Integracja z BaseLinker od zamówienia do marży po zwrotach
BaseLinker zbiera zamówienia z Allegro, Amazonu, eBaya, Shopify i WooCommerce w jednym panelu. Spinamy go z tym, co jest dalej: z księgowością, CRM, magazynem i hurtownią danych, żeby faktura, etykieta i stan powstawały bez przeklejania. Na koniec dokładamy agenta AI, który z tych danych odpowiada, ile realnie zarabia pojedynczy produkt po zwrotach.
- co 5 minuttak często automat sprawdza nowe zamówienia w BaseLinkerze, żeby faktura i wysyłka nie czekały na czyjś powrót do biurka
- 2 do 6 tygodniod warsztatu do działającej integracji, w zależności od liczby kanałów i systemów po drugiej stronie
- 2500 złnetto za tydzień warsztatu procesowego, cena jawna; wdrożenie wyceniamy dopiero po nim
Problem
Dlaczego BaseLinker porządkuje zamówienia, a marża nadal jest zagadką?
BaseLinker robi dobrze to, do czego został zrobiony: zbiera zamówienia z kilku kanałów w jeden panel i nadaje im wspólny obieg. Kłopot zaczyna się na jego brzegach. Faktura powstaje w innym systemie, koszt towaru siedzi w księgowości, zwroty w arkuszu, a koszt reklamy w panelu Google i Meta. Każde z tych miejsc mówi prawdę o swoim fragmencie i żadne nie mówi całej.
Dlatego przy statusach robi się najwięcej ręcznej pracy. Ktoś przekleja numer listu przewozowego do wiadomości dla klienta i do CRM. Ktoś pamięta albo nie pamięta, że po przyjęciu zwrotu trzeba wystawić korektę. Ktoś raz w miesiącu zestawia sprzedaż z kosztem towaru, żeby odpowiedzieć na pytanie, które produkty warto jeszcze reklamować.
Część tej pracy przestała być kwestią wygody. Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur ruszył 1 lutego 2026 dla największych podatników i 1 kwietnia 2026 dla pozostałych, a okres przejściowy bez sankcji trwa do końca 2026 roku. Terminy i strukturę faktury publikuje Ministerstwo Finansów na podatki.gov.pl. Faktura sprzedażowa, która dziś powstaje z zamówienia ręcznie, ma po drodze jeden krok więcej niż rok temu.
- Numer przesyłki przeklejany osobno do maila i do CRM, przy każdym zamówieniu
- Korekta po zwrocie wystawiana hurtem na koniec miesiąca, bo nikt jej nie pilnuje na bieżąco
- Ta sama sztuka sprzedana w dwóch kanałach, bo stan poszedł minutę za późno
- Marża per produkt liczona w arkuszu raz w miesiącu, czyli za późno na decyzję o budżecie
Dlaczego teraz
Co BaseLinker zrobi sam, a co wymaga orkiestratora?
BaseLinker ma własne akcje automatyczne przypisane do statusu zamówienia. Zmiana statusu potrafi wysłać wiadomość do klienta, wystawić fakturę, utworzyć przesyłkę u przewoźnika albo przenieść zamówienie dalej. Jeśli warunek jest jeden i wszystkie potrzebne dane leżą w BaseLinkerze, to wystarcza i tak Wam powiemy na konsultacji.
Zewnętrzny orkiestrator wchodzi dopiero wtedy, gdy decyzja zależy od czegoś spoza panelu: od stanu w ERP, od limitu kredytowego kontrahenta w CRM, od historii zwrotów tego klienta, od kursu waluty z dnia sprzedaży. Wtedy logikę przenosimy do n8n, Make albo własnej integracji przez API, a BaseLinker zostaje miejscem, w którym zamówienie żyje i ma jeden status. Warstwę techniczną, czyli metody i limity interfejsu, opisujemy osobno na stronie BaseLinker API.
