Automatyzacja e-commerce od kliknięcia po zwrot
Jedno zamówienie przechodzi przez platformę, magazyn, kuriera, księgowość i skrzynkę klienta. Spinamy te systemy tak, żeby dane szły między nimi same, a człowiek wchodził tam, gdzie potrzebna jest decyzja: brak towaru, częściowa wysyłka, reklamacja. Zaczynamy od jednego etapu, tego, który dotyka każdego zamówienia.
- 7 etapówtyle ma droga jednego zamówienia od kliknięcia po reklamację, i każdy da się przejąć osobno
- 5 systemówtyle zwykle stoi na tej drodze: platforma, magazyn, kurier, księgowość i komunikacja z klientem
- 2 do 4 tygodniod warsztatu do pierwszego etapu działającego na produkcji, uruchomionego obok obecnego procesu
Problem
Ile razy jedno zamówienie przechodzi przez ludzkie ręce?
Zamówienie wpada w niedzielę o 23:15. W poniedziałek ktoś loguje się do panelu, pobiera listę, sprawdza stan w arkuszu, patrzy czy faktura już jest, kopiuje adres do systemu kuriera, wkleja numer przesyłki z powrotem do sklepu i wysyła klientowi wiadomość. Siedem przełożeń danych na jednym zamówieniu, z których żadne nie wymaga decyzji, tylko uwagi.
Przy trzydziestu zamówieniach dziennie to ponad dwieście takich czynności każdego dnia. Rosną liniowo z liczbą paczek, więc sezon rozwiązuje się rekrutacją, a nie procesem. Gorsze jest to, że przy dwusetnym przełożeniu ktoś wkleja numer przesyłki do niewłaściwego zamówienia i dowiadujecie się o tym od klienta.
Osobna sprawa to wyjątki, bo one mają terminy nadane ustawą. Konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość, a sklep ma 14 dni od otrzymania jego oświadczenia na zwrot wszystkich płatności, razem z kosztem dostawy. Tak stanowi ustawa o prawach konsumenta z 30 maja 2014 roku, art. 27 i 32. Ten zegar rusza w chwili zgłoszenia, a nie w chwili, gdy ktoś zauważy karton na magazynie.
- Numer przesyłki wklejany ręcznie, więc klient wie o wysyłce dzień po fakcie
- Stan na platformie i stan w magazynie rozjeżdżają się do najbliższego eksportu
- Brak towaru odkrywa magazynier przy pakowaniu, nie system przy przyjęciu zamówienia
- Zwrot leży w kartonie, a termin na oddanie pieniędzy biegnie od zgłoszenia
Dlaczego teraz
Dlaczego da się to wdrażać etap po etapie?
Każdy etap drogi zamówienia ma dziś własny punkt styku, który da się podłączyć osobno: zdarzenie o nowym zamówieniu, zmiana statusu wysyłki, ruch magazynowy, zgłoszenie zwrotu z formularza. Nie trzeba brać całego sklepu naraz. Pierwszy etap wchodzi na produkcję, kiedy pozostałe nadal działają tak jak dziś.
Warstwa kurierska jest już zebrana za Was. Systemy zamówień w rodzaju BaseLinkera trzymają integracje z InPost, DPD, DHL i GLS, więc spinamy się z jednym miejscem, a nie z czterema panelami po kolei. To samo dotyczy marketplace: Allegro, Amazon i eBay wchodzą przez ten sam punkt, co własny sklep.
Trzecia zmiana dotyczy pytań, nie przepływów. Reguła przeniesie zamówienie z etapu na etap, ale nie odpowie obsłudze, dlaczego konkretna paczka stoi u kuriera od trzech dni. BOND, nasz firmowy agent AI, czyta sklep, magazyn i system wysyłek naraz i odpowiada z danych firmy w 5 do 10 sekund.
Co się zmienia
Co dokładnie przestaje wymagać człowieka?
