Xentral API Aufträge, Bestand und Retouren ohne Dubletten
Xentral ist ein deutsches ERP für E-Commerce und Handel, mit REST-Schnittstelle, Bearer-Token und Webhooks. Diese Seite beschreibt die technische Ebene: welcher Weg zu Ihrer Instanz führt, wie eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung keinen zweiten Auftrag anlegt, was mit einem Webhook passiert, der nie ankommt, und warum Belegnummern in Xentral bleiben.
- 2 BetriebsartenXentral in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server. Davon hängt ab, ob ein Ablauf die Instanz direkt erreicht oder ob ein Vermittler in Ihrem Netz nötig ist
- 1 Bestellung, 1 Auftragdie Bestellnummer aus dem Kanal steht am Auftrag und wird vor dem Anlegen geprüft, damit eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung keine Dublette erzeugt
- 2 bis 4 Wochenvom Workshop bis zur produktiven Integration, vorher geprüft an Ihren Aufträgen und Retouren aus dem letzten Monat
Das Problem
Warum entstehen zwei Aufträge für dieselbe Bestellung?
Xentral hat eine REST-Schnittstelle und Webhooks, deshalb sieht die Anbindung auf den ersten Blick nach einem Nachmittag Arbeit aus. Die Frage, die dabei meistens übersprungen wird, kommt vor der ersten Zeile Code: wo läuft Xentral. Eine Instanz in der Cloud hat eine Adresse, an die ein Ablauf aus dem Netz eine Anfrage schicken kann. Eine Installation auf Ihrem eigenen Server hat sie oft nicht, und dann braucht es einen Vermittler in Ihrem Netz statt eines offenen Ports. Diese eine Entscheidung bestimmt die Hälfte des Aufwands.
Der zweite Punkt ist die Dublette. Die Anfrage zum Anlegen des Auftrags geht raus, unterwegs läuft eine Zeitüberschreitung, die Antwort kommt nicht zurück. Das Szenario versucht es erneut, weil es so eingestellt ist, und in Xentral steht danach derselbe Kundenauftrag zweimal. Zwei Reservierungen im Lager, zwei Lieferscheine, im schlechten Fall zwei Rechnungen mit zwei Nummern aus demselben Kreis. Das liegt nicht an Xentral, sondern an einer fehlenden Prüfung vor dem Anlegen.
Der dritte Punkt ist leiser und kostet am meisten. Ein Webhook ist eine einmalige Nachricht: wenn Ihr Empfänger gerade neu startet, ein Zertifikat abgelaufen ist oder das Szenario in einem Fehler steht, ist das Ereignis weg und wird nicht von selbst noch einmal geschickt. Der Auftrag steht dann in Xentral auf versendet und im Shop auf in Bearbeitung, und der Bestand im Kanal stimmt seit Dienstag nicht mehr. Auffallen tut das beim Überverkauf oder beim Monatsabschluss.
- Bestellungen aus dem Shop tippt jemand von Hand in Xentral nach
- Eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung legt einen zweiten Kundenauftrag an
- Ein verpasster Webhook fällt erst auf, wenn ein Kunde nach der Sendungsnummer fragt
- Der Bestand läuft zwischen Lager und Kanälen auseinander, im Multichannel folgt der Überverkauf
- Der API-Schlüssel steht im Szenario und wandert mit jeder Testkopie mit
- Der Umsatzbericht für die Geschäftsführung entsteht aus einem CSV-Export, jede Woche von Hand
Warum jetzt
Standardanbindung, API oder Vermittler: welcher Weg führt zu Ihrer Instanz?
Zuerst die Betriebsart. Läuft Xentral in der Cloud, ist der Weg kurz: Sie legen in den Einstellungen unter API einen Schlüssel an, die Anfragen gehen als REST mit Bearer-Token raus, und ein Ablauf in n8n oder Make erreicht die Instanz direkt. Läuft Xentral auf Ihrem eigenen Server hinter der Firewall, drehen wir die Richtung um: ein kleiner Vermittler in Ihrem Netz baut die Verbindung nach außen auf und holt sich Aufgaben aus einer Warteschlange. Es wird kein Port geöffnet und keine Datenbank nach außen gestellt.
