Automatyczne generowanie umów z danych CRM, bez przepisywania
Zmiana etapu szansy w CRM na „do podpisania” uruchamia workflow: dane kontrahenta trafiają do szablonu, NIP i adres są sprawdzane w rejestrze GUS, gotowy PDF idzie do podpisu przez Autenti, DocuSign albo PandaDoc. Status podpisu wraca do CRM sam. Nikt nie otwiera Worda i nie szuka poprzedniej umowy.
- 0 póltyle danych kontrahenta przepisuje człowiek: nazwę, NIP, adres, kwotę i termin wstawia workflow z CRM, a NIP sprawdza w rejestrze GUS
- 1 szablonjedno źródło klauzul zamiast kopii po folderach: zmieniony zapis o poufności albo RODO trafia do każdej kolejnej umowy
- 2 do 6 tygodniod warsztatu do działającego generatora, zależnie od liczby szablonów i platformy podpisu
- 3 poziomy podpisuprosty, zaawansowany albo kwalifikowany, dobrany na warsztacie do typu umowy; kwalifikowany ma skutek podpisu własnoręcznego w całej UE
Problem
Dlaczego każda umowa zaczyna się od „zapisz jako”?
Handlowiec otwiera Worda, szuka umowy z podobnym klientem i podmienia ręcznie siedem pól: nazwę firmy, NIP, adres, datę, zakres, kwotę i warunki. Potem ktoś to sprawdza, nanosi poprawki, eksportuje do PDF i wysyła. W dokumencie, który już poszedł, zostaje imię poprzedniego klienta, klauzula RODO sprzed dwóch nowelizacji albo NIP przepisany z wizytówki z jedną cyfrą nie tak.
Policz to na własnych liczbach. Jeśli jedna umowa zajmuje 20 minut, a w miesiącu wychodzi ich 40, to ponad 13 godzin przepisywania tych samych pól. Przy umowach najmu z aneksami co miesiąc, umowach zlecenia w agencji pracy albo NDA i umowach SaaS w firmie IT ta liczba rośnie, a razem z nią liczba wersji szablonu, o których nikt nie wie, która jest aktualna.
Bariera prawna zniknęła dawno. Od rozporządzenia eIDAS (UE) nr 910/2014, stosowanego od lipca 2016, kwalifikowany podpis elektroniczny ma w całej Unii skutek podpisu własnoręcznego (art. 25 ust. 2), a Kodeks cywilny w art. 78¹ zrównuje tak podpisany dokument z formą pisemną. Proces w wielu firmach dalej stoi na Wordzie, skrzynce i skanerze.
- Umowa czeka na handlowca, który znajdzie czas ją „złożyć”, a klient w tym czasie rozmawia z konkurencją
- Nazwa poprzedniego klienta albo błędny NIP w dokumencie, który już poszedł do podpisu
- Nowa klauzula trafia do trzech szablonów z pięciu, bo o dwóch nikt nie pamiętał
- Nikt nie wie, które umowy wygasają w tym kwartale, bo termin jest tylko w PDF-ie
Dlaczego teraz
Co się zmieniło, że umowa może powstać sama?
Dane do umowy już są w CRM: nazwa, NIP, adres, osoba do kontaktu, wartość i zakres szansy. Zmiana etapu na „do podpisania” jest zdarzeniem, które n8n albo Make odbiera w sekundę po kliknięciu. Zostaje wstawić te dane do szablonu, a to jest najprostsza część całego łańcucha.
Reszta łańcucha też ma interfejsy. Google Docs i Word obsługują pola w szablonie, rejestr GUS zwraca nazwę, adres i REGON po NIP-ie, wykaz podatników VAT mówi, czy podmiot jest czynnym podatnikiem, a Autenti, DocuSign i PandaDoc przyjmują dokument przez API i odsyłają status podpisu webhookiem. Cały proces da się spiąć bez własnego kodu albo z jego niewielką ilością. Najpierw proces. Potem narzędzia.
Trzecia zmiana to agent AI. Workflow wygeneruje umowę, ale nie odpowie na pytanie „które umowy wygasają w tym miesiącu” ani „ile aneksów podpisaliśmy w kwartale”. BOND, nasz firmowy agent AI, odpowiada na to z CRM i repozytorium umów w 5 do 10 sekund, bez przeszukiwania folderów i logowania do pięciu systemów.
Co się zmienia
Co dostaje zespół, który podpisuje umowy?