Trzecia zmiana to agent AI. Reguła przeniesie dane z systemu do systemu, ale nie odpowie na pytanie, który wzór wraca najczęściej z Niemiec i czy po zwrotach jeszcze zarabia. BOND, nasz firmowy agent AI, czyta sprzedaż, zwroty, koszt towaru i koszt reklamy naraz i odpowiada zdaniem w 5 do 10 sekund, bez logowania się do czterech paneli.
Co się zmienia
Co dostaje obsługa zamówień i co dostaje właściciel?
Zamówienie z każdego kanału wchodzi w ten sam przepływ
Automat pobiera nowe zamówienia co 5 minut i przekazuje je dalej: do systemu fakturowego, do CRM i do hurtowni danych. Kanał sprzedaży jest tylko polem w zamówieniu, a nie osobnym wyjątkiem do obsłużenia.
Jedna reguła na Allegro, Amazon, eBay, Shopify i WooCommerce naraz
Status robi więcej, niż zmienia kolor w panelu
Zmiana statusu wyzwala scenariusz poza BaseLinkerem: wiadomość z numerem przesyłki, aktualizację rekordu w CRM, zapis zdarzenia w hurtowni. Kolejność i warunki ustalamy na warsztacie, bo to one decydują, co jest bezpieczne do zautomatyzowania.
Jedno zdarzenie zamiast trzech ręcznych kroków po zmianie statusu
Rezerwacja zdejmuje sztukę, zanim kupi ją drugi kanał
Opłacone zamówienie rezerwuje stan, a nowa liczba idzie do sklepu i na marketplace w kilka sekund. Ustalamy jedno źródło prawdy o stanie: BaseLinker albo Wasz ERP, i wszystkie kanały czytają je zamiast siebie.
Stan liczony w jednym miejscu i rozsyłany, nie przepisywany w każdym panelu
Faktura i korekta powstają z danych zamówienia
Fakturownia, iFirma, Subiekt albo Comarch Optima dostają dane wprost z zamówienia, faktura idzie do KSeF, a numer wraca do BaseLinkera. Przyjęty zwrot uruchamia dokument korygujący i tag na rekordzie klienta w CRM.
Korekta rusza w dniu przyjęcia zwrotu, nie przy zamknięciu miesiąca
Etykieta i numer przesyłki bez kopiowania
List przewozowy powstaje z danych zamówienia u przewoźnika podpiętego w BaseLinkerze, a numer wraca do zamówienia, do wiadomości dla klienta i do CRM. Zmiana statusu u kuriera aktualizuje zamówienie, więc obsługa nie sprawdza tego w panelu przewoźnika.
Numer przesyłki w trzech miejscach z jednego zdarzenia
Marża per produkt policzona po zwrotach
Sprzedaż, koszt towaru, koszt dostawy i zwroty wyciągamy z BaseLinkera do BigQuery albo do arkusza, zestawione per produkt i per rynek. Agent AI odpowiada z tych danych zwykłym zdaniem, zamiast odsyłać do kolejnego eksportu.
Jedna liczba per produkt, aktualizowana codziennie zamiast raz w miesiącu
Dowód
Czy sami pracujecie na BaseLinkerze?
Tak, w sklepie jednego z naszych założycieli. To jedyny dowód, jaki możemy pokazać bez proszenia klienta o zgodę na publikację jego liczb. Poniżej pół roku pomiaru razem z tym, czego ta liczba NIE dowodzi.
Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem.
SurfBotich agentSurf Inc., marka odzieżowa premium, sklep online i dwa sklepy stacjonarne
- 16
- osób z firmy pracuje z agentem
- 21
- systemów wpiętych na stałe
- 89
- procesów chodzi bez człowieka
- 323
- tysięcy linii kodu agenta
Zamówienia z kilku kanałów zbiera BaseLinker, a stąd dane idą do systemu ERP, sklepu, hurtowni danych i systemów reklamowych. Agenta AI uruchomiliśmy w marcu 2026, pełny rozruch w maju. Korzysta z niego 16 osób, w tym magazyn i obsługa sklepów.
