Praca zespołu

ClickUp vs Asana: które narzędzie projektowe wybrać? rozstrzyga liczba stanów, przez które przechodzi sprawa

Oba narzędzia prowadzą zadania i projekty, a listy funkcji mają podobne. Różnią się czymś, co wychodzi dopiero po kilku miesiącach: Asana narzuca jeden sposób pracy i mało w niej do ustawienia, ClickUp pozwala ustawić prawie wszystko i dwa zespoły potrafią zbudować w nim nieporównywalne światy. Poniżej tabela różnic, kryterium wyboru dla firmy i to, co każdy z tych wyborów oznacza przy automatyzacji.

9 minut czytania

1 właścicieltyle osób przyjmuje pole właściciela w zadaniu Asany, więc reguła przypisania musi wskazać jedną osobę albo zadanie zostaje niczyje. Dokumentacja Asany dla programistów
6 poziomówtyle warstw ma hierarchia ClickUpa: obszar roboczy, przestrzeń, folder, lista, zadanie, podzadanie. Automat musi wiedzieć, na którym z nich zapisać sprawę
100 zapytań na minutętyle ClickUp API dopuszcza na jeden token w podstawowych planach, więc raport z całego obszaru roboczego pobiera się etapami. Dokumentacja ClickUp dla programistów
2 do 6 tygodnityle trwa u nas wdrożenie integracji z każdym z tych narzędzi, licząc od warsztatu procesowego

Krótka odpowiedź

ClickUp czy Asana: które narzędzie projektowe wybrać?

Wybierz Asanę, jeśli chcesz, żeby cała firma pracowała jednym sposobem i nikt nie musiał tego pilnować. Zadanie ma jedno pole właściciela, projekt zakłada się z szablonu z terminami liczonymi od daty startu, a etap sprawy trzyma się w polu własnym. Konfiguracji jest mało, więc mało da się zepsuć, a liczby z dwóch zespołów da się dodać.

Wybierz ClickUpa, jeśli Wasz proces nie mieści się w schemacie „zrobione albo niezrobione” i potrzebujecie własnych statusów, własnych pól i własnej struktury na każdą listę. Dostajesz sześć poziomów hierarchii, statusy definiowane osobno dla przestrzeni, folderu i listy oraz automatyzacje w środku narzędzia. Cena jest jedna: ktoś musi pilnować, żeby te ustawienia nie rozjechały się między działami.

Rozstrzygnięcie w jednym zdaniu: policzcie, ile różnych stanów naprawdę przechodzi u Was sprawa. Trzy albo cztery to Asana, bo wystarczy pole własne i nie ma czego konfigurować. Kilkanaście, w każdym dziale inne, to ClickUp, pod warunkiem że wskażecie z imienia osobę odpowiedzialną za strukturę. Bez niej ClickUp po roku daje dane, z których nie da się złożyć raportu.

Czym różni się Asana od ClickUpa?

Różnica nie leży w liście funkcji, bo obie są długie i w większości się pokrywają. Leży w tym, ile w narzędziu jest do ustawienia. Asana daje jeden model pracy: projekt, sekcja, zadanie, podzadanie, jedno pole właściciela i binarny stan zadania, a etap sprawy trzymasz w polu własnym. ClickUp daje sześć poziomów hierarchii oraz statusy i pola definiowane osobno dla przestrzeni, folderu i pojedynczej listy.

Konsekwencja jest praktyczna. W Asanie trudniej zepsuć strukturę, bo mało w niej pokręteł, i trudniej odwzorować nietypowy proces. W ClickUpie odwzorujesz prawie każdy proces, tylko dwa zespoły potrafią zbudować w tym samym koncie dwa różne światy, a po roku nikt nie umie z nich zrobić wspólnego raportu.