Umowa gotowa, zanim handlowiec otworzy Worda
Zmiana etapu w CRM uruchamia workflow: dane z HubSpot, Pipedrive albo arkusza Google trafiają do szablonu Google Docs lub Word, a gotowy PDF ląduje na platformie podpisu. Handlowiec dostaje link i powiadomienie, nie zadanie.
Siedem pól, które dziś ktoś podmienia ręcznie, wstawia workflow w kilkadziesiąt sekund
Dane kontrahenta z rejestru, nie z wizytówki
Przed wstawieniem do szablonu workflow pobiera nazwę, adres i REGON z GUS po NIP-ie, sprawdza status w wykazie podatników VAT, a dla spółek numer KRS. Literówka z formularza nie trafia do dokumentu.
NIP, REGON, KRS, adres i status VAT sprawdzone przed każdą umową
Jeden szablon, wszystkie umowy aktualne
Klauzule żyją w jednym szablonie z numerem wersji. Nowy zapis o poufności albo zmiana podstawy przetwarzania danych po nowelizacji trafia do każdej kolejnej umowy, bez pilnowania kopii w folderach.
Zmiana klauzuli w jednym miejscu, każda umowa zapisuje wersję, z której powstała
Status podpisu wraca do CRM sam
Autenti, DocuSign albo PandaDoc odsyłają status webhookiem. Po podpisie CRM zmienia etap, a workflow uruchamia to, co ustalimy: fakturę, onboarding klienta, wpis terminu wygaśnięcia do kalendarza.
Trzy kroki po podpisie bez udziału człowieka: faktura, onboarding, termin w kalendarzu
Dwie wersje językowe z jednego procesu
Klient z Niemiec, Austrii albo Szwajcarii dostaje umowę po niemiecku z tego samego triggera. Szablon niemiecki ma własny zestaw klauzul, bo tamtejszy wzór różni się zakresem od polskiego, nie tylko językiem.
Jeden proces sprzedażowy, dwa szablony: PL i DE, bez podwójnej pracy administracyjnej
Pytania o umowy zwykłym zdaniem
„Które umowy wygasają w tym miesiącu”, „ile aneksów podpisaliśmy w kwartale”, „którzy klienci mają umowę bez NDA”. Agent AI odpowiada z CRM i repozytorium umów, bez otwierania folderów.
Odpowiedź w 5 do 10 sekund, po polsku albo po angielsku
A u Ciebie
Co, jeśli nasze umowy są za bardzo różne?
Cztery zdania, które słyszymy najczęściej, i to, co na nie odpowiadamy.
Każda umowa jest inna, tego się nie da wrzucić w szablon.
Na warsztacie bierzemy umowy z ostatnich 3 miesięcy i dzielimy je na dwie kupki: różnią się tylko danymi albo różnią się treścią. Pierwszą automatyzujemy w całości, w drugiej szablon dostaje pole na zapis nietypowy, które uzupełnia człowiek. Jeśli pierwsza kupka jest pusta, mówimy to na warsztacie i nie wdrażamy.
Podpisujemy w Wordzie i skanujemy, prawnik nie ufa e-podpisowi.
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek podpisu własnoręcznego w całej Unii od rozporządzenia eIDAS, a art. 78¹ Kodeksu cywilnego zrównuje go z formą pisemną. Poziom podpisu dobieramy na warsztacie do typu umowy: NDA nie potrzebuje tego samego, co umowa, dla której ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Prawnika zapraszamy na warsztat, bo to on decyduje o klauzulach.
Nie mamy CRM, dane klientów są w arkuszu.
Arkusz Google może być źródłem danych dla workflow. Na warsztacie sprawdzamy, czy ma kolumny, których umowa potrzebuje: NIP, adres, reprezentant, wartość, i dokładamy brakujące. Nazwę i adres dociągamy z GUS po NIP-ie, więc arkusz nie musi być idealny. Gdy później wdrożycie CRM, workflow przepinamy na nowe źródło.
Prawnik zmienia szablon co kwartał, boję się, że automat zostanie z tyłu.
Szablon zostaje w Google Docs albo Wordzie i prawnik edytuje go jak dotąd. Jedyna zasada: pola wstawiane z CRM są oznaczone i nie zmienia się ich nazw. Wersje szablonu są numerowane, a każda umowa zapisuje, z której wersji powstała. Szkolenie z edycji i wersjonowania klauzul jest częścią wdrożenia.
