Konsulting AI dla firm kończy się decyzją, nie raportem
Doradzamy, które procesy w firmie warto automatyzować, których nie warto ruszać i w jakiej kolejności wchodzić. Warsztat kończy się dokumentem z listą procesów, oceną gotowości danych, szacunkiem zwrotu i kolejnością wdrożeń, który obroni się na zarządzie także bez nas. Jeśli nie ma czego automatyzować, mówimy to wprost.
- 2500 zł nettoza tydzień warsztatu procesowego. Tyle kosztuje decyzja, co automatyzować, podjęta przed wydaniem pieniędzy na wdrożenie
- 1 do 7 tygodnityle trwa warsztat, zależnie od liczby procesów i systemów. Kończy się dokumentem z listą procesów i kolejnością wdrożeń
- 14 dnityle mija od warsztatu do pierwszej działającej automatyzacji, jeśli decydujesz się iść dalej
Problem
Dlaczego firmy kupują narzędzie AI, zanim wybiorą proces?
Zarząd chce „wdrożyć AI”, bo konkurencja coś uruchomiła. Kilka osób w zespole używa czatu do pisania maili, jeden handlowiec sam skleił automatyzację, która umarła po miesiącu. Nikt w firmie nie potrafi powiedzieć, który proces zabiera najwięcej godzin i który da się ruszyć pierwszy. A decyzja o wydatku ma zapaść w tym kwartale.
Wtedy zaczyna się kupowanie od końca. Najpierw licencja, potem szukanie procesu, do którego dałoby się ją przyłożyć. Efekt jest zawsze ten sam: narzędzie działa u dwóch osób, reszta zespołu pracuje jak wcześniej, a przy odnowieniu abonamentu nikt nie umie policzyć, co firma z tego miała.
Do tego dochodzi ramka prawna, której nie da się dopisać po wdrożeniu. Rozporządzenie (UE) 2024/1689, czyli AI Act, dzieli zastosowania sztucznej inteligencji na kategorie ryzyka i wiąże z nimi różne obowiązki, a te dotyczące systemów wysokiego ryzyka z art. 6 ust. 1 stosuje się od 2 sierpnia 2027 roku. W której kategorii wyląduje Wasz przypadek użycia, zależy od procesu, nie od narzędzia. Dlatego kolejność jest odwrotna niż w większości ofert: najpierw proces, potem narzędzia.
- Licencja kupiona, zanim ktokolwiek zmierzył, ile godzin zabiera proces
- Pilotaż umiera po miesiącu, bo nie miał właściciela ani wskaźnika
- Zarząd pyta o zwrot, a odpowiedź brzmi „zespół ma łatwiej”
- Rok później firma płaci za trzy narzędzia, z których korzystają dwie osoby
Dlaczego teraz
Co się zmieniło, że decyzję da się podjąć w tygodnie, nie w kwartał?
Kilka lat temu sama ocena, czy proces da się zautomatyzować, wymagała projektu integracyjnego. Dziś większość systemów, w których siedzą Wasze dane, ma API albo gotowy konektor: HubSpot, Pipedrive, Comarch Optima, Fakturownia, BaseLinker, Allegro, Google Workspace, Microsoft 365, BigQuery. Sprawdzenie, czy dane są dostępne w wymaganej jakości, zajmuje godziny, nie tygodnie.
Druga zmiana dotyczy liczenia zwrotu. Skoro pierwsza automatyzacja stoi 14 dni po warsztacie, a warsztat trwa tydzień, to szacunek zwrotu nie musi być prognozą na trzy lata. Wystarczy policzyć jeden proces: ile razy w miesiącu się zdarza, ile zajmuje osobie, ile kosztuje jej godzina. Jak to policzyć krok po kroku, rozpisaliśmy w poradniku o ROI z automatyzacji.
