polu własnym, a nie w cyklu życia zadania, i przy trzech albo czterech etapach to działa bez oporu. Gdy etapów jest kilkanaście, a do tego wchodzą sprinty i estymaty, powiemy wprost, że lepszym miejscem na tę pracę jest Jira, i nie będziemy jej wciskać w Asanę. - Nasz zespół nie jest techniczny, boi się, że automat narobi bałaganu. Przez pierwsze dwa tygodnie automat zakłada projekty w osobnym projekcie testowym, obok dotychczasowej pracy, więc widzicie jego decyzje bez ryzyka. Szablon zostaje w Asanie i zmienia go osoba, która prowadzi zespół, bez kodu i bez zgłoszenia do nas. Automat czyta szablon w momencie uruchomienia, więc zmiana działa od następnego projektu. Zadania i projekty Asana: projekty, sekcje, szablony projektu, pola własne, zależności między zadaniami CRM HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace Sprzedaż i zamówienia BaseLinker, Allegro, Shopify, WooCommerce, PrestaShop Czas pracy i dane Harvest, Toggl, Google Sheets, BigQuery, bazy SQL Praca zespołu Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Microsoft 365, Notion Warstwa automatyzacji Make, n8n, Zapier, własne integracje przez API ## Zdarzenie w innym systemie i to, co z niego powstaje w Asanie Wejścia, które najczęściej uruchamiają pracę w Asanie, oraz to, co po zamknięciu zadania wraca do systemu źródłowego. Zakres na start ustalamy na warsztacie, bo lepiej mieć dwa wejścia obsłużone porządnie niż sześć obsłużonych połowicznie. | Zdarzenie na wejściu | Co powstaje w Asanie | Co wraca do systemu źródłowego | | ---------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------- | | Wygrany deal w CRM | projekt z szablonu onboardingu, sekcje i kroki z terminami od daty startu | link do projektu i data startu w karcie deala | | Nowe zamówienie B2B | zadanie realizacji z właścicielem z reguły przypisania | status realizacji i data wysyłki w zamówieniu | | Zgłoszenie z formularza na stronie | zadanie w projekcie obsługi, treść zgłoszenia w polach własnych | numer sprawy i potwierdzenie do nadawcy | | Nowy pracownik w kadrach | projekt onboardingu z krokami na pierwsze 30 dni | data zamknięcia listy kroków w kartotece | | Zmiana statusu zlecenia w ERP | zadanie kontrolne w sekcji właściwej dla etapu | potwierdzenie kontroli z osobą i godziną | | Ukończenie zadania w Asanie | kolejny krok z zależności rusza z własnym terminem | status etapu w CRM oraz wpis w arkuszu i w BigQuery | | Zadanie po terminie | oznaczenie w polu własnym i przypomnienie dla właściciela | wpis w przeglądzie na Slacku o 8:00 | Pierwsze wdrożenie obejmuje zwykle dwa pierwsze wiersze. Kolejne dokładamy, gdy te działają na produkcji przez pełny miesiąc. Jak to robimy ## Cztery kroki od kopiowania projektów do szablonu na produkcji Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym. 1. ### Warsztat Bierzemy trzy Wasze ostatnie projekty tego samego rodzaju i rozkładamy je na kroki. Sprawdzamy, co się w nich powtarza, co jest wyjątkiem, kto dziś zakłada projekt i ile trwa droga od podpisu do pierwszego zadania. Zapisujemy też rodzaje pracy, które w Asanie nigdy nie mają powstawać automatem. 2. ### Szablon i mapa pól Powstaje jeden szablon projektu na jeden rodzaj pracy, z sekcjami, zależnościami i terminami liczonymi od daty startu. Do tego mapa pól: co idzie ze systemu źródłowego do pól własnych zadania i która reguła wskazuje właściciela. Wybieramy narzędzie: Make, n8n albo integracja przez API. 3. ### Wdrożenie równolegle Automat zakłada projekty w projekcie testowym, obok dotychczasowej pracy. Przez pierwsze dni porównujemy jego decyzje z decyzjami zespołu: czy właściciel jest właściwy, czy termin ma sens, czego w szablonie brakuje. Poprawiamy szablon na prawdziwych zdarzeniach, nie na wyobrażonych. 