Automatyczne przypomnienia o płatności faktura sama upomina się o zapłatę
Faktura mija termin i sekwencja rusza sama: e-mail po 3 dniach, e-mail i SMS po 7, nota odsetkowa z rekompensatą po 14, eskalacja do prawnika po 30. Dane bierze z Fakturowni, Subiekta, Comarch Optima albo arkusza, a przed każdą wysyłką sprawdza, czy wpłata już nie weszła. Nikt u Ciebie nie musi pamiętać, komu i po raz który przypomnieć.
- 4 etapysekwencja po 3, 7, 14 i 30 dniach od terminu, każda wiadomość z numerem faktury, kwotą i linkiem do płatności
- 40, 70 lub 100 eurorekompensata za koszty odzyskiwania należności, która przysługuje Ci z mocy ustawy przy każdej przeterminowanej fakturze B2B, bez wzywania dłużnika
- 2 do 3 tygodniod warsztatu do pełnej sekwencji z SMS-em, Slackiem i eskalacją; sama sekwencja e-mail rusza w 5 dni roboczych
Problem
Dlaczego ręczne upominanie się o zapłatę zawodzi?
Księgowa otwiera raport przeterminowanych faktur raz na tydzień, czasem raz na dwa. Wysyła kilka maili, odczekuje, dzwoni do tych, którzy nie odpisali. Przy 50 fakturach miesięcznie, z których każda wymaga 2 do 3 kontaktów, to 100 do 150 wiadomości i telefonów. Nikt tego nie lubi, bo za miesiąc z tym samym klientem negocjuje się kolejne zlecenie. Dlatego upominanie jest pierwsze do odłożenia, gdy pojawia się coś pilniejszego.
Prawo daje Ci konkretne narzędzia. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przyznaje wierzycielowi odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, wyższe niż zwykłe ustawowe, oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności: 40, 70 albo 100 euro od każdej faktury, zależnie od jej kwoty, z mocy prawa i bez osobnego wezwania. Gdy dłużnikiem jest duża firma, a wierzycielem mała, termin zapłaty w umowie nie może przekroczyć 60 dni. Problem w tym, że te narzędzia działają tylko wtedy, gdy stosujesz je przy każdej fakturze, a nie przy tych kilku, które akurat bolą.
Efekt jest zawsze ten sam. Odsetki i rekompensaty przepadają, bo nikt ich nie naliczył. Klient uczy się, że u Was można płacić z poślizgiem, bo przypomnienie przychodzi raz na jakiś czas albo wcale. A pieniądze, które już zarobiliście, leżą u kontrahenta, podczas gdy Wy dopinacie płynność kredytem obrotowym albo faktoringiem.
- Rekompensata 40, 70 albo 100 euro od faktury i odsetki przepadają, bo nikt ich nie nalicza
- 100 do 150 wiadomości i telefonów miesięcznie przy 50 fakturach, wysyłanych ręcznie i nieregularnie
- Klient uczy się, że u Was płaci się z poślizgiem, bo przypomnienie przychodzi raz na jakiś czas
- Faktura trafia do prawnika bez historii kontaktu, którą ktoś musi dopiero odtworzyć ze skrzynki
Dlaczego teraz
Co się zmieniło, że da się to uruchomić w tygodnie?
Każdy popularny w Polsce system fakturowy ma dziś API albo eksport, z którego da się codziennie odczytać termin i status faktury: Fakturownia, iFirma, wFirma, inFakt, Subiekt GT i nexo, Comarch ERP Optima, Symfonia. Tam, gdzie API nie ma, wystarczy arkusz z kolumną termin i status. Nie trzeba zmieniać systemu księgowego, żeby faktura sama się upominała.
Drugi element to warstwa automatyzacji, n8n albo Make, która raz dziennie przechodzi listę faktur i dla każdej przeterminowanej uruchamia właściwy etap. Kanały są gotowe: Gmail albo Brevo dla e-maila, SerwerSMS albo Twilio dla SMS-a, webhook Slacka dla alertu wewnętrznego. Nikt nie pisze własnego systemu windykacyjnego.
Trzeci element to agent AI. Sekwencja wyśle przypomnienie, ale nie odpowie właścicielowi na pytanie „ile pieniędzy wisi u klientów dłużej niż 30 dni i u kogo najwięcej”. BOND, nasz firmowy agent AI, odpowiada na to zwykłym zdaniem, z danych fakturowych, w 5 do 10 sekund.
Co się zmienia
Co dostaje osoba, która pilnuje należności?