Der zweite Punkt betrifft den Umfang, und dort sagen wir eher ab als zu. Xentral bringt fertige Anbindungen mit, für Shopware gibt es eine native Integration, dazu Anbindungen an Shops, Marktplätze, Versanddienstleister und Zahlungsanbieter. Wenn Ihr Fall damit abgedeckt ist, sagen wir das und verkaufen keine Umsetzung daneben. Eine eigene Integration lohnt sich, wenn individuelle Felder mitlaufen sollen, wenn es eigene Statusübergänge oder Sonderpreisregeln gibt, wenn mehrere Lager im Spiel sind oder wenn Systeme außerhalb des Verkaufs dazukommen: CRM, Data Warehouse, KI-Agent.
Der dritte Punkt ist die Schnittstelle selbst. Über die API laufen Aufträge, Artikel und Bestände, Belege, Lieferungen und Retouren, dazu Webhooks für Auftragsänderungen, Lagerbewegungen und Rechnungsstellung. Die genauen Namen der Ressourcen, die Pflichtfelder und das Anfragelimit nehmen wir aus der offiziellen Entwicklerdokumentation von Xentral, für Ihre Version und Ihre Instanz, statt sie aus dem Gedächtnis zu setzen. Was in einem Forenbeitrag von vorletztem Jahr stand, gilt für Ihre Instanz nicht automatisch.
Der vierte Punkt ist die Richtung der Schreibvorgänge. Ein Auftrag, ein Lieferschein und eine Rechnung entstehen in Xentral über die Logik von Xentral, mit Reservierung, Nummernkreis und Lagerbuchung. Die Datenbank hinter Xentral fassen wir schreibend nicht an, weil ein Datensatz, der dort direkt landet, an Reservierung und Buchung vorbeigeht und einen Monat später bei der Inventur auffällt. Lesend arbeiten wir über die Schnittstelle und über ein Data Warehouse, das einmal täglich befüllt wird. Dort holt sich auch BOND seine Antworten, unser Firmen-KI-Agent, der in 5 bis 10 Sekunden aus diesen Daten antwortet, ohne das Anfragelimit von Xentral zu verbrauchen.
Was sich ändert
Was hat die Person davon, die das später betreut?
Ein Auftrag je Bestellung
Die Bestellnummer aus dem Kanal schreiben wir an den Auftrag und prüfen vor dem Anlegen, ob es ihn schon gibt. Den Vorgang sperren wir für die Dauer des Schreibens. Eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung trifft dann auf den vorhandenen Auftrag und gibt dessen Nummer zurück.
Prüfung vor dem Anlegen statt Storno und Erklärung der doppelten Reservierung
Der verpasste Webhook wird nachgeholt
Neben den Webhooks läuft ein Abgleich nach Zeitstempel, der alle Änderungen seit dem letzten erfolgreichen Lauf nachzieht. Ein Ereignis, das während eines Neustarts verloren ging, kommt damit im nächsten Durchlauf an, statt bis zur Kundenrückfrage zu fehlen.
Zwei Wege für dieselbe Änderung: Webhook sofort, Abgleich als Absicherung
Bestand aus einem schreibenden Prozess
In jeden Kanal schreibt genau ein Prozess, und die reservierte Menge zählt zum belegten Bestand. So verkauft der Shop nicht weiter, was im Lager längst einem anderen Auftrag zugesagt ist. Die Verzögerung zwischen Lagerbewegung und Kanal legen wir vorher fest, statt sie dem Zufall zu überlassen.
