Integracja z Asana projekt zakłada się sam
Wygrany deal w CRM, nowe zamówienie albo zgłoszenie z formularza zakłada w Asanie projekt z Waszego szablonu: sekcje, listę kroków, terminy liczone od daty startu i jednego właściciela przy każdym zadaniu. Dane ze systemu źródłowego siedzą w polach własnych, a zamknięcie zadania wraca tam, skąd praca przyszła. Nikt nie kopiuje listy kroków z poprzedniego projektu.
- 1 właścicieltyle osób przyjmuje pole właściciela w zadaniu Asany, więc reguła przypisania musi wskazać jedną osobę albo zadanie zostaje bez odpowiedzialnego. Dokumentacja Asany dla programistów
- 2 do 6 tygodniod warsztatu do działającej integracji, przetestowanej na Waszych projektach z ostatnich miesięcy
- 14 dnityle zwykle mija od warsztatu do pierwszej działającej automatyzacji, najczęściej jest to projekt zakładany po wygranym dealu
Problem
Dlaczego projekt w Asanie powstaje dwa dni po podpisaniu umowy?
Handlowiec zamyka deal i pisze na Slacku „mamy nowego klienta”. Ktoś otwiera Asanę, szuka poprzedniego podobnego projektu, duplikuje go i przepisuje nazwy zadań. Terminy wpisuje z głowy, bo data startu jest w umowie, a umowa jest w CRM. Trzy zadania zostają bez właściciela, jedno zostaje po staremu przypisane do osoby, która już nie pracuje przy tym kliencie.
Asana nie jest tu problemem. Problemem jest ręczny mostek między systemem, w którym praca się zaczyna, i systemem, w którym się ją wykonuje. Ten mostek to zawsze ten sam człowiek, ta sama lista dwudziestu kroków i ta sama pamięć, że przy kliencie z umową serwisową dochodzi jeszcze zadanie kontrolne po miesiącu.
Koszt widać w dwóch miejscach. Pierwsze to opóźnienie: projekt startuje dzień albo dwa po podpisaniu, a terminy zadań są liczone od dnia, w którym ktoś je wpisał, nie od daty startu z umowy. Drugie to właściciel. Dokumentacja Asany dla programistów opisuje w zadaniu jedno pole właściciela, więc zadanie ma dokładnie jedną osobę odpowiedzialną albo nie ma jej wcale. Projekt zakładany w pośpiechu zostawia część zadań bez właściciela i nikt tego nie widzi, dopóki termin nie minie.
- Projekt dla nowego klienta startuje dzień albo dwa po podpisaniu umowy
- Terminy zadań liczone od dnia wpisania, a nie od daty startu projektu
- Zadania bez właściciela, bo przy kopiowaniu ktoś pominął jedno pole
- Dane klienta zostają w CRM, a zespół dopytuje o nie na Slacku
- Ten sam rodzaj projektu wygląda inaczej u dwóch opiekunów klienta
Dlaczego teraz
Co się zmieniło, że projekt w Asanie da się zakładać automatem?
Systemy, w których praca się zaczyna, zgłaszają dziś zdarzenie w sekundę po jego wystąpieniu: wygrany deal w HubSpot albo Pipedrive, nowe zamówienie w BaseLinkerze albo Shopify, zgłoszenie z formularza na stronie, nowy pracownik w kadrach. Nie trzeba czekać, aż ktoś zajrzy do CRM i przepisze to do Asany.
Po stronie Asany zmieniło się to, że szablon projektu da się uruchomić przez API i podać przy tym datę, od której liczą się terminy zadań. Automat nie odtwarza dwudziestu zadań po kolei, tylko odpala Wasz szablon, a Asana sama rozstawia terminy i zależności między krokami. Szablon zostaje w Asanie i zmieniacie go sami, bez zgłoszenia do nas.
Trzecia zmiana to agent AI. Automat założy projekt, ale nie odpowie na pytanie „które zadania w projektach klientów są po terminie i czyje one są”. BOND, nasz firmowy agent AI, odpowiada na to z Waszych danych w 5 do 10 sekund, bez otwierania Asany i bez składania raportu.
Co się zmienia
Co dostaje zespół, który pracuje w Asanie?
Projekt powstaje w minutę po wygranym dealu
Zdarzenie z CRM uruchamia szablon projektu razem z sekcjami i listą kroków. Opiekun klienta widzi gotowy plan wcześniej, niż zdążyłby zduplikować poprzedni projekt.
