sevDesk API eine Rechnung je Auftrag
Diese Seite beschreibt die technische Ebene: Token und Benutzer, Felder, ohne die kein Beleg entsteht, Idempotenz, Nummernkreis bei sevDesk, Gutschrift als eigener Beleg, PDF-Abruf, Versand und DATEV-Export für die Steuerkanzlei. Die betriebswirtschaftlichen Gründe stehen an anderer Stelle. Hier geht es darum, wie man das so verbindet, dass eine wiederholte Anfrage keine zweite Rechnung erzeugt.
- 1 Auftrag, 1 Rechnungdie Auftragsnummer steht auf dem Beleg und wird vor dem Anlegen geprüft, damit eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung keine Dublette erzeugt
- 8 bis 12 Sekundenvom Abschluss im CRM bis zur versendeten Rechnung, in einem Ablauf ohne Freigabeschritt
- 2 bis 4 Wochenvom Workshop bis zur produktiven Integration, geprüft an Ihren Belegen aus dem letzten Monat
Das Problem
Warum entstehen zwei Rechnungen für denselben Auftrag?
Die Anfrage zum Anlegen der Rechnung geht raus, unterwegs läuft eine Zeitüberschreitung, die Antwort kommt nicht zurück. Das Szenario versucht es erneut, weil es so eingestellt ist, und auf der anderen Seite entsteht eine zweite Rechnung mit der nächsten Nummer aus demselben Kreis. Zum Aufräumen braucht es eine Gutschrift oder eine Stornierung, und im Nummernkreis bleibt eine Spur. Das liegt nicht an sevDesk, sondern an einer fehlenden Prüfung vor dem Anlegen.
Der zweite Fehler ist leiser. Eine Position ohne Steuersatz, eine USt-IdNr. mit einer Ziffer zu viel, ein fehlendes Länderkennzeichen beim Verkauf ins Ausland: der Beleg entsteht nicht, die Schnittstelle gibt die Felder zurück, die nicht durch die Prüfung gehen, und das Szenario endet mit einem roten Lauf, den niemand ansieht. Der Auftrag ist abgeschlossen, die Rechnung fehlt, und es fällt erst beim Monatsabschluss auf.
Die dritte Stelle ist der Monatsabschluss selbst. Der DATEV-Export für die Steuerkanzlei, die Belege dazu und die Prüfung offener Posten hängen an einer Person, die sich dafür in das Panel einloggt. Dazu kommt die E-Rechnung: sevDesk erzeugt ZUGFeRD 2.1 und XRechnung, und für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung Pflicht. Für die Integration heißt das, dass Lücken in den Kontaktdaten den Beleg früher stoppen als vorher.
- Eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung erzeugt einen zweiten Beleg mit der nächsten Nummer
- Der rote Lauf im Szenario weckt niemanden, die Rechnung fehlt eine Woche lang
- Nummer und PDF liegen im Panel, der Vertrieb fragt per E-Mail danach
- Der Token steht im Szenario und wandert mit jeder Testkopie mit
- Der DATEV-Export am Monatsende bleibt Handarbeit einer einzelnen Person
- Ein Massenimport ohne Warteschlange läuft in das Anfragelimit und bricht in der Mitte ab
Warum jetzt
Was macht sevDesk und was muss die Integration machen?
Auf der Seite von sevDesk steckt mehr, als eine erste Integration üblicherweise nutzt. Die Software legt Rechnungen, Angebote und Gutschriften an, vergibt die Nummer aus dem eingestellten Nummernkreis, verwaltet Kontakte und Belege, gibt die Rechnung als PDF heraus, versendet sie per E-Mail an den Kunden und erzeugt den DATEV-Export für die Steuerkanzlei. Die Anmeldung läuft über einen API-Token aus dem Panel, und jeder Benutzer hat einen eigenen.
