Wdrożenie CRM dla firm B2B narzędzie dobrane pod proces
Stawiamy CRM od zera albo przenosimy Was ze starego systemu. Najpierw rozkładamy proces sprzedaży, potem wybieramy narzędzie: HubSpot, Pipedrive albo LiveSpace. Konfigurację pokazujemy na koncie testowym, zanim podpiszesz roczną licencję. Dane z arkuszy i poprzedniego CRM idą razem z historią, a zespół dostaje szkolenie osobno dla handlowca, kierownika i administratora.
- 3 do 6 tygodniod warsztatu do CRM, w którym pracuje cały zespół, z przeniesionymi danymi z arkuszy i starego systemu
- 3 systemyHubSpot, Pipedrive i LiveSpace. Który z nich, wychodzi z warsztatu, a nie z naszego cennika
- 30 dniwsparcia po uruchomieniu, bo dopiero wtedy konfiguracja zderza się z tym, jak zespół faktycznie pracuje
Problem
Dlaczego kupiony CRM po trzech miesiącach stoi pusty?
Firma kupuje HubSpota. Dział IT zakłada konta, handlowcy dostają dostęp i tyle. Tydzień później każdy prowadzi lejek inaczej, bo nikt nie ustalił nazw etapów ani tego, co musi się stać, żeby sprawa przeszła dalej. Pól własnych nie ma, więc wszystko ląduje w „Notatkach”. Automatyzacje są wyłączone, bo nikt nie wie, jak je włączyć. Po miesiącu kierownik prosi o raport lejka, a handlowcy siedzą wieczorem i uzupełniają CRM, żeby dane miały sens.
Pod tym leży jedna decyzja podjęta w złej kolejności: narzędzie wybrano przed procesem. Ktoś zobaczył demo, porównał cenniki i podpisał, a proces sprzedaży dopasowuje się teraz do szablonu dostawcy. Handlowiec, który w szablonie nie znajduje swojej pracy, wraca do arkusza i do skrzynki. Wtedy dane są w dwóch miejscach, żadne nie jest aktualne i CRM staje się kolejnym systemem do wypełniania po godzinach.
Jest jeszcze część, której nie widać przy zakupie licencji. CRM to zbiór danych osobowych klientów i kontaktów, więc rozporządzenie RODO 2016/679 stawia 3 wymagania, które rozstrzyga się w konfiguracji, nie po fakcie: minimalizację zbieranych danych (art. 5 ust. 1 lit. c), termin przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e) oraz domyślnie zawężony dostęp (art. 25 ust. 2). W CRM, gdzie każdy handlowiec widzi całą bazę i eksportuje ją jednym klikiem, żadnego z tych 3 punktów nie da się wykazać przed kontrolą.
- Licencja jest płacona co miesiąc za system, w którym pracują 2 osoby z 12
- Sprawy żyją w arkuszu i w skrzynce, bo w CRM nie ma tego, czego zespół potrzebuje codziennie
- Historia klienta zostaje w starym systemie, więc nikt nie chce go wyłączyć
- Raport lejka poprzedza wieczór ręcznego uzupełniania danych
- Każdy widzi całą bazę i może ją wyeksportować, bo uprawnień nikt nie ustawił przy starcie
- Nowa osoba uczy się procesu ustnie, bo w CRM go nie ma
Dlaczego teraz
Co się zmieniło, że wdrożenie CRM nie zajmuje kwartału?
HubSpot, Pipedrive i LiveSpace mają darmowe konta testowe i pełne API. Całą konfigurację, czyli etapy lejka, pola, widoki i uprawnienia, da się postawić na koncie testowym i pokazać zespołowi na jego własnych sprawach, zanim ktokolwiek podpisze roczną licencję. Decyzję o narzędziu podejmujesz po zobaczeniu, jak w nim wygląda Wasz proces, a nie po demo przygotowanym przez sprzedawcę.