Eine Quelle je Kanal, Reservierung eingerechnet, Verzögerung schriftlich vereinbart
Kein offener Port bei eigenem Server
Steht Xentral in Ihrem Netz, arbeitet der Vermittler dort und baut die Verbindung selbst nach außen auf. Fällt die Leitung aus, warten die Aufgaben in der Warteschlange und werden nach der Rückkehr abgearbeitet, statt verloren zu gehen.
0 Ports von außen zum Server mit Xentral, Verbindung nur von innen nach außen
Retouren als Ablauf statt als Postfach
Retourenanfrage, Retourenschein, Wareneingang, Gutschrift: die Kette läuft über die Schnittstelle und hinterlässt an jedem Schritt eine Spur. Eine Gutschrift, die den Betrag gegenüber dem Original verändert, wartet standardmäßig auf die Freigabe eines Menschen.
Vier Schritte mit Spur, statt einer Sammeladresse und einer Tabelle
Fragen zu Aufträgen und Beständen in normalen Sätzen
Wie viele Aufträge hängen seit gestern im Versand, welche Artikel sind unter dem Meldebestand, wie viele Retouren kamen diese Woche aus Österreich. BOND, unser Firmen-KI-Agent, antwortet aus diesen Daten, ohne dass jeder Fragende eine Xentral-Lizenz braucht.
Antwort in 5 bis 10 Sekunden aus dem Data Warehouse, nicht aus einem Export
Und bei Ihnen
Was, wenn Xentral bei uns schon angebunden ist?
Vier Sätze hören wir von technischen Ansprechpartnern am häufigsten, und das ist unsere Antwort darauf. Wenn Ihrer anders lautet, sagen Sie ihn im Erstgespräch: schneller lässt sich nicht klären, ob es hier überhaupt etwas zu besprechen gibt.
Kunden-, Auftrags- und Rechnungsdaten verarbeiten wir nach der Verordnung 2016/679. In den Ablauf gehen deshalb nur die Felder, die für den Vorgang gebraucht werden, und für jeden beteiligten Anbieter gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag in die Akte. Kommt ein KI-Agent dazu, gilt zusätzlich die Verordnung 2024/1689, weshalb wir vorher festhalten, welche Auskünfte der Agent geben darf und welche Vorgänge bei einem Menschen bleiben.
Wir nutzen die Standardanbindung von Xentral zu Shopware, die läuft.
Dann bleiben Sie dabei, solange sie reicht, und wir verkaufen nichts daneben. Eine eigene Integration lohnt sich erst, wenn individuelle Felder mitlaufen sollen, wenn es eigene Statusübergänge oder Sonderpreisregeln gibt, wenn mehrere Lager oder Mandanten im Spiel sind oder wenn Systeme außerhalb des Verkaufs dazukommen. Was davon bei Ihnen zutrifft, klären wir im Workshop, vor jedem Angebot.
Xentral läuft bei uns auf einem eigenen Server, ohne öffentliche Adresse.
Das ist kein Hindernis, es ändert nur die Richtung. Der Vermittler steht in Ihrem Netz, baut die Verbindung selbst nach außen auf und holt sich Aufgaben aus einer Warteschlange. Es wird kein Port geöffnet, keine Datenbank nach außen gestellt und keine feste IP-Adresse gebraucht. Fällt die Leitung aus, warten die Aufgaben und werden danach nachgeholt, statt verloren zu gehen.
Wir geben keiner externen Firma einen API-Schlüssel zu unserem System.
Müssen Sie auch nicht. Den Schlüssel legen Sie selbst an, für einen technischen Benutzer mit eingeschränkten Rechten, und widerrufen ihn in den Einstellungen mit einem Klick. Während der Umsetzung arbeiten wir auf einer getrennten Instanz mit eigenem Schlüssel. Den produktiven Schlüssel legen Sie selbst in den Secret-Speicher, statt ihn uns per E-Mail zu schicken.
Wir haben keine Testumgebung und wollen nicht im laufenden Betrieb testen.