Der Rest liegt bei uns, und dort sitzt das Risiko: Auslöser, Feldzuordnung, ein externer Schlüssel für die Idempotenz, Wiederholungen mit wachsendem Abstand, eine Warteschlange für Validierungsfehler und Monitoring. Das Anfragelimit pro Minute und die genaue Schreibweise des Tokens im Header nehmen wir aus der offiziellen Dokumentation der sevDesk-API und prüfen beides vor der Umsetzung, statt es aus dem Gedächtnis zu setzen.
Diese Seite ist technisch. Warum sich der Anschluss von Vertrieb und Rechnungsstellung überhaupt lohnt, steht auf der Seite zur Prozessautomatisierung, und wie wir Projekte insgesamt aufsetzen, auf der Seite zur KI-Agentur. Hier sprechen wir über einzelne Vorgänge: was rausgeht, was zurückkommt und was passiert, wenn nichts zurückkommt.
Dazu kommt der KI-Agent. BOND, unser Firmen-KI-Agent, liest die Daten über dieselbe Schnittstelle und antwortet in 5 bis 10 Sekunden, etwa auf die Frage, welche Rechnungen dieses Quartals eine Gutschrift haben. Für die Integration ist ein Punkt wichtig: der Agent zählt auf dasselbe Anfragelimit. Lesende Zugriffe holen wir deshalb aus dem Data Warehouse und nicht jedes Mal direkt aus sevDesk.
Was sich ändert
Was hat die Person davon, die das später betreut?
Eine Rechnung je Auftrag
Die Auftragsnummer schreiben wir auf den Beleg und prüfen vor dem Anlegen, ob eine Rechnung mit dieser Nummer bereits existiert. Den Vorgang sperren wir für die Dauer des Schreibens. Eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung trifft dann auf den vorhandenen Beleg und gibt dessen Nummer zurück.
Eine Prüfung vor dem Anlegen statt Gutschrift und Erklärung der Lücke
Der Nummernkreis bleibt bei sevDesk
Die Nummer vergibt sevDesk aus dem eingestellten Kreis, die Integration zählt nichts mit und kann deshalb nichts auseinanderlaufen lassen. Einen Beleg mit rückwirkendem Datum oder außerhalb des Kreises halten wir an und geben ihn an die Buchhaltung.
Keine Nummer aus unserer Ebene, keine Lücke zum Erklären
Der Validierungsfehler hat einen Adressaten
Eine falsche USt-IdNr., eine Position ohne Steuersatz oder ein fehlendes Länderkennzeichen kommen als Liste der Felder zurück, die nicht durch die Prüfung gehen. Daraus wird eine Meldung mit Fehlertext, Auftragsnummer und Link auf den Datensatz, keine Zeile in einem Log.
Die USt-IdNr. prüfen wir vor dem Anlegen, nicht nach der Gutschrift
Gutschrift statt Änderung am Beleg
Eine erstellte Rechnung ändern wir nicht. Die Korrektur entsteht als eigener Beleg mit Bezug auf das Original, damit der Saldo des Kunden am selben Tag stimmt. Eine Korrektur, die den Betrag verändert, wartet standardmäßig auf einen Menschen.
Bezug auf die ursprüngliche Rechnung im Beleg, nicht im Kommentar
PDF und Versand ohne Weg über das Panel
Nach dem Anlegen holen wir das PDF über die Schnittstelle und legen den Link am Datensatz im CRM und in der Ablage ab. Die E-Mail geht aus sevDesk oder aus Ihrem System, je nachdem, von welcher Adresse sie beim Kunden ankommen soll.
Nummer und PDF am Datensatz, wenige Sekunden nach dem Anlegen
DATEV-Export und E-Rechnung im Ablauf
Den DATEV-Export erzeugt ein Zeitplan am Monatsende und legt die Datei für die Steuerkanzlei ab. Das Format der Rechnung, ZUGFeRD 2.1 oder XRechnung, legen wir beim Anlegen fest, damit Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ohne Nacharbeit rausgehen.
Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung Pflicht, sevDesk erzeugt das Format
Und bei Ihnen
Was, wenn wir diese Integration selbst bauen?
