Automatyzacja
fakturowania

Problem z ręcznym fakturowaniem

Deal zamknięty w piątek po południu. Handlowiec oznacza go jako "wygrane" w CRM. Faktura? Wystawia ją ktoś inny — ale ta osoba jest na urlopie, więc faktura czeka do środy. Wtedy ktoś loguje się do systemu fakturowego, odszukuje dane klienta, ręcznie wpisuje pozycje z oferty PDF (którą trzeba najpierw odnaleźć w Gmailu), sprawdza stawkę VAT, wpisuje termin płatności, generuje PDF i wysyła mailem z ręcznie napisaną wiadomością. Klient dostaje fakturę 5 dni po zamknięciu deala. Termin płatności 14 dni zaczyna się od wtorku, nie od piątku — a cashflow firmy na tym traci. Przy 20 fakturach miesięcznie to kilka godzin pracy. Przy 200 to pełen etat. Błąd w numerze NIP albo złej kwocie oznacza anulowanie faktury, korektę i ponowne wysyłanie — a płatność się opóźnia. Automatyzacja fakturowania polega na tym, że zamknięcie deala w CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace) automatycznie triggeruje wystawienie faktury w systemie fakturowym (Fakturownia, iFirma, InFakt, wFirma, Comarch ERP). Dane klienta, pozycje, kwoty, stawki VAT i termin płatności są pobierane z CRM — nikt ich nie przepisuje. Faktura jest generowana, wysyłana mailem do klienta i archiwizowana w Google Drive automatycznie, bez żadnej ingerencji człowieka. System śledzi terminy płatności i wysyła automatyczne przypomnienia — po 3 dniach, 7 dniach, 14 dniach po terminie. Po przekroczeniu progu eskalacja trafia do odpowiedniej osoby z informacją o kwocie i historii kontaktu. Dla e-commerce integrujemy się z BaseLinker i platformami sklepowymi, żeby faktury wystawiały się automatycznie przy każdym zamówieniu. Efekt: faktury wychodzą tego samego dnia co zamknięcie deala, błędy znikają, a windykacja działa bez ręcznego pilnowania zaległości.

Jak działa automatyczne fakturowanie?

• Trigger z CRM — zamknięcie deala w HubSpot, Pipedrive lub innym CRM automatycznie uruchamia generowanie faktury. Dane klienta, kwota i warunki płatności pobierane z CRM.
• Generowanie faktury — system fakturowy (Fakturownia, iFirma, InFakt, wFirma) tworzy fakturę na podstawie danych z triggera. Numeracja, stawki VAT, terminy — wszystko zgodnie z konfiguracją.
• Wysyłka — faktura wysyłana automatycznie mailem do klienta z odpowiednim szablonem wiadomości. Kopia archiwizowana w Google Drive i zaksięgowana w systemie.
• Monitoring płatności — system śledzi termin płatności. Jeśli faktura nie zostanie opłacona na czas, wysyła automatyczne przypomnienie. Po X dniach eskaluje do odpowiedniej osoby.
• Raportowanie — zestawienie wystawionych faktur, statusów płatności i zaległości generowane automatycznie i dostępne w dashboardzie.

Z jakimi systemami integrujemy?

Fakturownia, iFirma, InFakt, wFirma, Comarch ERP, SAP — to najczęstsze systemy fakturowe naszych klientów. Po stronie źródła danych: HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Google Sheets, BaseLinker (dla e-commerce). Każda kombinacja jest możliwa, jeśli systemy mają API.

Ile oszczędzasz?

Przy 50 fakturach miesięcznie automatyzacja oszczędza 8-12 godzin miesięcznie i eliminuje błędy ręcznego przepisywania. Przy 200+ fakturach to oszczędność równowartości pełnego etatu. Dodatkowo: szybsze wysyłanie faktur = szybsze płatności = lepszy cashflow.