Ten sam szablon za każdym razem, niezależnie od tego, kto sprzedał i kto akurat ma czas
Terminy liczone od daty startu
Automat podaje datę startu ze systemu źródłowego, a Asana rozstawia względem niej terminy zadań. Projekt, który zaczyna się w przyszłym miesiącu, ma poprawny kalendarz od pierwszej minuty.
Data startu z karty deala albo z zamówienia, terminy przeliczone w chwili zakładania projektu
Każde zadanie ma jedną odpowiedzialną osobę
Reguła przypisania wskazuje jednego właściciela, bo tyle przyjmuje pole właściciela w Asanie. Resztę zespołu dopisujemy jako obserwujących, więc wiedzą o zmianach i nie odpowiadają za termin.
Przypisanie po roli w projekcie, z zastępstwem na czas urlopu wziętym z kalendarza
Dane z CRM w polach własnych, nie w komentarzu
Numer deala, wartość, opiekun, termin z umowy i identyfikator klienta wchodzą do pól własnych zadania. Zespół nie dopytuje o nie na Slacku, a raport da się z nich złożyć bez ręcznego zliczania.
Pola własne wypełniane przy zakładaniu i aktualizowane, gdy zmieni się karta w CRM
Zamknięcie zadania wraca do systemu źródłowego
Oznaczenie zadania jako zrobione wysyła status do CRM albo do zamówienia i dopisuje datę oraz osobę do arkusza i hurtowni. Historia realizacji przestaje być odtwarzana z pamięci zespołu.
Ukończenie zadania zapisane w CRM, w Google Sheets i w BigQuery tego samego dnia
Zaległości widać rano, nie na przeglądzie tygodnia
Przegląd zadań po terminie idzie jednym wpisem na Slacka o 8:00, z podziałem na właścicieli i projekty. Kierownik nie klika po projektach, żeby to złożyć.
Jedno podsumowanie dziennie zamiast powiadomienia z każdego zadania osobno
Dowód
Czy sami tak pracujecie?
Tak, i od razu mówimy, czego ta liczba nie pokazuje. Nie mamy pomiaru z Asany u klienta, którego wolno nam opublikować. Mamy własne wdrożenie w agencji naszych założycieli, gdzie zdarzenie w jednym systemie zakłada rekord w systemie zadań i powiadamia właściwą osobę bez udziału człowieka. Ta sama mechanika, te same narzędzia.
Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem.
JustBotich agentJustIdea Agency, agencja performance marketingu, około 30 osób
- 23
- osób z firmy pracuje z agentem
- 38
- systemów wpiętych na stałe
- 112
- procesów chodzi bez człowieka
- 475
- tysięcy linii kodu agenta
Agent AI spięty z systemem zadań, CRM, Slackiem, formularzami na stronie i hurtownią danych. Pierwszy commit 1 marca 2026, dziś korzystają z niego 23 osoby.
8 z 38 systemów, w których pracuje
Google Ads
Meta Ads- HubSpot
- ActiveCollab
- Ahrefs
GA4
Search Console
BigQuery
- Przedtem
- Rekord w systemie zadań zakładał człowiek po przeczytaniu zgłoszenia i sam decydował, komu go przypisuje. Do systemu trafiało to, co ktoś pamiętał przepisać.
- Po zmianie
- Zgłoszenia wyłapuje agent: zakłada rekord, sprawdza duplikat i powiadamia właściwą osobę na Slacku. Człowiek wchodzi dopiero w merytorykę sprawy.
29 854 operacje bez udziału człowieka w ciągu 30 dni, na 64 903 operacje razem
A u Ciebie
Co, jeśli nasza Asana wygląda inaczej?
Cztery zdania, które słyszymy na pierwszej rozmowie, i to, co na nie odpowiadamy.
Jedna uwaga z góry: automat nie naprawi szablonu, którego nie ma. Dlatego startujemy od jednego rodzaju projektu i jednego wejścia, a kolejne dokładamy, gdy pierwsze przejdzie pełny miesiąc na produkcji.
Mamy Asanę, ale każdy zespół używa jej po swojemu.
Wtedy pierwszy efekt warsztatu nie jest techniczny: jeden rodzaj projektu dostaje jeden szablon, spisany razem z wyjątkami. Dopiero szablon, który wygląda tak samo za każdym razem, da się odpalać automatem. Bez tego automat rozniesie dzisiejszy bałagan szybciej niż człowiek.
Asana ma w środku reguły i szablony, po co coś więcej?
Jeśli praca zaczyna się i kończy w Asanie, jej własne reguły wystarczą i tak Wam powiemy. Zewnętrzny automat zarabia na siebie wtedy, gdy zdarzenie startowe jest w CRM, w sklepie albo w kadrach, gdy do zadania mają wejść dane z tamtego systemu i gdy zamknięcie zadania ma tam wrócić.