Vier Sätze hören wir von technischen Ansprechpartnern am häufigsten, und das ist unsere Antwort darauf. Wenn Ihrer anders lautet, sagen Sie ihn im Erstgespräch: schneller lässt sich nicht klären, ob es hier überhaupt etwas zu besprechen gibt.
Kontakt- und Rechnungsdaten verarbeiten wir nach der Verordnung 2016/679. In den Orchestrator gehen deshalb nur die Felder, die für den Beleg gebraucht werden, und für sevDesk gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag für Geschäftskunden.
Wir haben schon ein Skript, das Rechnungen anlegt, es läuft seit einem Jahr.
Dann schreiben wir es nicht neu. Wir prüfen drei Dinge: ob eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung einen zweiten Beleg erzeugen kann, wo der Token liegt und wer den Validierungsfehler sieht. Sind alle drei Antworten gut, sagen wir das und hören nach dem Workshop auf. Meistens fehlt eine davon, denn Skripte für den ersten Fall haben selten einen externen Schlüssel.
Wir geben keiner externen Firma einen Token zu unserem Konto.
Müssen Sie auch nicht. Den Token legen Sie selbst an, für einen dedizierten API-Benutzer mit eingeschränkten Rechten, und widerrufen ihn im Panel. Während der Umsetzung arbeiten wir auf einem getrennten Konto mit eigenem Token. Den produktiven Token legen Sie selbst in den Secret-Speicher, ohne ihn uns per E-Mail zu schicken.
Wozu Idempotenz, eine Dublette hatten wir noch nie.
Eine Dublette kommt nicht mit dem Volumen, sie kommt mit einer Zeitüberschreitung im falschen Moment. Der Preis dafür ist eine Gutschrift, eine Erklärung der Lücke im Nummernkreis und ein Anruf des Kunden, der zwei Belege für einen Auftrag bekommen hat. Die Absicherung ist eine Prüfung vor dem Anlegen und ein Verzeichnis der Paare aus Auftrag und Beleg.
Wir haben keine Testumgebung und wollen nicht produktiv testen.
Deshalb läuft der Pilot auf einem getrennten Konto mit eigenem Token und eigenem Nummernkreis, nicht auf Ihrem produktiven Mandanten. Ob sevDesk eine Sandbox für die Schnittstelle anbietet, prüfen wir vorher in der Dokumentation, statt es anzunehmen. Getestet wird mit den Belegen des letzten Monats: echte Eingangsdaten, unechte Nummern.
- Rechnungswesen und ERP
- sevDesk, lexoffice, DATEV, Xentral, SAP Business One
- CRM und Vertrieb
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics
- Shop und Zahlung
- Shopware, JTL, Shopify, Stripe, Mollie
- Ablage und Benachrichtigung
- Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Notion
- Daten und Auswertung
- BigQuery, SQL-Datenbanken, Google Sheets, Power BI
- Automatisierungsebene
- n8n, Make, Zapier, eigene Anbindungen über Schnittstellen
Vorgänge in sevDesk: wie wir sie umsetzen und worauf wir achten
Sieben Vorgänge, aus denen die meisten Integrationen rund um Rechnungsstellung bestehen. Die dritte Spalte nennt die Stellen, an denen solche Integrationen am häufigsten brechen, damit ein Projekt nicht mit der eigenen Dublette anfängt.
