Automatyzacja dokumentów bez przepisywania danych
Faktura kosztowa, umowa, oferta, protokół, dokument kadrowy. Workflow czyta dokument, który przyszedł z zewnątrz, albo składa go z danych, które już masz w CRM i księgowości. Potem prowadzi go przez akceptacje z terminem i zastępstwem, a na koniec zapisuje w jednym miejscu, z właściwą nazwą i dostępem. Nikt niczego nie przepisuje i nikt nie szuka, która wersja obowiązuje.
- 30 do 60 minuttyle zajmuje ręczne złożenie jednej umowy: szablon, dane z CRM, kwoty, daty, PDF, mail, archiwizacja
- 2 dnityle zespół traci miesięcznie przy 20 umowach, na przepisywaniu danych, które już są w systemach
- 14 dniod warsztatu do pierwszego działającego obiegu dla jednego rodzaju dokumentu
Problem
Ile godzin miesięcznie Twój zespół przepisuje dane do dokumentów?
Faktura kosztowa przychodzi mailem jako PDF. Ktoś ją otwiera, przepisuje numer, kwotę netto, VAT i termin płatności do księgowości, zapisuje plik na dysku i przekazuje do akceptacji. Umowa dla klienta to już 30 do 60 minut: szablon, dane kontrahenta z CRM, kwoty z oferty, daty, eksport do PDF, mail, oczekiwanie na podpis, archiwizacja w odpowiednim folderze. Przy 20 umowach miesięcznie wychodzą dwa pełne dni robocze na przepisywanie tego, co już jest w systemach.
Drugi koszt jest gorszy niż czas. Nikt nie wie, która wersja umowy jest obowiązująca, bo trzy osoby zrobiły trzy kopie szablonu. Akceptacja wisi w skrzynce osoby na urlopie i nikt tego nie widzi. Handlowiec wysłał ofertę na starym cenniku, bo miał ją u siebie na dysku. Przy kontroli albo audycie dokumentu szuka się po ludziach, a nie w jednym miejscu.
Część tych wymogów to nie preferencja, tylko przepis. Rozporządzenie RODO 2016/679 w art. 5 ust. 1 lit. e każe trzymać dane osobowe nie dłużej, niż jest to potrzebne, a w art. 32 wymaga kontroli dostępu do nich. Umowa z pracownikiem w folderze widocznym dla całej firmy łamie oba te punkty. Z drugiej strony rozporządzenie eIDAS 910/2014 w art. 25 mówi wprost, że kwalifikowany podpis elektroniczny ma taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. Cały obieg może być elektroniczny, łącznie z podpisem, i nie ma prawnego powodu, żeby cokolwiek drukować.
- Dwa dni robocze miesięcznie na przepisywanie danych, które już są w CRM
- Trzy kopie tego samego szablonu i nikt nie wie, która obowiązuje
- Akceptacja stoi tygodniami, bo wisi w skrzynce jednej osoby
- Dokument z danymi osobowymi leży w folderze, do którego zagląda cała firma
Dlaczego teraz
Co się zmieniło, że dokument da się dziś przeczytać maszynowo?
Do niedawna odczyt dokumentu opierał się na OCR i regułach przypiętych do pozycji pola na stronie. Wystarczyła faktura od nowego dostawcy z innym układem i reguła przestawała działać. Model językowy czyta dokument treścią, nie współrzędnymi, więc nietypowy layout, skan z telefonu albo załącznik w obcym języku nie wywalają odczytu.
Druga zmiana to podpis. Autenti i DocuSign mają API, więc dokument idzie do podpisu automatycznie, a status wraca do CRM bez pytania „czy klient już podpisał”. Razem z art. 25 eIDAS to znaczy, że pętla umowy zamyka się bez drukarki i bez kuriera.
Trzecia zmiana to agent AI. Obieg dopilnuje ścieżki, ale nie odpowie na pytanie „ile faktur czeka na akceptację dłużej niż trzy dni”. BOND, nasz firmowy agent AI, odpowiada na to z danych firmy w 5 do 10 sekund, bez logowania do trzech systemów.
Co się zmienia
Co dostaje zespół, który obsługuje dokumenty?