Trzecia zmiana to koszt pomyłki. Platformy rozliczane za użycie, jak Make czy n8n na własnym serwerze, pozwalają zbudować pilota na prawdziwych danych za kwotę, która nie wymaga uchwały zarządu. Dlatego doradztwo nie musi kończyć się rekomendacją na papierze. Kończy się rekomendacją, którą da się sprawdzić na jednym procesie, zanim firma podpisze cokolwiek większego.
Co się zmienia
Co dostajesz z doradztwa?
Lista procesów, które warto ruszyć pierwsze
Rozkładamy procesy na kroki razem z osobami, które je wykonują, i mierzymy czas na przykładach z ostatniego miesiąca. Każdy proces dostaje ocenę gotowości, nie ocenę z wrażenia po spotkaniu.
Ocena po siedmiu kryteriach: powtarzalność, czas, dane, wyjątki, koszt błędu, właściciel, ramka prawna
Lista procesów, których nie warto ruszać
Proces, który zdarza się dwa razy w roku, albo taki, w którym co drugi przypadek jest wyjątkiem, zostaje u człowieka. Piszemy to w dokumencie razem z powodem.
Odrzucenie z uzasadnieniem, żeby ten sam pomysł nie wrócił za pół roku
Zwrot policzony przed wydaniem pieniędzy
Dla procesów z pierwszej fali liczymy liczbę zdarzeń w miesiącu, czas na jedno zdarzenie i koszt godziny osoby, która to robi. Po drugiej stronie stawiamy koszt wdrożenia i koszt narzędzi płacony dostawcy.
Założenia wypisane osobno, żeby dyrektor finansowy mógł je podważyć przed decyzją
Kolejność wdrożeń, nie lista życzeń
Roadmapa mówi, co robimy w pierwszych 14 dniach, co wymaga wcześniejszego uporządkowania danych, a co ma sens dopiero za rok. Zależności są wypisane, bo część automatyzacji nie ruszy, dopóki CRM ma jedną firmę w trzech rekordach.
Trzy fale: pierwsze 14 dni, kolejne 2 do 4 tygodni, i to, co czeka na dane
Ocena gotowości danych i zespołu
Sprawdzamy, gdzie leżą dane, kto jest ich właścicielem, w jakiej są jakości i czy da się je czytać przez API. Osobno oceniamy zespół: kto zmieni sposób pracy, kto tego nie zrobi i czego trzeba się nauczyć.
Jakość danych sprawdzana na próbce z Waszych systemów, nie na deklaracji z ankiety
Rekomendacja narzędzi bez wiązania się z dostawcą
Nie jesteśmy odsprzedawcą żadnej platformy i nie bierzemy prowizji od licencji. Podajemy konkretne narzędzie z uzasadnieniem oraz alternatywę: n8n na Waszej infrastrukturze, Make, Zapier albo integrację przez API, gdy żadna platforma nie pasuje.
Koszt narzędzi i modeli płacisz dostawcy bezpośrednio, bez naszej marży
Dowód
Czy sami liczycie zwrot z tego, co doradzacie?
Tak, i pokazujemy to na jedynych liczbach, które możemy opublikować bez proszenia klienta o zgodę: agent AI pracujący na produkcji w agencji naszych założycieli, uruchomiony w marcu 2026 i zbudowany tą samą metodą, którą opisujemy wyżej. Poniżej pomiar razem z tym, czego te liczby NIE dowodzą.
Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem.
JustBotich agentJustIdea Agency, agencja performance marketingu, około 30 osób
- 23
- osób z firmy pracuje z agentem
- 38
- systemów wpiętych na stałe
- 112
- procesów chodzi bez człowieka
- 475
- tysięcy linii kodu agenta
Agent spięty z Google Ads, Metą, systemem CRM, systemem zadań, narzędziem SEO, Analytics, Search Console i hurtownią danych. Pierwszy commit 1 marca 2026, dziś korzystają z niego 23 osoby.