Zamówienie dochodzi do pakowania bez przepisywania
Opłacone zamówienie rezerwuje stan, tworzy dokument do kompletacji i potwierdzenie dla klienta. Magazyn dostaje gotową listę, a nie eksport do ręcznego sprawdzenia.
Jedno zdarzenie na platformie uruchamia trzy dokumenty w trzech systemach
Numer przesyłki u klienta bez kopiowania
List przewozowy powstaje z danych zamówienia, a numer wraca na platformę i do wiadomości dla klienta. Zmiana statusu u kuriera aktualizuje zamówienie, więc obsługa nie sprawdza tego w panelu przewoźnika.
InPost, DPD, DHL i GLS przez jeden punkt spięcia, nie przez cztery panele
Jeden stan zamiast czterech wersji
Sklep, magazyn i marketplace czytają ten sam stan, aktualizowany przy ruchu magazynowym. Gdy zapas schodzi do zera, oferta znika, zanim ktoś kupi coś, czego nie ma.
Aktualizacja przy ruchu towaru, nie przy nocnym eksporcie do pliku
Wyjątek dostaje osobę i termin
Brak towaru, częściowa wysyłka, przesyłka zagubiona u kuriera i reklamacja mają spisaną ścieżkę i trafiają do konkretnej osoby z terminem. Automat prowadzi ścieżkę standardową i sam rozpoznaje, kiedy zamówienie nią nie idzie.
Cztery wyjątki opisane na warsztacie, przed pierwszą linią kodu
Zwrot mieści się w ustawowym terminie
Zgłoszenie zwrotu tworzy etykietę, status i zadanie z terminem liczonym od dnia zgłoszenia. Zwrot pieniędzy rusza po przyjęciu towaru na magazyn albo po dowodzie odesłania, zgodnie z tym, co pozwala ustawa.
Termin 14 dni z art. 32 ustawy o prawach konsumenta pilnowany przez zadanie z datą
Status zamówienia bez otwierania paneli
Pytanie „co się dzieje z zamówieniem 12345” obsługa zadaje zwykłym zdaniem, a agent AI składa odpowiedź ze sklepu, magazynu i systemu wysyłek. Bez logowania się do trzech systemów po kolei.
Odpowiedź z danych firmy w 5 do 10 sekund
Dowód
Czy sami pracujecie na takim sklepie?
Tak, na własnym. Marka odzieżowa naszych założycieli sprzedaje ze sklepu na PrestaShop, spiętego z systemem zamówień i systemem ERP, a z agenta AI korzysta tam 16 osób, w tym magazyn. Poniżej jedyna liczba, którą mamy z pomiaru, razem z tym, czego ona NIE dowodzi: mówi o zwrocie z budżetu reklamowego, a nie o czasie obsługi zamówienia. Czasu obsługi przed wdrożeniem nikt u nas nie mierzył, więc nie mamy czym go porównać.
Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem.
SurfBotich agentSurf Inc., marka odzieżowa premium, sklep online i dwa sklepy stacjonarne
- 16
- osób z firmy pracuje z agentem
- 21
- systemów wpiętych na stałe
- 89
- procesów chodzi bez człowieka
- 323
- tysięcy linii kodu agenta
Sklep na PrestaShop spięty z systemem zamówień, systemem ERP, hurtownią danych i systemami reklamowymi. Agent uruchomiony w marcu 2026, pełny rozruch w maju. Korzysta z niego 16 osób, w tym magazyn i obsługa sklepów stacjonarnych.
8 z 21 systemów, w których pracuje
PrestaShop- BaseLinker
- Comarch Optima
BigQuery
Google Ads
Meta Ads
GA4
Zalando
- Przedtem
- Od lutego do sierpnia 2025 każda złotówka budżetu reklamowego wracała jako 3,53 złotego przychodu online, a reklama pochłaniała 28,3 procent tego przychodu.
- Po zmianie
- W tych samych miesiącach 2026 wskaźnik wynosi 4,19, a udział reklamy w przychodzie zszedł do 23,9 procent. Budżet reklamowy jest niższy o 6,9 procent przy sprzedaży wyższej o 10,3 procent.