Dane z dokumentu bez przepisywania
Model czyta PDF, skan i załącznik z e-maila, wyciąga numer, kwoty, strony umowy i terminy, a potem wpisuje je tam, gdzie mają być. Człowiek potwierdza odczyt, zamiast go wykonywać.
Faktura kosztowa z załącznika do formularza w księgowości w kilkanaście sekund
Dokument składa się z danych, które już masz
Szablon w Google Docs albo Word ma oznaczone pola, a workflow wypełnia je danymi z CRM, arkusza albo systemu kadrowego. Dokument uruchamia zdarzenie w systemie, nie prośba na Slacku.
Wyzwalaczem może być zamknięcie szansy w CRM, koniec projektu albo nowy pracownik
Akceptacja idzie ścieżką, nie skrzynką
Ścieżka zna progi kwotowe, osoby zatwierdzające, termin i zastępstwo na czas urlopu. Dokument bez decyzji po ustalonym czasie eskaluje do przełożonego, a nie leży cicho.
Każdy dokument ma stan: czeka na kogoś, wrócił z uwagą albo jest zatwierdzony
Jedna obowiązująca wersja
Szablon i cennik żyją w jednym miejscu i dokument powstaje z tego miejsca za każdym razem. Historia zmian mówi, kto poprawił zapis i kiedy.
Zmiana w szablonie działa od następnego dokumentu, bez obchodzenia dysków po ludziach
Dokument ląduje tam, gdzie ma być
Po zatwierdzeniu plik trafia do folderu klienta albo roku, z nazwą według jednego schematu, i do systemu, który go potrzebuje: CRM, księgowości, magazynu. Dostęp wynika z roli, nie z tego, kto pamiętał o udostępnieniu.
Nazwa i folder z jednej konwencji, dostęp według działu, zgodnie z art. 32 RODO
Pytania o dokument zwykłym zdaniem
„Czy umowa z tym klientem jest podpisana”, „ile faktur czeka na akceptację dłużej niż trzy dni”, „która wersja cennika weszła w tę ofertę”. Agent AI odpowiada z danych firmy w 5 do 10 sekund.
Odpowiedź po polsku, bez logowania do trzech systemów i bez pytania na Slacku
A u Ciebie
Co, jeśli nasze dokumenty są inne?
Cztery zdania, które słyszymy najczęściej, i to, co na nie odpowiadamy.
Wystawiamy kilkanaście dokumentów miesięcznie, to za mało na automat.
Liczy się nie wolumen, a czas jednego dokumentu i to, ile razy utknął. Jeśli 20 umów zajmuje dwa dni robocze, a co trzecia wisi tygodniami na akceptacji, obieg się zwraca. Jeśli nie, mówimy to na konsultacji i zostajemy przy jednym porządnym szablonie.
Nasze umowy są za bardzo niestandardowe na szablon.
Prawie zawsze niestandardowe są dwa albo trzy paragrafy, a nie cały dokument. Stałą część automat składa z danych, a zmienną zostawiamy człowiekowi, z widocznym miejscem na wstawkę. Dokumentów, których naprawdę nie da się oszablonować, po prostu nie ruszamy.
Księgowa i tak sprawdza każdą fakturę ręcznie.
I dobrze, bo to jej odpowiedzialność. Automat nie zabiera jej decyzji, tylko przepisywanie: dane z PDF są już w formularzu, a ona je potwierdza albo poprawia. Na pilocie mierzymy, ile odczytów wymagało poprawki, i dopiero ta liczba decyduje, co idzie bez potwierdzenia.
Nie chcemy wypuszczać skanów umów do modelu.
To rozsądna obawa i ustalamy ją na warsztacie. Da się czytać dokumenty w środowisku bez uczenia na Waszych danych, ograniczyć przekazywane pola do niezbędnych albo zostawić dokumenty wrażliwe poza odczytem i zautomatyzować tylko ich obieg oraz archiwizację.
