Automatyzacja procesów biznesowych
Najpierw proces, potem narzędzia. Mapujemy to, jak praca płynie u Ciebie dzisiaj, wskazujemy trzy automatyzacje o najwyższym zwrocie i wdrażamy je.
- 14 dnido pierwszej działającej automatyzacji, licząc od końca warsztatu
- 2500 złnetto za tydzień warsztatu, cena jawna i nienegocjowana
- 30 i 90 dnikiedy liczymy efekt, na wskaźnikach ustalonych przed startem
Problem
Dlaczego proces stoi, choć wszyscy pracują?
Nowe zapytanie wpada mailem. Ktoś przepisuje je do arkusza, ktoś inny do CRM-u, a na koniec dane wracają do maila w postaci oferty. Po drodze nikt niczego nie zdecydował, wszyscy tylko przenosili.
Dwa zdania, po których poznajemy firmę gotową do automatyzacji: „po firmie krąży wiele wersji tego pliku” oraz „czekamy na raport od Magdy”. Jeśli któreś brzmi znajomo, wąskim gardłem jest proces, a nie narzędzie.
- Raport tygodniowy powstaje ręcznie, więc na spotkaniu omawiacie dane sprzed trzech dni
- Handlowiec dowiaduje się o leadzie po kilku godzinach, bo nikt go nie przypisał
- Nikt nie wie, ile naprawdę kosztuje obsługa jednego zamówienia, bo dane są w czterech miejscach
- Odejście jednej osoby zabiera z firmy wiedzę o tym, jak działa pół procesu
Dlaczego teraz
Dlaczego automatyzacja opłaca się dziś, a nie opłacała się trzy lata temu?
Jeszcze kilka lat temu połączenie CRM-u z systemem magazynowym oznaczało projekt na kwartał i budżet, na który stać było korporację. Dziś większość systemów, z których korzystasz, ma API albo gotowe konektory, a warstwa, która je łączy, powstaje w dni, nie w miesiące.
Zmieniło się też to, co da się zautomatyzować. Reguła radzi sobie z przenoszeniem danych, ale nie z decyzją, która wymaga przeczytania treści. Agent AI czyta maila, fakturę albo notatkę i klasyfikuje to tak, jak zrobiłby człowiek, więc automatyzacja sięga tam, gdzie wcześniej kończyła się na formularzu.
To jest powód, dla którego wdrożenie, które trzy lata temu było nieopłacalne, dziś zwraca się w kwartał. Nie dlatego, że firmy się zmieniły, tylko dlatego, że koszt połączenia spadł.
Co się zmienia
Co się zmienia po pierwszym miesiącu?
Raport powstaje sam
Dane schodzą się z systemów bez udziału człowieka. Zamiast składać raport, ktoś go tylko komentuje.
3 do 5 godzin tygodniowo, tyle zajmuje sklejanie raportu ręcznie
Nic nie ginie między systemami
Zapytanie, zamówienie i faktura przechodzą przez tę samą ścieżkę, a każdy krok zostawia ślad.
Zero przepisywania, dane wprowadzane raz
Wiadomo, gdzie stoi każda sprawa
Status jest w systemie, nie w czyjejś głowie ani w wątku mailowym sprzed tygodnia.
Odejście jednej osoby przestaje być ryzykiem operacyjnym
Decyzje na aktualnych danych
Pulpit pokazuje stan na teraz, więc rozmowa na spotkaniu dotyczy tego, co dzieje się dziś.
Wskaźniki ustalone na warsztacie, liczone automatycznie
Dowód
Czy sami tego używacie?
Tak, i to jest jedyny dowód, jaki możemy pokazać bez proszenia klienta o zgodę na publikację jego liczb. Dwa agenty AI pracujące na produkcji w spółkach naszych założycieli, oba uruchomione w marcu 2026 i zbudowane tą samą metodą, którą opisujemy wyżej. Poniżej pół roku pomiaru, razem z tym, czego te liczby NIE dowodzą.
Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem.