Kryterium	Asana	ClickUp
Hierarchia pracy	zespół, projekt, sekcja, zadanie, podzadanie	obszar roboczy, przestrzeń, folder, lista, zadanie, podzadanie
Stan zadania	zrobione albo niezrobione, etap sprawy w polu własnym	własne statusy, definiowane osobno dla przestrzeni, folderu i listy
Odpowiedzialny za zadanie	dokładnie jedna osoba w polu właściciela, reszta jako obserwujący	jedna osoba albo kilka przypisanych, zależnie od planu i ustawień
Pola własne	definiowane w projekcie, ich liczba w projekcie jest ograniczona	definiowane per lista, po roku pracy potrafi ich być kilkadziesiąt
Reguły w środku narzędzia	reguły w projekcie, dostępne w planach płatnych	wbudowane automatyzacje z miesięcznym limitem uruchomień zależnym od planu
Adresowanie w API	zadanie w projekcie, jedno pole właściciela	zadanie przez identyfikator listy, pole przez identyfikator pola, 100 zapytań na minutę na token
Co się psuje po roku	proces nie mieści się w modelu, więc ludzie omijają narzędzie	każdy dział ma inną strukturę, więc raportu z całej firmy nie ma

Progi planów, limity i ceny zmieniają obaj producenci, więc sprawdzajcie je na asana.com/pricing i clickup.com/pricing. Tabela opisuje model pracy, a nie zawartość pakietu.

Kiedy Asana jest lepszym wyborem?

Asana wygrywa tam, gdzie praca jest powtarzalna i ma jednego odpowiedzialnego. Onboarding klienta, kampania, wdrożenie nowego pracownika: kroki są znane, więc wystarczy odpalić szablon projektu z terminami liczonymi od daty startu. Nikt nie duplikuje poprzedniego projektu i nie przepisuje nazw zadań.

Drugi argument jest organizacyjny. Mało jest tu do skonfigurowania, więc zespół bez administratora narzędzia nie zrobi sobie krzywdy. Zadanie bez właściciela rzuca się w oczy, bo pole jest jedno i albo ktoś w nim jest, albo nie ma nikogo. Jak spinamy Asanę z CRM i zamówieniami, opisujemy na stronie integracji z Asaną.

Praca jest powtarzalna i da się ją zapisać jako jeden szablon projektu
Za każde zadanie ma odpowiadać dokładnie jedna osoba, bez dzielenia się winą
Sprawa przechodzi przez trzy albo cztery stany, nie przez kilkanaście
Nikt u Was nie chce administrować narzędziem do prowadzenia pracy
Zależy Wam na raporcie, który zsumuje kilka zespołów bez tłumaczenia nazw

Kiedy ClickUp jest lepszym wyborem?

ClickUp wygrywa tam, gdzie proces ma etapy i te etapy muszą być widoczne w narzędziu, a nie ukryte w polu własnym. Sprawa czekająca na klienta, sprawa wstrzymana i sprawa gotowa do odbioru to trzy różne stany. W ClickUpie każdy ma swój status, a do statusu da się podpiąć regułę.

Drugi argument to jedno konto na kilka bardzo różnych działów. Marketing, wdrożenia i obsługa mogą mieć osobne przestrzenie z osobnymi statusami i polami, bez zmuszania nikogo do cudzego schematu. Warunek wraca w każdej rozmowie: musicie mieć jedną mapę statusów na etapy procesu, spisaną poza narzędziem. Jak ją składamy, opisujemy na stronie integracji z ClickUp.

Sprawa przechodzi przez kilkanaście stanów i chcecie je widzieć jako statusy
Działy pracują naprawdę inaczej i nie da się ich sprowadzić do jednego szablonu
Potrzebujecie pomiaru czasu, pól własnych i widoków ustawianych per lista
Część reguł ma działać w samym narzędziu, bez zewnętrznego scenariusza
Jest u Was osoba, która weźmie odpowiedzialność za strukturę i konwencję nazw

Co elastyczność ClickUpa kosztuje po roku?

