Automatyzacja HR bez arkusza, który pilnuje terminów
Wnioski urlopowe, saldo dni, terminy badań okresowych, karty czasu pracy i dane do listy płac przestają krążyć w mailach i arkuszach. Workflow zbiera je z systemów, które już macie, i pilnuje dat sam. Kadry zostają przy sprawach, w których ktoś musi porozmawiać z człowiekiem.
- 10 lattyle trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą po ustaniu stosunku pracy. Kompletu i daty pilnuje workflow, nie pamięć kadrowej
- 30 wrześniaostatni dzień na zaległy urlop z poprzedniego roku. Alert wychodzi w lipcu, do pracownika i do przełożonego
- 14 dniod warsztatu do pierwszej działającej automatyzacji HR, zwykle są to wnioski urlopowe albo terminy badań i szkoleń
Problem
Dlaczego kadry pilnują terminów w arkuszu, a nie w systemie?
Poniedziałek w kadrach wygląda podobnie w firmie na 40 osób i na 300. W skrzynce trzy wnioski urlopowe, dwa bez sprawdzonego salda. Manager pyta na Slacku, kto z jego zespołu jest w tym tygodniu dostępny. Kandydat z zeszłego tygodnia wciąż czeka na odpowiedź, bo jego zgłoszenie leży w skrzynce rekrutacyjnej między ofertami od agencji.
Druga warstwa ma daty i to ona kończy się problemem przy kontroli. Badania okresowe i szkolenia BHP mają termin ważności, uprawnienia operatorów sprzętu też. Zaległy urlop trzeba wykorzystać do 30 września następnego roku. Dokumentację pracowniczą trzyma się 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy się zakończył. Każdego z tych terminów pilnuje dziś czyjś arkusz i czyjaś pamięć.
To nie jest kwestia dobrych praktyk. Ewidencję czasu pracy i dokumentację pracowniczą nakazuje Kodeks pracy: art. 149 o ewidencji, art. 94 pkt 9b o dziesięcioletnim okresie przechowywania, art. 168 o terminie na urlop zaległy. Aplikacje kandydatów, których nie zatrudniliście, obowiązuje z kolei zasada ograniczenia przechowywania z RODO, art. 5 ust. 1 lit. e: dane bez podstawy do dalszego trzymania trzeba usunąć, a nie zostawić w folderze na wszelki wypadek.
Trzecia warstwa to koniec miesiąca. Godziny z ewidencji, nadgodziny, nieobecności i zmiany wymiaru trzeba zebrać, sprawdzić i przepisać do listy płac. Przepisywanie tych samych danych między systemem kadrowym, arkuszem i programem płacowym jest miejscem, w którym powstają błędy widoczne dopiero po przelewie.
- Wniosek urlopowy leży w skrzynce, bo osoba akceptująca jest na urlopie
- Termin badań okresowych albo szkolenia BHP wychodzi po dacie ważności
- Kandydat nie dostaje odpowiedzi i zamyka temat u konkurencji
- Dane do listy płac przepisuje się ręcznie z trzech miejsc, raz w miesiącu
Dlaczego teraz
Da się to zrobić bez wymiany systemu kadrowego?
Tak, i to jest główna zmiana ostatnich lat. Systemy, które już macie, mają API: BambooHR, Personio, HRnest, Calamari, Sage, Google Workspace i Microsoft 365. Wniosek urlopowy da się przyjąć formularzem albo komendą na Slacku, sprawdzić saldo w systemie kadrowym, wysłać do akceptacji przełożonemu i zapisać w kalendarzu zespołu, bez jednego maila do kadr. Automatyzacja siedzi między systemami, nie zamiast nich.
Druga zmiana jest po stronie dokumentów. Aneks, oświadczenie, skierowanie na badania okresowe albo zgoda idą z szablonu do podpisu elektronicznego w Autenti czy DocuSign i wracają jako plik z datą, gotowy do wpisania w dokumentację. Dzięki temu termin liczy się od zdarzenia w systemie, a nie od chwili, w której ktoś odłożył podpisaną kartkę na biurko.
Trzecia zmiana to agent AI. Workflow policzy saldo i przypomni o terminie, ale nie odpowie przełożonemu na pytanie „kto z mojego zespołu ma jeszcze zaległy urlop”. BOND, nasz firmowy agent AI, odpowiada na to zwykłym zdaniem w 5 do 10 sekund, z danych systemu kadrowego, bez logowania i bez budowania raportu.
Co się zmienia
Co dostaje zespół HR?