| Vorgang | Wie wir es umsetzen | Worauf wir achten |
|---|---|---|
| Anmeldung | API-Token aus dem sevDesk-Panel, im HTTP-Header übergeben | eigener Token für einen dedizierten API-Benutzer, im Secret-Speicher und nicht im Szenario |
| Rechnung anlegen | eine Anfrage mit Kontakt, Positionen, Steuersatz und Fälligkeitsdatum | eine Position ohne Steuersatz oder ohne Preis geht nicht durch die Prüfung, der Beleg entsteht dann nicht |
| Kontakt | Abgleich vor dem Anlegen, erst danach einen neuen Kontakt erstellen | Schlüssel ist die USt-IdNr. oder die Kundennummer, nicht der Firmenname |
| Nummer | vergibt sevDesk aus dem eingestellten Nummernkreis | eine in der Integration gezählte Nummer erzeugt Lücken und Dubletten im Kreis |
| Idempotenz | Auftragsnummer auf dem Beleg, Prüfung vor dem Anlegen | ohne diese Prüfung erzeugt allein die Wiederholung nach Zeitüberschreitung eine zweite Rechnung |
| Gutschrift | eigener Beleg mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung | die erstellte Rechnung wird nicht geändert, eine Betragskorrektur wartet auf einen Menschen |
| PDF, Versand und DATEV | PDF über die Schnittstelle, Versand per E-Mail, Export für die Steuerkanzlei | der Export gehört in einen Zeitplan, nicht in die Hand einer einzelnen Person |
Das Anfragelimit pro Minute und die genaue Schreibweise des Tokens im Header nehmen wir aus der Dokumentation der sevDesk-API und prüfen sie vor der Umsetzung, statt eine Zahl aus einem Forenbeitrag zu übernehmen. Auf dieses Limit hin bauen wir die Warteschlange mit Abstand zwischen den Anfragen und Wiederholungen mit wachsender Pause. Einen Massenimport lassen wir in Paketen außerhalb der Arbeitszeit laufen.
Wie wir arbeiten
Fünf Schritte von der ersten Anfrage bis zur produktiven Integration
Jeder Schritt endet mit etwas, das Sie beurteilen können, bevor Sie über den nächsten entscheiden. Erst der Prozess. Dann die Werkzeuge.
Workshop und Durchsicht der Schnittstelle
Wir halten fest, was den Beleg auslöst, welche Felder in die Anfrage gehen und woher sie kommen, und welche Fälle keine eindeutige Regel haben: Verkauf ohne USt-IdNr., Rücksendung nach zwei Monaten, Beleg in fremder Währung. Technisch prüfen wir die Rechte des Tokens, das Anfragelimit und ob die Vorgänge, die wir brauchen, in der Dokumentation stehen.
Feldzuordnung und Entwurf der Idempotenz
Wir legen die Zuordnung vom Datensatz auf den Beleg fest, dazu den Nummernkreis, den externen Schlüssel und den Ort für das Verzeichnis der Paare aus Auftrag und Beleg. Dazu kommen die Regeln für Wiederholungen, die Behandlung von Validierungsfehlern und die Liste der Belege, die kein Automat allein anlegt. Diese Liste entsteht vor der Wahl des Werkzeugs, nicht danach.
Pilot auf einem Testkonto
Der Ablauf läuft neben der bisherigen Arbeitsweise, mit den Belegen des letzten Monats und auf einem getrennten Konto mit eigenem Nummernkreis. Wir prüfen die schweren Fälle, nicht die leichten: Wiederholung nach Zeitüberschreitung, falsche USt-IdNr., Position ohne Steuersatz, Gutschrift, Beleg in fremder Währung und den Export für die Steuerkanzlei.
Produktion, Monitoring und Übergabe
Wir schalten produktiv, mit Alarm auf Validierungsfehler und auf jede Anfrage, die nach drei Wiederholungen keine Antwort bekommt. Den produktiven Token legen Sie selbst in den Secret-Speicher. Bei Ihnen bleiben der Ablauf, das Verzeichnis der Paare, die Beschreibung der Felder und eine Anleitung für den Fehlerfall, damit Sie einen weiteren Nummernkreis ohne uns ergänzen.
Messung nach 30 und 90 Tagen
Wir sehen uns vier Zahlen an: wie viele Belege ohne Menschen entstanden sind, wie viele in der Warteschlange zur Prüfung landeten, wie viele Anfragen eine Wiederholung brauchten und wie viele Dubletten aus diesen Wiederholungen entstanden sind. Die letzte Zahl soll null sein. Erst auf dieser Grundlage sprechen wir über den nächsten Umfang.
