Prozessautomatisierung für B2B-Unternehmen
Erst der Prozess, dann das Werkzeug. Wir kartieren, wie die Arbeit bei Ihnen heute läuft, benennen die drei Automatisierungen mit dem höchsten Ertrag und setzen sie um. Die erste läuft 14 Tage nach dem Workshop.
- 14 Tagebis zur ersten laufenden Automatisierung nach dem Workshop
- 4 bis 8 Wochenfür die vollständige Umsetzung
- 30 und 90 Tagewann wir den Ertrag messen, an vorher vereinbarten Kennzahlen
Das Problem
Warum steht der Prozess, obwohl alle arbeiten?
Eine Anfrage kommt per Mail. Jemand überträgt sie in eine Tabelle, jemand anderes ins CRM, am Ende geht sie als Angebot wieder per Mail hinaus. Unterwegs hat niemand etwas entschieden, alle haben nur übertragen.
Zwei Sätze, an denen wir ein Unternehmen erkennen, das für Automatisierung bereit ist: „Von dieser Datei kursieren mehrere Versionen” und „Wir warten noch auf den Report”. Das Nadelöhr ist dann der Prozess, nicht das Werkzeug.
- Der Wochenbericht entsteht von Hand, also besprechen Sie Zahlen von vorgestern
- Eine neue Anfrage liegt Stunden herum, weil sie niemand zugewiesen hat
- Niemand weiss, was die Abwicklung eines Auftrags wirklich kostet, weil die Daten in vier Systemen liegen
- Verlässt eine Person das Unternehmen, geht das Wissen über den halben Ablauf mit
Warum jetzt
Warum rechnet sich Automatisierung heute, vor drei Jahren aber nicht?
Die Anbindung eines CRM an ein Warenwirtschaftssystem war früher ein Quartalsprojekt mit einem Budget, das sich nur Konzerne leisteten. Heute hat fast jedes System, das Sie einsetzen, eine Schnittstelle oder einen fertigen Konnektor, und die verbindende Schicht entsteht in Tagen statt in Monaten.
Zusätzlich hat sich verschoben, was überhaupt automatisierbar ist. Eine Regel bewegt Daten, aber sie trifft keine Entscheidung, für die man einen Text lesen muss. Ein KI-Agent liest eine Mail, eine Rechnung oder eine Notiz und ordnet sie ein, wie es ein Mensch täte. Damit reicht Automatisierung dorthin, wo sie früher am Formular endete.
Deshalb rechnet sich heute eine Umsetzung, die vor drei Jahren zu teuer war. Nicht weil sich die Unternehmen geändert hätten, sondern weil die Kosten der Anbindung gefallen sind.
Was sich ändert
Was merken Sie nach dem ersten Monat?
Der Bericht entsteht von selbst
Die Daten laufen ohne menschliches Zutun zusammen. Statt den Bericht zu bauen, kommentiert ihn jemand nur noch.
3 bis 5 Stunden pro Woche kostet das Zusammenstellen von Hand
Zwischen den Systemen geht nichts verloren
Anfrage, Auftrag und Rechnung laufen über denselben Weg, und jeder Schritt hinterlässt eine Spur.
Daten werden einmal erfasst, nicht dreimal
Der Stand jedes Vorgangs ist sichtbar
Der Status steht im System, nicht in jemandes Kopf und nicht in einem Mailverlauf von letzter Woche.
Ausfall einer Person ist kein Betriebsrisiko mehr
Entscheidungen auf aktuellen Zahlen
Das Dashboard zeigt den Stand von jetzt, also geht es in der Besprechung um das, was heute passiert.
Kennzahlen aus dem Workshop, automatisch berechnet
Beleg
Setzen Sie das selbst ein?
Ja, und es ist der einzige Beleg, den wir ohne die Zustimmung eines Kunden zur Veröffentlichung seiner Zahlen zeigen können. Zwei KI-Agenten im Produktivbetrieb in den Unternehmen unserer Gründer, beide im März 2026 gestartet und nach derselben Methode gebaut, die oben beschrieben ist. Unten sechs Monate Messung, samt dem, was diese Zahlen NICHT belegen.