8 z 38 systemów, w których pracuje
Google Ads
Meta Ads- HubSpot
- ActiveCollab
- Ahrefs
GA4
Search Console
BigQuery
- Przedtem
- W dwunastu miesiącach przed uruchomieniem agencja pracowała na marży minus 4,42 procent. W oknie dwudziestu miesięcy nie było ani jednego ciągu trzech dodatnich miesięcy.
- Po zmianie
- Maj, czerwiec i lipiec 2026 to trzy dodatnie miesiące pod rząd, pierwszy taki ciąg w całym oknie. Przychód praktycznie się nie ruszył, więc zmiana siedzi po stronie kosztu obsługi, a nie sprzedaży.
Marża wyżej o 5,55 punktu procentowego rok do roku, przy przychodzie wyższym o 1,5 procent
A u Ciebie
Co, jeśli u nas nie ma czego automatyzować?
Cztery zdania, które słyszymy na pierwszej rozmowie, i to, co na nie odpowiadamy.
Nie mamy spisanych procesów, więc nie ma z czego mapować.
Prawie nikt nie ma i to jest pierwsza rzecz, którą warsztat zostawia po sobie. Proces wyciągamy z rozmowy z osobą, która go wykonuje, i z tego, co widać w systemach: kto co klika, w jakiej kolejności, ile razy w miesiącu. Spisany proces ma wartość sam z siebie, nawet jeśli nic potem nie zautomatyzujecie.
Zamawialiśmy już audyt i dostaliśmy raport, którego nikt nie przeczytał.
Dlatego nie znikamy na miesiąc. Po każdym etapie pokazujemy wynik i zbieramy uwagi, a dokument końcowy ma tyle stron, ile trzeba na listę procesów, szacunek zwrotu i kolejność wdrożeń. Rekomendujemy tylko to, co sami potrafimy zrealizować, więc nie ma w tym pozycji niewykonalnych.
Mamy 12 osób, konsulting to dla nas przerost formy.
Wtedy warsztat trwa tydzień i kosztuje 2500 zł netto, a nie kwartał. Przy takiej wielkości firmy zwykle jeden tydzień wystarcza, żeby wyjść z listą trzech procesów i decyzją, który idzie pierwszy. Jeśli już po rozmowie widzimy, że nie ma czego mapować, mówimy to na bezpłatnej konsultacji.
Doradzicie wdrożenie u siebie, bo na nim zarabiacie.
Zarabiamy na wdrożeniu, więc pytanie jest uczciwe. Rozbrajają je dwie rzeczy: warsztat jest zamkniętą całością z ceną jawną, a jego plan możesz zrealizować własnym zespołem albo z inną firmą. Procesy odrzucone wypisujemy w tym samym dokumencie razem z powodem. Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, więc nie mamy interesu w namawianiu na trzecie.
- CRM
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace
- Księgowość i finanse
- Fakturownia, iFirma, Subiekt, Comarch Optima, sevDesk
- Sprzedaż
- BaseLinker, Allegro, Shopify, WooCommerce, PrestaShop
- Praca zespołu
- Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion, ClickUp, Jira, Asana
- Dane
- BigQuery, Google Sheets, GA4, bazy SQL
- Warstwa automatyzacji
- Make, n8n, Zapier, własne integracje przez API
Siedem kryteriów, po których oceniamy proces
Tak wygląda ocena gotowości pojedynczego procesu na warsztacie. Wiersz, który wypada źle, nie wyklucza automatyzacji, ale przesuwa ją w kolejce albo zdejmuje z listy.