Druga zmiana dotyczy danych. Przeniesienie kontaktów, firm, szans i notatek z arkuszy albo starego CRM to dziś praca na kilka dni, bo obie strony mają API i da się ją najpierw wykonać na koncie testowym i policzyć rekord po rekordzie. Technikę opisujemy osobno, na stronie migracji danych, bo przy wdrożeniu ważniejsze jest inne pytanie: co przenosimy, a co zostaje w archiwum.
Trzecia zmiana to agent AI. Nowy CRM oddaje raporty, ale nie odpowie kierownikowi na pytanie „ile spraw stoi bez ruchu dłużej niż 14 dni”. BOND, nasz firmowy agent AI, odpowiada na to zwykłym zdaniem w 5 do 10 sekund, bez logowania do CRM. Dokładamy go tam, gdzie zespół pyta o lejek kilkanaście razy dziennie.
Co się zmienia
Co dostajesz z wdrożenia prowadzonego od procesu?
Narzędzie wybrane po procesie, nie przed nim
Rekomendację systemu dostajesz z warsztatu, na piśmie, razem z uzasadnieniem i z tym, czego dane narzędzie nie zrobi. Jeśli obecny system wystarczy po przekonfigurowaniu, mówimy to i nie sprzedajemy migracji.
HubSpot, Pipedrive albo LiveSpace, wybrane pod liczbę osób, złożoność lejka i to, czy sprzedaż siedzi w jednym zespole z marketingiem
Lejek nazwany słowami Twojego zespołu
Etapy odwzorowują Wasz proces, a nie szablon dostawcy: nazywają się tak, jak zespół mówi o sprawach, i mają jedno zdanie warunku przejścia. Pól startowych jest minimum, bo pole, którego nikt nie wypełnia, psuje raport szybciej niż jego brak.
Etapy i pola zatwierdzone przez zespół sprzedaży na koncie testowym, przed startem na produkcji
Każdy widzi to, co obsługuje
Role handlowca, kierownika i zarządu dostają osobne widoki, osobne dashboardy i ograniczony eksport. Ustalamy też termin przechowywania kontaktów, które nigdy nie weszły w proces sprzedaży, bo RODO wymaga terminu, a nie „na zawsze”.
Uprawnienia i widoki spisane per rola, gotowe do pokazania przy audycie albo kontroli
Historia klienta w jednym miejscu
Kontakty, firmy, szanse, notatki i załączniki wchodzą z zachowanymi relacjami, żeby karta firmy niosła całą historię kontaktu. Stary system da się wtedy wyłączyć, a nie trzymać „na wypadek”.
Przeniesienie wykonane najpierw na koncie testowym i policzone rekord po rekordzie, szczegóły na stronie migracji danych
CRM przestaje być systemem do wypełniania
Ten moment nie przychodzi sam, wynika z konfiguracji. Handlowiec ma dostawać z CRM więcej, niż do niego wpisuje: kontekst klienta przed rozmową, listę spraw na dziś, przypomnienie o terminie i maila wpiętego w kartę firmy automatycznie.
Integracja z Gmailem albo Microsoft 365 i kalendarzem od pierwszego dnia, żeby korespondencja trafiała do CRM bez kopiowania
Pytania o lejek zwykłym zdaniem
„Ile mamy otwartych spraw powyżej 50 tysięcy”, „które stoją bez ruchu dłużej niż 14 dni”, „ile ofert wysłaliśmy w tym miesiącu”. Agent AI odpowiada z danych CRM, bez zamawiania raportu.
Odpowiedź po polsku w 5 do 10 sekund, bez logowania do CRM
A u Ciebie
Co, jeśli u nas sytuacja wygląda inaczej?
Cztery zdania, które słyszymy najczęściej na konsultacji, i to, co na nie odpowiadamy.
Jeśli szukasz węższego kawałka, są osobne strony: automatyzacja CRM, gdy system już stoi i jest używany, migracja danych, gdy pytanie dotyczy samego przeniesienia, oraz integracja z HubSpot i integracja z Pipedrive, gdy narzędzie jest już wybrane. Gdy CRM ma wymieniać dane z ERP albo z systemem fakturowym, to jest osobna usługa: integracja systemów CRM i ERP.