Tego nie widać przy wyborze narzędzia, widać przy pierwszym pytaniu zarządu. Marketing ma statusy „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Do akceptacji”, „Zrobione”. Dział wdrożeń ma „Backlog”, „Analiza”, „Wykonanie”, „Testy”, „Zamknięte”. Ten sam etap sprawy nazywa się inaczej, a pole „Termin klienta” istnieje na jednej liście i nie istnieje na drugiej.

Kierownik pyta, ile spraw czeka na akceptację klienta, i dostaje dwie liczby, których nie da się dodać. To nie jest wina zespołów: ClickUp pozwala ustawiać statusy i pola osobno na każdym poziomie, więc każdy robi to pod siebie i ma do tego prawo. Kłopot zaczyna się, gdy ktoś chce z tego jeden raport albo jedną automatyzację.

Asana ma problem lustrzany, tylko o innym objawie. Skoro stan zadania jest binarny, a etap siedzi w polu własnym, proces o kilkunastu etapach zaczyna żyć w komentarzach i w arkuszu obok. Ludzie nie psują narzędzia, tylko je omijają, a w raporcie wygląda to identycznie.

Gdzie integracja ma zapisać zadanie i jakim statusem?

Wybór narzędzia przestaje być kwestią gustu w dniu, w którym zadania mają powstawać bez człowieka. Automat nie zgaduje: musi znać jedno miejsce zapisu, jeden stan początkowy i jedną regułę wskazującą osobę odpowiedzialną. W obu narzędziach te trzy odpowiedzi wyglądają inaczej.

W Asanie odpowiedź na „gdzie” jest krótka, bo miejsc jest mniej: projekt i sekcja, zwykle z szablonu. Odpowiedzi na „jakim statusem” nie ma w postaci statusu, bo zadanie jest zrobione albo nie, więc etap zapisuje się do pola własnego. W ClickUpie „gdzie” to identyfikator konkretnej listy, a „jakim statusem” to jeden status z zestawu tej właśnie listy, bo statusy nie są wspólne dla całego konta.

Dlatego przy ClickUpie zaczynamy od mapy statusów, a przy Asanie od szablonu projektu i reguły przypisania. Sama mechanika tworzenia zadań ze zdarzeń jest w obu przypadkach ta sama i opisujemy ją na stronie automatycznego tworzenia zadań.

Co automat musi wiedzieć	Odpowiedź w Asanie	Odpowiedź w ClickUpie
Gdzie zapisać sprawę	projekt i sekcja, zwykle uruchomione z szablonu projektu	identyfikator jednej listy, wskazany w hierarchii sześciu poziomów
Jaki stan nadać na wejściu	zadanie niezrobione, etap sprawy w polu własnym	jeden status z zestawu tej listy, bo statusy definiuje się per lista
Kto odpowiada za zadanie	jedna osoba w polu właściciela, pozostali jako obserwujący	jedna albo kilka osób, więc regułę trzeba dopisać, żeby nie było pracy niczyjej
Gdzie wpisać dane ze systemu źródłowego	pola własne projektu, o ograniczonej liczbie	pola własne listy, adresowane identyfikatorem, nie nazwą widoczną w panelu
Co się dzieje po zmianie struktury	szablon i pola żyją w projekcie, automat czyta ich aktualną wersję	identyfikatory list i pól trzymajcie w jednym miejscu, bo reorganizacja przestrzeni cicho psuje scenariusz

Tę różnicę widać w kosztorysie wdrożenia. Przy Asanie najwięcej pracy idzie w szablon projektu i regułę przypisania. Przy ClickUpie w uzgodnienie statusów między działami, i to zwykle nie kod jest tu wąskim gardłem.

Jak wybrać w tydzień, a nie w kwartał?

Ten wybór da się rozstrzygnąć na danych, które już macie: cztery kroki i kilka godzin pracy rozłożonych na tydzień. Kolejność ma znaczenie, bo krok trzeci potrafi unieważnić wynik dwóch pierwszych.