Deshalb läuft der Pilot auf einer getrennten Instanz und zuerst nur lesend, ohne einen einzigen Schreibvorgang in Ihrem Produktivsystem. Erst danach schreiben wir auf engem Umfang: ein Lager oder eine Auftragsart, mit Rückfallweg und einem Schalter auf Ihrer Seite. Getestet wird mit den Aufträgen und Retouren des letzten Monats, also mit echten Eingangsdaten und unechten Nummern.
- ERP und Lager
- Xentral, mehrere Lagerorte, Versanddienstleister, Etikettendruck
- Shop und Marktplatz
- Shopware, Shopify, WooCommerce, JTL, Amazon, eBay
- Zahlung
- Stripe, Mollie, PayPal, SEPA-Lastschrift
- Buchhaltung und Steuerkanzlei
- DATEV, sevDesk, lexoffice
- CRM und Zusammenarbeit
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace, Slack
- Daten und Auswertung
- BigQuery, SQL-Datenbanken, Google Sheets, Power BI
- Automatisierungsebene
- n8n, Make, Zapier, eigene Anbindungen über Schnittstellen
Vorgänge in Xentral: wie wir sie umsetzen und worauf wir achten
Sieben Vorgänge, mit denen die meisten Xentral-Integrationen anfangen. Die dritte Spalte nennt die Stelle, an der genau dieser Vorgang am häufigsten bricht, damit ein Projekt nicht mit der eigenen Dublette beginnt.
| Vorgang | Wie wir es umsetzen | Worauf wir achten |
|---|---|---|
| Anmeldung | API-Schlüssel aus den Einstellungen, als Bearer-Token im Header | eigener Schlüssel für einen technischen Benutzer, im Secret-Speicher und nicht im Text des Szenarios |
| Auftrag anlegen | eine Anfrage mit Kunde, Positionen, Zahlart und Lieferadresse | die Bestellnummer aus dem Kanal als externer Schlüssel, geprüft vor dem Anlegen, sonst entsteht bei jeder Wiederholung ein zweiter Auftrag |
| Bestand an die Kanäle geben | Lesen aus Xentral, ein schreibender Prozess je Kanal | die reservierte Menge gehört zum belegten Bestand, sonst verkauft der Shop, was im Lager schon zugesagt ist |
| Statuswechsel im Auftrag | Webhook auf die Änderung, dazu ein Abgleich nach Zeitstempel | ein verpasster Webhook wird nicht von selbst wiederholt, der Abgleich ist die Absicherung |
| Rechnung und Belegnummer | der Beleg entsteht in Xentral, die Nummer vergibt Xentral | keine Nummer aus unserer Ebene, sonst entstehen Lücken und Dubletten im Nummernkreis |
| Retoure | Retourenschein, Wareneingang buchen, danach Gutschrift | eine Gutschrift, die den Betrag gegenüber dem Original verändert, wartet auf eine Freigabe |
| Auswertung für das Controlling | einmal täglich in das Data Warehouse, Bericht entsteht daraus | Lesezugriffe für Berichte und für den KI-Agenten gehen nicht jedes Mal direkt an Xentral |
Die genauen Namen der Ressourcen, die Pflichtfelder und das Anfragelimit nehmen wir aus der Entwicklerdokumentation von Xentral, für Ihre Version und Ihre Betriebsart, statt eine Zahl aus einem Forenbeitrag zu übernehmen. Auf dieses Limit hin bauen wir die Warteschlange mit Abstand zwischen den Anfragen und Wiederholungen mit wachsender Pause. Einen Massenimport, etwa den ersten Abgleich des Artikelstamms, lassen wir in Paketen außerhalb der Arbeitszeit laufen.