- CRM i źródło danych
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace, Google Sheets
- Szablony i repozytorium
- Google Docs, Word (docx), Google Drive, SharePoint w Microsoft 365
- Rejestry
- GUS po NIP-ie, wykaz podatników VAT, KRS, VIES dla kontrahentów z UE
- Podpis elektroniczny
- Autenti, DocuSign, PandaDoc
- Po podpisie
- Fakturownia, iFirma, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams
- Warstwa automatyzacji
- n8n, Make, własne integracje przez API
Co workflow sprawdza, zanim umowa pójdzie do podpisu
Pola, które najczęściej składają się na umowę B2B, skąd workflow bierze dane i co weryfikuje przed wstawieniem do szablonu.
| Pole umowy | Skąd bierze dane | Co sprawdza |
|---|---|---|
| Nazwa i adres kontrahenta | CRM, potem rejestr GUS po NIP-ie | zgodność nazwy z rejestrem, literówki z formularza |
| NIP i status VAT | CRM, wykaz podatników VAT | format NIP, czy podmiot jest czynnym podatnikiem |
| Reprezentant i podstawa reprezentacji | CRM, KRS dla spółek | czy osoba z CRM może podpisać; pełnomocnictwo jako pole ręczne |
| Zakres i kwota | szansa sprzedaży w CRM, pozycje oferty | kwota netto i brutto, waluta, czy suma pozycji zgadza się z wartością szansy |
| Daty i okres obowiązywania | etap w CRM, ustalenia z oferty | termin rozpoczęcia, wygaśnięcia i okres wypowiedzenia, wpis do kalendarza |
| Wersja językowa | kraj kontrahenta w CRM | szablon PL albo DE z zestawem klauzul właściwym dla wzoru |
| Poziom podpisu | typ umowy ze słownika | prosty, zaawansowany albo kwalifikowany, według ustaleń z warsztatu |
Zakres walidacji ustalamy na warsztacie. Pole, którego workflow nie potrafi sprawdzić, zostaje oznaczone do ręcznego potwierdzenia, zamiast przejść bez kontroli.
Jak to robimy
Pięć kroków od szablonu w Wordzie do umowy z CRM
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Liczymy, ile umów miesięcznie przechodzi przez zespół, ile wariantów szablonu jest w obiegu i gdzie powstają błędy: nieaktualne klauzule, dane kontrahenta, brak wersji językowej. Ustalamy, co dziś jest źródłem prawdy o kliencie: CRM, arkusz czy skrzynka handlowca. Zapraszamy prawnika, bo on decyduje o klauzulach i poziomie podpisu.
Projekt szablonu i reguł
Jeden szablon na typ umowy z oznaczonymi polami, słownik typów umów z przypisanym poziomem podpisu, reguły walidacji: co sprawdzamy w GUS i KRS, co zostaje polem do ręcznego potwierdzenia. Wybór narzędzia: n8n albo Make, platforma podpisu, wersje językowe.
Wdrożenie równolegle
Workflow generuje umowy obok obecnego procesu, bez wyłączania Worda. Porównujemy wynik z umowami z ostatnich miesięcy: kwoty, daty, warianty językowe, formatowanie PDF, zgodność poziomu podpisu z typem umowy. Monitoring błędów konfigurujemy od pierwszego dnia.
Przełączenie i szkolenie
Po weryfikacji przełączamy na produkcję. Osoba odpowiedzialna za umowy uczy się edytować szablon i wersjonować klauzule bez nas, a handlowcy dostają jedną instrukcję: zmień etap w CRM. Przekazujemy dokumentację, nie czarną skrzynkę.
Pomiar po 30 i 90 dniach
Sprawdzamy, ile umów przeszło bez ręcznej poprawki, ile zatrzymało się na brakujących danych i czy statusy podpisu wracają do CRM. Donastrajamy walidację i listę pól ręcznych do tego, co realnie wpada, a nie do tego, co przewidzieliśmy.