- Szablony i archiwum
- Google Docs, Google Drive, Microsoft Word, SharePoint
- Podpis elektroniczny
- Autenti, DocuSign
- CRM
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace
- Księgowość i sprzedaż
- Fakturownia, iFirma, Comarch Optima, Subiekt, BaseLinker, Shopify, PrestaShop
- Akceptacje i praca zespołu
- Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Notion, ClickUp, Jira, Asana
- Dane i warstwa automatyzacji
- BigQuery, Google Sheets, bazy SQL, n8n, Make, Zapier, własne integracje przez API
Dokumenty, które najczęściej wchodzą w pierwszy obieg
Trzy kolumny odpowiadają na trzy pytania, które trzeba rozstrzygnąć przy każdym dokumencie: skąd biorą się dane, kto podejmuje decyzję i gdzie plik ma zostać. Kolejność wdrażania ustalamy na warsztacie, po liczbie dokumentów w miesiącu.
| Dokument | Skąd biorą się dane | Gdzie ląduje po akceptacji |
|---|---|---|
| Faktura kosztowa | odczyt z PDF albo skanu z e-maila: numer, kwoty, VAT, termin | Fakturownia albo Comarch Optima, folder roku na dysku |
| Umowa z klientem | szablon plus dane kontrahenta z CRM, NIP sprawdzony w rejestrze | podpis w Autenti albo DocuSign, folder klienta na dysku |
| Oferta handlowa | pozycje i ceny z CRM, warunki z jednego aktualnego cennika | PDF do klienta mailem, załącznik przy szansie w CRM |
| Protokół ze spotkania | transkrypcja z Tactiq albo Fireflies, punkty akcji z ustaleń | Notion albo Google Drive, zadania w ClickUp lub Jira |
| Dokument kadrowy | dane z systemu kadrowego, szablon aneksu albo zaświadczenia | teczka pracownika z dostępem tylko dla kadr |
| Raport dla klienta | BigQuery, GA4, arkusz z wynikami kampanii albo projektu | PDF mailem w ustalonym harmonogramie, kopia w folderze klienta |
| Zamówienie od klienta | odczyt z załącznika do e-maila albo z pliku od kontrahenta | pozycje w BaseLinker albo systemie magazynowym, plik przy zamówieniu |
Pierwszy obieg obejmuje zwykle jeden albo dwa rodzaje dokumentów, te o największej liczbie w miesiącu. Resztę dokładamy, gdy pierwszy działa i ma zmierzony wynik.
Jak to robimy
Pięć kroków od stosu plików do jednego obiegu
Najpierw proces, potem narzędzia. Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Rozkładamy dzisiejszy obieg na czynniki: jakie dokumenty powstają, ile ich jest w miesiącu, kto je składa, kto zatwierdza, gdzie leżą i jak długo mają leżeć. Mierzymy czas jednego dokumentu, żeby po wdrożeniu było z czym porównać.
Projekt obiegu
Wybór dokumentów do pierwszego obiegu, szablony z oznaczonymi polami, ścieżka akceptacji z progami kwotowymi i zastępstwami, konwencja nazw i folderów, okres przechowywania. Ustalamy, które pola czyta model, a które muszą wejść z systemu, bo nie wolno ich zgadywać.
Pilot na prawdziwych dokumentach
Workflow działa obok obecnego trybu, bez wyłączania starego. Puszczamy przez niego dokumenty z ostatnich tygodni, w tym te niewygodne: skan z telefonu, fakturę o nietypowym układzie, umowę z aneksem, ofertę w obcej walucie.
Produkcja i szkolenie
Po weryfikacji przełączamy na produkcję z monitoringiem błędów. Osoba odpowiedzialna za dokumenty uczy się sama zmieniać szablon, próg akceptacji i listę zatwierdzających. Zmiana cennika przestaje być zgłoszeniem do nas.
Pomiar po 30 i 90 dniach
Wracamy z liczbami: ile dokumentów przeszło obiegiem, ile utknęło i na czym, ile odczytów wymagało poprawki człowieka. Donastrajamy ścieżkę do tego, co realnie wpada, a nie do tego, co założyliśmy na warsztacie.