Bei uns selbst umgesetzt. Das sind keine Kundenprojekte, sondern Umsetzungen in den eigenen Unternehmen der Gründer. Wir sagen das offen, denn ein Beleg, den man nicht prüfen kann, ist keiner.
JustBotihr AgentJustIdea Agency, Performance-Marketing-Agentur mit rund 30 Personen
- 23
- Personen aus der Firma arbeiten mit dem Agenten
- 38
- dauerhaft angebundene Systeme
- 112
- Prozesse laufen ohne Menschen
- 475
- Tausend Zeilen Agenten-Code
Ein Agent, verbunden mit Google Ads, Meta, dem CRM, dem Aufgabensystem, dem SEO-Werkzeug, Analytics, Search Console und dem Data Warehouse. Erster Commit am 1. März 2026, heute nutzen ihn 23 Personen.
8 von 38 Systemen, in denen er arbeitet
Google Ads
Meta Ads- HubSpot
- ActiveCollab
- Ahrefs
GA4
Search Console
BigQuery
- Vorher
- In den zwölf Monaten vor dem Start arbeitete die Agentur mit einer Marge von minus 4,42 Prozent. In einem Zeitfenster von zwanzig Monaten gab es keine einzige Folge von drei profitablen Monaten.
- Nachher
- Mai, Juni und Juli 2026 sind drei profitable Monate in Folge, die erste solche Serie im gesamten Fenster. Der Umsatz bewegte sich kaum, die Veränderung liegt also bei den Leistungskosten, nicht beim Verkauf.
Marge um 5,55 Prozentpunkte höher im Jahresvergleich, bei 1,5 Prozent mehr Umsatz
SurfBotihr AgentSurf Inc., Premium-Bekleidungsmarke mit Onlineshop und zwei stationären Geschäften
- 16
- Personen aus der Firma arbeiten mit dem Agenten
- 21
- dauerhaft angebundene Systeme
- 89
- Prozesse laufen ohne Menschen
- 323
- Tausend Zeilen Agenten-Code
Ein Agent, verbunden mit dem Bestellsystem, dem ERP, dem Shop, dem Data Warehouse und den Werbesystemen. Start im März 2026, voller Betrieb ab Mai. Sechzehn Personen nutzen ihn, Lager und Ladenpersonal eingeschlossen.
8 von 21 Systemen, in denen er arbeitet
PrestaShop- BaseLinker
- Comarch Optima
- BigQuery
- Google Ads
- Meta Ads
- GA4
Zalando
- Vorher
- Von Februar bis August 2025 kam jede Einheit Werbebudget als 3,53 Online-Umsatz zurück, und Werbung verschlang 28,3 Prozent dieses Umsatzes.
- Nachher
- In denselben Monaten 2026 liegt die Kennzahl bei 4,19, und der Werbeanteil am Umsatz sank auf 23,9 Prozent. Das Werbebudget ist 6,9 Prozent niedriger bei 10,3 Prozent höherem Umsatz.
Werbe-Rendite von 3,53 auf 4,19, also 18,5 Prozent höher, bei einem um 6,9 Prozent niedrigeren Budget
2026, mit dem Agenten 2025, vor dem Agenten Umsatz je Budgeteinheit
Rendite jedes Werbe-Euros bei der Bekleidungsmarke, Februar bis August, 2026 gegenüber 2025. Die Kurve 2026 startet NIEDRIGER als im Vorjahr, löst sich im März und hält den Vorsprung über die restliche Saison. Höchstwert 4,91 im Mai. Wir nennen den schwächeren Start bewusst, denn er zeigt, dass wir keinen bequemen Ausgangspunkt gewählt haben.
Messung: Online-Umsatz aus dem Bestellsystem gegenüber den Ausgaben in allen Werbesystemen, dieselben Monate in beiden Jahren. Die Kostendaten im Data Warehouse beginnen im Februar 2025, daher lässt sich nicht ausschließen, dass die Kennzahl schon vorher von selbst stieg.
Vom Agentur-Agenten ausgeführte Operationen in den Folgemonaten 2026, ab dem ersten Commit im März. Von 83 Operationen im März auf fast 63 Tausend im August, bei einem Anstieg von 4 auf 23 Nutzende. Diese Kurve steht hier, weil eine Einführung, die niemand nutzt, im Bericht genauso aussieht wie eine gelungene.