Przypomnienie wychodzi w dniu, w którym ma wyjść
Workflow sprawdza listę faktur co noc i dla każdej przeterminowanej uruchamia właściwy etap: e-mail po 3 dniach, e-mail i SMS po 7, nota po 14, eskalacja po 30. Urlop księgowej i zamknięcie miesiąca nie mają na to wpływu.
4 etapy w stałych odstępach, przy każdej fakturze bez wyjątku
Zero przypomnień po zapłacie
Przed każdą wysyłką workflow pyta system fakturowy o status. Faktura oznaczona jako opłacona wypada z sekwencji, nawet jeśli wpłata i zaplanowana wiadomość nałożyły się w czasie o kilka godzin.
Status sprawdzany przed każdym etapem, nie raz na dobę przy starcie
Ton dopasowany do etapu i klienta
Dzień 3 to uprzejme przypomnienie bez słowa o odsetkach. Dzień 7 to formalna wiadomość z kwotą i numerem faktury w temacie. Stały kontrahent może dostać inny wariant niż jednorazowe zlecenie, a szablony piszemy razem na warsztacie.
Osobne szablony na każdy etap i segment klientów
Odsetki i rekompensata naliczone same
Na etapie 14 dni workflow wylicza odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensatę 40, 70 albo 100 euro, po czym wstawia je do noty. Czy pokazujesz je klientowi od razu, czy trzymasz jako argument do rozmowy, decydujesz Ty.
Kwoty z ustawy, liczone od kwoty faktury i liczby dni opóźnienia
Jedna wiadomość zamiast trzech
Klient z kilkoma przeterminowanymi fakturami dostaje jedno zbiorcze przypomnienie z pełną listą, kwotami i jednym linkiem do płatności. Nie trzy podobne maile, z których jeden na pewno przeoczy.
Zbiorcze przypomnienie per kontrahent, z imieniem, numerami faktur i kwotami
Eskalacja z gotową dokumentacją
Po 30 dniach faktura idzie do prawnika albo firmy windykacyjnej razem z historią kontaktu, naliczonymi odsetkami i rekompensatą. Wcześniej, po 14 dniach, manager finansowy dostaje alert na Slacku, żeby decyzja nie czekała na przegląd raportu.
Alert na Slacku po 14 dniach, komplet dokumentów po 30
A u Ciebie
Co, jeśli u nas wygląda to inaczej?
Cztery zdania, które słyszymy najczęściej, i to, co na nie odpowiadamy.
Mamy 15 faktur miesięcznie, księgowa ogarnia to w godzinę.
Możliwe, że wtedy sekwencja nie jest Wam potrzebna, i mówimy to na konsultacji. Pytanie brzmi, czy tę godzinę księgowa faktycznie ma co tydzień i czy przy każdej fakturze nalicza rekompensatę. Jeśli tak, wracamy do tematu, gdy faktur przybędzie albo gdy ta osoba odejdzie.
Nie chcę straszyć stałych klientów odsetkami.
Nie musisz. Etap 3 dni nie wspomina o odsetkach w ogóle, a na warsztacie ustalamy, czy na etapie 14 dni pokazujesz wyliczenie, czy trzymasz je w zanadrzu do rozmowy telefonicznej. Stali kontrahenci mogą mieć osobny, łagodniejszy wariant szablonów.
Nasz Subiekt nie ma nowoczesnego API.
Subiekt GT i nexo obsługujemy przez API Insert i konektor dopasowany do Waszej wersji. Comarch ERP Optima przez API REST albo eksport XML. Symfonia, Enova i Sage przez eksport pliku. Gdy nic z tego nie działa, źródłem prawdy jest arkusz z kolumną termin i status.
Boję się, że system wyśle przypomnienie po zapłacie i klient się obrazi.
Dlatego status faktury sprawdzamy bezpośrednio przed każdą wysyłką, a nie raz dziennie przy starcie. Wpłata zaksięgowana rano zatrzymuje wiadomość zaplanowaną na południe. W pilocie na Waszych fakturach z ostatnich miesięcy sprawdzamy dokładnie ten scenariusz.