Przed i po
Jak zmienia się tydzień osoby, która pilnuje dokumentów
Przedtem
- Handlowiec składa umowę ręcznie, 30 do 60 minut na jedną
- Faktura kosztowa czeka na akceptację w skrzynce osoby na urlopie
- Nikt nie wie, która kopia szablonu jest obowiązująca
- Przy kontroli dokumentu szukacie po dyskach i skrzynkach
Po zmianie
- Umowa powstaje z danych z CRM w chwili zmiany etapu szansy
- Dokument bez decyzji po ustalonym czasie eskaluje do przełożonego
- Szablon jest jeden i zmiana w nim działa od następnego dokumentu
- Plik leży w folderze klienta, z nazwą według schematu i dostępem według działu
Pierwszy obieg działa 14 dni po warsztacie. Czas dokumentu i liczbę utknięć porównujemy po 30 i po 90 dniach, wobec pomiaru z warsztatu.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma dyrektor operacyjny
Pytania „gdzie jest ta umowa” i „kto to zatwierdził” przestają lądować na Twoim biurku, bo odpowiada na nie system, a nie pamięć zespołu. Czas obiegu dokumentu staje się liczbą, którą możesz pokazać, a nie wrażeniem z rozmowy na korytarzu.
Druga rzecz liczy się przy audycie i przy kontroli. Wiesz, gdzie leży każdy dokument, kto go widział i jak długo ma zostać. To argument, którego dziś nie masz, i który zdejmuje z Ciebie osobiste ryzyko, gdy ktoś zapyta o teczkę pracownika albo o umowę z trzech lat wstecz.
- Ścieżka akceptacji spisana i wersjonowana, niezależna od jednej osoby
- Dostęp do dokumentów według roli, zgodnie z art. 32 RODO
- Pilot obok obecnego trybu, więc stary obieg działa do końca testów
- Szablon i próg akceptacji zmieniasz sam, bez zgłoszenia do nas
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień. Przy dokumentach wychodzi zwykle jeden do dwóch tygodni, bo obieg dotyka kilku systemów naraz i trzeba spisać ścieżkę akceptacji razem z wyjątkami. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile rodzajów dokumentów wchodzi w pierwszy obieg i w jakim stanie są szablony.
Koszt narzędzi płacisz bezpośrednio dostawcy: n8n, Make, Autenti, DocuSign, odczyt modelem. Bez naszej prowizji. Przy dokumentach ten koszt zależy głównie od liczby podpisów i stron w miesiącu, więc rząd wielkości podajemy już na warsztacie, a nie po fakturze.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, przy dokumentach zwykle jeden do dwóch
Zamknięta całość. Kończy się mapą obiegu i ścieżką akceptacji, którą możesz wdrożyć bez nas.
- Spis dokumentów z liczbą w miesiącu i czasem jednego egzemplarza
- Ścieżka akceptacji z progami kwotowymi, terminami i zastępstwami
- Konwencja nazw, folderów i okresów przechowywania
- Lista automatyzacji w kolejności zwrotu, z rekomendacją narzędzia
- Najczęściej wybierany
Warsztat i obieg dokumentów
Wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby rodzajów dokumentów i systemów
Najczęściej wybierany wariant. Działający obieg w 2 do 4 tygodni od warsztatu, sprawdzony na Waszych dokumentach z ostatnich tygodni.
- Wszystko z warsztatu
- Odczyt danych z PDF, skanu i załącznika, z potwierdzeniem pól krytycznych
- Szablony z polami zmiennych plus generowanie dokumentu z danych z systemów
- Ścieżka akceptacji, zastępstwa, eskalacja i zapis do docelowych systemów
- Pilot obok obecnego trybu, przełączenie z monitoringiem, szkolenie zespołu
Obieg dokumentów i agent AI
Wycena po warsztacie
dla firm, które codziennie pytają o status dokumentów
Wszystko z wdrożenia plus BOND, firmowy agent AI, który odpowiada na pytania o dokumenty zwykłym zdaniem.
- Wszystko z obiegu dokumentów
- Agent AI spięty z archiwum, CRM i księgowością, odpowiedź w 5 do 10 sekund
- Alerty o dokumentach stojących na akceptacji dłużej niż ustalony próg
- Wdrożenie agenta zajmuje około 2 miesiące, obok działającego obiegu
Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: mapą obiegu, ścieżką akceptacji i listą automatyzacji w kolejności zwrotu. Jeśli okaże się, że wystarczy jeden wspólny szablon i uporządkowanie folderów, mówimy to i pokazujemy jak to zrobić. Sprawa kończy się wtedy na warsztacie, a nie na wdrożeniu, którego nie potrzebujecie.
Najczęstsze pytania
Czym jest automatyzacja dokumentów w firmie?