Mamy CRM, tylko nikt go nie używa. Trzeba go zmienić?
Prawie nigdy. Najpierw sprawdzamy, czy problem siedzi w narzędziu, czy w konfiguracji, i w większości firm to drugie: brak definicji etapów, dwadzieścia pól, z których wypełnianych jest pięć, zero integracji z mailem. Zmianę systemu proponujemy tylko wtedy, gdy obecny nie ma API albo nie da się w nim ustawić potrzebnych pól i uprawnień.
Naszym CRM jest arkusz w Google Sheets i na razie wystarcza.
Przy dwóch osobach i kilkunastu otwartych sprawach faktycznie wystarcza i tak Ci powiemy. Przestaje wystarczać w momencie, gdy potrzebujesz historii zmian, uprawnień albo odpowiedzi na pytanie, kto rozmawiał z tą firmą pół roku temu. Arkusz nie odpowie na żadne z tych trzech pytań, bo nie trzyma ani wersji, ani ról.
Mamy 8 lat historii w starym systemie, to się przy przenoszeniu rozsypie.
Dlatego dzielimy to na dwie rzeczy. Do nowego CRM idą kontakty, firmy, otwarte sprawy i notatki z ostatnich lat, przeniesione najpierw na konto testowe i policzone przed przełączeniem. Reszta ląduje w archiwum z możliwością odczytu, bo utrzymywanie starego CRM tylko po to, żeby raz w roku ktoś czegoś w nim szukał, kosztuje więcej niż samo archiwum.
Handlowcy nie będą wypełniać kolejnego systemu.
Startujemy z minimalnym zestawem pól i wymagane jest tylko to, bez czego nie da się przejść na następny etap. Maile i spotkania wpadają do CRM z integracji, dane firmowe po NIP i domenie uzupełnia automat. Handlowiec wpisuje mniej niż w arkuszu, a dostaje kontekst klienta przed rozmową, którego arkusz nie da.
- Systemy CRM, które wdrażamy
- HubSpot, Pipedrive, LiveSpace
- Poczta, kalendarz i praca zespołu
- Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion, ClickUp, Jira, Asana
- Źródła spraw i kontaktów
- Formularz na stronie, Meta Lead Ads, LinkedIn Lead Gen Forms, czat, landing z Google Ads
- Sprzedaż i księgowość
- BaseLinker, Allegro, Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Fakturownia, iFirma, Comarch Optima, Subiekt
- Dane i raporty
- BigQuery, Google Sheets, GA4, bazy SQL
- Warstwa automatyzacji
- Make, n8n, Zapier, własne integracje przez API
Siedem decyzji, które trzeba podjąć przed pierwszym logowaniem
To one decydują, czy CRM będzie używany. Każdą z nich rozstrzygamy na warsztacie, a nie po miesiącu pracy na produkcji, bo wtedy zmiana kosztuje przepisanie danych.
| Decyzja | Co widać, gdy nie została podjęta | Co ustalamy przed startem |
|---|---|---|
| Wybór narzędzia | proces sprzedaży dopasowuje się do szablonu dostawcy, a nie odwrotnie | rekomendacja HubSpot, Pipedrive albo LiveSpace z uzasadnieniem i z listą ograniczeń |
| Etapy lejka | dwie osoby trzymają tę samą sprawę na innym etapie | nazwy z języka zespołu i jedno zdanie warunku przejścia dalej |
| Zestaw pól | wszystko ląduje w polu „Notatki”, bo pól własnych nie ma | minimalny zestaw na start, wymagane tylko przy zmianie etapu |
| Role i uprawnienia | każdy widzi całą bazę i eksportuje ją jednym klikiem | widoki i eksport zawężone per rola, termin przechowywania kontaktów spisany |
| Zakres przenoszonych danych | stary system działa dalej, bo w nim została historia | co idzie do CRM, co do archiwum, po czym poznajemy, że przeniesienie się udało |
| Integracja z pocztą i kalendarzem | handlowiec kopiuje maile do CRM albo nie kopiuje wcale | Gmail albo Microsoft 365 wpięte od pierwszego dnia, spotkania w karcie firmy |
| Kto administruje po starcie | każda zmiana pola to zgłoszenie do dostawcy albo do nas | wskazana osoba u Was, przeszkolona z konfiguracji i uprawnień |
Wiersze to punkt wyjścia. Przy prostym lejku część decyzji zajmuje kwadrans, przy sprzedaży przez kilka kanałów naraz najdłuższa jest zwykle decyzja o zakresie danych.