Przed i po
Jak zmienia się dzień osoby, która składa umowy
Przedtem
- Szuka w folderze ostatniej umowy z podobnym klientem i podmienia dane ręcznie
- Pyta handlowca o NIP i adres, bo w mailu jest tylko nazwa firmy
- Sprawdza w trzech miejscach, która wersja klauzuli RODO jest aktualna
- Dowiaduje się o wygasającej umowie od klienta, który już podpisał z kimś innym
Po zmianie
- Umowa powstaje po zmianie etapu w CRM, z danymi sprawdzonymi w GUS
- Brakujące pole zatrzymuje workflow i tworzy zadanie dla handlowca, zamiast pustego miejsca w PDF-ie
- Klauzula żyje w jednym szablonie z numerem wersji
- Termin wygaśnięcia jest w kalendarzu 60 dni przed datą, z zadaniem o aneks
Pierwsze umowy z workflow widać w dniu przełączenia. Reguły walidacji i listę pól ręcznych oceniamy po 30 dniach, na umowach, które realnie przeszły.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma szef sprzedaży albo operacji
Umowa z błędnym NIP-em albo starą klauzulą wychodzi w imieniu firmy, a tłumaczy się z niej ten, kto ją zatwierdził. Po wdrożeniu dane pochodzą z rejestru, klauzule z jednej wersji szablonu, a każda umowa zapisuje, z której wersji powstała. To jest odpowiedź, gdy prawnik albo audytor pyta, co dokładnie dostał dany klient w marcu.
Druga rzecz jest ważniejsza przy rozmowie z zarządem. Wiesz, ile umów wygasa w kwartale i na jaką kwotę, zanim klient przypomni sobie o wypowiedzeniu. Dziś ta liczba siedzi w PDF-ach po folderach i nikt jej nie ma pod ręką.
- Każda umowa z numerem wersji szablonu, z której powstała
- Dane kontrahenta z GUS i KRS, nie z wizytówki
- Workflow uruchomiony równolegle, więc Word działa do końca testów
- Szablon zmienia Twój prawnik, bez zgłoszenia do nas
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień. Przy generowaniu umów zwykle wystarcza jeden tydzień, przy kilku typach umów i dwóch wersjach językowych dwa. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile szablonów wchodzi w grę, przez co podpisujecie i w jakim stanie są dane w CRM.
Koszt działania workflow płacisz bezpośrednio dostawcy narzędzia (n8n, Make) albo nie płacisz wcale, gdy stoi na Waszej infrastrukturze. Abonament platformy podpisu też idzie do jej dostawcy. Bez naszej prowizji.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, przy umowach zwykle jeden, przy dwóch językach dwa
Zamknięta całość. Kończy się mapą procesu, listą szablonów z polami i regułami walidacji, które możesz wdrożyć bez nas.
- Mapa dzisiejszego obiegu umów i miejsc, w których powstają błędy
- Lista typów umów z polami do wstawienia i poziomem podpisu
- Reguły walidacji: GUS, KRS, wykaz VAT, pola ręczne
- Rekomendacja narzędzia i platformy podpisu
- Najczęściej wybierany
Warsztat i wdrożenie generowania umów
Wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby szablonów, języków i platformy podpisu
Najczęściej wybierany wariant. Działający generator w 2 do 6 tygodni od warsztatu, sprawdzony na Waszych umowach z ostatnich miesięcy.
- Wszystko z warsztatu
- Workflow w n8n albo Make spięty z CRM, szablonem i platformą podpisu
- Walidacja w GUS, KRS i wykazie VAT, kolejka pól do ręcznego potwierdzenia
- Status podpisu z powrotem w CRM i kroki po podpisie: faktura, onboarding, kalendarz
- Wdrożenie równoległe i przełączenie z monitoringiem
- Szkolenie z edycji szablonu i wersjonowania klauzul
Generowanie umów i agent AI
Wycena po warsztacie
dla firm, które pytają o umowy kilkanaście razy w tygodniu; uruchomienie agenta to około 2 miesiące
Wszystko z wdrożenia plus BOND, który odpowiada na pytania o umowy zwykłym zdaniem i pilnuje terminów.
- Wszystko z wdrożenia generowania umów
- Agent AI spięty z CRM i repozytorium umów: co wygasa, ile aneksów, kto bez NDA
- Alerty o umowach wygasających w 60 dni i o podpisach, które wiszą dłużej niż 7 dni
- Dostęp dla handlowców, prawnika i zarządu, po polsku i po angielsku
Warsztat kończy się dokumentem: mapą procesu, listą szablonów z polami i regułami walidacji, który obroni się bez nas. Jeśli okaże się, że podpisujecie 3 umowy w miesiącu, mówimy, że taniej zostać przy poprawionym szablonie w Wordzie, i sprawa kończy się na warsztacie.
Najczęstsze pytania
Czym jest automatyczne generowanie umów?