Wie wir arbeiten
Fünf Schritte von der ersten Anfrage bis zur produktiven Integration
Jeder Schritt endet mit etwas, das Sie beurteilen können, bevor Sie über den nächsten entscheiden. Die ersten drei ändern keinen einzigen Datensatz in Ihrem Produktivsystem. Erst der Prozess. Dann die Werkzeuge.
Workshop und Durchsicht der Schnittstelle
Eine Woche. Wir halten die harten Fakten fest: Betriebsart und Version, welche Kanäle angebunden sind, wie viele Aufträge und Retouren pro Tag durchlaufen, wie viele Lager es gibt und wer die Vorgänge heute von Hand macht. Technisch prüfen wir die Rechte des Schlüssels, das Anfragelimit und ob die Vorgänge, die wir brauchen, in der Dokumentation stehen. Ergebnis ist ein Dokument mit Weg und Vorgangsliste, kein Code.
Feldzuordnung und Entwurf der Idempotenz
Wir legen fest, welches Feld aus dem Kanal auf welches Feld in Xentral geht, was der externe Schlüssel ist und wo das Verzeichnis der Paare aus Bestellung und Auftrag liegt. Dazu die Regeln für Wiederholungen, die Behandlung von Validierungsfehlern und die Liste der Fälle, die kein Automat allein entscheidet: Teillieferung, Storno nach dem Versand, Fremdwährung, Auftrag ohne gültige USt-IdNr.
Pilot, zuerst nur lesend
Der Ablauf läuft neben der bisherigen Arbeitsweise, auf einer getrennten Instanz und im ersten Durchgang ausschließlich lesend. Wir vergleichen Aufträge, Bestände und Belege mit dem, was die Oberfläche zeigt, und prüfen die schweren Fälle statt der leichten: verpasster Webhook, Wiederholung nach Zeitüberschreitung, Artikel in zwei Lagern, Retoure nach acht Wochen.
Erster Schreibvorgang auf engem Umfang
Danach schreiben wir zum ersten Mal, und zwar schmal: ein Lager oder eine Auftragsart, mit Rückfallweg und einem Schalter auf Ihrer Seite. Die ersten Aufträge prüft die Person, die sie heute von Hand anlegt. Erst wenn ihre Stichprobe sauber ist, wächst der Umfang, Kanal für Kanal.
Produktion, Monitoring und Verfahren für Aktualisierungen
Wir schalten produktiv, mit Alarm auf Validierungsfehler und auf jede Anfrage, die nach drei Wiederholungen ohne Antwort bleibt. Abgelehnte Aufgaben liegen samt Daten und Antwort in einer Warteschlange und lassen sich mit einem Klick erneut ausführen. Bei Ihnen bleibt ein Verfahren für Aktualisierungen von Xentral: Felder und Zuordnungen werden auf der getrennten Instanz geprüft, bevor die Version produktiv steigt. Messung nach 30 und 90 Tagen.
Vorher und nachher
Wie sich die Woche der Person ändert, die das heute zusammenhält
Vorher
- Bestellungen aus dem Shop werden Position für Position in Xentral nachgetippt
- Bestände stimmen bis zum ersten Verkauf desselben Artikels in zwei Kanälen
- Nach der Kundenrückfrage wird gesucht, warum der Status im Shop nicht umgesprungen ist
- Der Umsatzbericht entsteht aus einem CSV-Export, jede Woche von derselben Person
Nachher
- Der Auftrag entsteht in Xentral über die Schnittstelle, mit Reservierung und Belegnummer aus Xentral
- In jeden Kanal schreibt ein Prozess, die reservierte Menge ist eingerechnet
- Eine verpasste Änderung holt der Abgleich nach Zeitstempel nach, ohne dass jemand fragt
- Zahlen zu Aufträgen, Beständen und Retouren beantwortet der KI-Agent in 5 bis 10 Sekunden
Die ersten Aufträge ohne Menschen sehen Sie am Tag der Umschaltung. Die Zahl der Meldungen in der Warteschlange und die Zahl der Wiederholungen beurteilen wir nach 30 Tagen, die Stabilität der Integration nach 90.