| Kryterium | Co sprawdzamy | Kiedy proces odpada |
|---|---|---|
| Powtarzalność | ile razy w miesiącu proces się zdarza | rzadziej niż 4 razy w miesiącu i bez terminu ustawowego |
| Czas na zdarzenie | ile minut zabiera osobie jedno przejście | poniżej 2 minut, chyba że zdarzeń jest kilkaset |
| Dostępność danych | czy dane są w systemie z API, czy w mailu i w głowie | dane istnieją tylko w załącznikach i w rozmowach |
| Liczba wyjątków | jaki odsetek przypadków wymaga decyzji człowieka | wyjątków jest więcej niż przypadków typowych |
| Koszt błędu | co się dzieje, gdy automat pomyli się raz na sto razy | błąd oznacza sankcję albo utratę klienta, bez kontroli po drodze |
| Właściciel procesu | kto w firmie odpowiada za proces i za jego zmianę | nikt nie chce być właścicielem po wdrożeniu |
| Ramka prawna | czy w procesie zapada decyzja dotycząca człowieka | decyzja o osobie ma zapadać bez udziału człowieka |
Wiersze są punktem wyjścia. Wagi ustalamy z Wami, bo w firmie produkcyjnej koszt błędu waży inaczej niż w agencji, a termin z ustawy bije statystykę częstotliwości.
Jak to robimy
Pięć kroków od „chcemy AI” do decyzji z liczbą
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Bezpłatna konsultacja
30 minut rozmowy o tym, co zabiera zespołowi najwięcej godzin i co już próbowaliście uruchomić. Mówimy, czy warsztat ma sens i ile tygodni obejmie. Nie musisz na tym etapie udostępniać żadnego systemu.
Warsztat procesowy
Od 1 do 7 tygodni, 2500 zł netto za tydzień. Rozkładamy procesy na kroki razem z osobami, które je wykonują, mierzymy czas na rzeczywistych przykładach i wypisujemy wąskie gardła. Ustalamy właścicieli i wyjątki, bo one decydują, czy automat da się w ogóle zbudować.
Ocena danych i gotowości
Sprawdzamy, gdzie leżą dane, czy da się je czytać przez API i w jakiej są jakości, na próbce z Waszych systemów. Osobno patrzymy na zespół i na to, kto realnie zmieni sposób pracy. Ten krok najczęściej przestawia kolejność wdrożeń.
Zwrot i kolejność
Dla procesów z pierwszej fali liczymy szacunek zwrotu z wypisanymi założeniami, a potem układamy je w kolejność razem z zależnościami. Dobieramy narzędzia z alternatywą i podajemy koszt, który zapłacisz dostawcy bezpośrednio.
Decyzja i pilot
Dostajesz dokument, z którym możesz iść na zarząd i zrealizować plan bez nas. Jeśli idziesz dalej z nami, pierwsza automatyzacja stoi 14 dni po warsztacie, a jej wynik mierzymy po 30 i 90 dniach wobec założeń z dokumentu.
Przed i po
Jak zmienia się rozmowa o AI w firmie
Przedtem
- Zarząd pyta „co robimy z AI”, a odpowiedź zależy od tego, kto akurat jest w pokoju
- Ktoś kupił licencję, ale nikt nie wie, do którego procesu ją przypiąć
- Pilotaż umarł po miesiącu i nikt nie zapisał, dlaczego
- Argument za wydatkiem brzmi „konkurencja to ma”
Po zmianie
- Lista procesów z oceną i kolejnością leży na papierze, ta sama u wszystkich w zarządzie
- Każdy proces z pierwszej fali ma szacunek zwrotu z wypisanymi założeniami
- Odrzucone procesy są odrzucone z powodem, więc nie wracają na kolejnym spotkaniu
- Pierwsza automatyzacja rusza 14 dni po warsztacie, a jej wynik znasz po 30 dniach
Dokument dostajesz w tygodniu zamknięcia warsztatu. Czy szacunek zwrotu się trzymał, wiadomo po 90 dniach od pierwszego wdrożenia.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma prezes albo właściciel
Podpisujesz wydatek, z którego będziesz rozliczony. Warsztat kosztuje 2500 zł netto za tydzień i kończy się dokumentem, więc największe ryzyko w całym projekcie ponosisz na kwocie znanej z góry. Wdrożenie zamawiasz dopiero wtedy, gdy masz przed sobą listę procesów, ocenę danych i szacunek zwrotu.