Jak to robimy
Pięć kroków od decyzji o CRM do zespołu, który w nim pracuje
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Rozkładamy proces sprzedaży na etapy: kto co robi, w którym momencie coś zapisuje i gdzie dziś trzyma dane, w arkuszu, w skrzynce albo w głowie. Sprawdzamy, co już macie, łącznie z arkuszem pełniącym rolę cichego CRM, i jakie metryki mają realnie znaczenie dla kierownika.
Wybór narzędzia i projekt konfiguracji
Dostajesz rekomendację systemu z uzasadnieniem i z listą rzeczy, których nie zrobi. Do tego projekt konfiguracji: etapy, pola, role, widoki, integracje z pocztą i kalendarzem oraz zakres danych do przeniesienia. Na tym etapie da się jeszcze zmienić zdanie bez kosztu.
Konfiguracja na koncie testowym
Stawiamy całość na darmowym koncie testowym i wgrywamy tam próbkę Waszych danych z arkuszy i starego systemu. Zespół klika w swoje własne sprawy i mówi, co mu przeszkadza, zanim podpisujesz roczną licencję. Poprawki wchodzą tutaj, nie na produkcji.
Start z zespołem
Przenosimy dane, włączamy integracje i szkolimy osobno: handlowców z codziennej pracy, kierownika z czytania lejka i raportów, administratora z konfiguracji i uprawnień. Pierwszy tydzień zespół pracuje w nowym CRM pod naszym nadzorem, a stary system zostaje włączony do odczytu.
30 dni wsparcia i pomiar
Przez 30 dni po uruchomieniu poprawiamy konfigurację do tego, jak zespół faktycznie pracuje, bo część rzeczy widać dopiero na produkcji. Po 30 dniach liczymy, ile osób realnie w CRM pracuje, po 90 patrzymy na czas reakcji i na to, czy prognoza z lejka zgadza się z domknięciami.
Przed i po
Jak zmienia się tydzień handlowca
Przedtem
- Sprawy prowadzi w arkuszu i w skrzynce, bo w CRM nie ma tego, czego używa codziennie
- Przed rozmową z klientem szuka historii w trzech miejscach naraz
- Maile do CRM przekleja z ręki albo nie przekleja wcale
- Wieczorem przed przeglądem tygodnia uzupełnia CRM, żeby raport miał sens
Po zmianie
- Sprawa istnieje w jednym miejscu, z etapem i terminem następnego kroku
- Karta firmy niesie historię, notatki i załączniki przeniesione ze starego systemu
- Korespondencja i spotkania wpadają do CRM z integracji z pocztą i kalendarzem
- Raport lejka liczy się sam, bo dane wpadają w trakcie pracy, a nie wieczorem
Konfiguracja stoi na koncie testowym w 1 do 2 tygodni od warsztatu. Cały zespół pracuje w nowym CRM w 3 do 6 tygodni. Po 30 dniach liczymy, ile osób realnie z niego korzysta, po 90 dniach patrzymy na czas reakcji i prognozę.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma osoba, która podpisuje umowę na CRM
Ryzyko przy tym zakupie jest jedno i wisi na Tobie: podpisujesz roczną licencję, a po trzech miesiącach zarząd pyta, co się właściwie zmieniło. Dlatego konfigurację pokazujemy na darmowym koncie testowym, na Waszych własnych sprawach, przed podpisaniem czegokolwiek. Jeśli zespół powie wtedy, że mu to nie pasuje, kosztowało Cię to warsztat, a nie rok licencji.
