Agent AI dla firm szkoleniowych i mniej pracy na jeden termin
Obsługa jednego terminu to kilkanaście czynności administracyjnych: zapis, potwierdzenie, materiały, lista obecności, certyfikaty, faktura, ankieta. Żadna z nich nie jest trudna i każda musi się wydarzyć. Przejmujemy je po kolei, a na powtarzalne pytania uczestników odpowiada agent AI z Waszej bazy.
- 14 dnido pierwszej działającej automatyzacji, licząc od końca warsztatu
- 2500 złnetto za tydzień warsztatu, cena jawna i nienegocjowana
- 5 do 10 sekundtyle agent AI potrzebuje, żeby odpowiedzieć na pytanie o termin, cenę albo dokumenty z Waszej bazy
Problem
Ile godzin zjada obsługa jednego terminu?
Jeden termin to kilkanaście czynności, z których żadna nie jest trudna. Zapis uczestnika, potwierdzenie z agendą, faktura albo proforma do firmy zamawiającej, materiały, lista obecności, certyfikaty, ankieta. Przy dwóch terminach w miesiącu robi to koordynator obok innych zadań. Przy dziesięciu to jest etat, tylko nikt go tak nie nazwał.
Do tego dochodzą pytania i to one zjadają dzień w kawałkach. Uczestnik pyta o godzinę startu, o parking, o fakturę, o zaświadczenie i o to, czy szkolenie da się rozliczyć z dofinansowania. Firma zamawiająca pyta o listę obecności i o termin certyfikatów. Te same pytania wracają przy każdym terminie, a odpowiedź na nie zwykle już u Was jest, tylko nie tam, gdzie akurat patrzy osoba odpisująca.
Trzecia rzecz jest formalna i nikt jej nie lubi. Dane uczestników to dane osobowe, a RODO, rozporządzenie 2016/679, daje Wam miesiąc na odpowiedź na żądanie dostępu do danych (art. 12 ust. 3). Ten termin biegnie tak samo wtedy, gdy listy obecności są skanami na czyimś dysku, zgody siedzą w skrzynce koordynatora, a rejestr uczestników istnieje w trzech wersjach arkusza.
- Te same dane przepisywane do formularza, arkusza, certyfikatu i faktury
- Potwierdzenie zapisu wychodzi następnego dnia, bo ktoś musiał je napisać ręcznie
- Certyfikaty dla 20 osób powstają wieczorem po szkoleniu, jeden po drugim
- Ankiety wracają w kilku formatach i nikt ich nie zestawia, bo nie ma kiedy
- Trener przed zajęciami szuka aktualnej wersji prezentacji po dyskach
Dlaczego teraz
Co się zmieniło, że da się to zrobić w tygodnie, nie w kwartał?
Wszystkie systemy, które już macie, mają dziś interfejsy: formularz zapisów, poczta i kalendarz w Google Workspace albo Microsoft 365, narzędzie do webinarów, program do faktur, arkusz z rejestrem uczestników. Trzy lata temu spięcie tego było projektem na kwartał, dziś liczy się w dniach pracy. Nie kupujecie platformy, tylko łączycie to, co jest.
Druga zmiana dotyczy dokumentów. Certyfikat, lista obecności i zaświadczenie to szablon plus dane z rejestru, więc powstają w tej samej sekundzie, w której termin zostaje zamknięty. Ręczne składanie ich w edytorze dla 20 osób jest ostatnią czynnością, która wymaga człowieka, i pierwszą, którą warto oddać.
Trzecia zmiana to agent AI i on rozwiązuje inny problem niż reguła. Reguła wyśle przypomnienie, ale nie odpowie uczestnikowi na pytanie o dojazd ani trenerowi na pytanie, gdzie leży aktualna wersja modułu o RODO. Do tego potrzebna jest uporządkowana baza Waszych materiałów, a jak ją zbudować, opisaliśmy krok po kroku w poradniku jak zbudować bazę wiedzy dla AI.
Co się zmienia
Co widać po pierwszym terminie?
Zapis kończy się kompletem informacji
Uczestnik wypełnia formularz i w tej samej minucie dostaje potwierdzenie z agendą, adresem albo linkiem, informacją o fakturze i zaproszeniem do kalendarza. Dane wchodzą do rejestru i do CRM bez przepisywania.