Druga rzecz liczy się na spotkaniu zarządu. Zamiast „wdrażamy AI” pokazujesz konkretny proces, liczbę zdarzeń w miesiącu, czas na zdarzenie i koszt godziny, a obok koszt wdrożenia i koszt narzędzi. Do tego listę procesów, których nie ruszamy, razem z powodem. Tak wygląda materiał, którego nikt nie zbije pytaniem „a po co”.
- Cena warsztatu jawna z góry: 2500 zł netto za tydzień, od 1 do 7 tygodni
- Dokument, który obroni się bez nas i który zrealizujesz własnym zespołem
- Odrzucone procesy wypisane z powodem, więc wydatek nie wraca za pół roku
- Wynik pierwszego wdrożenia mierzony po 30 i 90 dniach, nie na wyczucie
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień i trwa od 1 do 7 tygodni, zależnie od liczby procesów i liczby systemów. Firma do 30 osób z jednym procesem do rozłożenia zwykle mieści się w jednym tygodniu. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, bo dopiero wtedy wiadomo, co wchodzi w zakres i w jakim stanie są dane.
Koszt narzędzi i modeli płacisz bezpośrednio dostawcy, bez naszej prowizji. Nie jesteśmy odsprzedawcą żadnej platformy, więc rekomendacja n8n na Waszym serwerze jest dla nas równie dobra jak rekomendacja Make. Jak pracujemy jako agencja AI i dlaczego prowadzimy najwyżej dwa projekty naraz, opisaliśmy na osobnej stronie.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, od 1 do 7 tygodni
Zamknięta całość i punkt wyjścia dla każdego doradztwa. Kończy się dokumentem, który możesz zrealizować bez nas.
- Mapa procesów spisana razem z osobami, które je wykonują
- Ocena każdego procesu po siedmiu kryteriach, razem z odrzuceniami
- Szacunek zwrotu dla procesów z pierwszej fali, z wypisanymi założeniami
- Rekomendacja narzędzi z alternatywą i kosztem płaconym dostawcy
- Kolejność wdrożeń z zależnościami i wskaźnikami do pomiaru po 30 dniach
- Najczęściej wybierany
Warsztat i wdrożenie
Wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby procesów i stanu systemów
Najczęściej wybierany wariant. Pierwsza automatyzacja działa 14 dni po warsztacie, kolejne wchodzą w 2 do 4 tygodni.
- Wszystko z warsztatu
- Pilot na prawdziwych danych przed decyzją o pełnym wdrożeniu
- Wdrożenie w n8n, Make albo przez API, spięte z CRM i systemem księgowym
- Szkolenie właściciela procesu z samodzielnej zmiany reguł
- Pomiar wyniku po 30 i 90 dniach wobec założeń z warsztatu
Doradztwo i agent AI
Wycena po warsztacie
dla firm, w których dane leżą w kilku systemach naraz
Wszystko z wdrożenia plus BOND, firmowy agent AI, który odpowiada na pytania z danych firmy w 5 do 10 sekund.
- Wszystko z wdrożenia
- BOND spięty z CRM, księgowością, hurtownią i systemem zadań
- Wdrożenie agenta w około 2 miesiące, po pilocie na jednym dziale
- Dostęp dla zespołu, odpowiedzi po polsku i po angielsku
Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: możesz z nim pójść do innej firmy wdrożeniowej albo zrobić wszystko własnym zespołem. A jeśli na warsztacie wyjdzie, że w Waszych procesach nie ma czego automatyzować, mówimy to wprost i sprawa kończy się na warsztacie.
Najczęstsze pytania
Czym jest konsulting AI dla firm?
To doradztwo, które kończy się decyzją. Mapujemy procesy, oceniamy je po siedmiu kryteriach, liczymy szacunek zwrotu dla tych, które warto ruszyć, i układamy kolejność wdrożeń. Efektem jest dokument z listą procesów, odrzuceniami i rekomendacją narzędzi, a nie prezentacja o możliwościach AI. Możesz go zrealizować własnym zespołem albo z inną firmą wdrożeniową.