- Systemy fakturowe i ERP
- Fakturownia, iFirma, wFirma, inFakt, Subiekt GT i nexo, Comarch ERP Optima, Symfonia, Enova, Sage
- CRM
- HubSpot, Pipedrive, LiveSpace, Salesforce
- Kanały do klienta
- Gmail, GetResponse, Brevo, SerwerSMS, Twilio, WhatsApp Business API
- Alerty wewnętrzne
- Slack, Microsoft Teams, e-mail
- Płatności online
- Przelewy24, Stripe, przelew tradycyjny z danymi w treści wiadomości
- Warstwa automatyzacji
- n8n, Make, Google Sheets, własne integracje przez API
Cztery etapy sekwencji i co się dzieje na każdym
Standardowa sekwencja, od której zaczynamy warsztat. Odstępy, kanały i ton każdego etapu dopasowujemy do Waszej branży i do tego, jak dziś wygląda relacja z klientem.
| Etap | Co dostaje klient | Co dzieje się u Ciebie |
|---|---|---|
| Dzień +3 | E-mail w uprzejmym tonie: numer faktury, kwota, link do płatności. Bez słowa o odsetkach | Nic. Workflow czeka na wpłatę albo na kolejny etap |
| Dzień +7 | E-mail formalny z numerem faktury w temacie i informacją o odsetkach. SMS, jeśli e-mail z etapu +3 został bez odpowiedzi | Nic. Workflow sprawdza status faktury przed wysyłką |
| Dzień +14 | E-mail z notą odsetkową i rekompensatą 40, 70 albo 100 euro | Alert na Slacku do managera finansowego: faktura bez odpowiedzi od 14 dni |
| Dzień +30 | Zależnie od wariantu: informacja o przekazaniu sprawy albo o wstrzymaniu kolejnych zleceń | Eskalacja do prawnika lub firmy windykacyjnej z historią kontaktu, odsetkami i rekompensatą. Opcje: wpis do BIG albo KRD, wstrzymanie dostaw |
| Wpłata zaksięgowana | Nic. Żadnego przypomnienia po zapłacie | Faktura wypada z sekwencji |
| Kilka faktur naraz | Jedno zbiorcze przypomnienie z listą, kwotami i jednym linkiem do płatności | Zbiorczo albo per faktura, wybór na warsztacie |
| Klient bez numeru telefonu | E-mail na każdym etapie, bez SMS-a | Kontrahent trafia na listę do uzupełnienia danych, wyłapaną już w pilocie |
Odstępy 3, 7, 14 i 30 dni to punkt wyjścia. Dla firm z długimi terminami płatności albo stałymi kontrahentami przesuwamy je na warsztacie. Rekomendacja dla większości firm B2B: pierwsze dwa etapy tylko e-mail, SMS dopiero jako wzmocnienie, gdy e-mail nie doczekał się reakcji.
Jak to robimy
Pięć kroków od raportu przeterminowanych faktur do sekwencji na produkcji
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Rozkładamy dzisiejszą ścieżkę od przeterminowanej faktury do wpłaty: kto ją pilnuje, jak często zagląda do raportu, co pisze, kiedy dzwoni i przy jakiej kwocie odpuszcza. Sprawdzamy, z którego systemu da się czytać termin i status faktury i czy dane kontaktowe kontrahentów są kompletne.
Projekt sekwencji
Ustalamy etapy, odstępy, kanały i ton każdej wiadomości. Piszemy szablony razem z Tobą, osobno dla stałych kontrahentów i jednorazowych zleceń. Decydujemy, czy odsetki i rekompensata trafiają do noty automatycznie, czy po Twojej akceptacji, i co dzieje się po 30 dniach. Zakres wiadomości do konsumentów ustalamy z osobą odpowiedzialną u Was za RODO.
Pilot na Waszych fakturach
Workflow w n8n albo Make działa na fakturach z ostatnich miesięcy w trybie podglądu: pokazuje, co i kiedy by wysłał, bez wysyłania. Sprawdzamy zbiorcze przypomnienia, faktury opłacone w dniu wysyłki i klientów bez numeru telefonu.
Uruchomienie i szkolenie
Przełączamy na produkcję z monitoringiem błędów i alertem, gdy system fakturowy nie odpowie. Osoba od należności uczy się sama zmieniać szablon, wyłączyć klienta z sekwencji na czas negocjacji albo przesunąć próg eskalacji.
Pomiar po 30 i 90 dniach
Patrzymy na to, co da się policzyć: ile faktur zapłacono po pierwszym etapie, ile doszło do noty, ile poszło do eskalacji i ile rekompensat naliczono. Donastrajamy odstępy i ton do tego, jak reagują Wasi klienci, a nie do tego, co przewidzieliśmy.
