Automatyczne sprawdzanie NIP w VIES i białej liście VAT przed wystawieniem faktury. Zero ryzyka.
Umów bezpłatną konsultacjęSama zgodność sumy kontrolnej to dopiero pierwszy próg kontroli — ostatnia, dziesiąta cyfra NIP-u jest wyliczana z wag 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7 nałożonych na pierwsze dziewięć cyfr, więc zwykłą literówkę da się odrzucić algorytmicznie, zanim padnie jakiekolwiek zapytanie do zewnętrznego API. Prawdziwe ryzyko zaczyna się dopiero za tym progiem. Wykaz podatników VAT, tzw. biała lista, prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i udostępniany przez API pod adresem wl-api.mf.gov.pl, aktualizuje się raz dziennie w dni robocze — nie w czasie rzeczywistym — i pozwala odpytać status kontrahenta zarówno po numerze NIP, jak i po numerze rachunku bankowego, na wybrany dzień wstecz, a nie tylko „na teraz". To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne: dla fiskusa liczy się status w dniu zlecenia przelewu, nie w dniu podpisania umowy czy wystawienia faktury, a wykaz zwraca jeden z trzech statusów: czynny, zwolniony albo niezarejestrowany. Zgodnie z art. 117ba Ordynacji podatkowej nabywca odpowiada solidarnie za zaległości VAT sprzedawcy, jeśli zapłaci powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu i nie zgłosi tego na druku ZAW-NR w ciągu 3 dni roboczych od zlecenia przelewu do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy. Ryzyko nie kończy się na VAT — ten sam przelew, bez zgłoszonego w terminie ZAW-NR, automatycznie wypada z kosztów uzyskania przychodu na gruncie art. 15d ustawy o CIT (analogicznie w PIT), więc pojedynczy błąd uderza w firmę dwutorowo: w rozliczeniu VAT i w podatku dochodowym jednocześnie. Dla kontrahentów z Unii Europejskiej dochodzi trzeci front: system VIES, w którym trzeba potwierdzić aktywność numeru VAT-UE, żeby w ogóle zastosować stawkę 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów — a VIES bywa mniej stabilny niż krajowa biała lista, bo w praktyce agreguje dane z rejestrów kilkudziesięciu krajowych administracji podatkowych naraz, z których część miewa własne okna niedostępności. Dobra automatyzacja musi to uwzględniać i sensownie obsłużyć chwilowy brak odpowiedzi zamiast fałszywie blokować fakturę albo — gorzej — przepuszczać ją bez weryfikacji. Do tego dochodzi mechanizm podzielonej płatności (split payment), obowiązkowy dla towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT — m.in. elektroniki, stali, złomu i usług budowlanych — powyżej 15 000 zł brutto, gdzie błędne oznaczenie faktury rodzi osobne, niezależne od powyższych, sankcje. Automatyczna weryfikacja NIP zamienia te cztery osobne obowiązki — poprawność numeru, status w białej liście, VIES, oznaczenie MPP — w jedną nieprzekraczalną bramę w procesie wystawiania faktur, zamiast zostawiać je jako cztery osobne rzeczy do pamiętania przez człowieka. Gdy zamówienie lub deal osiąga w CRM status „do fakturowania", Make lub n8n automatycznie odpytuje API białej listy VAT oraz VIES, sprawdza czy NIP jest aktywny, czy zgłoszony numer konta widnieje w wykazie na dany dzień i czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT — a wynik weryfikacji, wraz z datą sprawdzenia, zapisuje jako dowód należytej staranności na wypadek kontroli. Jeśli weryfikacja przechodzi, faktura generuje się automatycznie. Jeśli nie — workflow zatrzymuje się i wysyła alert na Slack lub e-mail do osoby odpowiedzialnej, razem z raportem rozbieżności i konkretnym następnym krokiem, np. gotowym do wypełnienia drukiem ZAW-NR. Integrujemy z Fakturownią, iFirmą, Comarch, enova365 i każdym innym systemem posiadającym API fakturowe. Ma to jeszcze większe znaczenie odkąd faktury ustrukturyzowane w KSeF stały się obowiązkowe dla zdecydowanej większości czynnych podatników VAT — błędnego NIP-u kontrahenta nie da się tam poprawić edycją PDF-a, bo korekta faktury ustrukturyzowanej to osobny, sformalizowany proces uruchamiany w samym systemie. Weryfikacja przed wystawieniem, a nie po, jest więc jedynym momentem, w którym błąd kosztuje kilka sekund zamiast osobnego trybu korekty i wyjaśnień z księgowością. Cały proces trwa kilka sekund i przy poprawnych danych nie wymaga żadnej interwencji człowieka.