JustBotich agentJustIdea Agency, agencja performance marketingu, około 30 osób
- 23
- osób z firmy pracuje z agentem
- 38
- systemów wpiętych na stałe
- 112
- procesów chodzi bez człowieka
- 475
- tysięcy linii kodu agenta
Agent spięty z Google Ads, Metą, systemem CRM, systemem zadań, narzędziem SEO, Analytics, Search Console i hurtownią danych. Pierwszy commit 1 marca 2026, dziś korzystają z niego 23 osoby.
8 z 38 systemów, w których pracuje
Google Ads
Meta Ads- HubSpot
- ActiveCollab
- Ahrefs
GA4
Search Console
BigQuery
- Przedtem
- W dwunastu miesiącach przed uruchomieniem agencja pracowała na marży minus 4,42 procent. W oknie dwudziestu miesięcy nie było ani jednego ciągu trzech dodatnich miesięcy.
- Po zmianie
- Maj, czerwiec i lipiec 2026 to trzy dodatnie miesiące pod rząd, pierwszy taki ciąg w całym oknie. Przychód praktycznie się nie ruszył, więc zmiana siedzi po stronie kosztu obsługi, a nie sprzedaży.
Marża wyżej o 5,55 punktu procentowego rok do roku, przy przychodzie wyższym o 1,5 procent
SurfBotich agentSurf Inc., marka odzieżowa premium, sklep online i dwa sklepy stacjonarne
- 16
- osób z firmy pracuje z agentem
- 21
- systemów wpiętych na stałe
- 89
- procesów chodzi bez człowieka
- 323
- tysięcy linii kodu agenta
Agent spięty z systemem zamówień, systemem ERP, sklepem, hurtownią danych i systemami reklamowymi. Uruchomiony w marcu 2026, pełny rozruch w maju. Korzysta z niego 16 osób, w tym magazyn i obsługa sklepów.
8 z 21 systemów, w których pracuje
PrestaShop- BaseLinker
- Comarch Optima
- BigQuery
- Google Ads
- Meta Ads
- GA4
Zalando
- Przedtem
- Od lutego do sierpnia 2025 każda złotówka budżetu reklamowego wracała jako 3,53 złotego przychodu online, a reklama pochłaniała 28,3 procent tego przychodu.
- Po zmianie
- W tych samych miesiącach 2026 wskaźnik wynosi 4,19, a udział reklamy w przychodzie zszedł do 23,9 procent. Budżet reklamowy jest niższy o 6,9 procent przy sprzedaży wyższej o 10,3 procent.
Zwrot z reklamy 3,53 na 4,19, czyli o 18,5 procent wyżej, przy budżecie niższym o 6,9 procent
2026, z agentem 2025, przed agentem przychód na jednostkę budżetu
Zwrot z każdej złotówki budżetu reklamowego w marce odzieżowej, od lutego do sierpnia, rok 2026 wobec 2025. Krzywa 2026 startuje NIŻEJ niż rok wcześniej, odrywa się w marcu i trzyma przewagę przez resztę sezonu. Szczyt to 4,91 w maju. Zaznaczamy słabszy start, bo to on pokazuje, że nie wybraliśmy sobie wygodnego punktu odniesienia.
Pomiar: Przychód online z systemu zamówień wobec wydatku we wszystkich systemach reklamowych, te same miesiące w obu latach. Dane kosztowe w hurtowni zaczynają się w lutym 2025, więc nie da się wykluczyć, że wskaźnik rósł już wcześniej sam z siebie.
Liczba operacji wykonanych przez agenta agencji w kolejnych miesiącach 2026, od pierwszego commita w marcu. Z 83 operacji w marcu do niemal 63 tysięcy w sierpniu, przy wzroście z 4 do 23 korzystających osób. Ta krzywa jest tu dlatego, że wdrożenie, z którego nikt nie korzysta, wygląda w raporcie identycznie jak udane.
Pomiar: Log wywołań agenta w hurtowni danych, marzec do sierpnia 2026, liczony na poziomie pojedynczego wywołania narzędzia.
Rozkład 29 854 operacji wykonanych bez udziału człowieka w ciągu trzydziestu dni, według rodzaju zadania. Najwięcej idzie na pilnowanie dostępności zespołu i monitoring stron klientów, czyli na rzeczy, które trzeba robić bez przerwy, a których nikt nie chce robić ręcznie.