Potrzebujemy więcej statusów niż zrobione i niezrobione.
Asana trzyma etap w polu własnym, a nie w cyklu życia zadania, i przy trzech albo czterech etapach to działa bez oporu. Gdy etapów jest kilkanaście, a do tego wchodzą sprinty i estymaty, powiemy wprost, że lepszym miejscem na tę pracę jest Jira, i nie będziemy jej wciskać w Asanę.
Nasz zespół nie jest techniczny, boi się, że automat narobi bałaganu.
Przez pierwsze dwa tygodnie automat zakłada projekty w osobnym projekcie testowym, obok dotychczasowej pracy, więc widzicie jego decyzje bez ryzyka. Szablon zostaje w Asanie i zmienia go osoba, która prowadzi zespół, bez kodu i bez zgłoszenia do nas. Automat czyta szablon w momencie uruchomienia, więc zmiana działa od następnego projektu.
- Zadania i projekty
- Asana: projekty, sekcje, szablony projektu, pola własne, zależności między zadaniami
- CRM
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace
- Sprzedaż i zamówienia
- BaseLinker, Allegro, Shopify, WooCommerce, PrestaShop
- Czas pracy i dane
- Harvest, Toggl, Google Sheets, BigQuery, bazy SQL
- Praca zespołu
- Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Microsoft 365, Notion
- Warstwa automatyzacji
- Make, n8n, Zapier, własne integracje przez API
Zdarzenie w innym systemie i to, co z niego powstaje w Asanie
Wejścia, które najczęściej uruchamiają pracę w Asanie, oraz to, co po zamknięciu zadania wraca do systemu źródłowego. Zakres na start ustalamy na warsztacie, bo lepiej mieć dwa wejścia obsłużone porządnie niż sześć obsłużonych połowicznie.
| Zdarzenie na wejściu | Co powstaje w Asanie | Co wraca do systemu źródłowego |
|---|---|---|
| Wygrany deal w CRM | projekt z szablonu onboardingu, sekcje i kroki z terminami od daty startu | link do projektu i data startu w karcie deala |
| Nowe zamówienie B2B | zadanie realizacji z właścicielem z reguły przypisania | status realizacji i data wysyłki w zamówieniu |
| Zgłoszenie z formularza na stronie | zadanie w projekcie obsługi, treść zgłoszenia w polach własnych | numer sprawy i potwierdzenie do nadawcy |
| Nowy pracownik w kadrach | projekt onboardingu z krokami na pierwsze 30 dni | data zamknięcia listy kroków w kartotece |
| Zmiana statusu zlecenia w ERP | zadanie kontrolne w sekcji właściwej dla etapu | potwierdzenie kontroli z osobą i godziną |
| Ukończenie zadania w Asanie | kolejny krok z zależności rusza z własnym terminem | status etapu w CRM oraz wpis w arkuszu i w BigQuery |
| Zadanie po terminie | oznaczenie w polu własnym i przypomnienie dla właściciela | wpis w przeglądzie na Slacku o 8:00 |
Pierwsze wdrożenie obejmuje zwykle dwa pierwsze wiersze. Kolejne dokładamy, gdy te działają na produkcji przez pełny miesiąc.
Jak to robimy
Cztery kroki od kopiowania projektów do szablonu na produkcji
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Bierzemy trzy Wasze ostatnie projekty tego samego rodzaju i rozkładamy je na kroki. Sprawdzamy, co się w nich powtarza, co jest wyjątkiem, kto dziś zakłada projekt i ile trwa droga od podpisu do pierwszego zadania. Zapisujemy też rodzaje pracy, które w Asanie nigdy nie mają powstawać automatem.
Szablon i mapa pól
Powstaje jeden szablon projektu na jeden rodzaj pracy, z sekcjami, zależnościami i terminami liczonymi od daty startu. Do tego mapa pól: co idzie ze systemu źródłowego do pól własnych zadania i która reguła wskazuje właściciela. Wybieramy narzędzie: Make, n8n albo integracja przez API.
Wdrożenie równolegle
Automat zakłada projekty w projekcie testowym, obok dotychczasowej pracy. Przez pierwsze dni porównujemy jego decyzje z decyzjami zespołu: czy właściciel jest właściwy, czy termin ma sens, czego w szablonie brakuje. Poprawiamy szablon na prawdziwych zdarzeniach, nie na wyobrażonych.