Zwrot z reklamy 3,53 na 4,19, czyli o 18,5 procent wyżej, przy budżecie niższym o 6,9 procent
A u Ciebie
Co, jeśli u nas proces wygląda inaczej?
Cztery zdania padają na konsultacji najczęściej. Poniżej to, co na nie odpowiadamy.
Jest też lista rzeczy, których nie automatyzujemy, i mówimy o niej na warsztacie. Nie oddajemy automatowi decyzji o uznaniu reklamacji ani wypłaty pieniędzy przed sprawdzeniem towaru. Nie piszemy modelu, który sam ustala ceny; ceny zmienia reguła, którą ktoś u Was zatwierdził. Nie automatyzujemy też procesu, którego nikt w firmie nie umie opisać, bo z tego wychodzi szybszy bałagan, a nie mniejszy.
Mamy BaseLinker, on już to robi.
Do zamówień, statusów i kurierów zwykle wystarcza i tak Wam powiemy. Luki są zawsze w tych samych miejscach: częściowa wysyłka, przekazanie dokumentu sprzedaży do księgowości, prognoza braku i obsługa zwrotu z terminem. Jeśli brakuje tylko konfiguracji, którą już macie kupioną, pokazujemy jak ją dokończyć.
U nas co drugie zamówienie to wyjątek.
Wtedy zaczynamy od spisania wyjątków, nie od automatyzacji. Zwykle okazuje się, że pięć powtarzalnych sytuacji odpowiada za większość ruchu: brak jednej pozycji, zamówienie z przedsprzedaży, zmiana adresu po wysyłce, paczka nieodebrana, zwrot bez zgłoszenia. Automat prowadzi ścieżkę standardową i kieruje resztę do człowieka z terminem.
Boimy się, że automat wyśle klientowi bzdurę.
Dlatego pierwszy etap chodzi obok obecnego procesu, z wyłączoną komunikacją do klientów. Porównujemy jego decyzje z tym, co zrobił człowiek na tych samych zamówieniach z ostatnich tygodni. Do klienta odzywa się dopiero po przełączeniu, a wyłącznik zostaje po Waszej stronie.
Magazyn nie będzie klikał w nowy panel.
Nie dodajemy nowego panelu. Zmiany dotyczą tego, co dzieje się między systemami, więc magazyn pracuje na tym samym skanerze i na tej samej liście, tylko dostaje ją gotową. W naszym własnym sklepie magazyn jest jednym z aktywnych użytkowników agenta, a nie osobnym wdrożeniem.
- Platformy sklepowe
- Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Magento
- Zamówienia i marketplace
- BaseLinker, Allegro, Amazon, eBay, Google Merchant Center
- Magazyn i kurierzy
- InPost, DPD, DHL, GLS, systemy WMS, pick and pack
- Księgowość i ERP
- Fakturownia, iFirma, Subiekt, Comarch Optima, WAPRO
- Obsługa i powiadomienia
- Poczta transakcyjna, Slack, Microsoft Teams, Google Workspace
- Warstwa automatyzacji
- Make, n8n, Zapier, własne integracje przez API
Siedem etapów drogi zamówienia i co spinamy na każdym
Tak wygląda droga jednego zamówienia rozłożona na etapy. Prawie nikt nie bierze wszystkich naraz, więc na warsztacie wybieramy ten, na którym dziś ginie najwięcej czasu albo najwięcej pieniędzy.