Messung: Aufruf-Log des Agenten im Data Warehouse, März bis August 2026, gezählt auf Ebene des einzelnen Werkzeugaufrufs.
Aufteilung von 29.854 Operationen, die in dreißig Tagen ohne Menschen liefen, nach Aufgabenart. Der größte Teil entfällt auf Verfügbarkeit des Teams und Monitoring von Kundenseiten, also auf Dinge, die pausenlos laufen müssen und die niemand von Hand machen will.
Messung: Audit-Log des Agenten, die 30 Tage vor dem 2. September 2026, gezählt nach Art des aufgerufenen Werkzeugs.
Von 64.903 Operationen der letzten dreißig Tage liefen 29.854 ohne Menschen: Monitoring von Kundenseiten, Befüllung des Data Warehouse, Prüfung von Werbekonten, Erfassung von Formularanfragen. Der Rest ist Arbeit, die jemand beauftragt und abgenommen hat. Wir nennen beide Zahlen, denn Autonomie ohne Aufsicht ist kein Vorteil, sondern ein Risiko.
Messung: Audit-Log des Agenten, die 30 Tage vor dem 2. September 2026, aufgeteilt danach, ob ein Aufruf einer menschlichen Sitzung zugeordnet war.
Und bei Ihnen
Was, wenn es bei uns anders liegt?
Vier Sätze hören wir am häufigsten. Alle vier sind berechtigt, und so beantworten wir sie im Gespräch.
Wir sind zu klein für so etwas.
Nicht die Grösse entscheidet, sondern die Wiederholbarkeit. Wenn bei Ihnen jemand jeden Montag dasselbe tut, gibt es etwas zu automatisieren, egal ob acht oder achtzig Personen im Haus sind.
Wir haben das schon versucht, es hat nicht funktioniert.
Meistens, weil mit dem Werkzeug begonnen wurde und nicht mit dem Prozess. Der Workshop endet mit einem Dokument, nach dem klar ist, ob sich der Weg überhaupt lohnt. Das ist die günstigere Art, es herauszufinden.
Wir haben keine eigene IT.
Den technischen Teil übernehmen wir. Nach der Umsetzung führt eine Person aus Ihrem Team die Lösung weiter, nach vier Stunden Schulung.
Müssen wir unsere Systeme wechseln?
Nein. Automatisierung heisst, das zu verbinden, was Sie schon haben. Wenn der Workshop zeigt, dass ein System eine Sackgasse ist, sagen wir das, aber ein Wechsel ist keine Bedingung für die Zusammenarbeit.
- CRM
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace
- Buchhaltung
- sevDesk, Lexoffice, Comarch Optima
- Handel und Lager
- Shopify, WooCommerce, Xentral, BaseLinker
- Zusammenarbeit
- Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion, ClickUp, Jira
- Daten
- BigQuery, Google Sheets, SQL-Datenbanken, Google Analytics
Wie viel Zeit ein Prozess kostet, vorher und nachher
Typische Zeitverteilung in den Prozessen, die wir am häufigsten automatisieren.
| Prozess | Von Hand, pro Woche | Was das System übernimmt | Was beim Menschen bleibt |
|---|---|---|---|
| Wochenbericht für die Geschäftsführung | 3 bis 5 Stunden | Daten sammeln, rechnen, Datei bauen | Kommentar und Entscheidung |
| Bearbeitung einer neuen Anfrage | 2 bis 4 Stunden | Datensatz anlegen, zuweisen, erinnern | Gespräch mit dem Kunden |
| Rechnungsstellung aus dem Vertriebssystem | 2 bis 6 Stunden | Erstellen, versenden, Zahlungseingang prüfen | Ausnahmen klären |
| Onboarding neuer Mitarbeitender | 4 bis 8 Stunden einmalig | Konten, Dokumente, Aufgaben, Zeitplan | Fachliche Einarbeitung |
| Abgleich CRM und ERP | 3 bis 8 Stunden | Daten übertragen und abgleichen | Abweichungen, die eine Entscheidung brauchen |
Das ist die Spanne, die wir in Fertigungsbetrieben und Agenturen antreffen, und keine Zusage für ein bestimmtes Unternehmen. Ihre Werte entstehen im Workshop, auf Ihren Daten.