4. ### Przełączenie, szkolenie i pomiar Po weryfikacji automat zakłada projekty w prawdziwej przestrzeni, z monitoringiem błędów i powiadomieniem, gdy krok się nie uda. Osoba prowadząca zespół uczy się zmieniać szablon i reguły sama. Po 30 i 90 dniach patrzymy na to, co da się policzyć: ile projektów powstało automatem, ile zadań ruszyło bez właściciela, ile terminów trzeba było poprawić ręcznie. Przed i po ## Jak zmienia się dzień osoby, która prowadzi projekty ### Przedtem - Zakłada projekt, duplikując poprzedni i przepisując nazwy zadań - Wpisuje terminy z głowy, bo data startu jest w umowie w CRM - Dopytuje handlowca o wartość, zakres i osobę kontaktową klienta - O zadaniu bez właściciela dowiaduje się, gdy termin już minął ### Po zmianie - Projekt z szablonu czeka gotowy, zanim otworzy Asanę - Terminy stoją względem daty startu wziętej z karty deala - Dane klienta są w polach własnych zadania, bez dopytywania - Zadanie bez właściciela nie powstaje, bo reguła zawsze kogoś wskazuje Pierwszy projekt z szablonu widać w dniu przełączenia. Trafność właścicieli i terminów oceniamy po 30 dniach, a wpływ na czas startu projektu po 90. Dla osoby, która to zamawia ## Co z tego ma dyrektor operacyjny Przestajesz być pamięcią firmy o tym, jak wygląda porządny start projektu. Dziś ta wiedza siedzi w głowie dwóch osób i w projekcie, który ktoś kiedyś dobrze zrobił. Po wdrożeniu siedzi w szablonie, który wykonuje się identycznie przy każdym kliencie, także wtedy, gdy obie te osoby są na urlopie. Druga rzecz jest ważniejsza przy rozmowie z zarządem. Wiesz, ile projektów startuje w terminie, ile zadań przekroczyło termin i w którym etapie zespół się zatyka, bo wszystkie te dane są w polach własnych i w hurtowni. To argument w rozmowie o etacie albo o zakresie umowy z klientem, którego dziś nie masz. - Szablon projektu spisany i wersjonowany, niezależny od jednej osoby - Każde zadanie z automatu ma właściciela, więc nie ma pracy niczyjej - Automat uruchomiony równolegle, dotychczasowa praca idzie do końca testów - Szablon i reguły zmieniacie sami, bez zgłoszenia do nas i bez czekania Ile to kosztuje ## Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim Warsztat procesowy kosztuje **2500 zł netto za tydzień**. Przy integracji z Asaną zwykle wystarcza jeden tydzień, bo proces jest wąski: od zdarzenia w systemie źródłowym do gotowego projektu. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile wejść i rodzajów projektów wchodzi w grę oraz w jakim stanie są dzisiejsze szablony. Koszt platformy automatyzacji i licencji Asany płacisz bezpośrednio dostawcy, bez naszej prowizji. Gdy n8n stoi na Waszym serwerze, ten koszt jest zerowy. - ### Warsztat procesowy 2500 zł netto za tydzień, przy jednym rodzaju projektu zwykle jeden Zamknięta całość. Kończy się szablonem projektu, mapą pól i planem wdrożenia, który możesz zrealizować bez nas. - Rozbiór trzech Waszych ostatnich projektów na powtarzalne kroki - Szablon projektu z sekcjami, zależnościami i terminami od daty startu - Mapa pól własnych i reguła wskazująca właściciela zadania - Rekomendacja narzędzia: reguły w Asanie, Make, n8n albo API Zacznij od warsztatu - Najczęściej wybierany ### Warsztat i wdrożenie integracji Wycena po warsztacie zakres zależy od liczby wejść i rodzajów projektów Najczęściej wybierany wariant. Działająca integracja w 2 do 6 tygodni od warsztatu, przetestowana na Waszych prawdziwych zdarzeniach. - Wszystko z warsztatu - Automat w Make, n8n albo przez API, spięty z Asaną i systemem źródłowym - Zakładanie projektu z szablonu, właściciel z reguły, pola własne z danymi - Powrót statusu do systemu źródłowego po zamknięciu zadania - Wdrożenie równoległe, przełączenie z monitoringiem i szkolenie zespołu Umów rozmowę o wdrożeniu - ### Asana i agent AI Wycena po warsztacie dla zespołów, które codziennie pytają o stan projektów Wszystko z wdrożenia plus BOND, który odpowiada na pytania o projekty i terminy zwykłym zdaniem. - Wszystko z wdrożenia integracji - Agent AI spięty z Asaną, CRM i hurtownią danych - Przegląd zadań po terminie na Slacku i alert o zadaniu bez właściciela - Dostęp dla zespołu i kierownika, po polsku i po angielsku Zapytaj o agenta Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: szablon projektu, mapa pól i plan wdrożenia. Jeśli okaże się, że wystarczą reguły i szablony w samej Asanie, mówimy to i pokazujemy, jak je ustawić. Sprawa kończy się wtedy na warsztacie, a nie na wdrożeniu, którego nie potrzebujecie. ## Najczęstsze pytania Czym jest integracja z Asana? To spięcie Asany z systemami, w których praca się zaczyna: CRM, sklepem, formularzem, kadrami albo ERP. Zdarzenie w tamtym systemie zakłada w Asanie projekt z szablonu albo pojedyncze