To workflow, który po zdarzeniu w CRM, na przykład zmianie etapu szansy na „do podpisania”, pobiera dane kontrahenta i warunki, sprawdza je w rejestrach GUS i KRS, wstawia do szablonu Google Docs albo Word, eksportuje PDF i wysyła do podpisu przez Autenti, DocuSign albo PandaDoc. Status podpisu wraca do CRM i uruchamia kolejny krok. Człowiek uzupełnia tylko pola oznaczone jako nietypowe.
Ile trwa wdrożenie automatycznego generowania umów?
Tydzień warsztatu i 2 do 6 tygodni wdrożenia, zależnie od liczby typów umów, wersji językowych i platformy podpisu. Jeden typ umowy, jeden język i CRM z uporządkowanymi danymi to dolna granica. Kilka szablonów, wersja niemiecka i walidacja w KRS przesuwają termin w stronę górnej.
Czy umowa wygenerowana automatycznie i podpisana elektronicznie jest ważna?
Tak. Rozporządzenie eIDAS daje kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu skutek podpisu własnoręcznego w całej Unii, a art. 78¹ Kodeksu cywilnego zrównuje dokument tak podpisany z formą pisemną. Poziom podpisu (prosty, zaawansowany, kwalifikowany) dobieramy na warsztacie do typu umowy: NDA nie potrzebuje tego samego, co umowa, dla której ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Skąd workflow bierze dane do umowy i co, gdy ich brakuje?
Z CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace) albo z arkusza Google, jeśli to on jest dziś źródłem prawdy o kliencie. Nazwę, adres i REGON workflow dociąga z GUS po NIP-ie, a status VAT z wykazu podatników. Gdy pola brakuje, umowa nie wychodzi: workflow tworzy zadanie dla handlowca z listą braków, zamiast zostawić puste miejsce w PDF-ie.
Czy da się generować umowy w dwóch językach, na przykład po polsku i po niemiecku?
Tak, z tego samego triggera. Kraj kontrahenta w CRM wybiera szablon, a szablon niemiecki ma własny zestaw klauzul, bo niemiecki wzór umowy różni się zakresem od polskiego, nie tylko językiem. Tłumaczenie klauzul robi Wasz prawnik albo tłumacz raz, w szablonie, a nie przy każdej umowie.
Co się dzieje po podpisaniu umowy?
Platforma podpisu odsyła status webhookiem, workflow zmienia etap w CRM i zapisuje podpisany PDF w Waszym repozytorium: Google Drive albo SharePoint. Potem uruchamia to, co ustalimy na warsztacie: fakturę w Fakturowni albo iFirmie, onboarding klienta, wpis terminu wygaśnięcia do kalendarza z przypomnieniem 60 dni wcześniej.
Kto zmienia szablon po wdrożeniu i czy potrzebuje do tego nas?
Nie potrzebuje. Szablon zostaje w Google Docs albo Wordzie, a prawnik edytuje go jak dotąd, z jedną zasadą: pola wstawiane z CRM są oznaczone i nie zmienia się ich nazw. Wersje szablonu są numerowane, każda umowa zapisuje, z której powstała. Szkolenie z edycji i wersjonowania jest częścią wdrożenia, razem z dokumentacją.
Czy dane z umów są bezpieczne przy przetwarzaniu poza CRM?
Workflow przekazuje między systemami tylko pola potrzebne do wypełnienia szablonu i ustalamy je na warsztacie. Podpisane umowy zostają w Waszym repozytorium, nie u nas. n8n może stać na Waszej infrastrukturze, wtedy dane nie opuszczają firmy. Podstawę przetwarzania danych osobowych reprezentantów i osób do kontaktu opisujemy w dokumentacji wdrożenia, zgodnie z RODO.
Sprawdźmy, ile umów u Was powstaje z „zapisz jako”
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, ile umów miesięcznie podpisujecie, ile szablonów jest w obiegu, skąd biorą się dane i przez co podpisujecie. Możesz pokazać obecny szablon, a my mówimy, co da się z niego zautomatyzować od razu, a co wymaga najpierw uporządkowania danych. Nie musisz udostępniać systemów. Piszesz do Pawła, założyciela, i od niego dostajesz odpowiedź w ciągu dnia roboczego.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli w tym miesiącu ktoś u Was wysłał umowę z danymi poprzedniego klienta, to jest dokładnie ten problem. Dane przepisywane ręcznie po dziesiątej umowie tego dnia prędzej czy później mają błąd. Dane wstawione z CRM i sprawdzone w GUS go nie mają. Od tego zaczyna się warsztat.