Kandydat dostaje odpowiedź tego samego dnia
Zgłoszenia z portali pracy, formularza na stronie i skrzynki rekrutacyjnej lądują w jednej kolejce, z datą i źródłem. Kandydat od razu wie, że aplikacja doszła i jaki jest następny etap, a rekruter pracuje na liście, nie na skrzynce.
Jedna kolejka kandydatów zamiast trzech kanałów, z których każdy ma innego właściciela
Urlop bez maila do kadr
Pracownik składa wniosek formularzem albo na Slacku, workflow sprawdza saldo i wymiar, wysyła do akceptacji przełożonemu i po zgodzie zapisuje nieobecność w kalendarzu zespołu. Zastępca dowiaduje się w tej samej chwili.
Saldo liczone z systemu kadrowego, nie z arkusza sprzed dwóch miesięcy
Terminy przypominają się same
Badania okresowe, szkolenia BHP, ważność uprawnień i urlop zaległy mają datę w systemie, więc alert wychodzi przed terminem i do konkretnej osoby. Nie do wspólnej skrzynki kadr, w której każdy myśli, że zajmie się ktoś inny.
Alert 30 dni przed datą ważności i drugi 7 dni przed, do pracownika i przełożonego
Dane do płac gotowe pierwszego dnia miesiąca
Godziny z systemu RCP albo z raportów czasu, nadgodziny, nieobecności i zmiany wymiaru składają się w jeden zestaw w formacie, który przyjmuje program płacowy. Kadry sprawdzają wyjątki, zamiast przepisywać wszystko.
Jeden plik dla płac zamiast trzech arkuszy scalanych ręcznie
Odejście zamyka się jedną procedurą
Data ustania stosunku pracy uruchamia listę: rozliczenie urlopu, dokumenty końcowe, odbiór sprzętu, wyłączenie dostępów, przekazanie obowiązków i rozmowa końcowa. Każdy krok ma właściciela i datę, więc nic nie zostaje na później.
Świadectwo pracy przygotowane w dniu ustania stosunku pracy, najpóźniej w ustawowym terminie 7 dni
Pytania o kadry zwykłym zdaniem
„Kto jest dziś na urlopie”, „komu kończy się termin badań w tym kwartale”, „ile dni zaległych zostało w zespole sprzedaży”. Agent AI odpowiada z systemu kadrowego i kalendarza, po polsku.
Odpowiedź w 5 do 10 sekund, bez logowania do systemu kadrowego
Dowód
Czy sami tak pilnujecie dostępności zespołu?
Tak. Dostępność ludzi w agencji naszych założycieli pilnuje agent AI, ten sam, który stoi za liczbami na stronie AI dla firm. Poniżej skala tej pracy razem z tym, czego ta liczba NIE dowodzi.
Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem.
JustBotich agentJustIdea Agency, agencja performance marketingu, około 30 osób
- 23
- osób z firmy pracuje z agentem
- 38
- systemów wpiętych na stałe
- 112
- procesów chodzi bez człowieka
- 475
- tysięcy linii kodu agenta
Agent spięty z systemem urlopowym, kalendarzami, Slackiem, systemem zadań i hurtownią danych. Korzysta z niego 23 osoby, w tym zespół zarządzający projektami.
8 z 38 systemów, w których pracuje
Google Ads
Meta Ads- HubSpot
- ActiveCollab
- Ahrefs
GA4
Search Console
BigQuery
- Przedtem
- Dostępność zespołu sprawdzało się pytaniem na Slacku albo zaglądaniem w arkusz. Odpowiedź zależała od tego, kto akurat wiedział, kto jest na urlopie i do kiedy.
- Po zmianie
- Agent odpowiada na pytania o nieobecności i dostępność z systemu urlopowego i kalendarzy. Człowiek wchodzi dopiero tam, gdzie trzeba coś przestawić w planie pracy.
8 631 operacji na dostępności zespołu w 30 dni, bez udziału człowieka
A u Ciebie
Co, jeśli u nas HR działa inaczej?
Cztery zdania, które słyszymy najczęściej, i to, co na nie odpowiadamy.
Mamy 25 osób, urlopy ogarniamy w arkuszu i to działa.
Przy 25 osobach często faktycznie działa i mówimy to na konsultacji. Sensowniej wtedy uporządkować sam arkusz i dopisać jedno przypomnienie o terminach. Wracamy do tematu, gdy urlopy zaczyna liczyć więcej niż jedna osoba albo gdy ta jedna osoba odchodzi z firmy.
Mamy już Personio, po co coś więcej?
Jeśli system pokrywa cały proces, tak Wam powiemy i skończy się na warsztacie. Automatyzacja wchodzi tam, gdzie dane trzeba przepisać dalej: do programu płacowego, do kalendarza zespołu, do zgłoszenia dla IT, do raportu dla zarządu. To te przejścia między systemami zabierają godziny, nie sam system kadrowy.