Potwierdzenie w minutę po zapisie zamiast następnego dnia
Przypomnienia bez pilnowania kalendarza
Przypomnienia wychodzą 7 dni i 1 dzień przed startem, z listy uczestników danego terminu. Dla szkoleń stacjonarnych dokładamy dojazd i parking, dla zdalnych link i test sprzętu.
Dwa przypomnienia na termin, wysyłane z rejestru, nie z pamięci
Materiały udostępniane w dniu startu
Komplet materiałów trafia do wszystkich uczestników w dniu szkolenia, z jednego miejsca i w jednej wersji. Koniec z wysyłaniem po jednym pliku każdemu, kto poprosi.
Jedna aktualna wersja zamiast pięciu kopii po skrzynkach
Lista obecności i certyfikaty tego samego dnia
Odznaczenie obecności zasila rejestr od razu, a certyfikaty generują się z szablonu z imieniem, tematem i datą. Wychodzą mailem, zanim uczestnik dojedzie do domu.
Certyfikaty dla 20 osób w kilka minut zamiast w 1 do 2 godzin
Faktura i ankieta zamykają termin
Dane z zapisu idą do Fakturowni albo iFirmy, więc faktura dla firmy zamawiającej nie powstaje z przepisywania maila. Ankieta wychodzi po zakończeniu, a wyniki zbierają się w jedno zestawienie per termin i per trener.
Wyniki ankiet w jednym zestawieniu, nie w kilku formatach
Powtarzalne pytania z odpowiedzią w kilka sekund
Agent AI odpowiada uczestnikom i firmom zamawiającym na pytania organizacyjne: najbliższe terminy, cena, dojazd, wymagane dokumenty, sposób rozliczenia. Odpowiada wyłącznie z Waszej bazy i podaje, skąd wziął odpowiedź.
Odpowiedź w 5 do 10 sekund, z linkiem do źródła w Waszych materiałach
Dowód
Czy sami tak pracujecie?
Tak. To jedyny dowód, jaki możemy pokazać bez proszenia klienta o zgodę na publikację jego liczb: agent AI pracujący na produkcji w agencji naszych założycieli, zbudowany tą samą metodą, którą opisujemy wyżej. Poniżej skala pracy administracyjnej, którą przejął, razem z tym, czego ta liczba NIE dowodzi.
Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem.
JustBotich agentJustIdea Agency, agencja performance marketingu, około 30 osób
- 23
- osób z firmy pracuje z agentem
- 38
- systemów wpiętych na stałe
- 112
- procesów chodzi bez człowieka
- 475
- tysięcy linii kodu agenta
Agent spięty z CRM, systemem zadań, formularzami na stronie, Slackiem i hurtownią danych. Pierwszy commit 1 marca 2026, dziś korzystają z niego 23 osoby, także spoza zespołu technicznego.
8 z 38 systemów, w których pracuje
Google Ads
Meta Ads- HubSpot
- ActiveCollab
- Ahrefs
GA4
Search Console
BigQuery
- Przedtem
- Powtarzalna administracja szła przez ludzi: sprawdzanie dostępności zespołu, wyłapywanie zgłoszeń z formularzy, przeglądy kont, zasilanie zestawień. Każda z tych czynności jest krótka i każda musiała się wydarzyć.
- Po zmianie
- Te same czynności wykonuje agent w tle, a człowiek wchodzi tam, gdzie trzeba coś rozstrzygnąć. Podajemy obie liczby, bo praca bez nadzoru nie jest zaletą sama w sobie.
29 854 operacje bez udziału człowieka w 30 dni, przy 64 903 operacjach ogółem
A u Ciebie
Co, jeśli u nas jest inaczej?
Cztery zdania słyszymy w firmach szkoleniowych najczęściej. Odpowiadamy na nie tak, jak na rozmowie.
Mamy dwa terminy w miesiącu, koordynator sobie radzi.
Wtedy mówimy to wprost i nie proponujemy wdrożenia. Przy dwóch terminach zysk jest za mały, żeby pokryć koszt. Sensowniej uporządkować materiały i szablony, bo to jest praca, która i tak się przyda, gdy terminów będzie dziesięć.
Nie mamy platformy szkoleniowej, wszystko jest w arkuszu i w mailach.
To jest dobry punkt startu, a nie przeszkoda. Arkusz z rejestrem uczestników zostaje tam, gdzie jest, i staje się źródłem dla potwierdzeń, certyfikatów i faktur. Kupowanie platformy to osobna decyzja i zwykle nie ta pierwsza.