| Etap drogi zamówienia | Co dzieje się bez człowieka | Czym to spinamy |
|---|---|---|
| 01. Przyjęcie zamówienia | rezerwacja stanu, dokument do kompletacji i potwierdzenie dla klienta z jednego zdarzenia | platforma, BaseLinker, system magazynowy |
| 02. Kompletacja | lista pick and pack z lokalizacjami, brak pozycji zgłoszony przed pakowaniem | WMS, skaner, arkusz stanów |
| 03. Wysyłka | list przewozowy z danych zamówienia, numer przesyłki na platformie i u klienta | InPost, DPD, DHL, GLS przez system zamówień |
| 04. Dokument sprzedaży | faktura albo paragon powstaje po wysyłce i idzie do księgowości bez przepisywania | Fakturownia, iFirma, Comarch Optima, Subiekt |
| 05. Stany i oferty | jeden stan dla sklepu i marketplace, oferta zdjęta przy zerze, przywrócona po dostawie | platforma, magazyn, Allegro, Amazon |
| 06. Zwrot | etykieta zwrotna, status i zadanie z terminem liczonym od dnia zgłoszenia | formularz zwrotu, magazyn, system płatności |
| 07. Reklamacja | zgłoszenie z powodem i zdjęciem trafia do osoby razem z historią zamówienia i wysyłki | system zgłoszeń, poczta, Slack |
Kolejność etapów jest naturalna, kolejność wdrożenia nie musi taka być. Zwykle zaczynamy od przyjęcia zamówienia i wysyłki, bo te dwa dotykają każdej paczki, a więc każdego dnia.
Jak to robimy
Pięć kroków od przepisywania do przepływu
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat i spis wyjątków
Tydzień. Przechodzimy drogę zamówienia etap po etapie i notujemy, gdzie dane są przepisywane ręcznie. Osobno wypisujemy wyjątki, bo one decydują o kształcie rozwiązania: brak towaru, częściowa wysyłka, zmiana adresu, zwrot, reklamacja.
Wybór pierwszego etapu
Bierzemy jeden etap, zwykle przyjęcie zamówienia albo wysyłkę, i liczymy go przed startem: ile zamówień dziennie, ile przełożeń, ile pomyłek w miesiącu. Bez tej liczby nie da się później powiedzieć, czy wdrożenie zadziałało.
Uruchomienie obok
Przepływ chodzi równolegle do obecnego procesu, z wyłączoną komunikacją do klientów. Porównujemy jego decyzje z decyzjami człowieka na Waszych zamówieniach z ostatnich tygodni, razem z tymi, które były wyjątkami.
Przełączenie z wyłącznikiem
Po weryfikacji przełączamy na produkcję. Zostaje wyłącznik po Waszej stronie i kolejka błędów, w której widać, co nie przeszło i dlaczego. Osoba z obsługi uczy się ją czytać i zamykać, bez zgłoszenia do nas.
Kolejny etap i pomiar
Po 30 i 90 dniach sprawdzamy wskaźniki z warsztatu: ile zamówień przeszło bez człowieka, ile poszło do wyjątków, ile pomyłek w wysyłkach zostało. Dopiero wtedy dokładamy kolejny etap, tym samym torem.
Przed i po
Jak zmienia się dzień osoby prowadzącej sprzedaż online
Przedtem
- Poranek zaczyna się od przepisania zamówień, które weszły w weekend
- Numer przesyłki wkleja ręcznie, zamówienie po zamówieniu
- O braku towaru dowiaduje się przy pakowaniu, gdy klient już zapłacił
- Zwroty leżą w kartonie, dopóki ktoś nie znajdzie czasu, żeby je wprowadzić
Po zmianie
- Zamówienia z weekendu czekają w kolejce do pakowania, nie w skrzynce
- Numer przesyłki jest u klienta, zanim ktokolwiek otworzy panel
- Brak pozycji zgłasza się przy przyjęciu, razem z propozycją częściowej wysyłki
- Zwrot ma status, termin i osobę od pierwszego zgłoszenia
Pierwszy etap widać w dniu przełączenia. Udział zamówień obsłużonych bez człowieka i liczbę wyjątków mierzymy po 30 i 90 dniach, na wskaźnikach z warsztatu.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma właściciel sklepu i kierownik operacji
Wzrost sprzedaży przestaje oznaczać rekrutację na sezon. Czynności między systemami nie rosną razem z liczbą paczek, więc pytanie „ile osób potrzebujemy na listopad” zamienia się w pytanie o przepustowość magazynu. Do rozmowy o budżecie masz liczbę zamówień obsłużonych bez człowieka, a nie wrażenie, że jest lepiej.