Przed i po
Jak zmienia się tydzień osoby od należności
Przedtem
- W poniedziałek otwiera raport przeterminowanych faktur i wysyła kilkanaście maili z ręki
- Zastanawia się, czy klientowi, z którym w piątek rozmawiała o nowym zleceniu, wypada przypomnieć o zaległej fakturze
- Nalicza rekompensatę tylko przy fakturach, które akurat rzuciły się w oczy
- Przekazując sprawę prawnikowi, odtwarza historię kontaktu ze skrzynki
Po zmianie
- Przypomnienia wyszły w nocy, ona widzi tylko listę tych, na które ktoś odpowiedział
- Ton i moment przypomnienia są ustalone z góry, więc nie decyduje przy każdym kliencie osobno
- Nota z odsetkami i rekompensatą powstaje sama po 14 dniach, przy każdej fakturze
- Prawnik dostaje komplet: historię wiadomości, naliczone kwoty i daty, w jednym pakiecie
Pierwsze przypomnienia wychodzą w dniu przełączenia. Odstępy i ton oceniamy po 30 dniach, wpływ na czas oczekiwania na zapłatę po 90.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma właściciel albo dyrektor finansowy
Pytanie „ile pieniędzy wisi u klientów” dostaje odpowiedź z systemu, a nie z pamięci księgowej. Wiesz, ile faktur przekroczyło 30 dni, u kogo i od kiedy, bo sekwencja zapisuje każdy etap. Nie musisz nikogo prosić o upominanie klientów ani sprawdzać, czy to zrobił.
Druga rzecz to pieniądze, które dziś przepadają. Rekompensata 40, 70 albo 100 euro od faktury i odsetki za opóźnienie należą się Wam z mocy prawa, ale tylko sekwencja nalicza je przy każdej fakturze, nie przy tych kilku najbardziej bolesnych. To kwota, którą możesz pokazać w rozmowie o tym, czy wdrożenie się zwróciło.
- Każda przeterminowana faktura ma ten sam proces, niezależnie od tego, kto jest na urlopie
- Odsetki i rekompensata naliczone przy każdej fakturze, nie wybiórczo
- Pilot w trybie podglądu, więc żadna wiadomość nie wyjdzie, zanim zatwierdzisz szablony
- Szablony i progi zmieniasz sam, bez zgłoszenia do nas
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień. Przy przypomnieniach o płatności zwykle wystarcza jeden tydzień, bo proces jest wąski: od daty terminu do wpłaty albo eskalacji. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, z jakiego systemu czytamy faktury, ile kanałów wchodzi w grę i ile wariantów szablonów trzeba przygotować.
Koszt działania workflow płacisz bezpośrednio dostawcy: n8n albo Make za scenariusz, SerwerSMS albo Twilio za każdy wysłany SMS, Brevo albo GetResponse, jeśli chcesz śledzić otwarcia. Gmail i webhook Slacka są bez opłat. Bez naszej prowizji.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, przy przypomnieniach zwykle jeden
Zamknięta całość. Kończy się spisaną sekwencją z szablonami i planem, który możesz zrealizować bez nas, także własnymi siłami w Make albo n8n.
- Mapa dzisiejszej ścieżki od przeterminowanej faktury do wpłaty
- Etapy, odstępy, kanały i ton każdej wiadomości spisane
- Szablony 4 etapów, osobno dla stałych i jednorazowych klientów
- Rekomendacja źródła danych i narzędzia: n8n, Make albo API
- Wskaźniki do pomiaru po 30 dniach
- Najczęściej wybierany
Warsztat i wdrożenie sekwencji
Wycena po warsztacie
zakres wynika z systemu fakturowego i liczby kanałów
Najczęściej wybierany wariant. Działająca sekwencja w 2 do 3 tygodni od warsztatu, przetestowana na Waszych fakturach.
- Wszystko z warsztatu
- Workflow w n8n albo Make spięty z systemem fakturowym, e-mailem, SMS-em i Slackiem
- Naliczanie odsetek i rekompensaty, zbiorcze przypomnienia, zatrzymanie po zapłacie
- Pilot w trybie podglądu i przełączenie z monitoringiem
- Szkolenie osoby od należności z samodzielnej zmiany szablonów i progów
Sekwencja i agent AI dla finansów
Wycena po warsztacie
dla firm, które pytają o należności częściej niż raz w tygodniu
Wszystko z wdrożenia plus BOND, który odpowiada na pytania o należności zwykłym zdaniem, z danych fakturowych.
- Wszystko z wdrożenia sekwencji
- Agent AI spięty z systemem fakturowym: ile wisi, u kogo, od kiedy, ile naliczono rekompensat
- Alerty o klientach, którzy przekroczyli próg kwotowy albo 30 dni
- Dostęp dla właściciela, księgowej i handlowców, po polsku
Jeśli na warsztacie okaże się, że Wasz system fakturowy ma wbudowane przypomnienia, które Wam wystarczą, mówimy to i pokazujemy, jak je włączyć. Warsztat kończy się dokumentem z sekwencją i szablonami, który obroni się bez nas, także gdy wdrożenie zrobicie sami.
Najczęstsze pytania
Jak działają automatyczne przypomnienia o płatności?