zadanie, z właścicielem, terminem i danymi w polach własnych. Zamknięcie zadania wraca do systemu źródłowego jako status i data. Ile trwa wdrożenie integracji z Asaną? Tydzień warsztatu i 2 do 6 tygodni wdrożenia, w zależności od liczby wejść i rodzajów projektów. Pierwsza działająca automatyzacja powstaje zwykle w 14 dni od warsztatu. Przez pierwsze dwa tygodnie automat pracuje w projekcie testowym, obok dotychczasowej pracy zespołu. Czy projekt da się zakładać z szablonu automatycznie? Tak, i to jest sedno tej integracji. Szablon projektu uruchamiamy przez API i podajemy datę startu, a Asana rozstawia względem niej terminy zadań oraz zależności między krokami. Szablon zostaje w Asanie, więc zmieniacie go sami, a automat czyta jego aktualną wersję przy każdym uruchomieniu. Kto jest właścicielem zadania, które założył automat? Zawsze jedna osoba, bo tyle przyjmuje pole właściciela w zadaniu Asany. Regułę przypisania ustalamy na warsztacie: po roli w projekcie, po opiekunie klienta z CRM albo po obciążeniu zespołu, z zastępstwem na czas urlopu z kalendarza. Pozostałe osoby wchodzą do zadania jako obserwujący i widzą zmiany, ale nie odpowiadają za termin. Gdzie automat zapisuje dane z CRM? W polach własnych zadania i projektu: numer deala, wartość, opiekun, termin z umowy, identyfikator klienta, zalogowany czas z Harvesta albo Toggla. Pola własne mają tę zaletę, że da się po nich filtrować i liczyć, czego o komentarzu powiedzieć nie można. Które pola zakładamy, ustalamy na warsztacie, bo w Asanie ich liczba w projekcie jest ograniczona. Co się dzieje, gdy ktoś zamknie zadanie w Asanie? Automat odbiera zdarzenie ukończenia i robi trzy rzeczy: aktualizuje status w systemie źródłowym, dopisuje datę oraz osobę do arkusza i hurtowni, a gdy zadanie miało następnik z zależności, uruchamia kolejny krok z własnym terminem. Dzięki temu historia realizacji projektów istnieje jako dane, a nie jako pamięć zespołu. Czy Asana wystarczy, jeśli mamy pracę techniczną ze sprintami? Powiemy wprost: przy sprintach, estymatach i kilkunastu statusach lepszym miejscem jest Jira, a Asana zostaje tam, gdzie pracują zespoły nietechniczne. Asana świeci przy pracy powtarzalnej: szablon projektu, zależności między krokami, jeden właściciel zadania. Da się też pracować w obu systemach i spiąć je automatem, żeby zadanie techniczne miało odpowiednik w projekcie klienta. Czy potrzebujemy Make albo n8n, skoro Asana ma własne reguły? Nie zawsze. Jeśli cała praca zaczyna się i kończy w Asanie, jej reguły wystarczą i tak Wam powiemy. Zewnętrzny automat ma sens wtedy, gdy zdarzenie startowe siedzi w CRM, w sklepie albo w ERP, gdy do zadania mają wejść dane z tamtego systemu i gdy zamknięcie zadania ma tam wrócić jako status. ## Zobaczmy, jak dziś startuje u Was projekt Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, jakie projekty prowadzicie w Asanie i co się dzieje między podpisaniem umowy a pierwszym zadaniem. Pokazujemy, co da się odpalić z szablonu od razu, a co wymaga najpierw uporządkowania samej Asany. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów. Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział. [Umów bezpłatną konsultację](https://justautomate.ai/kontakt/) **PS.** Jeśli w tym tygodniu ktoś u Was zakładał projekt przez duplikowanie poprzedniego, to jest dokładnie ten problem. Ręcznie kopiowany plan zawsze gubi jeden krok i jednego właściciela, a wraca to po miesiącu jako zaległość. Szablon uruchamiany automatem nie ma jak zapomnieć, a Ty odzyskujesz dzień, który dziś idzie na przepisywanie. ## Powiązane - [BOND: firmowy Agent AI](https://justautomate.ai/uslugi/bond-firmowy-agent-ai/) - [Integracja API](https://justautomate.ai/uslugi/integracja-api/) - [Automatyzacja z Make](https://justautomate.ai/uslugi/automatyzacja-make/) - [Automatyczne tworzenie zadań z maili](https://justautomate.ai/automatyzacje/automatyczne-tworzenie-zadan/) - [Integracja ze Slack](https://justautomate.ai/integracje/slack/) - [Warsztat procesowy](https://justautomate.ai/produkty/warsztat-procesowy/) - [ClickUp vs Asana: porównanie](https://justautomate.ai/porownanie/clickup-vs-asana/) --- **JustAutomate** · kontakt: contact@justautomate.ai · formularz: https://justautomate.ai/kontakt/