Pomiar: Log audytowy agenta, ostatnie 30 dni przed 2 września 2026, zliczone po rodzaju wywołanego narzędzia.
Z 64 903 operacji wykonanych w ostatnich trzydziestu dniach 29 854 poszło bez udziału człowieka: monitoring stron klientów, zasilanie hurtowni, przeglądy kont reklamowych, wyłapywanie zgłoszeń z formularzy. Reszta to praca, którą ktoś zlecił i odebrał. Podajemy obie liczby, bo autonomia bez nadzoru nie jest zaletą, tylko ryzykiem.
Pomiar: Log audytowy agenta, ostatnie 30 dni przed 2 września 2026, podział po tym, czy wywołanie miało powiązaną sesję człowieka.
A u Ciebie
Co, jeśli u nas jest inaczej?
Trzy zdania słyszymy najczęściej i wszystkie trzy są uczciwe. Poniżej odpowiedzi, które dajemy na rozmowie, zanim ktokolwiek podpisze cokolwiek.
Nie mamy działu IT, nie ma kto tego pilnować.
Techniczną część bierzemy na siebie, a po wdrożeniu zostaje rozwiązanie, które prowadzi osoba z Waszego zespołu po czterogodzinnym szkoleniu. Nie zostawiamy systemu, który wymaga programisty do zmiany jednego warunku.
Nasze dane są w rozsypce, najpierw musielibyśmy zrobić porządek.
Porządek w danych to najczęstszy wynik warsztatu, nie warunek wstępny. Pilot budujemy na Waszych prawdziwych danych właśnie po to, żeby zobaczyć, co jest niekompletne, i dowiedzieć się tego w drugim tygodniu, a nie w piątym miesiącu.
Nie mamy budżetu na duży projekt.
Warsztat kosztuje 2500 zł netto za tydzień i jest zamkniętą całością. Możesz na nim poprzestać, zabrać mapę procesu i plan na 30 dni, i zrealizować go bez nas. Wdrożenie jest osobną decyzją, podejmowaną po tym, jak już wiesz, co z niego wyjdzie.
Zespół tego nie przyjmie.
Najczęstszy powód, dla którego wdrożenie się nie utrzymuje. Dlatego na warsztacie rozmawiamy z ludźmi, którzy wykonują proces, a nie tylko z osobą, która podpisuje umowę. Jeśli zespół uzna, że automatyzacja jest wymierzona w niego, znajdzie sposób, żeby jej nie używać.
- CRM
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace
- Fakturowanie i księgowość
- Fakturownia, iFirma, Subiekt, sevDesk, Comarch Optima
- Sprzedaż i magazyn
- BaseLinker, Allegro, Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Xentral
- Praca zespołu
- Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion, ClickUp, Asana, Jira
- Dane i raportowanie
- BigQuery, Google Sheets, Google Analytics, bazy SQL
- Warstwa automatyzacji
- Make, n8n, Zapier, własne integracje przez API
Ile czasu zabiera proces, zanim i po
Typowy rozkład czasu w procesach, które automatyzujemy najczęściej.
| Proces | Czas ręcznie, tygodniowo | Co przejmuje system | Zostaje dla człowieka |
|---|---|---|---|
| Raport tygodniowy dla zarządu | 3 do 5 godzin | Zebranie danych, przeliczenie, złożenie pliku | Komentarz i decyzja |
| Obsługa nowego zapytania | 2 do 4 godzin | Utworzenie rekordu, przypisanie, przypomnienia | Rozmowa z klientem |
| Fakturowanie z systemu sprzedaży | 2 do 6 godzin | Wystawienie, wysyłka, monitoring płatności | Rozstrzyganie wyjątków |
| Onboarding nowego pracownika | 4 do 8 godzin jednorazowo | Konta, dokumenty, zadania, harmonogram | Wdrożenie merytoryczne |
| Synchronizacja CRM i ERP | 3 do 8 godzin | Przenoszenie i uzgadnianie danych | Rozbieżności wymagające decyzji |
To zakres, jaki spotykamy w firmach produkcyjnych i agencjach, a nie obietnica wyniku dla konkretnej firmy. Twój wynik ustalamy na warsztacie, na Twoich danych.