Część szkoleń jest otwarta, część zamknięta dla firm. Zasady są inne.
Różni się płatnik i dokumenty, a nie sam proces. Przy otwartych fakturę wystawiacie uczestnikowi albo jego firmie, przy zamkniętych jednej firmie za całą grupę, a lista obecności bywa załącznikiem do rozliczenia. Oba warianty prowadzimy w jednym procesie z rozgałęzieniem na warsztacie.
Nie chcemy, żeby AI odpisywało uczestnikom bez naszej kontroli.
Agent odpowiada wyłącznie z Waszej bazy i podaje źródło każdej odpowiedzi. Pytanie, na które w bazie nie ma odpowiedzi, idzie do człowieka zamiast zostać zmyślone. Zakres tego, o czym agent w ogóle mówi, ustalacie Wy i można go zawęzić do samych informacji organizacyjnych.
- Zapisy i formularze
- formularz na stronie, Google Forms, Typeform, strona zapisów, płatności online
- Poczta, kalendarz i dokumenty
- Google Workspace, Microsoft 365, dysk z materiałami, zaproszenia do kalendarza
- Szkolenia online
- Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, systemy do webinarów
- Faktury i księgowość
- Fakturownia, iFirma, Subiekt, Comarch Optima
- CRM i dane
- HubSpot, Pipedrive, Google Sheets, Slack
- Warstwa automatyzacji
- Make, n8n, własne integracje przez API
Co dzieje się przy jednym terminie i co z tego przejmuje automat
Rozkład pracy przy pojedynczym terminie szkolenia, przed wdrożeniem i po nim.
| Czynność | Kto to robi dziś | Po wdrożeniu |
|---|---|---|
| Zapis uczestnika | koordynator przepisuje dane z maila do arkusza | formularz zasila rejestr i CRM bez przepisywania |
| Potwierdzenie i komplet informacji | pisane ręcznie, zwykle następnego dnia | wychodzi w minutę po zapisie, z agendą i dojazdem |
| Przypomnienia przed szkoleniem | wysyłane, gdy ktoś sobie o nich przypomni | 7 dni i 1 dzień przed startem, z listy uczestników |
| Materiały | wysyłane pojedynczo, po prośbie uczestnika | udostępniane całej grupie w dniu startu, w jednej wersji |
| Lista obecności i certyfikaty | papier, skan, potem ręczne składanie certyfikatów | odznaczenie zasila rejestr, certyfikaty idą tego samego dnia |
| Faktura do firmy zamawiającej | wystawiana z danych przepisanych z maila | dane z zapisu trafiają do Fakturowni albo iFirmy |
| Ankieta i wyniki | zbierane w kilku formatach, zestawiane rzadko | jeden formularz, wyniki per termin i per trener |
Zakres pierwszego wdrożenia ustalamy na warsztacie. Bierzemy trzy pozycje o najwyższym zwrocie, nie wszystkie naraz.
Jak pracujemy
Pięć kroków od arkusza do zamkniętego terminu
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Tydzień. Przechodzimy jeden termin od zapisu po ankietę i liczymy, ile czynności naprawdę wykonuje człowiek. Sprawdzamy, gdzie te same dane powstają drugi raz i gdzie leżą materiały, których trener szuka przed zajęciami.
Wybór trzech automatyzacji
Z mapy wybieramy trzy o najwyższym zwrocie i liczymy je przed startem. W firmach szkoleniowych najczęściej są to potwierdzenie zapisu, certyfikaty i faktura do firmy zamawiającej, ale decyduje Wasz rozkład pracy, nie nasz schemat.
Wdrożenie pierwszej
Czternaście dni do działającego rozwiązania, testowanego na Waszym najbliższym terminie. Stary sposób działa równolegle, dopóki nowy nie przejdzie pełnego cyklu od zapisu do certyfikatu.
Baza materiałów i agent AI
Krok opcjonalny i zwykle drugi w kolejności. Porządkujemy materiały, agendy i odpowiedzi organizacyjne w jedną bazę, a agent AI odpowiada z niej uczestnikom i trenerom. Wdrożenie firmowego agenta zajmuje około 2 miesięcy.