Dane kadrowe to najbardziej wrażliwe dane w firmie.
Dlatego zakres pól ustalamy na warsztacie i przesyłamy tylko to, co jest potrzebne do decyzji. Dane zostają w Waszych systemach, nie zakładamy własnej bazy pracowników. Podpisujemy umowę powierzenia i ustalamy okresy przechowywania, osobno dla pracowników i osobno dla kandydatów, których nie zatrudniliście.
Nasz zespół HR nie ma czasu na wdrożenie.
Warsztat to jeden tydzień pracy z nami, a nie projekt na kwartał. Pilot działa obok obecnego trybu, więc kadry nie muszą niczego wyłączać ani uczyć się dwóch sposobów naraz. Pierwszy proces bierzemy taki, który zabiera najwięcej godzin, żeby czas na wdrożenie oddał się najszybciej.
- Systemy kadrowe
- BambooHR, Personio, HRnest, Calamari, Sage
- Rekrutacja
- System ATS, portale pracy, formularz na stronie, skrzynka rekrutacyjna
- Dokumenty i podpis elektroniczny
- Autenti, DocuSign, Google Workspace, Microsoft 365
- Czas pracy i płace
- System RCP, Comarch Optima, Sage, Google Sheets
- Praca zespołu i dane
- Slack, Microsoft Teams, Notion, ClickUp, Jira, Asana, BigQuery
- Warstwa automatyzacji
- n8n, Make, Zapier, własne integracje przez API
Terminy w HR, których pilnuje workflow
Wiersze pochodzą z Kodeksu pracy, nie z naszej listy dobrych praktyk. To one decydują, kiedy alert ma wyjść i do kogo.
| Termin albo limit | Skąd wynika | Co robi workflow |
|---|---|---|
| 20 albo 26 dni urlopu | art. 154 Kodeksu pracy, staż poniżej albo powyżej 10 lat | liczy saldo na osobę i zatrzymuje wniosek bez pokrycia w dniach |
| 4 dni urlopu na żądanie | art. 167² Kodeksu pracy, w ramach wymiaru | prowadzi jako osobną pozycję, żeby nie zniknęły w zwykłym urlopie |
| 2 dni albo 16 godzin siły wyższej | art. 148¹ Kodeksu pracy | osobny typ nieobecności w ewidencji i osobny znacznik dla płac |
| 5 dni urlopu opiekuńczego | art. 173¹ Kodeksu pracy, bezpłatny | własne saldo poza wymiarem urlopu, z osobną ścieżką akceptacji |
| 30 września | art. 168 Kodeksu pracy, termin na urlop zaległy | alert w lipcu do pracownika i przełożonego, gdy saldo zostało |
| Badania okresowe i szkolenie BHP | art. 229 i art. 237³ Kodeksu pracy | liczy termin od daty ważności orzeczenia, alert 30 dni przed |
| 10 lat | art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, przechowywanie dokumentacji | pilnuje kompletu dokumentów i daty, od której liczy się ten okres |
Nie każdy wiersz dotyczy każdej firmy. Na warsztacie ustalamy, które terminy są u Was realnym problemem, i te wchodzą do pierwszego wdrożenia.
Jak to robimy
Pięć kroków od arkusza do działającego workflow
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Rozkładamy procesy HR na czynniki: kto składa wniosek, kto akceptuje, gdzie leży saldo, skąd bierze się termin i ile razy te same dane są przepisywane. Wychodzi z tego lista procesów uszeregowana po liczbie godzin, które miesięcznie zabierają.
Wybór pierwszego procesu
Na pierwsze wdrożenie bierzemy jeden proces, najczęściej wnioski urlopowe albo terminy badań i szkoleń, bo mają jasną regułę i widoczny efekt. Ustalamy zakres danych osobowych, ścieżkę akceptacji i to, jak długo dane mają być trzymane.
Pilot na prawdziwych danych
Workflow działa obok obecnego trybu, bez wyłączania starego. Sprawdzamy go na Waszych wnioskach i terminach z ostatnich tygodni, w tym na przypadkach brzegowych: urlop na przełomie roku, zmiana wymiaru etatu, nieobecność w środku okresu rozliczeniowego.
Produkcja i szkolenie
Po weryfikacji przełączamy na produkcję z monitoringiem błędów. Zespół HR uczy się zmieniać reguły sam: nowy typ nieobecności, inna osoba akceptująca, inny próg alertu, dodatkowe uprawnienie z terminem ważności.