Für die entscheidende Person
Was die Person davon hat, die für die Systeme verantwortlich ist
Xentral hält bei Ihnen Aufträge, Lager und Belege zusammen, deshalb ist jede Idee für eine Integration für Sie zuerst eine Frage nach dem Risiko und erst danach nach der Technik. Sie lautet: was passiert, wenn der Ablauf am Freitagnachmittag etwas Falsches schreibt. Nach unserer Umsetzung steht die Antwort im Verfahren und in der Warteschlange: es gibt einen Rückfallweg, einen Schalter auf Ihrer Seite und eine Person bei Ihnen, die eine abgelehnte Aufgabe erneut ausführen kann.
Der zweite Punkt betrifft die Größe der ersten Entscheidung. Die ersten drei Schritte ändern in Ihrem Produktivsystem nichts, und der Workshop endet mit einem Dokument, das ohne uns Bestand hat. Stellt sich dabei heraus, dass die Standardanbindung von Xentral Ihren Fall bereits abdeckt, sagen wir das und zeigen die Einstellung. Dann endet die Sache bei einer Woche Arbeit statt bei einer Umsetzung.
- Schlüssel bei Ihnen angelegt, im Secret-Speicher, mit einem Klick widerrufen
- Bei eigenem Server kein offener Port, der Vermittler verbindet nur von innen nach außen
- Erster Durchgang ausschließlich lesend, erster Schreibvorgang auf einem Lager
- Feldzuordnung, Verfahren für Aktualisierungen und Fehlerwarteschlange bleiben bei Ihnen
Kosten
Der Workshop hat einen offenen Preis, die Umsetzung ein Angebot danach
Der Prozess-Workshop kostet 3.500 EUR netto pro Woche und dauert 1 bis 7 Wochen. Bei einer einzelnen Integration reicht meist eine Woche, weil der Umfang eng ist. Die Ausnahmen gehören trotzdem aufgeschrieben: mehrere Lager, Teillieferungen, Storno nach dem Versand, Belege in fremder Währung, die Übergabe an die Steuerkanzlei. Die Integration selbst kalkulieren wir nach dem Workshop, wenn feststeht, wie viele Kanäle und Auftragsarten im Umfang liegen. Mehr zum Ablauf steht auf der Seite zur KI-Beratung.
Die Lizenz für Xentral zahlen Sie direkt beim Anbieter, nach dessen Preisliste, ebenso die Betriebskosten des Ablaufs bei n8n oder Make, oder gar nicht, wenn der Ablauf auf Ihrer Infrastruktur läuft. Beim KI-Agenten kommt der Verbrauch der Sprachmodelle dazu, beim Anbieter üblicherweise 0,005 bis 0,07 EUR pro Anfrage. Wir schlagen darauf nichts auf und verkaufen keine Lizenzen weiter.
Prozess-Workshop
3.500 EUR netto
pro Woche, bei einer Integration reicht meist eine Woche
Abgeschlossene Einheit. Endet mit einem technischen Dokument, das Sie selbst umsetzen oder einem anderen Dienstleister geben können.
- Feststellung von Betriebsart, Version und Rechten des API-Schlüssels
- Liste der Vorgänge und Zuordnung der Felder vom Kanal auf Xentral
- Entwurf der Idempotenz: externer Schlüssel, Prüfung vor dem Anlegen, Verzeichnis der Paare
- Plan für Abgleich, Fehlerwarteschlange und Messung nach 30 und 90 Tagen
- Am häufigsten gewählt
Workshop und Xentral-Integration
Angebot nach dem Workshop
der Umfang ergibt sich aus der Zahl der Kanäle, Lager und Auftragsarten
Die am häufigsten gewählte Variante. Laufende Integration in 2 bis 4 Wochen nach dem Workshop, vorher geprüft an Ihren Aufträgen des letzten Monats.