Druga rzecz dotyczy ryzyka projektu, z którego będziesz rozliczony. Każdy etap wchodzi na produkcję obok obecnego procesu i z wyłącznikiem, więc najgorszy scenariusz to powrót do tego, co macie dziś. Mapa procesu i spis wyjątków zostają u Was, także wtedy, gdy przestaniemy współpracować.
- Proces i wyjątki spisane, niezależne od jednej osoby w obsłudze
- Każdy etap uruchamiany obok obecnego, z wyłącznikiem i kolejką błędów
- Urlop i rotacja w zespole nie zatrzymują wysyłek ani zwrotów
- Pomiar po 30 i 90 dniach na wskaźnikach ustalonych przed startem
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień. Sklep zwykle potrzebuje jednego do dwóch tygodni, bo droga zamówienia biegnie przez kilka systemów i każdy trzeba obejrzeć od środka. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile etapów wchodzi w zakres i w jakim stanie są dane w systemach.
Koszt narzędzi płacisz bezpośrednio dostawcy: system zamówień, Make, n8n, model językowy. Bez naszej prowizji i bez pośrednictwa w fakturach. Gdy warstwa automatyzacji stoi na Waszym serwerze, ten koszt znika.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, przy sklepie zwykle jeden do dwóch
Zamknięta całość. Kończy się mapą drogi zamówienia, spisem wyjątków i planem, który zrealizujesz bez nas.
- Droga zamówienia rozłożona na etapy, z miejscami ręcznego przepisywania
- Spis wyjątków: brak towaru, częściowa wysyłka, zwrot, reklamacja
- Rekomendacja narzędzi: konfiguracja w systemie zamówień, Make, n8n albo API
- Wskaźniki do pomiaru po 30 i 90 dniach
- Najczęściej wybierany
Warsztat i wdrożenie etapu
Wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby systemów i ich stanu
Najczęściej wybierany wariant. Pierwszy etap na produkcji w 2 do 4 tygodni od warsztatu, sprawdzony na Waszych zamówieniach.
- Wszystko z warsztatu
- Spięcie platformy z magazynem, kurierem i księgowością
- Obsługa wyjątków, kolejka błędów i wyłącznik po Waszej stronie
- Uruchomienie obok obecnego procesu i przełączenie po weryfikacji
- Szkolenie osoby, która prowadzi to po Waszej stronie
Procesy sklepu i agent AI
Wycena po warsztacie
Dla sklepu, w którym pytania o zamówienia, stany i zwroty padają kilkanaście razy dziennie.
- Wszystko z wdrożenia etapu
- BOND spięty ze sklepem, magazynem i systemem wysyłek
- Alerty o paczkach stojących u kuriera i o zwrotach bliskich terminu
- Dostęp dla obsługi klienta i magazynu, bez logowania do paneli
Jeśli na warsztacie wyjdzie, że wystarczy dokończyć konfigurację, którą już macie w systemie zamówień albo na platformie, mówimy to i pokazujemy jak. Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas, także u innego wykonawcy. Jeśli nie ma czego automatyzować, powiemy to wprost i nie zaproponujemy wdrożenia.
Najczęstsze pytania
Od którego etapu w sklepie zaczynacie?
Od tego, który dotyka każdego zamówienia i zabiera najwięcej czasu, więc najczęściej od przyjęcia zamówienia albo od wysyłki. Kolejność ustalamy na warsztacie na podstawie liczby zamówień dziennie i liczby ręcznych przełożeń na jednym z nich. Nie bierzemy wszystkich siedmiu etapów naraz, bo wtedy nie da się powiedzieć, który z nich dał efekt.
Jak wygląda droga jednego zamówienia po wdrożeniu?