To obieg, w którym dokument albo powstaje sam z danych, które już masz w systemach, albo jest odczytywany maszynowo, gdy przychodzi z zewnątrz. Dalej idzie ścieżką akceptacji z terminem i zastępstwem, a po zatwierdzeniu ląduje w jednym miejscu, z właściwą nazwą i dostępem. Człowiek decyduje i zatwierdza, ale nie przepisuje danych.
Ile trwa wdrożenie obiegu dokumentów?
Warsztat to jeden do dwóch tygodni, wdrożenie 2 do 4 tygodni po nim. Pierwszy działający obieg dla jednego rodzaju dokumentu widać zwykle 14 dni od warsztatu. Dłużej trwa tylko wtedy, gdy najpierw trzeba uporządkować szablony albo strukturę folderów, bo automat postawiony na bałaganie po prostu go powtarza.
Czy potraficie odczytać dane z faktury, która przychodzi jako skan?
Tak. Model czyta skan i PDF bez stałego układu pól, więc nietypowy layout nie wywala odczytu tak, jak wywalał reguły oparte na pozycji na stronie. Kwoty i numer rachunku zostawiamy do potwierdzenia człowiekowi. Na pilocie mierzymy, ile odczytów wymagało poprawki, i ten wynik decyduje, co puszczamy dalej bez potwierdzenia.
Kto zatwierdza dokument, gdy osoba odpowiedzialna jest na urlopie?
Zastępca ustalony na warsztacie. Nieobecność oznaczona w kalendarzu Google albo Outlook przekierowuje zadanie automatycznie, a dokument bez decyzji po ustalonym czasie eskaluje wyżej. Obieg nie zatrzymuje się więc na jednej skrzynce, a Ty widzisz, na kim stoi każdy dokument.
Czy podpis elektroniczny wystarczy zamiast papieru?
Dla większości umów handlowych tak. Rozporządzenie eIDAS 910/2014 w art. 25 przyznaje kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu ten sam skutek prawny co podpisowi własnoręcznemu, a Autenti i DocuSign mają API, więc status podpisu wraca do CRM sam. Przypadki, w których przepis wymaga formy szczególnej, na przykład aktu notarialnego, wyłapujemy na warsztacie.
Co się dzieje, gdy zmienimy szablon albo cennik?
Zmieniasz go w jednym miejscu i od następnego dokumentu obowiązuje nowa wersja. Nie ma kopii szablonu na dyskach handlowców, więc oferta na starym cenniku przestaje być możliwa. Historia zmian pokazuje, kto poprawił zapis i kiedy, co przydaje się, gdy klient pyta o warunki z zeszłego roku.
Gdzie trafiają dokumenty z danymi osobowymi?
Do folderu z dostępem według roli, na przykład teczka pracownika widoczna tylko dla kadr. Okres przechowywania ustalamy na warsztacie, bo RODO w art. 5 ust. 1 lit. e każe trzymać dane nie dłużej, niż jest to potrzebne, a przepisy księgowe i kadrowe wyznaczają dolne granice. Do odczytu przekazujemy tylko te pola, które są potrzebne do decyzji.
Czym to się różni od automatycznego generowania umów albo archiwizacji?
Generowanie umów, fakturowanie z CRM i archiwizacja to pojedyncze scenariusze, każdy z osobną stroną i osobną wyceną. Ta usługa jest o poziom wyżej: obejmuje cały obieg, czyli odczyt danych z dokumentu, ścieżkę akceptacji, wersje szablonów i to, gdzie plik ma trafić w każdym z Waszych systemów. Zwykle startujemy od jednego scenariusza i dokładamy kolejne.
Zobaczmy, który dokument kosztuje Was najwięcej
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Mówisz, jakie dokumenty powstają u Was najczęściej i ile ich jest w miesiącu, choćby z pamięci. Pokazujemy, który da się puścić obiegiem od razu, a który wymaga najpierw jednego wspólnego szablonu i porządku w folderach. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów ani przysyłać nam umów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli w tym tygodniu ktoś u Was pytał, gdzie jest podpisana wersja umowy, to jest dokładnie ten problem. Dwa dni robocze miesięcznie na przepisywanie danych i tydzień czekania na jedną akceptację to koszt, który da się zobaczyć na pojedynczym dokumencie. Od tego zaczyna się warsztat. Piszesz bezpośrednio do Pawła, bez recepcji i bez ticketów.