Automatyzacja sprzedaży B2B od pierwszego kontaktu do podpisu
Handlowiec ma sprzedawać, a nie trzymać proces w głowie i w notesie. Spinamy cały lejek: warunek wejścia na każdy etap, prognozę liczoną z danych, jedno miejsce z historią szansy, listę działań na dziś i przekazanie do realizacji w dniu podpisu. Wąskie automaty, jak routing, scoring, follow-up i wysyłka ofert, wchodzą jako części tego procesu, nie jako pięć osobnych scenariuszy.
- 42 godzinytyle wyniósł średni czas reakcji na zgłoszenie z internetu w audycie 2 241 firm opisanym w Harvard Business Review. To jedyny odcinek lejka B2B, który ktokolwiek zmierzył
- 14 dniod warsztatu do pierwszego odcinka procesu działającego na Waszych szansach w CRM
- 2 do 4 tygodniod warsztatu do spiętego procesu: od pierwszego kontaktu po przekazanie realizacji
Problem
Dlaczego dobre szanse umierają w środku lejka?
Wtorek, handlowiec ma w CRM 60 otwartych szans. Ofertę wysłał w piątek i nie wie, czy klient ją otworzył. Ze spotkania sprzed dziesięciu dni zostały ustalenia w notesie, których nikt poza nim nie widzi. Trzy szanse stoją na etapie „negocjacje” od sześciu tygodni, bo nikt nie ustalił, co ten etap właściwie znaczy. Nikt tu nie jest leniwy. Proces istnieje, tylko nie w systemie.
Rozpad zaczyna się w miejscach, których nie widać na wykresie lejka. Etap nie ma warunku wejścia, więc każdy przesuwa szansę wtedy, kiedy mu się wydaje, że wypada, a prognoza jest sumą nastrojów. Nad jedną szansą pracuje handlowiec, osoba od wyceny i ktoś techniczny, ale historia rozjeżdża się na trzy skrzynki. Po wygranej ustalenia trzeba opowiedzieć realizacji drugi raz, bo w CRM została kwota i nazwa firmy.
Budżet czasu jest znany z góry. Kodeks pracy w art. 129 § 1 daje przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu i tyle ma handlowiec, niezależnie od tego, ile szans wisi w lejku. Zmierzony jest przy tym wyłącznie sam start procesu. W audycie 2 241 firm opublikowanym w Harvard Business Review średni czas reakcji na zgłoszenie z internetu wyniósł 42 godziny, a 23 procent firm nie odpowiedziało wcale. Co dzieje się dalej, od kwalifikacji do podpisu, nie mierzy u siebie prawie nikt, bo nie ma z czego.
- Szansa stoi na tym samym etapie tygodniami i nikt tego nie widzi
- Prognoza dla zarządu rozjeżdża się z wynikiem, bo etapy znaczą u każdego coś innego
- Ustalenia ze spotkania zostają w notesie jednej osoby
- Realizacja startuje z opóźnieniem, bo zakres trzeba odtworzyć z rozmowy
- Odejście handlowca zabiera historię kilkunastu otwartych szans
Dlaczego teraz
Co się zmieniło, że proces sprzedaży spina się w tygodnie?
Każdy popularny CRM ma API i webhooki. HubSpot, Pipedrive, Salesforce i LiveSpace pozwalają odczytać całą historię szansy i zapisać w niej wynik bez klikania po rekordach. Dzięki temu proces da się opisać regułami obok CRM, a CRM zostaje miejscem, w którym zespół widzi stan sprawy. Wcześniej każda taka reguła znaczyła projekt na kwartał.
Druga zmiana: to już nie jest jeden duży wdrożeniowy projekt. Proces dzieli się na odcinki, które wchodzą po kolei i każdy da się ocenić osobno. Lead routing przypisuje zgłoszenie w sekundy, scoring leadów ustawia kolejność dzwonienia, follow-up pilnuje ustaleń po spotkaniu, wysyłka ofert składa dokument z danych szansy, a raport sprzedaży liczy prognozę codziennie rano. Ta strona jest o poziomie wyżej: o tym, żeby te odcinki złożyły się w jeden proces. Gdy problemem jest sam stan bazy, zaczynamy od automatyzacji CRM.
Trzecia zmiana to agent AI. Reguła wykona to, co jej kazano, ale nie odpowie dyrektorowi sprzedaży na pytanie „które szanse z tego kwartału stoją bez ruchu dłużej niż 14 dni”. BOND, nasz firmowy agent AI, odpowiada na to zwykłym zdaniem w 5 do 10 sekund, z danych z CRM, bez zamawiania raportu i bez logowania do systemu.