Workflow raz na dobę, zwykle w nocy, czyta listę faktur z Twojego systemu fakturowego i dla każdej przeterminowanej uruchamia właściwy etap: e-mail po 3 dniach, e-mail i SMS po 7, nota odsetkowa po 14, eskalacja po 30. Przed każdą wysyłką sprawdza status faktury, więc opłacona wypada z sekwencji. Każda wiadomość ma imię kontaktu, numer faktury, kwotę i link do płatności.
Czy system na pewno nie wyśle przypomnienia po zapłacie?
Status faktury sprawdzamy bezpośrednio przed każdą wysyłką, nie raz dziennie przy starcie sekwencji. Gdy Fakturownia, Subiekt albo inny podłączony system oznaczy fakturę jako opłaconą, kolejny etap się nie uruchamia. Dotyczy to też sytuacji, gdy wpłata i zaplanowana wiadomość nałożą się w czasie o kilka godzin.
Z jakich systemów fakturowych bierzecie dane?
Fakturownia, iFirma, wFirma i inFakt przez API REST z gotowymi konektorami w Make i n8n, to najszybsza integracja, 1 do 2 dni. Subiekt GT i nexo przez API Insert z konektorem pod Waszą wersję. Comarch ERP Optima i XL przez API REST albo eksport XML, tu sama integracja trwa 2 do 3 tygodni. Symfonia, Enova i Sage przez eksport pliku. Gdy faktury powstają z dealów w HubSpot albo Pipedrive, sekwencję można uruchamiać z CRM. Arkusz Google z kolumną termin i status też działa.
Co, jeśli klient ma kilka przeterminowanych faktur naraz?
Dostaje jedno zbiorcze przypomnienie z listą wszystkich należności, kwotami i jednym linkiem do płatności, zamiast trzech podobnych maili, z których jeden przeoczy. Wysyłkę per faktura też da się ustawić, ale w większości firm wybieramy wariant zbiorczy, bo mniej obciąża relację i łatwiej go klientowi rozliczyć.
Czy system sam nalicza odsetki i ustawową rekompensatę?
Tak. Od kwoty faktury i liczby dni opóźnienia wylicza odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności: 40, 70 albo 100 euro, zależnie od progu z ustawy. Kwoty trafiają do noty na etapie 14 dni. Czy pojawiają się automatycznie, czy po Twojej akceptacji, ustalamy na warsztacie. To konfiguracja procesu, nie porada prawna, więc przy dużych albo spornych kwotach warto skonsultować się z księgową lub prawnikiem.
Czy da się dopasować ton wiadomości do naszych klientów?
Szablony piszemy razem na warsztacie. Etap 3 dni jest uprzejmy i nie wspomina o odsetkach, etap 7 formalny, etap 14 to nota. Stały kontrahent może dostać osobny, łagodniejszy wariant niż jednorazowe zlecenie. Konkretnego klienta możesz też wyłączyć z sekwencji na czas negocjacji jednym oznaczeniem, które ustalamy na warsztacie.
Ile trwa wdrożenie automatycznych przypomnień?
Sama sekwencja e-mail na 2 etapy z jednym systemem fakturowym rusza w 3 do 5 dni roboczych. Pełna wersja z SMS-em, alertami na Slacku i eskalacją zajmuje 2 do 3 tygodni od warsztatu, zależnie od liczby integracji i wariantów szablonów. Comarch ERP Optima wydłuża to o czas integracji.
Czy wysyłanie SMS-ów z przypomnieniem jest zgodne z RODO?
Numer telefonu i e-mail pochodzą z danych przekazanych przez klienta przy zawieraniu umowy, a przypomnienie o zapłacie co do zasady mieści się w jej realizacji, nie w komunikacji marketingowej. Mimo to zakres i ton wiadomości, zwłaszcza wobec konsumentów, ustalamy na warsztacie z osobą odpowiedzialną u Was za RODO. Do workflow trafiają tylko pola potrzebne do przypomnienia.
Sprawdźmy, ile faktur czeka dziś u Was na przypomnienie
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, ile faktur wystawiacie miesięcznie, w jakim systemie i kto dziś pilnuje należności. Pokazujemy, z którego miejsca da się czytać termin i status, jak wyglądałaby sekwencja dla Waszych klientów i co trzeba uporządkować wcześniej. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli w tym miesiącu ktoś u Was odłożył upominanie się o zapłatę, bo miał pilniejsze rzeczy, to jest dokładnie ten problem. Sekwencja robi to za niego co noc, przy każdej fakturze, i zatrzymuje się w chwili, gdy pieniądze wpłyną.