Przełączenie, szkolenie i pomiar
Po weryfikacji automat zakłada projekty w prawdziwej przestrzeni, z monitoringiem błędów i powiadomieniem, gdy krok się nie uda. Osoba prowadząca zespół uczy się zmieniać szablon i reguły sama. Po 30 i 90 dniach patrzymy na to, co da się policzyć: ile projektów powstało automatem, ile zadań ruszyło bez właściciela, ile terminów trzeba było poprawić ręcznie.
Przed i po
Jak zmienia się dzień osoby, która prowadzi projekty
Przedtem
- Zakłada projekt, duplikując poprzedni i przepisując nazwy zadań
- Wpisuje terminy z głowy, bo data startu jest w umowie w CRM
- Dopytuje handlowca o wartość, zakres i osobę kontaktową klienta
- O zadaniu bez właściciela dowiaduje się, gdy termin już minął
Po zmianie
- Projekt z szablonu czeka gotowy, zanim otworzy Asanę
- Terminy stoją względem daty startu wziętej z karty deala
- Dane klienta są w polach własnych zadania, bez dopytywania
- Zadanie bez właściciela nie powstaje, bo reguła zawsze kogoś wskazuje
Pierwszy projekt z szablonu widać w dniu przełączenia. Trafność właścicieli i terminów oceniamy po 30 dniach, a wpływ na czas startu projektu po 90.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma dyrektor operacyjny
Przestajesz być pamięcią firmy o tym, jak wygląda porządny start projektu. Dziś ta wiedza siedzi w głowie dwóch osób i w projekcie, który ktoś kiedyś dobrze zrobił. Po wdrożeniu siedzi w szablonie, który wykonuje się identycznie przy każdym kliencie, także wtedy, gdy obie te osoby są na urlopie.
Druga rzecz jest ważniejsza przy rozmowie z zarządem. Wiesz, ile projektów startuje w terminie, ile zadań przekroczyło termin i w którym etapie zespół się zatyka, bo wszystkie te dane są w polach własnych i w hurtowni. To argument w rozmowie o etacie albo o zakresie umowy z klientem, którego dziś nie masz.
- Szablon projektu spisany i wersjonowany, niezależny od jednej osoby
- Każde zadanie z automatu ma właściciela, więc nie ma pracy niczyjej
- Automat uruchomiony równolegle, dotychczasowa praca idzie do końca testów
- Szablon i reguły zmieniacie sami, bez zgłoszenia do nas i bez czekania
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień. Przy integracji z Asaną zwykle wystarcza jeden tydzień, bo proces jest wąski: od zdarzenia w systemie źródłowym do gotowego projektu. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile wejść i rodzajów projektów wchodzi w grę oraz w jakim stanie są dzisiejsze szablony.
Koszt platformy automatyzacji i licencji Asany płacisz bezpośrednio dostawcy, bez naszej prowizji. Gdy n8n stoi na Waszym serwerze, ten koszt jest zerowy.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, przy jednym rodzaju projektu zwykle jeden
Zamknięta całość. Kończy się szablonem projektu, mapą pól i planem wdrożenia, który możesz zrealizować bez nas.
- Rozbiór trzech Waszych ostatnich projektów na powtarzalne kroki
- Szablon projektu z sekcjami, zależnościami i terminami od daty startu
- Mapa pól własnych i reguła wskazująca właściciela zadania
- Rekomendacja narzędzia: reguły w Asanie, Make, n8n albo API
- Najczęściej wybierany
Warsztat i wdrożenie integracji
Wycena po warsztacie
zakres zależy od liczby wejść i rodzajów projektów
Najczęściej wybierany wariant. Działająca integracja w 2 do 6 tygodni od warsztatu, przetestowana na Waszych prawdziwych zdarzeniach.
- Wszystko z warsztatu
- Automat w Make, n8n albo przez API, spięty z Asaną i systemem źródłowym
- Zakładanie projektu z szablonu, właściciel z reguły, pola własne z danymi
- Powrót statusu do systemu źródłowego po zamknięciu zadania
- Wdrożenie równoległe, przełączenie z monitoringiem i szkolenie zespołu
Asana i agent AI
Wycena po warsztacie
dla zespołów, które codziennie pytają o stan projektów
Wszystko z wdrożenia plus BOND, który odpowiada na pytania o projekty i terminy zwykłym zdaniem.