Co się zmienia
Co dostaje zespół sprzedaży?
Przejście etapu ma warunek, nie opinię
Każdy etap dostaje warunek wejścia spisany jednym zdaniem, a automat sprawdza go przy zmianie: czy jest zapisany decydent, budżet, termin decyzji, wysłana oferta. Czego brakuje, to dostaje zadanie z terminem, zamiast zniknąć.
Warunek sprawdzany w momencie przesunięcia szansy, a nie na przeglądzie w piątek
Prognoza z danych, nie z nadziei
Wartość lejka liczy się z etapu, wieku szansy i daty decyzji ustalonej z klientem, tym samym wzorem u handlowca i u zarządu. Szansa bez ruchu dłużej niż 14 dni wypada z prognozy, dopóki ktoś jej nie ruszy.
Jedna liczba odświeżana codziennie z CRM, zamiast dwóch arkuszy, które się nie zgadzają
Jedna szansa, jedna historia
Wątek mailowy, notatka ze spotkania, wersja oferty i lista osób po stronie klienta wiszą przy szansie. Osoba od wyceny albo ktoś techniczny wchodzi w sprawę bez dopytywania handlowca o kontekst.
Historia przypięta do szansy w HubSpot, Pipedrive, Salesforce albo LiveSpace, nie w cudzej skrzynce
Rano lista działań, nie 60 szans bez kolejności
Handlowiec dostaje jedną listę na dziś: co obiecał klientowi, komu skończył się termin decyzji, która szansa stoi za długo. Kolejność wynika ze scoringu i z terminów, nie z tego, co widać na pierwszym ekranie lejka.
Lista w CRM i na Slacku przed 8:00, ta sama dla całego zespołu
Po podpisie realizacja startuje tego samego dnia
Wygrana szansa zakłada projekt i zadania, przenosi ustalenia i zakres, uruchamia fakturę i onboarding klienta. Nikt nie opowiada realizacji od zera, co dokładnie kupił klient.
Zakres, ustalenia i osoba odpowiedzialna przepisane z szansy do systemu zadań bez przeklejania
Pytania o lejek zwykłym zdaniem
„Ile szans z tego kwartału nie ruszyło się od dwóch tygodni”, „ile ofert czeka na decyzję dłużej niż obiecany termin”, „na czym najczęściej przegrywamy w tej branży”. Agent AI odpowiada z CRM.
Odpowiedź w 5 do 10 sekund, po polsku albo po angielsku, bez raportu
A u Ciebie
Co, jeśli nasza sprzedaż wygląda inaczej?
Cztery zdania, które słyszymy na konsultacji najczęściej, i to, co na nie odpowiadamy.
Nasza sprzedaż opiera się na relacjach, tego nie da się zautomatyzować.
Relacji nie automatyzujemy i nie o to chodzi. Automat pilnuje tego, co relację psuje: materiału obiecanego na spotkaniu i wysłanego po tygodniu, oferty bez odpowiedzi, terminu decyzji, o którym klient pamięta lepiej niż my. Rozmowę prowadzi człowiek, a proces przestaje zależeć od tego, czy tego dnia miał czas.
Mamy proces spisany w prezentacji z 2023 roku i nikt się go nie trzyma.
Prawie zawsze tak jest, i dlatego warsztat zaczyna się od tego, jak sprzedajecie dzisiaj, a nie od tego, co ktoś kiedyś narysował. Etapy i warunki przejścia zatwierdza zespół sprzedaży, nie my. Automat pilnuje wyłącznie tego, co ten zespół uznał za sensowne, bo reguły, w które handlowcy nie wierzą, są obchodzone w pierwszym tygodniu.
Nasz cykl sprzedaży trwa 9 miesięcy, automat go nie skróci.
Nie skróci i tak Wam powiemy. Przy długim cyklu automat robi coś innego: nie pozwala szansie stać bez ruchu, trzyma historię przez zmianę opiekuna, przypomina o terminach ustalonych z klientem pół roku wcześniej i pokazuje, ile szans z kwartału realnie żyje. Im dłuższy cykl, tym więcej kontekstu ginie po drodze.
Mamy HubSpota z workflowami, po co nam jeszcze jedna warstwa?
Jeśli proces jest wąski i zamyka się w jednym systemie, natywne workflow wystarczą i tak Wam powiemy. Zewnętrzna warstwa w n8n, Make albo przez API ma sens wtedy, gdy jedna reguła musi dotknąć CRM, dokumentu oferty, systemu zadań i faktury naraz. Wtedy natywne scenariusze rozrastają się do dziesiątek wpisów utrzymywanych ręcznie.