So arbeiten wir
JUSTPROCES, vier Schritte
Jeder Schritt endet mit einem Ergebnis, das Sie beurteilen können, bevor der nächste beginnt.
Workshop, 1 bis 7 Wochen
Karte des Ist-Prozesses, Engpässe nach Kosten sortiert, Kennzahlen und ein 30-Tage-Plan.
Pilot, 2 Wochen
Wir bauen die erste Automatisierung auf Ihren echten Daten, nicht auf einem Beispiel. Danach ist klar, ob es bei Ihnen trägt.
Produktivbetrieb, 2 bis 4 Wochen
Vollständige Umsetzung, Schulung des Teams, Überwachung. Ihr Team führt die Lösung eigenständig weiter.
Ertragsbericht, nach 30 und 90 Tagen
Dieselben Kennzahlen wie im Workshop, gerechnet auf den Daten nach der Umstellung.
Wie sich die Woche ändert
Was das Team vorher tut und was danach
Vorher
- Der Montag beginnt damit, Zahlen aus mehreren Quellen zusammenzusetzen
- Den Stand eines Vorgangs erfährt man, indem man die zuständige Person fragt
- Daten werden ein zweites und drittes Mal erfasst
- Der Urlaub einer Person hält einen ganzen Ablauf an
Nachher
- Der Bericht liegt fertig vor und wird nur noch kommentiert
- Der Stand steht im System, ohne jemanden zu fragen
- Daten werden einmal erfasst, der Rest läuft von allein
- Der Ablauf läuft unabhängig davon, wer gerade da ist
Erste Änderungen sind 14 Tage nach dem Workshop sichtbar, das volle Bild nach 30. Den Ertrag messen wir nach 30 und 90 Tagen.
Für die entscheidende Person
Was Sie riskieren und was nicht
Ein Technologieprojekt, das nicht angenommen wird, kostet mehr als Geld. Es kostet die Glaubwürdigkeit derjenigen Person, die es durchgesetzt hat.
Dieser Ablauf verteilt das Risiko auf Schritte, statt es vollständig auf Ihre Unterschrift zu Beginn zu legen.
- Nach dem Workshop halten Sie ein Dokument, das auch ohne Fortsetzung Bestand hat
- Der Pilot zeigt ein Ergebnis auf Ihren Daten, bevor über den vollen Umfang entschieden wird
- Kennzahlen werden VOR dem Start vereinbart
- Der Bericht nach 30 und 90 Tagen ist eine Zahl, keine Präsentation
Kosten
Der Workshop hat einen festen Preis, die Umsetzung wird danach kalkuliert
Der Prozessworkshop hat einen festen Wochenpreis und dauert je nach Umfang eine bis sieben Wochen. Der Preis steht vorher fest, weil der Inhalt des Workshops feststeht.
Die Umsetzung kalkulieren wir erst nach dem Workshop. Vor der Kartierung des Prozesses wäre jede Kalkulation geraten, und geraten heisst hier: falsch zulasten einer der beiden Seiten.
Workshop
3.500 EUR netto
pro Woche, üblich sind ein bis drei Wochen
Eine abgeschlossene Leistung. Endet mit einer Prozesskarte und einem 30-Tage-Plan, den Sie auch ohne uns umsetzen können.
- Karte des Ist-Prozesses
- Engpässe nach Kosten sortiert
- Drei Empfehlungen mit dem höchsten Ertrag
- Kennzahlen und 30-Tage-Plan
- Am häufigsten gewählt
Workshop und Umsetzung
Kalkulation nach dem Workshop
Umfang folgt aus der Prozesskarte
Die meistgewählte Variante. Workshop, Pilot auf Ihren Daten und vollständige Umsetzung mit Ertragsbericht.
- Alles aus dem Workshop
- Pilot auf echten Daten, 2 Wochen
- Produktivsetzung, 2 bis 4 Wochen
- Schulung und Überwachung
- Ertragsbericht nach 30 und 90 Tagen
Betreuung danach
Individuell vereinbart
optional, nach der Umsetzung
Für Unternehmen, die die Lösung weiter ausbauen wollen, statt sie allein zu betreiben.