Ile trwa i ile kosztuje warsztat procesowy?
Od 1 do 7 tygodni, 2500 zł netto za tydzień. Liczba tygodni zależy od liczby procesów i systemów, nie od wielkości firmy: jeden proces w firmie na 150 osób bywa krótszy niż cztery procesy w firmie na 20 osób. Zakres i liczbę tygodni ustalamy na bezpłatnej konsultacji, przed podpisaniem czegokolwiek.
Czym doradztwo różni się od szkolenia zespołu z AI?
Doradztwo odpowiada na pytanie, co i w jakiej kolejności automatyzować, i kończy się przed decyzją o wdrożeniu. Szkolenie uczy zespół pracować z narzędziami, które już wybraliście. To dwa różne cele i dwa różne momenty, dlatego prowadzimy je osobno. Na konsultacji mówimy, który z nich jest u Was pierwszy.
Co jeśli okaże się, że nie mamy czego automatyzować?
Mówimy to i piszemy w dokumencie razem z powodem: proces zdarza się za rzadko, wyjątków jest więcej niż przypadków typowych, dane istnieją tylko w mailach. Odrzucenie z uzasadnieniem jest wynikiem warsztatu, nie porażką. Oszczędza pieniądze, które poszłyby na wdrożenie, z którego nikt by nie korzystał.
Jak liczycie zwrot z automatyzacji przed wdrożeniem?
Dla każdego procesu bierzemy liczbę zdarzeń w miesiącu, czas na jedno zdarzenie zmierzony na rzeczywistych przykładach i koszt godziny osoby, która to robi. Po drugiej stronie stawiamy koszt wdrożenia i koszt narzędzi płacony dostawcy. Wszystkie założenia są wypisane, żeby dyrektor finansowy mógł je podważyć, zanim cokolwiek podpiszecie.
Czy rekomendujecie narzędzia, na których zarabiacie?
Nie jesteśmy odsprzedawcą żadnej platformy i nie bierzemy prowizji od licencji. Koszt narzędzi i modeli płacisz dostawcy bezpośrednio. W dokumencie podajemy rekomendację i alternatywę, na przykład n8n na Waszej infrastrukturze wobec Make w chmurze, razem z tym, co każda opcja kosztuje w utrzymaniu.
Czy do warsztatu musimy udostępnić Wam systemy i dane?
Nie na starcie. Bezpłatna konsultacja i pierwsze rozmowy warsztatowe idą na tym, co pokazujecie na swoim ekranie. Dostępy potrzebujemy dopiero do oceny jakości danych i do pilota, w zakresie ustalonym pisemnie. Jeśli w procesie zapadają decyzje dotyczące osób, ustalamy też, gdzie w tej decyzji zostaje człowiek.
Kto ze strony firmy musi być na warsztacie?
Osoba, która wykonuje proces, i osoba, która może zdecydować o jego zmianie. Bez pierwszej mapa jest z ulotki, bez drugiej dokument nigdy nie zamieni się we wdrożenie. Właściciel procesu poświęca zwykle od 2 do 4 godzin na tydzień warsztatu, resztę pracy robimy po swojej stronie.
Sprawdźmy, czy w Waszych procesach jest co automatyzować
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, co zabiera zespołowi najwięcej godzin i co już próbowaliście uruchomić. Mówimy, czy warsztat ma sens, ile tygodni obejmie i od którego procesu zaczęlibyśmy na Waszym miejscu. Piszesz bezpośrednio do Pawła Pasteraka, założyciela, bez recepcji i bez ticketów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli w tym kwartale ktoś u Was zapytał „co robimy z AI” i nikt nie miał odpowiedzi z liczbą, to jest dokładnie ten problem. Warsztat za 2500 zł netto za tydzień zamienia to pytanie w listę procesów z kolejnością i szacunkiem zwrotu, którą podpiszesz albo odrzucisz świadomie.