- CRM
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace
- Pozyskanie i kontakt
- Formularz na stronie, LinkedIn Sales Navigator, Woodpecker, Lemlist
- Oferty i dokumenty
- Google Workspace, Microsoft 365
- Praca zespołu
- Slack, ClickUp, Jira, Asana, Notion
- Po podpisie
- Fakturownia, iFirma, Comarch Optima, Subiekt
- Dane i prognoza
- BigQuery, Google Sheets, GA4, bazy SQL
- Warstwa automatyzacji
- n8n, Make, Zapier, własne integracje przez API
Etapy lejka, warunki przejścia i praca automatu
Tak najczęściej wygląda proces po spięciu. Nazwy etapów bierzemy z Waszego lejka, warunki przejścia ustala zespół sprzedaży na warsztacie, bo to one decydują, czy prognoza znaczy cokolwiek.
| Etap | Warunek przejścia dalej | Co robi automat |
|---|---|---|
| Nowy lead | kompletny kontakt i podstawa do kontaktu | przypisuje opiekuna, wzbogaca dane firmy, ustawia termin pierwszego kontaktu |
| Kontakt nawiązany | odbyta rozmowa i zapisana potrzeba klienta | przypina wątek mailowy i notatkę do szansy, zakłada zadanie na kolejny krok |
| Kwalifikacja | decydent, budżet i termin decyzji w polach szansy | nie przepuszcza przejścia bez tych trzech pól i mówi, którego brakuje |
| Oferta | wersja oferty, którą klient dostał, przypięta do szansy | składa dokument z danych szansy, zapisuje datę wysłania, pilnuje follow-upu |
| Negocjacje | ustalone warunki i data decyzji po stronie klienta | podnosi flagę po 14 dniach bez ruchu i przypomina w dniu obiecanej decyzji |
| Wygrana | podpisany dokument i zakres w jednym miejscu | zakłada projekt i zadania, przenosi ustalenia, uruchamia fakturę i onboarding |
| Przegrana | przyczyna wybrana z zamkniętej listy | ustawia powrót do tematu za ustalony czas i zasila statystykę przyczyn |
Wiersze to punkt wyjścia. Pierwsze wdrożenie obejmuje zwykle 2 do 3 etapów, najczęściej tych wokół oferty, a resztę dokładamy, gdy pierwszy odcinek się utrzyma.
Jak to robimy
Pięć kroków od procesu w głowach do procesu w systemie
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Rozkładamy dzisiejszą sprzedaż na etapy i sprawdzamy, ile trwa każdy odcinek, gdzie szanse stoją najdłużej i co dzieje się po wygranej. Patrzymy na CRM, kalendarz, skrzynkę i arkusze, w tym ten, który pełni rolę cichego drugiego CRM.
Warunki przejścia i prognoza
Spisujemy warunek wejścia i wyjścia dla każdego etapu, definicję wygranej i przegranej, sposób liczenia prognozy oraz to, co automat blokuje, a co tylko oznacza flagą. Ustalamy, które pola są naprawdę potrzebne, bo każde kolejne obniża szansę, że zostanie wypełnione.
Pilot na jednym odcinku
Wybieramy jeden odcinek, zwykle wokół oferty, i uruchamiamy go w 14 dni na prawdziwych szansach, obok obecnego procesu. Nic nie wyłączamy. Po dwóch tygodniach widać, czy reguła pomaga handlowcom, czy tylko dokłada im klikania.
Reszta procesu i przekazanie po wygranej
Dokładamy pozostałe odcinki: routing, scoring, follow-up, wysyłkę ofert i nocne przeliczenie prognozy. Wygrana szansa zaczyna sama uruchamiać realizację, fakturę i onboarding. Dyrektor sprzedaży uczy się zmieniać warunki etapów bez zgłoszenia do nas.
Pomiar po 30 i 90 dniach
Patrzymy na trzy liczby: czas na każdym etapie, odsetek szans bez ruchu dłużej niż 14 dni i rozjazd prognozy z faktycznym wynikiem. Po 30 dniach donastrajamy reguły, po 90 wiadomo, czy proces trzyma się sam.