Opłacone zamówienie rezerwuje stan, tworzy dokument do kompletacji i potwierdzenie dla klienta. Magazyn pakuje z gotowej listy, system kurierski dostaje dane bez przepisywania, a numer przesyłki wraca na platformę i do klienta. Po wysyłce powstaje dokument sprzedaży i idzie do księgowości. Człowiek wchodzi tylko tam, gdzie potrzebna jest decyzja.
Co się dzieje, gdy w zamówieniu brakuje towaru?
Brak wychodzi przy przyjęciu zamówienia, a nie przy pakowaniu, bo rezerwacja stanu jest pierwszym krokiem. Zamówienie idzie wtedy do ścieżki wyjątku: propozycja częściowej wysyłki z dopiskiem, kiedy ruszy resztę, albo kontakt z klientem. Decyzję podejmuje człowiek, ale dostaje ją na biurko z terminem, a nie odkrywa przy kartonie.
Jak obsługujecie zwroty i ustawowy termin zwrotu pieniędzy?
Zgłoszenie z formularza tworzy etykietę zwrotną, status i zadanie z terminem liczonym od dnia zgłoszenia, bo ustawa o prawach konsumenta daje na zwrot płatności 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu. Zwrot pieniędzy uruchamiamy po przyjęciu towaru na magazyn albo po dowodzie odesłania, na co ustawa pozwala. Sam przelew zostaje decyzją człowieka.
Czego nie automatyzujecie w sklepie?
Decyzji o uznaniu reklamacji, wypłaty pieniędzy przed sprawdzeniem towaru i rozmowy z klientem, który jest zdenerwowany. Nie budujemy też modelu ustalającego ceny samodzielnie; ceny zmienia reguła, którą ktoś u Was zatwierdził i którą da się wyłączyć. I nie automatyzujemy procesu, którego nikt w firmie nie umie opisać, bo powstaje z tego szybszy bałagan.
Mamy BaseLinker i moduły na platformie, czy to nie wystarcza?
Do zamówień, statusów i kurierów zwykle wystarcza i tak Wam powiemy na konsultacji. Luki pojawiają się przy częściowej wysyłce, przekazaniu dokumentu sprzedaży do księgowości, prognozie braku i obsłudze zwrotu z terminem. Wtedy dokładamy warstwę w Make, n8n albo przez API, a system zamówień zostaje tam, gdzie jest.
Ile trwa wdrożenie jednego etapu?
Tydzień warsztatu i 2 do 4 tygodni na pierwszy etap, licząc od jego końca. Przez część tego czasu przepływ chodzi obok obecnego procesu, żeby dało się porównać jego decyzje z decyzjami człowieka. Termin rośnie, gdy dane w systemach wymagają porządków, i mówimy o tym na warsztacie, a nie w trakcie wdrożenia.
Kto pilnuje tego po wdrożeniu i co, gdy przepływ się zatrzyma?
Każdy przepływ ma monitoring i kolejkę błędów z opisem, co nie przeszło i dlaczego, plus wyłącznik po Waszej stronie. Zatrzymane zamówienie zostaje w kolejce razem z danymi, więc po naprawie idzie dalej, a nie znika. Kolejkę czyta i zamyka osoba z obsługi, po krótkim szkoleniu, bez zgłoszenia do nas.
Przejdźmy razem drogę jednego Waszego zamówienia
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Bierzemy jedno zamówienie z ostatniego tygodnia i przechodzimy je etap po etapie: kto co przepisuje, gdzie czeka i co się dzieje, gdy pójdzie nie tak. Na końcu mówimy, który etap warto wziąć pierwszy, a co u Was wystarczy dokończyć w konfiguracji. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli w tym tygodniu ktoś u Was wklejał numery przesyłek z jednego okna do drugiego, to jest dokładnie ten proces. Zamówienie potrafi przejść od kliknięcia po wysyłkę bez ręcznego przepisywania, a człowiek zostaje przy wyjątkach, które faktycznie wymagają decyzji.