- Alles aus dem Workshop
- Ablauf in n8n, Make oder eigenem Code, verbunden mit Xentral und Ihren Kanälen
- Bei eigenem Server ein Vermittler in Ihrem Netz, mit Warteschlange und ausgehender Verbindung
- Idempotenz, Abgleich nach Zeitstempel und Wiederholungen mit wachsendem Abstand
- Pilot auf getrennter Instanz, Umschaltung mit Monitoring, Übergabe der Beschreibung
- Schulung der Person, die später das Fehlerprotokoll liest und Aufgaben erneut ausführt
Integration und KI-Agent
Angebot nach dem Workshop
für Unternehmen, in denen mehrmals täglich nach Beständen und Aufträgen gefragt wird
Alles aus der Integration und dazu BOND, der Firmen-KI-Agent, der Fragen zu Aufträgen, Beständen und Retouren in normalen Sätzen beantwortet.
- Alles aus der Xentral-Integration
- Data Warehouse mit Aufträgen, Beständen, Belegen und Retouren, einmal täglich befüllt
- Antwort in 5 bis 10 Sekunden, ohne das Anfragelimit von Xentral zu verbrauchen
- Meldungen bei Unterschreitung des Meldebestands und bei überfälligen Lieferungen
- Zugang für Vertrieb und Lager, ohne für jede Person eine Xentral-Lizenz
Der Workshop endet mit einem Dokument, das ohne uns Bestand hat: Betriebsart und Weg, Liste der Vorgänge, Feldzuordnung und Entwurf der Idempotenz. Stellt sich heraus, dass die Standardanbindung von Xentral oder eine zusätzliche Prüfung im vorhandenen Szenario genügt, sagen wir das und zeigen die Stelle, statt eine Umsetzung von null zu verkaufen.
Häufige Fragen
Wie bekommt man Zugang zur Xentral API?
In Xentral legen Sie den Schlüssel in den Einstellungen unter API an. Die Schnittstelle arbeitet als REST, der Schlüssel wird als Bearer-Token im HTTP-Header übergeben, und die Dokumentation steht unter developer.xentral.com. Für Integrationen richten wir einen eigenen technischen Benutzer mit eingeschränkten Rechten ein, damit der Zugang widerrufen werden kann, ohne einen Menschen auszusperren. Der Schlüssel liegt im Secret-Speicher, nicht im Text des Szenarios.
Unterstützt Xentral Webhooks?
Ja. Xentral bietet Webhooks für Ereignisse wie Auftragsänderungen, Lagerbewegungen und Rechnungsstellung, konfigurierbar in der Oberfläche mit Zieladresse und Ereignistyp. Ein Webhook ist allerdings eine einmalige Nachricht: ist Ihr Empfänger im falschen Moment nicht erreichbar, ist das Ereignis weg. Deshalb bauen wir immer einen zweiten Weg dazu, einen Abgleich nach Zeitstempel, der alle Änderungen seit dem letzten erfolgreichen Lauf nachzieht.
Kann man Xentral mit Shopware verbinden?
Ja, dafür gibt es eine native Integration, und wenn sie Ihren Fall abdeckt, bleiben Sie dabei. Die Schnittstelle lohnt sich zusätzlich dann, wenn individuelle Felder synchron laufen sollen, wenn es eigene Statusübergänge gibt oder wenn Sonderpreisregeln automatisch angewendet werden müssen. Dasselbe gilt für mehrere Lager, mehrere Mandanten und für Systeme außerhalb des Verkaufs, etwa CRM, Data Warehouse oder einen KI-Agenten.
Wie verhindern wir zwei Aufträge für dieselbe Bestellung?