Przed i po
Jak zmienia się tydzień handlowca
Przedtem
- Poniedziałek zaczyna od filtrowania 60 szans, żeby zgadnąć, którą ruszyć
- Notes ze spotkania przepisuje do CRM wieczorem albo wcale
- Prognozę na zarząd składa w arkuszu w piątek i nie zgadza się z CRM
- Po wygranej sam dzwoni do realizacji i tłumaczy, co obiecał klientowi
Po zmianie
- Rano ma listę działań na dziś, ułożoną z terminów i ze scoringu
- Notatka, wątek mailowy i kolejny krok siedzą przy szansie bez przepisywania
- Prognoza jest jedna i liczy się codziennie z tych samych danych
- W dniu podpisu realizacja ma zakres, ustalenia i osobę odpowiedzialną
Pierwszy odcinek procesu działa 14 dni od warsztatu, całość w 2 do 4 tygodni. Rozjazd prognozy z wynikiem oceniamy po 90 dniach, bo krócej nie da się tego uczciwie zmierzyć.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma dyrektor sprzedaży
Prognoza, którą podajesz zarządowi, przestaje być Twoją opinią. Liczy się jednym wzorem z danych, które widzi cały zespół, więc rozmowa o kwartale przestaje być rozmową o tym, czy jesteś ostrożny, czy optymistyczny. Wiesz też, ile szans stoi bez ruchu i od kiedy, zanim ktoś zapyta.
Druga rzecz jest ważniejsza przy zmianach w zespole. Odejście handlowca dziś zabiera historię kilkunastu otwartych spraw, bo ustalenia siedzą w jego skrzynce i w jego głowie. Gdy proces pilnuje zapisu, nowa osoba wchodzi w te szanse w ciągu dnia, a nie odbudowuje kontekst przez miesiąc.
- Prognoza liczona jednym sposobem, ta sama u Ciebie i u handlowca
- Proces spisany i wersjonowany, niezależny od jednej osoby
- Pilot na jednym odcinku w 14 dni, więc decyzja o resztę idzie po wyniku
- Zmiana warunków etapu po Twojej stronie, bez zgłoszenia do nas
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień. Cały proces sprzedaży to zwykle 1 do 2 tygodnie, bo trzeba przejść przez każdy etap i przez to, co dzieje się po podpisie. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile etapów wchodzi w zakres, jaki jest stan CRM i ile systemów trzeba dotknąć po wygranej.
Koszt działania automatów płacisz bezpośrednio dostawcy narzędzia, czyli n8n, Make albo Zapier, albo nie płacisz wcale, gdy scenariusze stoją na Waszej infrastrukturze. Bez naszej prowizji. Tak samo z kosztem modeli, jeśli w procesie pojawia się agent AI.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, przy całym procesie sprzedaży zwykle 1 do 2 tygodnie
Zamknięta całość. Kończy się procesem spisanym razem z warunkami przejścia i kolejnością wdrażania, którą możesz zrealizować bez nas.
- Mapa dzisiejszej sprzedaży z czasem na każdym etapie
- Warunki wejścia i wyjścia dla etapów, zatwierdzone przez zespół
- Sposób liczenia prognozy i lista pól, które są naprawdę potrzebne
- Kolejność automatów i wskaźniki do pomiaru po 30 i 90 dniach
- Najczęściej wybierany
Warsztat i wdrożenie procesu
Wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby etapów i systemów po podpisie
Najczęściej wybierany wariant. Pierwszy odcinek działa 14 dni od warsztatu, całość w 2 do 4 tygodni, na Waszych szansach.
- Wszystko z warsztatu
- Warunki przejścia i zadania na kolejny krok wpięte w CRM
- Routing, scoring, follow-up i wysyłka ofert jako części jednego procesu
- Nocne przeliczenie prognozy i flagi na szansach bez ruchu
- Przekazanie po wygranej: projekt, zadania, faktura, onboarding klienta
- Szkolenie dyrektora sprzedaży ze samodzielnej zmiany warunków
Proces sprzedaży i agent AI
Wycena po warsztacie
dla zespołów, które pytają o lejek kilkanaście razy dziennie
Wszystko z wdrożenia plus BOND, firmowy agent AI, który odpowiada na pytania o stan lejka zwykłym zdaniem.
- Wszystko z wdrożenia procesu
- Agent AI spięty z CRM: stan szans, prognoza, przyczyny przegranych
- Alerty o szansach bez ruchu i o minionym terminie decyzji
- Dostęp dla handlowców i dyrektora, po polsku i po angielsku
Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: etapy, warunki przejścia, sposób liczenia prognozy i kolejność automatów. Jeśli okaże się, że problemem nie jest proces, a brak leadów albo stan bazy w CRM, mówimy to wprost i wskazujemy, od czego zacząć, zamiast sprzedawać wdrożenie, które tego nie naprawi.