- Ausbau auf weitere Prozesse
- Reaktion auf Änderungen in den Quellsystemen
- Quartalsweise Prüfung der Kennzahlen
Der Workshop endet mit einem 30-Tage-Plan, den Sie auch ohne uns umsetzen können. Wenn Sie danach zu dem Schluss kommen, dass eine Umsetzung keinen Sinn ergibt, behalten Sie die Prozesskarte und die Prioritätenliste, und wir diskutieren das nicht weg.
Häufige Fragen
Was ist Prozessautomatisierung?
Wiederkehrende Handgriffe werden durch Regeln ersetzt, die ein System ausführt. Daten zwischen Programmen übertragen, immer gleiche Mails versenden, Berichte aus mehreren Quellen zusammensetzen und Fristen überwachen kosten dann keine Arbeitszeit mehr. Was das Unternehmen tut, ändert sich nicht. Es ändert sich, wer klickt.
Womit fängt man an?
Mit der Kartierung des Prozesses, nicht mit der Auswahl eines Werkzeugs. Der häufigste Fehler ist, ein System zu kaufen und die Arbeit daran anzupassen. Das endet mit einem Werkzeug, das die Hälfte des Teams nebenher in Excel umgeht.
Wie lange dauert eine Umsetzung?
Die erste laufende Automatisierung entsteht 14 Tage nach dem Workshop. Die vollständige Umsetzung dauert 4 bis 8 Wochen. Den Ertrag messen wir nach 30 und nach 90 Tagen an denselben Kennzahlen, die wir im Workshop festgelegt haben.
Welche Werkzeuge setzen Sie ein?
Make, n8n und Zapier für Abläufe zwischen Systemen, eigene Anbindungen über Schnittstellen dort, wo fertige Konnektoren nicht ausreichen, und KI-Agenten auf Basis von Claude und GPT dort, wo eine Entscheidung aus einem Text und nicht aus einer Regel folgt.
Mit welchen Systemen arbeiten Sie?
CRM wie HubSpot, Pipedrive, Salesforce und LiveSpace, Buchhaltung wie sevDesk und Lexoffice, Handel und Lager wie Shopify, WooCommerce und Xentral, Zusammenarbeit über Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion, ClickUp, Asana und Jira, dazu BigQuery, Google Sheets und SQL-Datenbanken.
Bedeutet Automatisierung Stellenabbau?
In den Unternehmen, mit denen wir arbeiten, nicht. Automatisierung nimmt den Menschen den Teil der Arbeit ab, den sie ohnehin nicht machen wollten: Daten übertragen, Berichte zusammensetzen, Status nachhalten. Das Team bleibt dasselbe, es ändert sich, wofür es Zeit hat.
Was brauchen Sie von uns?
Eine entscheidungsbefugte Person, die für den Workshop verfügbar ist, Zugang zu Informationen über den Prozess und die Möglichkeit, mit den Menschen zu sprechen, die diesen Prozess täglich ausführen. Systemzugänge werden erst beim Piloten gebraucht, und nur im vereinbarten Umfang.
Für welche Unternehmen lohnt es sich nicht?
Für solche, deren Prozess sich wöchentlich ändert und den niemand beschreiben kann. Dann muss er zuerst festgelegt werden, und das ist organisatorische Arbeit, keine technische. Das sagen wir im Workshop, statt eine Umsetzung zu verkaufen, die sich nicht hält.
Beginnen Sie mit einem Gespräch, nicht mit einer Umsetzung
Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und kostet nichts. Sie schildern, wo die Arbeit stockt, und wir sagen Ihnen, ob das ein Fall für einen Workshop ist oder ob es einfacher geht. Wenn es einfacher geht, sagen wir das sofort.
Wir führen höchstens zwei Umsetzungen gleichzeitig. Das ist kein Verkaufstrick, sondern die Bedingung dafür, dass bei jeder tatsächlich jemand sitzt.
Kostenloses Erstgespräch vereinbarenPS. Wenn Sie das lesen und dabei an einen bestimmten Bericht denken, den bei Ihnen jemand jeden Montag von Hand zusammensetzt, dann ist genau das der Fall.