Automatyczna archiwizacja dokumentów

Automatyczna archiwizacja dokumentów

Większość firm ma problem z dokumentami nie dlatego, że ich nie tworzy, ale dlatego, że nie wiadomo gdzie one trafiają. Umowy lądują w skrzynce mailowej, faktury w różnych folderach na różnych komputerach, protokoły odbioru gdzieś w Teams lub Dropboxie. Kiedy trzeba coś znaleźć, trwa to zbyt długo — albo nie można w ogóle. Automatyczna archiwizacja dokumentów rozwiązuje ten problem systemowo, bez zmiany nawyków pracowników. Każdy dokument — faktura z Fakturowni, umowa z DocuSign, raport z Google Sheets, skan z e-maila — jest przechwytywany przez workflow w Make lub n8n i trafia do właściwego folderu w Google Drive lub SharePoint zgodnie z regułami: klient, rok, typ dokumentu, projekt. Nazwa pliku generuje się automatycznie według zdefiniowanego schematu (np. `FAKTURA_2024-03_KlientXYZ.pdf`), uprawnienia nadawane są na podstawie działu lub roli, a powiadomienie w Slack lub e-mail informuje odpowiednią osobę. Integrujemy z popularnymi systemami: Fakturownia, iFirma, Autenti, DocuSign, HubSpot, Pipedrive, Google Workspace, Microsoft 365. W efekcie firma zyskuje porządek bez żadnych nowych narzędzi — tylko automatyzację tego, co i tak już działa. Dokumenty automatycznie archiwizowane w Google Drive z odpowiednią nazwą, folderem i uprawnieniami. Wdrażamy rozwiązania AI i automatyzacji dla firm B2B w całej Polsce. Każdy projekt zaczynamy od warsztatu procesowego JUSTPROCES, podczas którego mapujemy Twoje procesy i identyfikujemy gdzie technologia przyniesie największy zwrot z inwestycji.

BOND, nasz firmowy Agent AI, łączy się z narzędziami Twojej firmy — CRM, ERP, Google Sheets, BigQuery, systemy fakturowe — i pozwala zadawać pytania w języku naturalnym. Zamiast logować się do pięciu systemów, Twój zespół pisze pytanie i dostaje odpowiedź w kilka sekund.

Jak to działa w praktyce?

Każde wdrożenie zaczynamy od zrozumienia Twoich procesów. Nie instalujemy narzędzi na ślepo — najpierw mapujemy co zajmuje Twojemu zespołowi najwięcej czasu, gdzie powstają błędy i gdzie dane giną między systemami. Na tej podstawie projektujemy rozwiązanie dopasowane do Twojej firmy.

• Warsztat procesowy. Spotykamy się z Twoim zespołem i mapujemy procesy krok po kroku. Identyfikujemy wąskie gardła i szacujemy potencjał oszczędności.
• Projektowanie rozwiązania. Na podstawie warsztatu dobieramy technologię: n8n, Make, dedykowane integracje API, Agent AI BOND. Zawsze wybieramy najprostrszą ścieżkę do celu.
• Wdrożenie i testy. Budujemy rozwiązanie, testujemy na danych testowych, uruchamiamy na produkcji. Monitoring błędów konfigurujemy standardowo.
• Szkolenie zespołu. Przekazujemy dokumentację i szkolimy zespół z obsługi. Nie zostawiamy Cię z czarną skrzynką.

Dla kogo to jest?

Firmy B2B zatrudniające od 10 do 200 osób, które chcą obniżyć koszty operacyjne, przyspieszyć procesy i podejmować decyzje na podstawie danych. Firmy, które korzystają z CRM, ERP, Google Workspace lub Microsoft 365 i chcą wyciągnąć z tych narzędzi więcej wartości.

Nie musisz mieć wewnętrznego działu IT. Nie musisz znać się na AI. Wystarczy, że wiesz, które procesy w Twojej firmie pochłaniają za dużo czasu — resztą zajmujemy się my.

Dlaczego JustAutomate?

Jak zacząć?

Pierwsza konsultacja (30 minut) jest bezpłatna. Podczas rozmowy pokażemy demo BOND na przykładowych danych i porozmawiamy o Twoich procesach. Nie musisz udostępniać swoich systemów — wystarczy, że opowiesz co zajmuje Twojemu zespołowi najwięcej czasu. Na tej podstawie zaproponujemy konkretny plan działania z szacunkowym ROI.