8 z 21 systemów, w których pracuje
PrestaShop- BaseLinker
- Comarch Optima
BigQuery
Google Ads
Meta Ads
GA4
Zalando
- Przedtem
- Od lutego do sierpnia 2025 każda złotówka budżetu reklamowego wracała jako 3,53 złotego przychodu online, a reklama pochłaniała 28,3 procent tego przychodu. Sprzedaż i zwroty per produkt zestawiał człowiek, w arkuszu.
- Po zmianie
- W tych samych miesiącach 2026 wskaźnik wynosi 4,19, a udział reklamy w przychodzie zszedł do 23,9 procent. Budżet reklamowy jest niższy o 6,9 procent przy sprzedaży wyższej o 10,3 procent.
Zwrot z reklamy 3,53 na 4,19, czyli o 18,5 procent wyżej, przy budżecie niższym o 6,9 procent
A u Ciebie
Co, jeśli u nas BaseLinker jest ustawiony inaczej?
Cztery zdania, które słyszymy najczęściej przy tym narzędziu, i to, co na nie odpowiadamy.
BaseLinker ma akcje automatyczne, po co dokładać kolejne narzędzie?
Jeśli warunek jest jeden, a dane siedzą w panelu, to nie ma po co i tak Wam powiemy. Pokazujemy wtedy, jak ustawić akcje przy statusach, i sprawa kończy się na warsztacie. Orkiestrator ma sens dopiero przy decyzji, która zależy od stanu w ERP, limitu kontrahenta w CRM albo historii zwrotów klienta.
Mamy BaseLinkera i Comarch Optimę, ale nikt tego nigdy nie spinał.
To najczęstszy punkt startu. Zaczynamy od jednego kierunku, zwykle od faktury sprzedażowej wystawianej z zamówienia, i puszczamy go równolegle do obecnego procesu. Dopiero po weryfikacji dokładamy korekty po zwrotach i strumień kosztów w drugą stronę.
Sprzedajemy na Allegro i Amazonie, każdy ma inne zasady zwrotów.
Mechanika zwrotu na marketplace należy do platformy i nie da się jej obejść integracją. Dlatego pracujemy na tym, co zostaje po naszej stronie: na dokumencie korygującym, na tagu w CRM, na przywróceniu stanu i na danych o tym, który produkt i który rozmiar wraca z którego rynku.
Nie mamy działu IT i nikt u nas nie zna interfejsu BaseLinkera.
Nie musi znać. Po Waszej stronie zostaje wygenerowanie tokenu w panelu i decyzja, jakie dane wolno wysyłać dalej. Metody, limity i sposób uwierzytelniania opisujemy osobno na stronie BaseLinker API, a po wdrożeniu przekazujemy dokumentację i szkolimy osobę z obsługi, żeby sama czytała kolejkę błędów.
- Sprzedaż i marketplace
- BaseLinker, Allegro, Amazon, eBay, Shopify, WooCommerce, PrestaShop
- Księgowość i faktury
- Fakturownia, iFirma, Subiekt, Comarch Optima, KSeF
- CRM
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace
- Wysyłka
- przewoźnicy podpięci w BaseLinkerze, etykiety, śledzenie przesyłek
- Dane i raporty
- BigQuery, Google Sheets, GA4, Looker Studio
- Warstwa automatyzacji
- n8n, Make, Zapier, własne integracje przez API
Zdarzenia w BaseLinkerze i co z nich wynika poza panelem
Sześć zdarzeń, od których zwykle zaczynamy. Kolejność i warunki ustalamy na warsztacie, bo od nich zależy, co jest bezpieczne do zautomatyzowania od razu, a co lepiej najpierw puścić równolegle.