Es braucht drei Dinge. Die Bestellnummer aus dem Kanal steht am Auftrag, vor dem Anlegen wird geprüft, ob ein Auftrag mit dieser Nummer schon existiert, und auf Ihrer Seite liegt ein Verzeichnis der Paare aus Bestellung und Auftrag. Dann trifft eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung auf den vorhandenen Auftrag und gibt dessen Nummer zurück. Zusätzlich sperren wir den Vorgang für die Dauer des Schreibens, damit zwei gleichzeitige Auslöser sich nicht überholen.
Wie verarbeitet man Retouren automatisch mit Xentral?
Als Kette aus vier Schritten über die Schnittstelle: Retourenanfrage annehmen, Retourenschein erstellen, Wareneingang buchen, Gutschrift auslösen. Jeder Schritt hinterlässt eine Spur, und der Bestand steigt erst mit dem gebuchten Wareneingang, nicht schon mit der Ankündigung. Eine Gutschrift, die den Betrag gegenüber dem Original verändert, wartet standardmäßig auf die Freigabe der Person, die für die Rechnungsstellung zuständig ist.
Was ändert sich, wenn Xentral auf unserem eigenen Server läuft?
Die Richtung der Verbindung. Eine Instanz in der Cloud hat eine Adresse, die ein Ablauf direkt erreicht. Eine Installation hinter Ihrer Firewall hat sie oft nicht, also stellen wir einen Vermittler in Ihr Netz, der die Verbindung selbst nach außen aufbaut und Aufgaben aus einer Warteschlange holt. Es wird kein Port geöffnet, keine Datenbank nach außen gestellt und keine feste IP-Adresse gebraucht. Fällt die Leitung aus, warten die Aufgaben und werden danach nachgeholt.
Wie viele Anfragen pro Minute erlaubt die Xentral API?
Den Wert nehmen wir aus der Entwicklerdokumentation von Xentral, für Ihre Version und Ihre Betriebsart, statt eine Zahl aus einem Forenbeitrag zu wiederholen. Unabhängig davon bekommt die Integration eine Warteschlange mit Abstand zwischen den Anfragen und Wiederholungen mit wachsender Pause. Ein Massenimport wie der erste Abgleich des Artikelstamms läuft in Paketen außerhalb der Arbeitszeit, und Lesezugriffe für Berichte und für den KI-Agenten gehen ins Data Warehouse.
Wie lange dauert die Umsetzung und womit fängt sie an?
Eine Woche Workshop, danach 2 bis 4 Wochen bis zur produktiven Integration, abhängig von der Zahl der Kanäle und Lager. Angefangen wird auf einer getrennten Instanz und ausschließlich lesend, ohne einen Schreibvorgang in Ihrem Produktivsystem. Der erste Schreibvorgang läuft auf engem Umfang, ein Lager oder eine Auftragsart, mit Rückfallweg und einem Schalter auf Ihrer Seite. Danach wächst der Umfang Kanal für Kanal.
Prüfen wir, welcher Weg zu Ihrer Xentral-Instanz führt
Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Sie sagen, ob Xentral in der Cloud oder auf Ihrem Server läuft, welche Kanäle angebunden sind und was heute von Hand passiert. Sie gehen mit einer Antwort auf drei Fragen heraus: ob die Standardanbindung Ihren Fall schon abdeckt, ob eine Wiederholung nach Zeitüberschreitung einen zweiten Auftrag anlegen kann und wer merkt, wenn ein Webhook ausbleibt. Einen Zugang zu einem System brauchen wir dafür nicht.
Wir führen höchstens 2 Umsetzungen gleichzeitig, damit bei jeder tatsächlich jemand sitzt.
Kostenloses ErstgesprächPS. Wenn bei Ihnen jemand Bestellungen von Hand in Xentral nachtippt oder den Umsatzbericht jede Woche aus einem CSV-Export zusammensetzt, dann ist genau das der Punkt. Der Auftrag kann in Xentral von selbst entstehen, mit Reservierung und Belegnummer aus Xentral, und die Antwort auf eine Frage nach dem Bestand kann in 5 bis 10 Sekunden kommen.