- Wszystko z wdrożenia integracji
- Agent AI spięty z Asaną, CRM i hurtownią danych
- Przegląd zadań po terminie na Slacku i alert o zadaniu bez właściciela
- Dostęp dla zespołu i kierownika, po polsku i po angielsku
Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: szablon projektu, mapa pól i plan wdrożenia. Jeśli okaże się, że wystarczą reguły i szablony w samej Asanie, mówimy to i pokazujemy, jak je ustawić. Sprawa kończy się wtedy na warsztacie, a nie na wdrożeniu, którego nie potrzebujecie.
Najczęstsze pytania
Czym jest integracja z Asana?
To spięcie Asany z systemami, w których praca się zaczyna: CRM, sklepem, formularzem, kadrami albo ERP. Zdarzenie w tamtym systemie zakłada w Asanie projekt z szablonu albo pojedyncze zadanie, z właścicielem, terminem i danymi w polach własnych. Zamknięcie zadania wraca do systemu źródłowego jako status i data.
Ile trwa wdrożenie integracji z Asaną?
Tydzień warsztatu i 2 do 6 tygodni wdrożenia, w zależności od liczby wejść i rodzajów projektów. Pierwsza działająca automatyzacja powstaje zwykle w 14 dni od warsztatu. Przez pierwsze dwa tygodnie automat pracuje w projekcie testowym, obok dotychczasowej pracy zespołu.
Czy projekt da się zakładać z szablonu automatycznie?
Tak, i to jest sedno tej integracji. Szablon projektu uruchamiamy przez API i podajemy datę startu, a Asana rozstawia względem niej terminy zadań oraz zależności między krokami. Szablon zostaje w Asanie, więc zmieniacie go sami, a automat czyta jego aktualną wersję przy każdym uruchomieniu.
Kto jest właścicielem zadania, które założył automat?
Zawsze jedna osoba, bo tyle przyjmuje pole właściciela w zadaniu Asany. Regułę przypisania ustalamy na warsztacie: po roli w projekcie, po opiekunie klienta z CRM albo po obciążeniu zespołu, z zastępstwem na czas urlopu z kalendarza. Pozostałe osoby wchodzą do zadania jako obserwujący i widzą zmiany, ale nie odpowiadają za termin.
Gdzie automat zapisuje dane z CRM?
W polach własnych zadania i projektu: numer deala, wartość, opiekun, termin z umowy, identyfikator klienta, zalogowany czas z Harvesta albo Toggla. Pola własne mają tę zaletę, że da się po nich filtrować i liczyć, czego o komentarzu powiedzieć nie można. Które pola zakładamy, ustalamy na warsztacie, bo w Asanie ich liczba w projekcie jest ograniczona.
Co się dzieje, gdy ktoś zamknie zadanie w Asanie?
Automat odbiera zdarzenie ukończenia i robi trzy rzeczy: aktualizuje status w systemie źródłowym, dopisuje datę oraz osobę do arkusza i hurtowni, a gdy zadanie miało następnik z zależności, uruchamia kolejny krok z własnym terminem. Dzięki temu historia realizacji projektów istnieje jako dane, a nie jako pamięć zespołu.
Czy Asana wystarczy, jeśli mamy pracę techniczną ze sprintami?
Powiemy wprost: przy sprintach, estymatach i kilkunastu statusach lepszym miejscem jest Jira, a Asana zostaje tam, gdzie pracują zespoły nietechniczne. Asana świeci przy pracy powtarzalnej: szablon projektu, zależności między krokami, jeden właściciel zadania. Da się też pracować w obu systemach i spiąć je automatem, żeby zadanie techniczne miało odpowiednik w projekcie klienta.
Czy potrzebujemy Make albo n8n, skoro Asana ma własne reguły?
Nie zawsze. Jeśli cała praca zaczyna się i kończy w Asanie, jej reguły wystarczą i tak Wam powiemy. Zewnętrzny automat ma sens wtedy, gdy zdarzenie startowe siedzi w CRM, w sklepie albo w ERP, gdy do zadania mają wejść dane z tamtego systemu i gdy zamknięcie zadania ma tam wrócić jako status.
Zobaczmy, jak dziś startuje u Was projekt
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, jakie projekty prowadzicie w Asanie i co się dzieje między podpisaniem umowy a pierwszym zadaniem. Pokazujemy, co da się odpalić z szablonu od razu, a co wymaga najpierw uporządkowania samej Asany. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli w tym tygodniu ktoś u Was zakładał projekt przez duplikowanie poprzedniego, to jest dokładnie ten problem. Ręcznie kopiowany plan zawsze gubi jeden krok i jednego właściciela, a wraca to po miesiącu jako zaległość. Szablon uruchamiany automatem nie ma jak zapomnieć, a Ty odzyskujesz dzień, który dziś idzie na przepisywanie.