Automatyzacja procesów z Make scenariusz, który zrozumiesz na jednym ekranie
Make (dawniej Integromat) rysuje automatyzację jako scenariusz: wyzwalacz, moduły, rozgałęzienia i obsługa błędów widoczne obok siebie. Projektujemy takie scenariusze dla firm, które korzystają z popularnych systemów SaaS i chcą efektu w dni, nie w kwartał. Bez serwera, bez pisania kodu, z rozliczeniem za operacje, które da się policzyć przed uruchomieniem.
- 1 do 10 dni roboczychtyle trwa projekt w Make, od prostego scenariusza w jeden dzień do przepływu z kilkoma gałęziami w tydzień lub dwa
- 1 500tyle aplikacji ma katalog Make, więc najczęstsze systemy spinamy gotowym konektorem, a nie integracją pisaną od zera
- 1 000 operacjityle daje darmowy plan Make miesięcznie; płatne startują od 10 000, więc rachunek za scenariusz znasz przed wdrożeniem
Problem
Ile razy w tygodniu ktoś u Was przeklepuje te same dane?
Handlowiec zamyka szansę w CRM. Potem ktoś zakłada projekt w systemie zadań, pisze na Slacku, tworzy folder klienta na dysku, wysyła powitalnego maila i dopisuje wiersz do arkusza aktywnych projektów. Ta lista zajmuje około 20 minut. Czasem robi się w pół dnia, czasem w piątek po południu, a czasem nie robi się wcale, bo osoba od tego była na urlopie.
Gorsze od tych 20 minut jest to, że nikt nie wie, czy lista została przejechana do końca. Klient dostał maila, ale nie ma folderu. Projekt jest w systemie zadań, ale bez opiekuna. Proces istnieje w głowie jednej osoby i w komentarzu przyklejonym do monitora, więc przy każdej nieobecności zaczyna się od nowa.
Koszt drugiej strony też jest policzalny. Cennik Make liczy się w operacjach: darmowy plan daje 1 000 operacji miesięcznie, płatne startują od 10 000, a jedno wywołanie modułu to jedna operacja. Dzięki temu przed uruchomieniem wiadomo, ile przebiegów miesięcznie wykona scenariusz i w jakim planie się zmieści. Aktualne progi i stawki sprawdzisz pod tym linkiem, bo dostawca je zmienia.
- Ta sama informacja wpisywana ręcznie do trzech systemów, każdy raz inaczej
- Nowy klient czeka na dostęp do projektu, bo ktoś zapomniał o jednym kroku
- Proces onboardingu istnieje tylko w głowie jednej osoby
- Nikt nie wie, czy wczoraj wszystko poszło, dopóki klient nie napisze
Dlaczego teraz
Dlaczego akurat Make, a nie skrypt na serwerze?
Make pokazuje automatyzację jako rysunek. Wyzwalacz po lewej, moduły w kolejności wykonania, gałęzie rozchodzące się na boki. Osoba, która nigdy nie czytała kodu, patrzy na ten sam ekran co my i widzi, gdzie proces się rozgałęzia i co się stanie, gdy zamówienie przyjdzie bez numeru NIP. To zmienia rozmowę o automatyzacji z zaufania na sprawdzenie.
Druga rzecz to rozgałęzienia i błędy bez kodu. Router dzieli przepływ według warunku, filtr przepuszcza tylko to, co spełnia kryterium, a obsługa wyjątku decyduje, czy nieudany krok ma się powtórzyć, pójść w bok czy zawiadomić człowieka. W skrypcie każda z tych rzeczy to praca programisty i późniejsze utrzymanie. W Make to kilka kliknięć, które widzi cały zespół.
Trzecia to gotowe konektory i brak serwera. Katalog Make ma ponad 1 500 aplikacji, więc HubSpot, Shopify, BaseLinker, Google Workspace czy Slack spinamy bez pisania integracji. Nie ma maszyny do utrzymania, aktualizacji ani okna serwisowego. Do systemów bez konektora zostaje moduł HTTP i API, którym dopina się resztę. A gdy zespół zamiast klikać po systemach chce po prostu zapytać o dane zwykłym zdaniem, obok scenariuszy stawiamy BOND, nasz firmowy agent AI.
Co się zmienia
Co dostaje firma po wdrożeniu scenariuszy?
Automatyzację rozumie osoba nietechniczna
Scenariusz to rysunek, nie plik z kodem. Kierownik operacyjny otwiera go, przechodzi wzrokiem od wyzwalacza do ostatniego modułu i sam mówi, gdzie brakuje kroku.
Zrzut ekranu scenariusza wystarcza na spotkaniu zespołu, bez tłumacza technicznego
Wyjątki obsłużone, nie zamiecione
Projektujemy nie tylko ścieżkę, na której wszystko się udaje. Router rozdziela przypadki, filtr odrzuca niekompletne dane, a moduł obsługi błędu decyduje, co zrobić z nieudanym krokiem.
Router, filtr i obsługa wyjątku ustawiane klikaniem, bez linijki kodu
Start bez serwera i bez działu IT
Make działa w chmurze dostawcy, więc nie ma maszyny do postawienia, aktualizowania i pilnowania. Pierwszy scenariusz uruchamiamy w dniu, w którym proces jest spisany.
Prosty scenariusz od formularza do CRM wdrażamy w ciągu jednego dnia roboczego
Systemy, które już macie, bez przepisywania
CRM, sklep, księgowość i komunikator spinamy gotowymi konektorami z katalogu Make. Wewnętrzne systemy z API dopinamy modułem HTTP, więc nie trzeba zmieniać niczego po Waszej stronie.