| Zdarzenie w BaseLinkerze | Co się dzieje dalej | Dokąd idą dane |
|---|---|---|
| Nowe zamówienie | faktura sprzedażowa, kontakt i firma w CRM, zapis do hurtowni | system fakturowy, CRM, BigQuery |
| Zmiana statusu | wiadomość do klienta, aktualizacja rekordu, zapis zdarzenia | e-mail, CRM, hurtownia |
| Utworzenie przesyłki | numer listu wraca do zamówienia i do wiadomości | BaseLinker, e-mail, CRM |
| Ruch magazynowy | stan po rezerwacji rozsyłany do kanałów sprzedaży | sklep, Allegro, Amazon |
| Przyjęty zwrot | dokument korygujący, tag na kliencie, sztuka wraca na stan | system fakturowy, CRM, magazyn |
| Zamknięcie doby | sprzedaż, koszt towaru, koszt dostawy i zwroty per produkt | BigQuery, arkusz, dashboard |
Pierwsze wdrożenie obejmuje zwykle dwa albo trzy z tych zdarzeń. Reszta wchodzi tym samym torem, gdy pierwsze przejdą pomiar po 30 dniach.
Jak to robimy
Pięć kroków od panelu BaseLinkera do spiętego obiegu
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym. Nie instalujemy narzędzi na ślepo.
Warsztat
Tydzień. Przechodzimy drogę jednego Waszego zamówienia od wpadnięcia do BaseLinkera po zamknięcie zwrotu i notujemy, gdzie dane są przepisywane ręcznie. Sprawdzamy, ile kanałów obsługujecie, jaki system fakturowy i ERP stoi z drugiej strony i które akcje automatyczne w panelu już działają.
Projekt integracji
Lista zdarzeń, które mają wychodzić poza panel, kierunek każdego strumienia i ustalenie jednego źródła prawdy o stanie. Wybór narzędzia: same akcje w BaseLinkerze, n8n, Make albo integracja przez API. Zawsze najprostsza ścieżka do celu, nie najbardziej rozbudowana.
Pilot na prawdziwych danych
Przepływ chodzi równolegle do obecnego procesu, z wyłączoną komunikacją do klientów. Odtwarzamy sytuacje z ostatniego sezonu: dwie sprzedaże ostatniej sztuki w tej samej minucie, zwrot zgłoszony po 14 dniach, zamówienie z pustym numerem NIP, przesyłkę zagubioną u kuriera.
Produkcja i szkolenie
Po weryfikacji przełączamy na produkcję z monitoringiem błędów. Zostaje wyłącznik po Waszej stronie i kolejka błędów, w której widać, co nie przeszło i dlaczego. Osoba z obsługi uczy się ją czytać i zamykać, bez zgłoszenia do nas.
Pomiar po 30 i 90 dniach
Sprawdzamy wskaźniki spisane na warsztacie: ile zamówień przeszło bez człowieka, ile poszło do wyjątków, ile korekt wyszło z opóźnieniem. Dopiero wtedy dokładamy kolejne zdarzenie, tym samym torem.
Przed i po
Jak zmienia się dzień osoby, która pilnuje BaseLinkera
Przedtem
- Rano przegląda zamówienia z nocy i wystawia faktury po kolei, ręcznie
- Przekleja numery przesyłek do wiadomości dla klientów i do CRM
- Zwroty spisuje w arkuszu, korekty wystawia hurtem na koniec miesiąca
- Na pytanie o marżę produktu odpowiada „zrobię zestawienie, dam znać”
Po zmianie
- Zamówienia z nocy mają fakturę, kontakt w CRM i zapis w hurtowni, zanim otworzy laptop
- Numer przesyłki jest u klienta i w CRM z jednego zdarzenia
- Korekta rusza w dniu przyjęcia zwrotu, razem z tagiem na kliencie
- Na pytanie o marżę odpowiada agent AI, w 5 do 10 sekund
Pierwsze zdarzenie działa na produkcji zwykle 14 dni po warsztacie. Efekt na czasie obsługi i na marży oceniamy po 30 i po 90 dniach, na wskaźnikach spisanych przed startem.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma właściciel sklepu
Przestajesz zależeć od pamięci jednej osoby. Reguły przy statusach są spisane i działają tak samo, gdy obsługa zamówień jest na urlopie i gdy odejdzie z firmy. Faktura sprzedażowa wychodzi z zamówienia, więc obowiązek KSeF przestaje wisieć na tym, czy ktoś pamiętał o dodatkowym kroku.