Wypiszcie stany sprawy
Weźcie jeden prawdziwy proces i wypiszcie, przez jakie stany przechodzi sprawa od zgłoszenia do zamknięcia. Nie nazwy z narzędzia, tylko stany w firmie. Trzy albo cztery przemawiają za Asaną, kilkanaście za ClickUpem.
Policzcie, ile procesów jest naprawdę różnych
Jeśli działy robią wariacje tego samego, wygrywa jeden szablon dla wszystkich. Jeśli robią coś zupełnie innego, wygrywa struktura ustawiana per zespół. Policzcie działy i procesy, nie opinie o narzędziach.
Wskażcie właściciela struktury
Jedna osoba z imienia odpowiada za statusy, pola własne i konwencję nazw dla list, które powstaną później. Jeśli takiej osoby nie ma i nie będzie, ClickUp odpada niezależnie od tego, co wyszło w dwóch pierwszych krokach.
Sprawdźcie plany i policzcie oba warianty
Limity automatyzacji, liczba pól własnych i dostępność reguł zależą od planu i zmieniają się w czasie, więc sprawdźcie je na asana.com/pricing i clickup.com/pricing. Do rachunku dopiszcie czas osoby z kroku trzeciego, bo to jest realny koszt elastyczności.

Co zrobić, gdy w firmie działają już oba narzędzia?

Zdarza się to częściej, niż wynika z organigramu: marketing wziął Asanę, dział wdrożeń wziął ClickUpa i obie decyzje były wtedy sensowne. Migracja na siłę kosztuje kilka tygodni pracy zespołów i nie zwraca się niczym poza porządkiem, którego i tak trzeba dopilnować ręcznie.

Sensowniejsza kolejność jest taka: najpierw ustalcie wspólne etapy procesu na papierze, potem zdecydujcie, czy narzędzia mają zostać dwa. Gdy zostają, spina się je automatem po etapach, a nie po nazwach statusów, a raport składa się w hurtowni danych, nie w żadnym z nich. Pytania o stan zadań obsługuje wtedy BOND, nasz firmowy agent AI, który odpowiada z danych obu systemów w 5 do 10 sekund.

Najczęstsze błędy

Pięć błędów przy wyborze między ClickUpem a Asaną

Wybór po liście funkcji z materiałów producenta
Obie listy są długie i podobne, więc porównanie kończy się remisem i decyzją po wyglądzie panelu. O wyniku przesądza liczba stanów procesu i to, czy jest właściciel struktury.
ClickUp bez jednej osoby pilnującej struktury
Po roku każdy dział ma inne statusy i inne pola, więc raportu z całej firmy nie da się złożyć. Automatyzacja zbudowana pod jedną listę cicho przestaje działać po reorganizacji przestrzeni.
Wciskanie kilkunastu etapów w binarne zadanie Asany
Etap sprawy zaczyna żyć w komentarzu i w arkuszu obok. Narzędzie wygląda na uporządkowane, a prawdziwy stan pracy jest poza nim.
Zadanie z automatu bez reguły wskazującej jedną osobę
W Asanie pole właściciela zostaje puste, w ClickUpie zadanie ma kilku przypisanych albo żadnego. W obu przypadkach termin mija i nikt się do tego nie poczuwa.
Migracja z narzędzia na narzędzie przed spisaniem procesu
Przenosi się ten sam bałagan, tylko z nową ceną licencji i tygodniem szkoleń. Po kwartale wraca dokładnie to samo pytanie o raport z całej firmy.

Lista kontrolna

Lista kontrolna przed decyzją o narzędziu

Jeśli któryś punkt jest na „nie”, decyzja jeszcze nie jest podjęta, tylko odłożona.