Vorher und nachher
Wie sich die Woche der Person ändert, die die Integration betreut
Vorher
- Morgens die Laufhistorie des Szenarios durchsehen und nach roten Läufen suchen
- Nach dem Hinweis aus der Buchhaltung ausgraben, warum ein Beleg nicht entstanden ist
- Eine Dublette aus einer Wiederholung mit einer Gutschrift aufräumen und die Lücke erklären
- Den Token im Szenario liegen haben und in jeder Testkopie mitschleppen
Nachher
- Der Validierungsfehler kommt als Meldung mit Fehlertext und Auftragsnummer
- Ein Beleg, den der Automat nicht anfasst, steht mit Begründung in der Warteschlange
- Eine Wiederholung trifft auf den vorhandenen Beleg und gibt dessen Nummer zurück
- Der Token liegt im Secret-Speicher, das Testkonto hat einen eigenen
Die ersten Belege ohne Menschen sehen Sie am Tag der Umschaltung. Die Zahl der Meldungen in der Warteschlange und die Zahl der Wiederholungen beurteilen wir nach 30 Tagen, die Stabilität der Integration nach 90.
Für die entscheidende Person
Was die Person davon hat, die für die Systeme verantwortlich ist
Sie bekommen eine Integration, die eine Beschreibung hat und nicht nur einen Autor. Feldzuordnung, Nummernkreis, externer Schlüssel und die Regeln für Wiederholungen sind schriftlich festgehalten, damit die nächste Person die Logik nicht aus der Ansicht des Szenarios rekonstruieren muss. Jeder Beleg, der ohne Menschen entsteht, hinterlässt eine Spur: was ihn ausgelöst hat, aus welchem Datensatz die Daten kamen und wann er entstanden ist.
Der zweite Punkt betrifft das Risiko Ihrer Unterschrift. Den Token legen Sie selbst an und widerrufen ihn selbst, die Tests laufen auf einem getrennten Konto, und der Pilot läuft neben der bisherigen Arbeitsweise, sodass der alte Weg bis zum Ende der Prüfung funktioniert. Der Umfang ist eng, eine Integration, also ist die erste Entscheidung klein und umkehrbar.
- Feldzuordnung und Regeln für Wiederholungen schriftlich, nicht im Szenario versteckt
- Token bei Ihnen angelegt, im Secret-Speicher, mit einem Klick widerrufen
- Pilot auf getrenntem Konto und eigenem Nummernkreis, Produktion unberührt
- Alarm auf Validierungsfehler und ausbleibende Antworten ab dem ersten Tag
Kosten
Der Workshop hat einen offenen Preis, die Umsetzung ein Angebot danach
Der Prozess-Workshop kostet 3.500 EUR netto pro Woche und dauert 1 bis 7 Wochen. Bei einer einzelnen Integration reicht meist eine Woche, weil der Umfang eng ist, aber die Ausnahmen gehören trotzdem aufgeschrieben: Nummernkreise, Gutschriften, Belege in fremder Währung, die Schnittstelle zur Steuerkanzlei. Die Integration selbst kalkulieren wir nach dem Workshop, wenn feststeht, wie viele Auslöser im Umfang liegen und in welchem Zustand die Kontaktdaten sind. Mehr zum Ablauf steht auf der Seite zur KI-Beratung.
Die Lizenz für sevDesk und die Betriebskosten des Ablaufs zahlen Sie direkt beim Anbieter, etwa bei n8n oder Make, oder gar nicht, wenn der Ablauf auf Ihrer Infrastruktur läuft. Beim KI-Agenten kommt der Verbrauch der Sprachmodelle dazu, beim Anbieter üblicherweise 0,005 bis 0,07 EUR pro Anfrage. Ohne Aufschlag von uns und ohne Weiterverkauf von Lizenzen.
Prozess-Workshop
3.500 EUR netto
pro Woche, bei einer Integration reicht meist eine Woche
Abgeschlossene Einheit. Endet mit einem technischen Dokument, das Sie selbst umsetzen oder einem anderen Dienstleister geben können.