Druga rzecz waży w rozmowie z zarządem. Rekomendację narzędzia dostajesz na piśmie, z uzasadnieniem i z listą ograniczeń, więc wybór da się obronić liczbami z warsztatu, a nie wrażeniem z demo. Zaczynamy od warsztatu procesowego, bo dopiero on mówi, który system i w jakim zakresie.
- Konfiguracja obejrzana przez zespół przed podpisaniem rocznej licencji
- Rekomendacja narzędzia na piśmie, z uzasadnieniem i z listą ograniczeń
- Uprawnienia i termin przechowywania danych spisane, gotowe na pytanie o RODO
- Administrator po Waszej stronie przeszkolony, więc zmiana pola nie wymaga zgłoszenia do nas
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień. Przy wdrożeniu CRM wychodzą zwykle 1 do 2 tygodni, bo proces sprzedaży dotyka marketingu, obsługi i fakturowania. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile osób wchodzi do systemu, jak złożony jest lejek i w jakim stanie są dane do przeniesienia.
Licencje CRM płacisz bezpośrednio dostawcy, czyli HubSpotowi, Pipedrive albo LiveSpace, według ich cennika i według liczby stanowisk. Tak samo koszt działania automatów w Make albo n8n. Bez naszej prowizji i bez marży na licencjach, więc nie mamy interesu w rekomendowaniu droższego systemu.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, przy wdrożeniu CRM zwykle 1 do 2 tygodni
Zamknięta całość. Kończy się rekomendacją narzędzia i projektem konfiguracji, który możesz zrealizować bez nas albo z własnym działem IT.
- Mapa procesu sprzedaży: etapy, role, kryteria przejścia, metryki
- Rekomendacja systemu z uzasadnieniem i listą ograniczeń
- Projekt konfiguracji: pola, widoki, role, uprawnienia, integracje
- Zakres danych do przeniesienia i wskaźniki do pomiaru po 30 dniach
- Najczęściej wybierany
Warsztat i wdrożenie CRM
Wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby osób, złożoności lejka i stanu danych
Najczęściej wybierany wariant. Działający CRM w 3 do 6 tygodni od warsztatu, obejrzany przez zespół na koncie testowym przed startem.
- Wszystko z warsztatu
- Konfiguracja na koncie testowym i poprawki przed produkcją
- Przeniesienie danych z arkuszy i starego systemu, z zachowaniem relacji
- Integracja z pocztą, kalendarzem i pierwsze automatyzacje w lejku
- Szkolenie handlowców, kierownika i administratora oraz 30 dni wsparcia
Wdrożenie CRM i agent AI
Wycena po warsztacie
dla zespołów, które pytają o lejek kilkanaście razy dziennie
Wszystko z wdrożenia plus BOND, który odpowiada na pytania o lejek zwykłym zdaniem, z danych CRM.
- Wszystko z wdrożenia CRM
- Agent AI spięty z CRM: lejek, prognoza, sprawy bez ruchu, źródła kontaktów
- Alerty o sprawach bez ruchu i o zadaniach po terminie
- Dostęp dla handlowców i kierownika, odpowiedź w 5 do 10 sekund
Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: mapą procesu, rekomendacją narzędzia z uzasadnieniem i projektem konfiguracji. Jeśli okaże się, że Wasz obecny system wystarczy po przekonfigurowaniu, albo że przy dwóch osobach w sprzedaży arkusz jeszcze się broni, mówimy to wprost i sprawa kończy się na warsztacie.
Najczęstsze pytania
Ile trwa wdrożenie CRM?
Prosty setup, czyli mała firma, prosty lejek i brak danych do przeniesienia, to 1 do 2 tygodni. Standardowe wdrożenie w firmie 20 do 50 osób, z przeniesieniem danych i pierwszymi automatyzacjami, zajmuje 3 do 6 tygodni. Wdrożenie zaawansowane, przy 50 do 200 osobach, złożonym lejku i wielu integracjach, trwa 6 do 12 tygodni. Do tego dochodzi 1 do 2 tygodni warsztatu na starcie.
Które systemy CRM wdrażacie?