BOND, nasz firmowy Agent AI, łączy się z narzędziami Twojej firmy — CRM, ERP, Google Sheets, BigQuery, systemy fakturowe — i odpowiada na pytania w języku naturalnym, np. „które faktury w tym miesiącu wystawiliśmy kontrahentom z rozbieżnością na białej liście?", „ilu kontrahentów zmieniło status z czynnego na niezarejestrowanego w ostatnim kwartale?" albo „ile razy VIES zwrócił błąd i wymagał ręcznej weryfikacji?". Zamiast przeszukiwać logi weryfikacji ręcznie albo prosić księgowość o zestawienie, zespół pisze pytanie i dostaje odpowiedź w kilka sekund.
Każde wdrożenie zaczynamy od zrozumienia, jak dziś wygląda u Ciebie proces fakturowania — kto sprawdza kontrahentów, na jakim etapie i co się dzieje, gdy weryfikacja wypadnie negatywnie. Nie instalujemy narzędzi na ślepo — najpierw mapujemy, gdzie w tym procesie powstają luki. Najczęstsze, jakie widzimy: weryfikacja robiona raz, przy onboardingu klienta, zamiast przy każdej fakturze i każdym przelewie; sprawdzenie NIP-u „na dziś" zamiast na dzień faktycznego zlecenia przelewu; brak wspólnego źródła prawdy o statusie kontrahenta między CRM a systemem fakturowym, przez co dane się rozjeżdżają.
Firmy B2B wystawiające regularnie faktury powyżej 15 000 zł, dla których art. 117ba Ordynacji podatkowej i art. 15d ustawy o CIT realnie oznaczają ryzyko odpowiedzialności solidarnej oraz utraty kosztu podatkowego — zwłaszcza działy księgowości i biura rachunkowe obsługujące wielu klientów jednocześnie, gdzie ręczne sprawdzanie każdej transakcji w wykazie i w VIES nie skaluje się i łatwo o pomyłkę przy dużym wolumenie przelewów. Dotyczy to też firm handlujących towarami i usługami z załącznika nr 15 — branża budowlana, elektronika, złom, stal — objętych obowiązkowym split paymentem, oraz eksporterów i importerów współpracujących z kontrahentami z UE, którzy muszą na bieżąco weryfikować status VAT-UE w VIES przed zastosowaniem stawki 0% przy WDT.
Nie musisz mieć wewnętrznego działu IT. Nie musisz znać się na przepisach VAT, CIT ani na AI. Wystarczy, że wiesz w przybliżeniu, ile transakcji miesięcznie przechodzi dziś bez systematycznej weryfikacji kontrahenta na dzień płatności — resztą, łącznie z integracją z Twoim systemem fakturowym, zajmujemy się my.
Nie ciągniemy projektów miesiącami. Od warsztatu procesowego do działającej bramy weryfikacyjnej przed fakturowaniem mija zwykle 2 do 6 tygodni — zależnie od liczby integrowanych systemów i tego, czy oprócz białej listy trzeba obsłużyć też VIES i oznaczanie MPP.
Nie instalujemy narzędzi na ślepo. Najpierw mapujemy, gdzie dziś w procesie fakturowania powstaje realne ryzyko — VAT, CIT czy oba naraz — potem automatyzujemy dokładnie to, co je eliminuje, a nie to, co najłatwiej sprzedać.
Bez recepcji, bez ticketów. Formularz trafia bezpośrednio do założyciela. Odpowiedź w ciągu dnia roboczego.
30 minut, demo weryfikacji na przykładowych NIP-ach w różnych stanach: czynny, zwolniony, niezarejestrowany, zagraniczny VAT-UE bez potwierdzenia w VIES. Bez zobowiązań. Powiesz nam, jak dziś wygląda Twój proces fakturowania — pokażemy, co konkretnie możemy zautomatyzować.
Pierwsza konsultacja (30 minut) jest bezpłatna. Podczas rozmowy pokażemy demo automatycznej weryfikacji NIP na przykładowych danych i porozmawiamy o tym, jak dziś wygląda u Ciebie proces fakturowania i weryfikacji kontrahentów — w tym, na jakim etapie ktoś dziś sprawdza białą listę i VIES, kto zgłasza ZAW-NR i co się dzieje, gdy wynik jest negatywny. Nie musisz udostępniać swoich systemów — wystarczy, że opowiesz, jak dziś sprawdzacie kontrahentów i co się dzieje przy rozbieżności. Na tej podstawie zaproponujemy konkretny plan działania z szacunkowym ROI.
Pokażemy Ci jak BOND lub Agent personalny działa na przykładowych danych. Bez ogólników. Konkretny case z Twojej branży.
Bez recepcji, bez helpdesku, bez ticketów. Odpowiem konkretnie: czy to ma sens dla Twojej firmy i co byłby pierwszym krokiem.