Jak pracujemy
Metoda JUSTPROCES, cztery kroki
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat, 1 do 7 tygodni
Mapa procesu w stanie obecnym, wąskie gardła uszeregowane po koszcie, wskaźniki i plan na 30 dni.
Pilot, 2 tygodnie
Budujemy pierwszą automatyzację na Twoich prawdziwych danych, nie na przykładzie. Po tym etapie wiadomo, czy to działa u Ciebie.
Produkcja, 2 do 4 tygodni
Pełne wdrożenie, szkolenie zespołu, monitoring. Zespół prowadzi rozwiązanie samodzielnie.
Raport zwrotu, po 30 i 90 dniach
Te same wskaźniki co na warsztacie, policzone na danych po zmianie.
Jak zmienia się tydzień
Co robi zespół przed zmianą, a co po niej
Przedtem
- Poniedziałek zaczyna się od składania raportu z czterech źródeł
- Status sprawy ustala się, pytając osoby, która ją prowadzi
- Nowe zapytanie czeka, aż ktoś zauważy je w skrzynce
- Dane wprowadza się drugi i trzeci raz, do kolejnego systemu
- Urlop jednej osoby zatrzymuje jeden proces w całości
Po zmianie
- Raport czeka gotowy, zostaje go skomentować
- Status widać w systemie, bez pytania kogokolwiek
- Zapytanie jest przypisane i ma termin od pierwszej minuty
- Dane wprowadza się raz, reszta dzieje się sama
- Proces działa niezależnie od tego, kto jest w pracy
Pierwsze zmiany widać po 14 dniach od warsztatu, pełny obraz po 30. Efekt liczymy po 30 i po 90 dniach, na wskaźnikach ustalonych przed startem.
Dla osoby, która to podpisuje
Co ryzykujesz, a czego nie
Wdrożenie technologiczne, które się nie przyjmie, kosztuje więcej niż pieniądze. Kosztuje wiarygodność osoby, która je przeforsowała, i zamyka temat w firmie na następne dwa lata.
Ten proces jest ułożony tak, żeby ryzyko rozkładało się na etapy, a nie stało w całości na Twoim podpisie na starcie.
- Po warsztacie masz dokument, który obroni się sam na zarządzie, nawet jeśli nie pójdziecie dalej
- Pilot pokazuje wynik na Waszych danych, zanim zapadnie decyzja o pełnym wdrożeniu
- Wskaźniki ustalamy PRZED startem, więc ocena nie zależy od tego, kto ładniej opowie
- Raport po 30 i 90 dniach jest liczbą, nie prezentacją
Ile to kosztuje
Cena warsztatu jest jawna, cena wdrożenia powstaje po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień i trwa od jednego do siedmiu tygodni, zależnie od zakresu. To cena jawna i nienegocjowana, bo warsztat ma stałą zawartość.
Wdrożenie wyceniamy dopiero po warsztacie. Przed zmapowaniem procesu każda wycena byłaby zgadywaniem, a zgadywanie w wycenie zawsze kosztuje jedną ze stron.
Warsztat
2500 zł
netto za tydzień, od 1 do 7 tygodni
Zamknięta całość. Kończy się mapą procesu i planem na 30 dni, który możesz zrealizować bez nas.
- Mapa procesu w stanie obecnym
- Wąskie gardła uszeregowane po koszcie
- Trzy rekomendacje o najwyższym zwrocie
- Wskaźniki i propozycja pulpitu
- Plan działań na 30 dni
- Najczęściej wybierany
Warsztat i wdrożenie
Wycena po warsztacie
zakres wynika z mapy procesu
Najczęściej wybierany wariant. Warsztat, pilot na Waszych danych i pełne wdrożenie z raportem zwrotu.