Pomiar i kolejne
Po trzydziestu i dziewięćdziesięciu dniach sprawdzamy wskaźniki ustalone na warsztacie: liczbę czynności ręcznych na termin i czas od zakończenia szkolenia do wysłania certyfikatów. Dopiero wtedy decydujemy o kolejnym obszarze.
Przed i po
Jak zmienia się tydzień koordynatora szkoleń
Przedtem
- Poniedziałek schodzi na przepisywanie zapisów z maili do arkusza
- Potwierdzenia i przypomnienia wychodzą wtedy, gdy ktoś znajdzie chwilę
- Wieczór po szkoleniu to składanie certyfikatów, jeden po drugim
- Na te same pytania o dojazd i fakturę odpisuje się po raz kolejny
Po zmianie
- Zapis sam ląduje w rejestrze, a uczestnik ma potwierdzenie w minutę
- Przypomnienia wychodzą z listy uczestników, bez czyjejkolwiek decyzji
- Certyfikaty są w skrzynkach uczestników tego samego dnia
- Powtarzalne pytania obsługuje agent AI, koordynator bierze wyjątki
Nie zmienia się liczba terminów. Zmienia się to, ile czynności na jeden termin musi wykonać człowiek.
Dla właściciela firmy szkoleniowej
Co z tego ma osoba, która to zamawia
Pierwsza rzecz jest widoczna od razu. Kolejny termin w kalendarzu przestaje oznaczać kolejny komplet czynności do rozdzielenia między ludzi. Rośnie liczba szkoleń, a nie liczba godzin administracji, i to jest jedyna obietnica, jaką tu składamy.
Druga jest cichsza i pojawia się przy urlopach oraz przy zmianie osoby na stanowisku. Proces obsługi terminu przestaje siedzieć w głowie koordynatora, a zaczyna być zapisany w systemie i w bazie materiałów. Wdrożenie nowej osoby trwa dni, nie miesiące, bo nie musi się nauczyć wszystkiego, co ktoś robił z pamięci.
- Więcej terminów przy tym samym zespole administracyjnym
- Certyfikaty i faktury wychodzą w tym samym rytmie za każdym razem
- Proces zapisany poza głową jednej osoby, odporny na urlop i rotację
- Rejestr uczestników i zgody w jednym miejscu, nie w kilku skrzynkach
Ile to kosztuje
Cena warsztatu jest jawna, cena wdrożenia powstaje po nim
Warsztat kosztuje 2500 zł netto za tydzień i podajemy tę cenę przed rozmową, bo firma ma prawo wiedzieć, na co się umawia. Przy obsłudze terminów zwykle wystarcza jeden do dwóch tygodni. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, z iloma systemami się łączymy i w jakim stanie jest rejestr uczestników.
Koszt narzędzi i modeli płacisz bezpośrednio dostawcy: Make, n8n, program do faktur, dostawca modelu. Bez naszej prowizji i bez marży doliczanej po drodze.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, zwykle jeden do trzech
Zamknięta całość. Kończy się mapą obsługi terminu i planem na 30 dni, który możesz zrealizować bez nas.
- Tydzień pracy przy Waszym procesie i w Waszych systemach
- Mapa jednego terminu od zapisu po ankietę
- Trzy automatyzacje o najwyższym zwrocie, policzone
- Wskaźniki do pomiaru po 30 i 90 dniach
- Najczęściej wybierany
Warsztat i pierwsze wdrożenie
wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby systemów i stanu rejestru
Najczęściej wybierany wariant. Pierwsza automatyzacja działa w 14 dni od końca warsztatu, przetestowana na Waszym najbliższym terminie.
- Wszystko z warsztatu
- Wdrożenie pierwszej automatyzacji w 14 dni
- Połączenie z formularzem, pocztą, kalendarzem i programem do faktur
- Szkolenie osoby, która prowadzi to po Waszej stronie
- Pomiar po 30 i 90 dniach
Agent AI dla firmy szkoleniowej
wycena po warsztacie
dla firm, do których te same pytania wracają codziennie
Wszystko z wdrożenia plus BOND, firmowy agent AI, który odpowiada z Waszej bazy materiałów i rejestru terminów.
- Wszystko z pierwszego wdrożenia
- Baza materiałów szkoleniowych uporządkowana jako źródło dla agenta
- Odpowiedzi na pytania organizacyjne uczestników i firm zamawiających
- Agent wewnętrzny dla trenerów: aktualna wersja materiału bez szukania po dyskach
- Wdrożenie firmowego agenta w około 2 miesiące
Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: mapą procesu i planem na 30 dni. Jeśli po warsztacie uznamy, że przy Waszej liczbie terminów nie ma czego automatyzować, mówimy to wprost i nie proponujemy wdrożenia. Zdarzyło się i zdarzy się znowu.