Wypisane stany, przez które przechodzi sprawa, nazwane po ludzku, nie po narzędziowemu
Policzone, ile działów pracuje naprawdę inaczej, a ile robi wariacje tego samego procesu
Wskazana z imienia osoba odpowiedzialna za statusy, pola własne i konwencję nazw
Sprawdzone plany i limity u producentów, bo od nich zależą reguły i automatyzacje
Ustalone, gdzie automat zapisuje zadanie: projekt i sekcja albo jedna konkretna lista
Ustalona reguła wskazująca jedną osobę odpowiedzialną za zadanie utworzone automatem
Ustalone, gdzie powstaje raport z całej firmy, jeśli narzędzia mają zostać dwa

Źródła

Sprawdźmy to na Waszym procesie

Narzędzie wybiera się po procesie, nie odwrotnie

Na bezpłatnej konsultacji (30 minut) bierzemy jeden Wasz proces i wypisujemy stany, przez które przechodzi sprawa. Jeśli wychodzi Asana, mówimy Asana, i tak samo w drugą stronę. Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień i kończy się mapą procesu, mapą statusów i planem wdrożenia, który zrealizujecie bez nas. Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.

Umów bezpłatną konsultację

Najczęstsze pytania

ClickUp czy Asana: co wybrać dla firmy B2B?

Asanę, jeśli praca jest powtarzalna, sprawa przechodzi przez trzy albo cztery stany i za każde zadanie ma odpowiadać jedna osoba. ClickUpa, jeśli działy pracują naprawdę inaczej, stanów jest kilkanaście i macie osobę, która weźmie odpowiedzialność za strukturę. Bez takiej osoby ClickUp po roku przestaje dawać wspólny raport.

Czym ClickUp różni się od Asany najbardziej?

Zakresem konfiguracji. Asana ma jeden model pracy: projekt, sekcja, zadanie, jedno pole właściciela i binarny stan zadania, a etap sprawy trzymasz w polu własnym. ClickUp ma sześć poziomów hierarchii oraz statusy i pola definiowane osobno dla przestrzeni, folderu i listy. Stąd bierze się reszta różnic, w tym trudność w raportowaniu.

Czy w Asanie da się prowadzić proces o kilkunastu etapach?

Da się, ale przez pole własne, a nie przez stan zadania, bo ten jest binarny. Przy trzech albo czterech etapach działa to bez oporu. Przy kilkunastu, zwłaszcza gdy do każdego etapu ma być podpięta reguła, robi się obejście: etap zaczyna żyć w komentarzu i w arkuszu obok, a narzędzie przestaje pokazywać prawdę.

Ile osób może odpowiadać za jedno zadanie?

W Asanie dokładnie jedna, bo pole właściciela przyjmuje jedną osobę, a pozostali wchodzą jako obserwujący. W ClickUpie zadanie może mieć kilku przypisanych, zależnie od planu i ustawień. To wygoda, która przy automatyzacji wymaga reguły, inaczej powstają zadania niczyje albo takie, przy których każdy liczy na drugiego.

Które narzędzie łatwiej spiąć z CRM?

Asanę zwykle szybciej, bo automat ma mniej pytań: projekt, sekcja, szablon i jedno pole właściciela. ClickUp wymaga wcześniejszej decyzji o tym, na której liście i z jakim statusem ląduje sprawa. Sama praca integracyjna trwa u nas 2 do 6 tygodni od warsztatu w obu przypadkach.

Ile kosztuje ClickUp, a ile Asana?

Obaj producenci mają plany od darmowego po firmowe i zmieniają progi, więc podajemy adresy zamiast kwot: asana.com/pricing i clickup.com/pricing. Do rachunku dopiszcie dwie pozycje spoza cennika: czas osoby pilnującej struktury i koszt platformy automatyzacji, gdy zadania mają powstawać ze zdarzeń w innych systemach.

Mamy w firmie oba narzędzia, migrować na jedno?

Nie od razu. Najpierw spiszcie wspólne etapy procesu, dopiero potem decydujcie o narzędziu, bo migracja przed tym przenosi ten sam bałagan z nową ceną licencji. Gdy narzędzia zostają dwa, spina się je po etapach procesu, a nie po nazwach statusów, a wspólny raport składa się w hurtowni danych.