Najczęstsze pytania
Czym jest automatyzacja sprzedaży B2B?
To spięcie całego procesu sprzedaży w jeden mechanizm: od przyjęcia zgłoszenia, przez warunki przejścia między etapami lejka, prognozę liczoną z danych, aż do przekazania sprawy do realizacji po podpisie. Automat pilnuje zapisu, terminów i kolejnego kroku, a rozmowę z klientem prowadzi handlowiec. To nie jest ten sam temat co pojedynczy scenariusz, na przykład routing leadów, bo tu chodzi o to, żeby pojedyncze automaty składały się w jeden proces.
Ile trwa wdrożenie automatyzacji sprzedaży B2B?
Tydzień albo dwa warsztatu, potem 14 dni do pierwszego działającego odcinka i 2 do 4 tygodni do spiętej całości. Pilot idzie obok obecnego procesu, więc nic nie wyłączamy do momentu, w którym zespół potwierdzi, że reguła pomaga. Przy bardzo rozbitym CRM najpierw trzeba uporządkować bazę i wtedy całość rozciąga się do 6 tygodni.
Czym to się różni od automatyzacji CRM?
Automatyzacja CRM zajmuje się systemem: polami, słownikami, duplikatami, uprawnieniami i tym, żeby dane dały się filtrować. Ta usługa zajmuje się procesem: co musi być prawdą, żeby szansa przeszła etap dalej, jak liczymy prognozę, kto pracuje nad jedną sprawą i co dzieje się w dniu podpisu. Jeśli baza jest w złym stanie, robimy najpierw porządek, bo reguła na złych danych powiela błąd szybciej niż człowiek.
Czy automatyzacja zastąpi handlowca?
Nie. Automat przejmuje zapis, przypomnienia, składanie dokumentów i liczenie prognozy, czyli pracę, którą handlowiec wykonuje po godzinach albo pomija. Rozmowa, rozpoznanie potrzeby i negocjacje zostają po stronie człowieka. Efektem ma być więcej godzin na rozmowy w tym samym tygodniu pracy, a nie mniejszy zespół.
Jak liczycie prognozę z lejka?
Z etapu szansy, jej wieku, kwoty i daty decyzji ustalonej z klientem, jednym wzorem dla całego zespołu. Szansa, która nie ruszyła się dłużej niż 14 dni, wypada z prognozy do czasu realnego ruchu, bo inaczej lejek puchnie od spraw, które już nie żyją. Wzór ustalamy na warsztacie i zatwierdza go dyrektor sprzedaży, nie my.
Co się dzieje po wygranej szansie?
Wygrana uruchamia przekazanie: powstaje projekt z zadaniami, przenoszą się ustalenia i zakres z rozmów, idzie zgłoszenie do fakturowania i startuje onboarding klienta. Osoba prowadząca realizację dostaje kontekst tego samego dnia, bez opowiadania jej wszystkiego od zera. To najczęściej pomijany odcinek procesu i zwykle ten, który psuje pierwsze tygodnie współpracy z nowym klientem.
Czy musimy zmieniać CRM?
Nie. Pracujemy z HubSpot, Pipedrive, Salesforce i LiveSpace, a logikę procesu budujemy albo w natywnych narzędziach CRM, albo w n8n, Make lub przez API, zależnie od tego, ile systemów musi dotknąć jedna reguła. Migracja CRM to osobna decyzja i jeśli uznamy, że jest potrzebna, powiemy to na warsztacie z uzasadnieniem, a nie w trakcie wdrożenia.
Co, jeśli nasz proces sprzedaży nie jest nigdzie spisany?
Prawie nigdy nie jest i to jest normalny punkt startu. Pierwszym efektem warsztatu jest proces zgodny z tym, jak sprzedajecie dzisiaj, razem z wyjątkami, które łamiecie świadomie. Dopiero spisany da się zautomatyzować, bo automat potrzebuje warunku, a nie wyczucia.
Sprawdźmy, gdzie dziś stoją Wasze szanse
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, ile macie otwartych szans, jak nazywacie etapy i co dzieje się po podpisie, nawet jeśli proces istnieje tylko w głowach zespołu. Pokazujemy, który odcinek da się spiąć w 14 dni, a co wymaga najpierw porządku w CRM. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli w tym kwartale usłyszałeś od handlowca „to się właśnie domyka” o szansie, która stoi od sześciu tygodni, to jest dokładnie ten problem. Proces bez warunku przejścia nie daje prognozy, tylko nastrój. Od spisania tych warunków zaczyna się warsztat, a pierwszy odcinek działa 14 dni później.