Druga rzecz jest o rozmowie o budżecie. Gdy sprzedaż, koszt towaru i zwroty per produkt stoją w jednym miejscu, wiesz, które produkty warto jeszcze reklamować, a które zjadają budżet i wracają. Zaczynasz od jednego zdarzenia, więc pierwsza decyzja jest mała i odwracalna.
- Warsztat kończy się dokumentem, który możesz zrealizować bez nas
- Pilot chodzi równolegle, więc obecny proces działa do końca testów
- Wyłącznik i kolejka błędów zostają po Waszej stronie
- Koszt narzędzi płacisz dostawcy bezpośrednio, bez naszej prowizji
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, integracja wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień. Przy BaseLinkerze zwykle wystarcza jeden tydzień, dwa wtedy, gdy do obiegu wchodzi kilka kanałów i osobny system ERP. Integrację wyceniamy po warsztacie, bo dopiero wtedy wiadomo, ile zdarzeń wychodzi poza panel i w jakim stanie są systemy po drugiej stronie.
Abonament BaseLinkera, koszt scenariuszy w Make albo n8n oraz koszt użycia modeli płacisz dostawcom bezpośrednio, według ich cenników. Nie doliczamy do tego prowizji i nie pośredniczymy w płatnościach.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, przy BaseLinkerze zwykle jeden do dwóch
Zamknięta całość. Kończy się mapą obiegu zamówienia i listą zdarzeń do spięcia, w kolejności, którą możesz zrealizować bez nas.
- Mapa drogi zamówienia od kanału sprzedaży po zamknięcie zwrotu
- Lista zdarzeń do spięcia, z kierunkiem każdego strumienia danych
- Ustalenie jednego źródła prawdy o stanie magazynowym
- Rekomendacja narzędzia: akcje w BaseLinkerze, n8n, Make albo API
- Wskaźniki do pomiaru po 30 i 90 dniach
- Najczęściej wybierany
Warsztat i integracja BaseLinkera
Wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby kanałów i systemów po drugiej stronie
Najczęściej wybierany wariant. Działający obieg w 2 do 6 tygodni od warsztatu, uruchomiony najpierw równolegle do obecnego procesu.
- Wszystko z warsztatu
- Spięcie z księgowością i KSeF, z CRM oraz z kanałami sprzedaży
- Rezerwacje i stany rozsyłane z jednego źródła prawdy
- Etykiety, numery przesyłek i statusy od przewoźnika
- Pilot na prawdziwych danych, monitoring błędów, szkolenie obsługi
BaseLinker i agent AI
Wycena po warsztacie
dla sklepów, które pytają o marżę i zwroty codziennie
Wszystko z integracji plus BOND, który odpowiada z tych danych zwykłym zdaniem. Wdrożenie agenta zajmuje około dwóch miesięcy.
- Wszystko z integracji BaseLinkera
- Hurtownia danych ze sprzedażą, kosztem towaru i zwrotami per produkt
- Agent AI spięty z BaseLinkerem, księgowością i hurtownią
- Odpowiedzi w 5 do 10 sekund, po polsku i po angielsku
- Dostęp dla obsługi, magazynu i właściciela
Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: mapą obiegu, listą zdarzeń i kolejnością wdrożenia. Jeśli okaże się, że wystarczą akcje automatyczne w samym BaseLinkerze, mówimy to wprost i pokazujemy, jak je ustawić. Sprawa kończy się wtedy na warsztacie, a nie na integracji, której nie potrzebujecie.
Najczęstsze pytania
Czym jest integracja BaseLinkera z innymi systemami?
To spięcie panelu BaseLinkera z tym, co jest po jego obu stronach: z kanałami sprzedaży, z systemem fakturowym, z CRM, z magazynem i z hurtownią danych. Nowe zamówienia i zmiany statusu wychodzą poza panel automatycznie, a wyniki wracają do zamówienia. BaseLinker zostaje miejscem, w którym zamówienie ma jeden status, a decyzje zależne od danych z innych systemów podejmuje warstwa automatyzacji.