HubSpot, Pipedrive i LiveSpace. HubSpot wybieramy najczęściej dla firm 10 do 200 osób, które chcą trzymać sprzedaż i marketing na jednej bazie kontaktów. Pipedrive dla małych zespołów sprzedaży z prostym lejkiem i szybkim startem. LiveSpace, gdy liczy się polski dostawca i wsparcie w tej samej strefie czasowej. Nie mamy prowizji od żadnego z nich.
Jak wybieracie CRM dla konkretnej firmy?
Kolejność jest odwrotna niż zwykle: najpierw rozkładamy proces sprzedaży na warsztacie, a narzędzie dobieramy do tego, co z niego wyszło. Patrzymy na liczbę osób w systemie, liczbę etapów i wyjątków, na to czy marketing pracuje na tej samej bazie i z jakimi systemami CRM musi się spiąć. Rekomendację dostajesz na piśmie razem z listą rzeczy, których dany system nie zrobi.
Co się dzieje z danymi z arkuszy i starego CRM?
Do nowego systemu idą kontakty, firmy, otwarte sprawy, notatki i załączniki, z zachowanymi relacjami między nimi. Przeniesienie wykonujemy najpierw na koncie testowym i liczymy rekordy przed przełączeniem, a stary system zostaje na chwilę włączony do odczytu. Starsze dane, do których nikt nie wraca, lądują w archiwum. Technikę opisujemy na stronie migracji danych.
Czym wdrożenie CRM różni się od automatyzacji CRM?
Wdrożenie odpowiada na pytanie, jaki CRM postawić, jak go skonfigurować i jak wpiąć w resztę systemów. Automatyzacja CRM zaczyna się tam, gdzie system już stoi i jest używany, tylko wymaga za dużo klikania i oddaje za mało wiarygodnych liczb. Często robimy jedno po drugim, a rozstrzyga to bezpłatna konsultacja, nie cennik.
Kto ustawia uprawnienia i kto po wdrożeniu widzi jakie dane?
Uprawnienia i widoki projektujemy per rola na warsztacie, bo RODO wymaga domyślnie zawężonego dostępu i minimalizacji danych, a nie zgody wszystkich na wszystko. Handlowiec widzi to, co obsługuje, kierownik cały zespół, zarząd zestawienia. Ograniczamy też eksport i spisujemy termin przechowywania kontaktów, które nigdy nie weszły w proces sprzedaży.
Co, jeśli zespół nie zacznie z tego korzystać?
Dlatego konfigurację pokazujemy zespołowi na koncie testowym, na jego własnych sprawach, przed startem na produkcji. Szkolimy osobno handlowców, kierownika i administratora, a przez pierwszy tydzień pracujemy razem z nimi w nowym systemie. Po 30 dniach liczymy, ile osób realnie w CRM pracuje, bo wdrożenie, z którego nikt nie korzysta, wygląda w raporcie identycznie jak udane.
Ile kosztuje sama licencja CRM?
Płacisz ją bezpośrednio dostawcy, według jego cennika i liczby stanowisk, bez naszej marży. Na warsztacie liczymy koszt licencji dla każdego rozważanego systemu przy Waszej liczbie osób, bo przy 30 stanowiskach różnica między narzędziami robi się widoczna w budżecie rocznym. Nasza wycena dotyczy tylko warsztatu i wdrożenia.
Sprawdźmy, jaki CRM ma sens przy Waszym procesie
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, ile osób sprzedaje, gdzie dziś trzymacie sprawy i czy jakiś system już był kupiony. Mówimy wprost, czy to wdrożenie od zera, zmiana systemu, czy raczej przekonfigurowanie tego, co już macie. Nie musisz na tym etapie udostępniać żadnych systemów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli u Was jest CRM, do którego handlowcy wpisują dane wieczorem przed przeglądem tygodnia, to jest dokładnie ten problem: system skonfigurowano pod szablon dostawcy, nie pod pracę zespołu. CRM postawiony od procesu oddaje raport sam i zwraca handlowcowi kontekst klienta przed rozmową. Zaczynamy od warsztatu, bo bez mapy procesu nie ma na czym oprzeć wyboru narzędzia.