- Liste der Vorgänge und Zuordnung der Felder vom Datensatz auf den Beleg
- Entwurf der Idempotenz: externer Schlüssel, Prüfung vor dem Anlegen, Verzeichnis der Paare
- Regeln für Wiederholungen, Behandlung von Validierungsfehlern und Anfragelimit
- Liste der Belege, die beim Menschen bleiben, mit Begründung je Fall
- Am häufigsten gewählt
Workshop und Integration
Angebot nach dem Workshop
der Umfang ergibt sich aus der Zahl der Auslöser und dem Zustand der Kontaktdaten
Die am häufigsten gewählte Variante. Laufende Integration in 2 bis 4 Wochen nach dem Workshop, geprüft an Ihren Belegen.
- Alles aus dem Workshop
- Ablauf in n8n, Make oder eigenem Code, verbunden mit sevDesk und CRM
- Idempotenz, Warteschlange für Validierungsfehler und Wiederholungen mit wachsendem Abstand
- PDF-Abruf, Versand an den Kunden und DATEV-Export für die Steuerkanzlei
- Pilot auf Testkonto, Umschaltung mit Monitoring, Übergabe der Beschreibung
Integration und KI-Agent
Angebot nach dem Workshop
für Unternehmen, die mehrmals täglich nach Rechnungen und offenen Posten fragen
Alles aus der Integration und dazu BOND, der Firmen-KI-Agent, der Fragen zu Belegen in normalen Sätzen beantwortet.
- Alles aus der sevDesk-Integration
- Befüllung des Data Warehouse einmal täglich, damit Lesezugriffe kein Anfragelimit verbrauchen
- Antwort in 5 bis 10 Sekunden: wer offen ist, was gutgeschrieben wurde, was fehlt
- Rund 2 Monate bis zum produktiven Betrieb des Agenten, unabhängig von der Integration
Der Workshop endet mit einem Dokument, das ohne uns Bestand hat: Liste der Vorgänge, Zuordnung der Felder und Entwurf der Idempotenz. Stellt sich heraus, dass eine zusätzliche Prüfung im vorhandenen Szenario reicht, sagen wir das und zeigen die Stelle, statt eine Umsetzung von null zu verkaufen.
Häufige Fragen
Wie bekomme ich den API-Token für sevDesk?
Den Token legen Sie im sevDesk-Panel in den Einstellungen an, er gehört zu einem Benutzer und wird im HTTP-Header Authorization übergeben. Für Integrationen richten wir dafür einen eigenen API-Benutzer mit eingeschränkten Rechten ein, damit der Zugang widerrufen werden kann, ohne einen Menschen auszusperren. Die genaue Schreibweise im Header nehmen wir aus der Dokumentation und bestätigen sie vor der Umsetzung. Der Token liegt im Secret-Speicher, nicht im Text des Szenarios.
Wie verhindern wir zwei Rechnungen für denselben Auftrag?
Es braucht drei Dinge. Die Auftragsnummer steht auf dem Beleg, vor dem Anlegen wird geprüft, ob ein Beleg mit dieser Nummer schon existiert, und auf Ihrer Seite liegt ein Verzeichnis der Paare aus Auftrag und Beleg. Dann trifft eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung auf die vorhandene Rechnung und gibt deren Nummer zurück, statt eine zweite anzulegen. Zusätzlich sperren wir den Vorgang für die Dauer des Schreibens, damit zwei gleichzeitige Auslöser sich nicht überholen.
Wer vergibt die Rechnungsnummer?
sevDesk, aus dem im Konto eingestellten Nummernkreis. Nummern zählen wir nicht in der Integration mit, weil gleichzeitige Anfragen und Wiederholungen dort Lücken und Dubletten erzeugen, und deren Erklärung gegenüber der Buchhaltung kostet mehr als die ganze Umsetzung. Die Integration entscheidet nur, zu welchem Kreis ein Beleg gehört: Verkauf im Inland, Angebot, Gutschrift oder ein Kanal im Ausland.