Ile trwa integracja BaseLinkera?
Tydzień warsztatu i 2 do 6 tygodni wdrożenia, w zależności od liczby kanałów i od tego, ile systemów wchodzi po drugiej stronie. Pierwsze zdarzenie, zwykle faktura sprzedażowa z zamówienia, działa na produkcji około 14 dni po warsztacie. Kolejne dokładamy po pomiarze, a nie wszystkie naraz.
Czym różni się akcja automatyczna w BaseLinkerze od scenariusza w n8n albo Make?
Akcja automatyczna działa na danych, które są w BaseLinkerze, i uruchamia się przy zmianie statusu. Wystarcza, gdy warunek jest jeden. Scenariusz w n8n albo Make ma sens, gdy decyzja zależy od czegoś spoza panelu: stanu w ERP, limitu kredytowego kontrahenta, historii zwrotów klienta albo kursu waluty z dnia sprzedaży. Wybór zapada na warsztacie i czasem wypada na akcje w panelu.
Czy integracja obsłuży faktury i KSeF?
Tak, i to najczęstszy pierwszy strumień. Dane z zamówienia idą do Fakturowni, iFirmy, Subiekta albo Comarch Optimy, faktura trafia do KSeF, a numer wraca do zamówienia w BaseLinkerze. Przyjęty zwrot uruchamia dokument korygujący. Jeśli Wasz system fakturowy sam wysyła już do KSeF, nie dublujemy tego, tylko zajmujemy się tym, co dzieje się przed i po.
Jak wygląda synchronizacja stanów przy sprzedaży na kilku kanałach?
Na warsztacie ustalamy jedno źródło prawdy o stanie: BaseLinker albo Wasz ERP. Opłacone zamówienie rezerwuje sztukę u źródła, a nowa liczba idzie do sklepu i na marketplace w kilka sekund. Kanały czytają tę samą liczbę zamiast siebie, więc ostatnia sztuka nie sprzedaje się dwa razy. Więcej o samym mechanizmie stanów piszemy na stronie o automatycznej aktualizacji stanów magazynowych.
Co z kurierami i etykietami?
List przewozowy powstaje z danych zamówienia u przewoźnika podpiętego w BaseLinkerze, a numer wraca do zamówienia, do wiadomości dla klienta i do CRM. Zmiana statusu u kuriera aktualizuje zamówienie, więc obsługa nie zagląda do panelu przewoźnika, żeby odpowiedzieć na pytanie o przesyłkę.
Skąd bierzecie dane do marży po zwrotach?
Sprzedaż, koszt dostawy i zwroty wyciągamy z BaseLinkera, koszt towaru z księgowości albo z ERP, a koszt reklamy z paneli kampanii. Wszystko ląduje w BigQuery albo w arkuszu, zestawione per produkt i per rynek. Dzięki temu marża jest liczona po zwrotach, a nie przed nimi, i widać ją codziennie, nie po zamknięciu miesiąca.
Czy potrzebujemy programisty i dostępu do interfejsu BaseLinkera?
Programisty nie. Po Waszej stronie zostaje wygenerowanie tokenu w panelu i decyzja, jakie dane wolno wysyłać dalej. Metody, limity i sposób uwierzytelniania opisujemy na osobnej stronie o interfejsie BaseLinkera. Po wdrożeniu przekazujemy dokumentację i szkolimy osobę z obsługi, żeby sama czytała kolejkę błędów i dokładała proste warunki.
Przejdźmy razem drogę jednego Waszego zamówienia
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, na ilu kanałach sprzedajecie, co siedzi po drugiej stronie BaseLinkera i który krok najczęściej robi u Was człowiek. Pokazujemy, co da się spiąć od razu, a co wymaga najpierw uporządkowania danych. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów ani tokenu.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli ktoś u Was dziś przekleił numer przesyłki do maila i do CRM, to jest dokładnie ten problem. Piszesz do Pawła, założyciela, nie na skrzynkę zbiorczą, i dostajesz odpowiedź w ciągu dnia roboczego.