Pomiar po 30 i 90 dniach
Wracamy z liczbami: ile wniosków przeszło bez udziału kadr, ile alertów wyszło przed terminem, ile godzin zniknęło z końca miesiąca. Dopiero po tym pomiarze decydujemy, który proces wchodzi jako następny.
Przed i po
Jak zmienia się tydzień w kadrach
Przedtem
- Wnioski urlopowe czekają, aż ktoś sprawdzi saldo w arkuszu
- O terminie badań okresowych ktoś przypomina sobie tydzień po dacie
- Koniec miesiąca to dwa dni przepisywania danych do listy płac
- Kandydat z zeszłego tygodnia wciąż czeka na jakąkolwiek odpowiedź
Po zmianie
- Wniosek przechodzi ścieżkę akceptacji sam, a saldo liczy się z systemu
- Alert o terminie wychodzi 30 dni przed datą, do pracownika i przełożonego
- Dane do płac są gotowe pierwszego dnia miesiąca, kadry sprawdzają wyjątki
- Kandydat dostaje potwierdzenie tego samego dnia, rekruter widzi kolejkę
Pierwszy proces działa 14 dni po warsztacie. Efekt na godzinach kadr oceniamy po 30 dniach, a na terminach po 90, bo dopiero wtedy przechodzi pełny cykl badań i szkoleń.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma dyrektor HR
Pytania „czy komuś nie skończyły się badania” i „czy ktoś nie stracił zaległego urlopu” przestają zależeć od pamięci jednej osoby. Termin ma datę w systemie i właściciela alertu, więc kontrola albo audyt jest przeglądem dokumentów, nie odtwarzaniem historii z maili.
Druga rzecz liczy się przy rozmowie z zarządem. Wiesz, ile godzin miesięcznie zespół oddaje administracji i który proces je zabiera. To argument w rozmowie o etacie albo o budżecie na narzędzia, którego dziś nie masz w liczbach.
- Terminy ustawowe pilnowane przez system, nie przez pamięć kadrowej
- Zakres danych osobowych spisany razem z okresem przechowywania
- Pilot uruchomiony równolegle, więc obecny tryb pracy działa do końca testów
- Reguły zmienia zespół HR sam, bez zgłoszenia do nas
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień. HR to zwykle jeden albo dwa tygodnie, bo procesów jest kilka i trzeba je uszeregować, zanim cokolwiek zbudujemy. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile procesów wchodzi, jakie systemy trzeba spiąć i w jakim stanie są dane kadrowe.
Koszt działania workflow płacisz bezpośrednio dostawcy narzędzia, na przykład n8n, Make albo Zapier, albo nie płacisz wcale, gdy stoi na Waszej infrastrukturze. Tak samo z kosztem modeli językowych, gdy wchodzi agent AI. Bez naszej prowizji.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, przy HR zwykle jeden albo dwa
Zamknięta całość. Kończy się mapą procesów HR z godzinami i kolejnością wdrożeń, którą możesz zrealizować bez nas.
- Mapa procesów HR z liczbą godzin, które dziś zabierają
- Lista terminów ustawowych i miejsc, w których dziś pilnuje ich arkusz
- Rekomendacja narzędzia: funkcje systemu kadrowego, n8n, Make albo API
- Kolejność wdrożeń i wskaźniki do pomiaru po 30 dniach
- Najczęściej wybierany
Warsztat i wdrożenie HR
Wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby procesów i systemów
Najczęściej wybierany wariant. Pierwszy proces działa 14 dni po warsztacie, każdy kolejny wchodzi w 2 do 4 tygodni.
- Wszystko z warsztatu
- Workflow w n8n, Make albo przez API, spięty z systemem kadrowym i kalendarzem
- Wnioski urlopowe, alerty terminowe, ewidencja czasu i zestaw danych dla płac
- Pilot na Waszych danych i przełączenie z monitoringiem błędów
- Szkolenie zespołu HR z samodzielnej zmiany reguł
HR i agent AI
Wycena po warsztacie
dla firm, w których kadry odpowiadają na te same pytania kilka razy dziennie
Wszystko z wdrożenia plus BOND, który odpowiada na pytania o urlopy, terminy i dostępność zwykłym zdaniem.
- Wszystko z wdrożenia HR
- Agent AI spięty z systemem kadrowym, kalendarzem i ewidencją czasu
- Alerty o terminach i zaległym urlopie kierowane do właściwych osób
- Dostęp dla managerów, żeby nie pytali kadr o dostępność zespołu
- Wdrożenie agenta zajmuje około 2 miesięcy, niezależnie od workflow
Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: mapą procesów, godzinami i kolejnością wdrożeń. Jeśli okaże się, że wystarczą funkcje, które Wasz system kadrowy już ma, mówimy to i pokazujemy, jak je włączyć. Sprawa kończy się wtedy na warsztacie, a nie na wdrożeniu, którego nie potrzebujecie.