Wie korrigiert man eine bereits erstellte Rechnung?
Über einen eigenen Beleg mit Bezug auf das Original, nicht über eine Änderung der erstellten Rechnung. Die technische Korrektur aus einer angenommenen Rücksendung legt der Automat selbst an, damit der Saldo des Kunden am selben Tag stimmt. Eine Korrektur, die den Betrag aus einem anderen Grund verändert, wartet standardmäßig auf die Freigabe der Person, die für die Rechnungsstellung zuständig ist.
Unterstützt sevDesk ZUGFeRD und XRechnung?
Ja, sevDesk erzeugt ZUGFeRD 2.1, also ein PDF mit eingebettetem XML, und XRechnung. Das Format legen wir beim Anlegen des Belegs fest, denn für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung Pflicht. Für die Schweiz gibt es die QR-Rechnung mit IBAN und Referenznummer. Für die Integration heißt das vor allem eines: Kontaktdaten, die früher durchgingen, stoppen den Beleg jetzt beim Versand, also prüfen wir sie vor dem Anlegen.
Wie automatisieren wir den DATEV-Export für die Steuerkanzlei?
Ein Zeitplan erzeugt den Export am Monatsende über die Schnittstelle und legt die Datei dort ab, wo die Kanzlei sie erwartet, in der Ablage oder als Anhang einer E-Mail. Dazu gehört eine Prüfung: fehlt für den Zeitraum ein Beleg oder steht ein Beleg noch in der Warteschlange, geht der Export nicht raus, sondern eine Meldung an die Buchhaltung. Ein Export, der stillschweigend unvollständig ist, kostet mehr Zeit als gar keiner.
Wie viele Anfragen pro Minute sind erlaubt?
Den Wert nehmen wir aus der Dokumentation der sevDesk-API und prüfen ihn vor der Umsetzung, statt eine Zahl aus einem Forenbeitrag zu wiederholen. Unabhängig davon bekommt die Integration eine Warteschlange mit Abstand zwischen den Anfragen und Wiederholungen mit wachsender Pause, und ein Massenimport läuft in Paketen außerhalb der Arbeitszeit. Lesezugriffe für Auswertungen und für den KI-Agenten gehen ins Data Warehouse, damit sie dasselbe Limit nicht verbrauchen.
Gibt es eine Testumgebung für die sevDesk-API?
Wir gehen vorsichtig davon aus, dass es keine gibt: ob eine Sandbox angeboten wird, prüfen wir vor der Umsetzung in der Dokumentation. Standardmäßig arbeiten wir auf einem getrennten Testkonto mit eigenem Token und eigenem Nummernkreis. Der Pilot bekommt damit echte Eingangsdaten, nämlich die Belege des letzten Monats, und unechte Nummern. Den produktiven Mandanten fassen wir erst an, wenn die schweren Fälle durchlaufen.
Prüfen wir, ob Ihre Integration eine Dublette erzeugt
Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Sie beschreiben, was heute die Rechnung auslöst, womit der Ablauf gebaut ist und wo der Token liegt. Sie gehen mit einer Antwort auf drei Fragen heraus: ob eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung einen zweiten Beleg anlegen kann, wer den Validierungsfehler sieht und was beim DATEV-Export am Monatsende passiert. Einen Zugang zu einem System brauchen wir dafür nicht.
Wir führen höchstens 2 Umsetzungen gleichzeitig, damit bei jeder tatsächlich jemand sitzt.
Kostenloses ErstgesprächPS. Wenn Ihr Ablauf die Anfrage nach einer Zeitüberschreitung wiederholt und vorher nicht prüft, ob der Beleg schon existiert, dann ist genau das der Punkt. Eine Dublette kostet eine Gutschrift, eine Lücke im Nummernkreis und einen Anruf des Kunden. Die Absicherung ist eine Prüfung vor dem Anlegen.