- Wszystko z warsztatu
- Pilot na prawdziwych danych, 2 tygodnie
- Wdrożenie produkcyjne, 2 do 4 tygodni
- Szkolenie zespołu i monitoring
- Raport zwrotu po 30 i 90 dniach
Opieka po wdrożeniu
Ustalana indywidualnie
opcjonalna, po zakończeniu wdrożenia
Dla firm, które chcą rozwijać rozwiązanie dalej, zamiast utrzymywać je samodzielnie.
- Rozbudowa o kolejne procesy
- Reakcja na zmiany w systemach źródłowych
- Przegląd wskaźników co kwartał
Warsztat kończy się planem na 30 dni, który możesz zrealizować także bez nas. Jeśli po nim uznasz, że wdrożenie nie ma sensu, zostajesz z mapą procesu i listą priorytetów, a my z tym nie dyskutujemy.
Najczęstsze pytania
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
To zastąpienie powtarzalnych czynności wykonywanych ręcznie regułami, które wykonuje system. Przepisywanie danych między programami, wysyłanie tych samych maili, sklejanie raportów z kilku źródeł i pilnowanie terminów przestają zajmować czas ludzi. Automatyzacja nie zmienia tego, co firma robi. Zmienia to, kto to klika.
Od czego zacząć automatyzację w firmie?
Od zmapowania procesu, nie od wyboru narzędzia. Najczęstszy błąd to kupienie systemu i dopasowywanie do niego pracy, co kończy się narzędziem, którego połowa zespołu używa obok, w Excelu. Warsztat odwraca tę kolejność.
Ile trwa wdrożenie automatyzacji?
Pierwsza działająca automatyzacja powstaje w 14 dni od zakończenia warsztatu. Pełne wdrożenie zajmuje od 4 do 8 tygodni. Efekt mierzymy po 30 i po 90 dniach, na tych samych wskaźnikach, które ustaliliśmy na warsztacie.
Jakich narzędzi używacie?
Make, n8n i Zapier do przepływów między systemami, własne integracje przez API tam, gdzie gotowe konektory nie wystarczają, oraz agenci AI oparci na modelach Claude i GPT tam, gdzie decyzję trzeba podjąć na podstawie treści, a nie reguły. Narzędzie dobieramy do procesu, nie odwrotnie.
Z jakimi systemami się łączycie?
CRM: HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace. Fakturowanie: Fakturownia, iFirma, Subiekt, sevDesk. Sprzedaż i magazyn: BaseLinker, Allegro, Shopify, WooCommerce, Xentral. Praca zespołu: Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion, ClickUp, Asana, Jira. Dane: BigQuery, Google Sheets, bazy SQL.
Czy automatyzacja procesów oznacza zwolnienia?
W firmach, z którymi pracujemy, nie. Automatyzacja zdejmuje z ludzi tę część pracy, której i tak nie chcieli wykonywać: przepisywanie danych, sklejanie raportów, pilnowanie statusów. Zespół zostaje ten sam, zmienia się to, na co ma czas.
Czego potrzebujecie od nas na starcie?
Jednej osoby decyzyjnej dostępnej na spotkania, dostępu do informacji o procesie i możliwości rozmowy z ludźmi, którzy ten proces wykonują na co dzień. Dostęp do systemów jest potrzebny dopiero przy pilocie i tylko w zakresie, na który się zgodzisz.
Dla jakich firm to nie ma sensu?
Dla takich, w których proces zmienia się co tydzień i nikt nie potrafi go opisać. Wtedy najpierw trzeba go ustalić, a to jest praca organizacyjna, nie techniczna. Powiemy o tym na warsztacie, zamiast sprzedawać wdrożenie, które się nie utrzyma.
Zacznij od rozmowy, nie od wdrożenia
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, gdzie praca się zatrzymuje, a my mówimy, czy to jest przypadek na warsztat, czy da się to załatwić prościej. Jeśli prościej, powiemy to od razu.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie. To nie jest zabieg sprzedażowy, tylko warunek tego, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli czytasz to i myślisz o konkretnym raporcie, który ktoś u Ciebie składa ręcznie w każdy poniedziałek, to jest dokładnie ten przypadek. Warsztat kosztuje 2500 zł netto za tydzień i kończy się planem, który możesz wykonać bez nas.