Najczęstsze pytania
Czym jest automatyzacja w firmie szkoleniowej?
To przejęcie przez system czynności, które dziś przy każdym terminie wykonuje człowiek: zapisu uczestnika, potwierdzenia z agendą, przypomnień, udostępnienia materiałów, listy obecności, certyfikatów, faktury i ankiety. Dane potrzebne do tych czynności zwykle już u Was są, tylko leżą w formularzu, w arkuszu i w skrzynce naraz. Automatyzacja polega na zebraniu ich w jeden rejestr, a nie na kupowaniu nowej platformy.
Czy musimy kupić platformę szkoleniową albo LMS?
Nie. Pracujemy na tym, co macie: formularz zapisów, arkusz z rejestrem, pocztę i kalendarz, narzędzie do webinarów i program do faktur. Platforma to osobna decyzja i zwykle nie pierwsza, bo migracja trwa miesiące, a pierwsza automatyzacja ma powstać w czternaście dni.
Ile trwa wdrożenie i od czego zaczynacie?
Tydzień warsztatu, a potem czternaście dni na pierwszą automatyzację, licząc od jego końca. Pełny zestaw wokół obsługi terminu zajmuje zwykle 2 do 4 tygodni. Zaczynamy od tej czynności, która przy Waszej liczbie terminów zjada najwięcej godzin, najczęściej od potwierdzeń zapisu albo od certyfikatów.
Czy certyfikaty naprawdę da się generować automatycznie?
Tak, bo certyfikat to szablon plus dane, które już są w rejestrze: imię i nazwisko, temat, data, liczba godzin, numer i podpis. Po odznaczeniu obecności dokumenty powstają dla całej grupy naraz i idą mailem. Szablon i numerację ustalacie Wy, my podpinamy je pod rejestr.
Czy agent AI może odpowiadać uczestnikom na pytania o dofinansowanie?
Może powiedzieć tylko to, co sami zapisaliście w bazie: czy dane szkolenie jest zgłoszone do konkretnego programu, jakich dokumentów oczekujecie i z kim się kontaktować. Zasad, kwot ani warunków przyznania dofinansowania do agenta nie wpisujemy, bo to zmienne przepisy i nie jesteśmy tu źródłem. Pytanie o interpretację przepisu agent przekazuje człowiekowi.
Jak to działa przy szkoleniach zamkniętych dla firm?
Różni się płatnik i dokumenty, a nie sam proces. Przy zamkniętych fakturę dostaje jedna firma za całą grupę, lista obecności bywa załącznikiem do rozliczenia, a uczestników zgłasza dział HR zamiast każdego z osobna. Oba warianty prowadzimy w jednym procesie z rozgałęzieniem, które ustalamy na warsztacie.
Co z danymi uczestników i zgodami?
Zakres danych i miejsce ich przechowywania ustalamy na warsztacie i spisujemy. Rejestr uczestników razem ze zgodami trafia w jedno miejsce, więc odpowiedź na żądanie dostępu do danych przestaje być przeszukiwaniem skrzynek. Pracujemy na Waszej infrastrukturze albo na wskazanej przez Was chmurze.
Po co trenerom osobna baza materiałów?
Bo szukanie aktualnej wersji prezentacji po dyskach i skrzynkach jest codziennym kosztem, którego nikt nie liczy. Baza porządkuje materiały, agendy i wersje w jedno źródło, a agent wewnętrzny podaje właściwy plik razem z informacją, kiedy był aktualizowany. Jak taką bazę zbudować, opisaliśmy w poradniku o bazie wiedzy dla AI.
Przejdźmy przez jeden Wasz termin
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Przechodzimy obsługę jednego terminu od zapisu po ankietę i mówimy, które czynności da się oddać od razu, a które wymagają najpierw uporządkowania rejestru. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli w tym miesiącu ktoś u Was składał certyfikaty wieczorem po szkoleniu, to jest dokładnie ten problem. Nie obiecujemy Wam większej sprzedaży szkoleń. Obiecujemy mniej czynności administracyjnych na jeden termin i szybszą odpowiedź dla uczestnika.