Automatyzacja
HR

Dlaczego automatyzacja HR?

Nowy pracownik przyjęty. HR musi: przygotować umowę (kopiuje szablon, wpisuje dane ręcznie), zebrać dokumenty (wysyła maila z listą, czeka, przypomina, czeka znowu), zgłosić do ZUS (loguje się do PUE, wypełnia formularz), poinformować IT o potrzebie kont (wysyła maila do IT, która ma swoje priorytety), dodać do kalendarza szkolenia wstępnego, przypisać do opiekuna (kogo akurat pyta w korytarzu), przygotować stanowisko, dać dostęp do systemów. Przez pierwsze dwa tygodnie pracownik siedzi i czeka aż kolejne osoby "znajdą czas". W tym samym czasie HR obsługuje wnioski urlopowe przez Excela albo papierowe kartki, ręcznie zbiera karty czasu pracy, generuje raporty dla zarządu z kilku arkuszy i organizuje exit interview dla odchodzącego pracownika przez ręczne zaproszenie w Gmailu. Dział HR w firmie 50 do 200 osób spędza ponad 60% czasu na administracji — to praca, która nie wymaga ludzkiego osądu, wymaga precyzji i powtarzalności. Automatyzacja HR polega na tym, że te procesy dzieją się samoczynnie: nowy pracownik przyjęty w systemie uruchamia flow (umowa do Autenti, konta w Google i Slacku, lista zadań onboardingowych, zaplanowane szkolenia, przypisany opiekun) bez czekania aż HR "zdąży". Wnioski urlopowe przepływają przez elektroniczną akceptację managera i automatycznie trafiają do kalendarza zespołu. Ewidencja czasu pracy zbierana automatycznie i gotowa dla kadr. Odejście pracownika uruchamia procedurę offboardingu: dezaktywacja kont, odbiór sprzętu, przekazanie obowiązków. Integrujemy się z BambooHR, Personio, HRnest, calamari, Google Workspace, Slack i systemami podpisu elektronicznego. Dla kogo: firmy 20 do 500 osób, gdzie HR toną w administracji zamiast zajmować się rozwojem ludzi i kulturą.

Jakie procesy HR automatyzujemy?

• Rekrutacja — nowe CV z portali pracy automatycznie trafiają do systemu ATS, są wstępnie kategoryzowane i przypisywane do rekrutera. Kandydat dostaje automatyczną odpowiedź z potwierdzeniem i harmonogramem procesu.
• Onboarding — nowy pracownik wchodzi w zautomatyzowany flow: umowa do podpisu elektronicznego, tworzenie kont (Google, Slack, CRM), lista zadań onboardingowych, przypisanie buddy'ego, zaplanowane szkolenia.
• Urlopy i nieobecności — pracownik składa wniosek przez formularz lub Slacka. System sprawdza saldo urlopowe, wysyła do akceptacji managera, aktualizuje kalendarz zespołu i informuje zastępcę.
• Ewidencja czasu pracy — dane z systemu RCP lub raportów czasu automatycznie agregowane, formatowane i gotowe dla kadr. Koniec ręcznego zbierania kart pracy.
• Offboarding — odejście pracownika uruchamia automatyczną procedurę: dezaktywacja kont, odbiór sprzętu, exit interview, aktualizacja dokumentacji, przekazanie obowiązków.
• Raportowanie HR — dane o zatrudnieniu, rotacji, urlopach i kosztach zbierane automatycznie i prezentowane w dashboardzie dla zarządu.

Narzędzia HR, z którymi pracujemy

Integrujemy się z popularnymi systemami HR: BambooHR, Personio, HRnest, Sage, calamari, Google Workspace (kalendarz, Drive), Slack, systemy podpisu elektronicznego (Autenti, DocuSign). Jeśli Twój system HR ma API — możemy się z nim połączyć.

Efekty wdrożenia

Po automatyzacji procesów HR typowa firma raportuje: 70% mniej czasu na administrację, zero pominiętych kroków w onboardingu i offboardingu, pełna zgodność z przepisami (system pilnuje terminów i wymaganych dokumentów), szybsze decyzje dzięki aktualnym danym w dashboardzie HR.