Najczęstsze pytania
Czym jest automatyzacja HR?
To spięcie procesów kadrowych tak, żeby dane nie były przepisywane ręcznie między systemami. Wniosek urlopowy sam sprawdza saldo i idzie do akceptacji, termin badań przypomina się przed datą, godziny z ewidencji układają się w zestaw dla płac, a odejście pracownika uruchamia jedną listę zadań. Człowiek decyduje tam, gdzie trzeba ocenić sytuację, a nie tam, gdzie trzeba przepisać liczbę.
Ile trwa wdrożenie automatyzacji HR?
Tydzień albo dwa warsztatu, potem 14 dni do pierwszego działającego procesu i 2 do 4 tygodni na każdy kolejny. Nie robimy wszystkich procesów HR naraz, bo pierwszy z nich pokazuje Wasze wyjątki, a te zawsze są. Agent AI, jeśli wchodzi w zakres, to osobne około 2 miesiące.
Czy musimy zmieniać system kadrowy?
Nie. Automatyzacja siedzi między systemami, które już macie: BambooHR, Personio, HRnest, Calamari, Sage, Google Workspace albo Microsoft 365. Warunek jest jeden, system musi mieć API albo dawać się zasilać plikiem. Jeśli części procesu nie da się z niego wyciągnąć, mówimy to na warsztacie, zamiast obiecywać integrację.
Co z danymi osobowymi pracowników i kandydatów?
Do workflow przesyłamy tylko pola niezbędne do decyzji i ustalamy je na warsztacie. Dane kadrowe zostają w Waszych systemach, nie zakładamy własnej bazy pracowników. Osobno ustalamy okres przechowywania aplikacji od kandydatów, których nie zatrudniliście, bo RODO wymaga usunięcia danych, dla których nie ma już podstawy.
Czy automat może odrzucać kandydatów?
Nie i tak to projektujemy. Workflow zbiera aplikacje w jednym miejscu, uzupełnia dane, wysyła potwierdzenie i pilnuje etapów procesu. Decyzję o kandydacie podejmuje rekruter, między innymi dlatego, że unijne przepisy o sztucznej inteligencji traktują systemy do selekcji kandydatów jako obszar wysokiego ryzyka, z obowiązkiem nadzoru człowieka.
Jak workflow liczy saldo urlopowe przy różnych wymiarach?
Z danych w systemie kadrowym: wymiar 20 albo 26 dni według stażu, część etatu, urlop przeniesiony z poprzedniego roku i dni już wykorzystane. Urlop na żądanie i urlop opiekuńczy prowadzimy jako osobne pozycje, bo mają własne limity. Przypadki brzegowe, jak urlop na przełomie roku albo zmiana wymiaru w środku miesiąca, testujemy na Waszych danych w pilocie.
Czym to się różni od automatyzacji onboardingu?
Onboarding to pierwsze dni jednej osoby: konta, dostępy, dokumenty do podpisu i terminy, które trzeba dopiąć przed dopuszczeniem do pracy. Ta strona jest o pozostałej części HR, która trwa cały czas: rekrutacji, urlopach, ewidencji czasu, terminach okresowych i odejściach. Onboarding opisaliśmy osobno, bo ma inny wyzwalacz i innych właścicieli kroków.
Co z ewidencją czasu pracy przy pracy zdalnej i nadgodzinach?
Ewidencja jest obowiązkiem pracodawcy niezależnie od miejsca pracy, więc workflow zbiera godziny z tego źródła, które macie: systemu RCP, raportów w narzędziu do zadań albo prostego formularza. Nadgodziny, dyżury i nieobecności oznaczamy osobno, żeby dane szły do płac w formie, którą program płacowy przyjmuje bez ręcznej korekty.
Sprawdźmy, który proces HR zabiera Wam najwięcej godzin
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, ile macie osób, w czym trzymacie urlopy i kto dziś pilnuje terminów. Pokazujemy, co da się spiąć od razu, a co wymaga najpierw uporządkowania danych kadrowych. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów ani danych pracowników.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli w tym roku ktoś u Was stracił zaległy urlop albo termin badań wyszedł po dacie, to jest dokładnie ten problem. Termin, którego pilnuje pamięć jednej osoby, kiedyś wypadnie w tygodniu, w którym ta osoba jest na urlopie. Workflow takiego tygodnia nie ma.