Ponad 1 500 aplikacji w katalogu Make plus moduł HTTP do reszty
Rachunek policzony przed uruchomieniem
Make rozlicza operacje, a liczbę operacji na jeden przebieg widać w scenariuszu. Mnożymy ją przez realną liczbę przebiegów z Waszych danych i wiemy, w jakim planie proces się zmieści.
Płatne plany Make startują od 10 000 operacji miesięcznie, próg znasz przed wdrożeniem
Awaria widoczna, zanim zauważy ją klient
Każdy scenariusz dostaje monitoring i powiadomienie o błędzie. Do tego dokumentację, w której jest napisane, co robi każdy moduł i kto ma go poprawić.
Powiadomienie o nieudanym przebiegu na Slacka albo mailem, ten sam dzień
A u Ciebie
Co, jeśli Make nie jest właściwym narzędziem?
Cztery zdania, które słyszymy najczęściej, i to, co na nie odpowiadamy. W dwóch przypadkach odpowiedź brzmi: nie Make.
Nasze dane nie mogą wychodzić poza naszą infrastrukturę.
Wtedy Make jest złym wyborem i mówimy to wprost. Make jest chmurą dostawcy, więc dane przechodzą przez jego serwery i tego nie obejdziemy żadną konfiguracją. Przy wymogu trzymania danych u siebie idziemy w n8n na Waszej maszynie albo w integrację pisaną przez API.
Boimy się, że przy większym ruchu rachunek wystrzeli.
To realne ryzyko i dlatego liczymy je na warsztacie. Jeden przebieg scenariusza zużywa tyle operacji, ile ma wywołań modułów, więc przy setkach tysięcy przebiegów miesięcznie rozliczenie za operacje przestaje się opłacać. Wtedy rekomendujemy n8n albo własną integrację i pokazujemy wyliczenie, na którym oparliśmy tę decyzję.
Nikt u nas nie umie programować.
To jest dokładnie powód, dla którego proponujemy Make. Scenariusz zmienia się przez przeciąganie modułów, a nie przez edycję pliku. Po wdrożeniu dostajecie dokumentację i szkolenie, żeby dodanie nowego adresu do powiadomienia albo zmiana progu alertu nie wymagały zgłoszenia do nas.
Mamy już kilka scenariuszy w Make, tylko ciągle się psują.
Najczęściej dlatego, że powstały jako ścieżka, na której wszystko się udaje. Brakuje filtra na niekompletne dane, obsługi wyjątku i monitoringu, więc pierwszy nietypowy rekord zatrzymuje przebieg po cichu. Przeglądamy to, co macie, i mówimy, co da się naprawić, a co warto przerysować od zera.
- CRM
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace
- Sprzedaż i e-commerce
- Shopify, WooCommerce, PrestaShop, BaseLinker, Allegro
- Księgowość i finanse
- Fakturownia, iFirma, Subiekt, Comarch Optima, sevDesk
- Praca zespołu
- Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion, ClickUp, Jira, Asana
- Dane i raporty
- Google Sheets, BigQuery, GA4, bazy SQL
- Warstwa automatyzacji
- Make, n8n, Zapier, własne integracje przez API
Kiedy Make, a kiedy coś innego
Rekomendację ustalamy na warsztacie, na Waszym procesie i Waszej liczbie przebiegów. Poniżej sytuacje, które rozstrzygają najczęściej. Dwa pierwsze wiersze wykluczają Make niezależnie od tego, jak wygodnie byłoby go tu użyć.
| Wasza sytuacja | Co rekomendujemy | Dlaczego tak |
|---|---|---|
| Dane muszą zostać na Waszym serwerze | n8n na Waszej infrastrukturze | Make jest chmurą dostawcy i dane przez nią przechodzą |
| Setki tysięcy operacji miesięcznie | n8n albo integracja przez API | przy takim wolumenie rozliczenie za operacje przestaje się opłacać |
| Popularne systemy SaaS: CRM, sklep, dysk, komunikator | Make | konektory są gotowe, pierwszy scenariusz w jeden dzień roboczy |
| Jeden krok: formularz na stronie do CRM i mail | Make, plan podstawowy | 10 000 operacji miesięcznie z zapasem starcza na taki scenariusz |
| Kilka gałęzi, warunki, wyjątki i ponowienia | Make z routerami i obsługą błędów | całą logikę widać na jednym ekranie, bez kodu |
| Wewnętrzny system bez publicznego API | własna integracja albo zmiana po stronie systemu | nie ma czego spiąć konektorem ani modułem HTTP |
| Zespół chce pytać o dane zwykłym zdaniem | Make plus agent AI | scenariusz przenosi dane, agent odpowiada na pytania o nie |
Pracujemy z Make, n8n i Zapierem, więc nie mamy interesu w przekonywaniu Was do jednego z nich. Narzędzie dobieramy po tym, jak wygląda proces i ile ma przebiegów.
Jak to robimy
Pięć kroków od listy zadań na kartce do scenariusza na produkcji
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Rozkładamy proces na kroki: co go uruchamia, kto co robi, w jakiej kolejności i co się dzieje, gdy dane są niekompletne. Liczymy przebiegi miesięcznie i operacje na jeden przebieg, żeby rekomendacja narzędzia opierała się na liczbie, a nie na przyzwyczajeniu.
Projekt scenariusza
Rysujemy scenariusz w Make: wyzwalacz, moduły, routery dla gałęzi, filtry dla danych, które nie mają wejść dalej, i obsługę wyjątków. Przechodzimy przez to razem z Wami na jednym ekranie, zanim cokolwiek dotknie produkcji.
Test na danych testowych
Uruchamiamy przebiegi na danych testowych i na Waszych nietypowych przypadkach z ostatnich tygodni: zamówienie bez NIP, klient z dwoma adresami, rekord z pustym polem wymaganym. Poprawiamy, dopóki każdy z nich kończy się przewidzianym wynikiem.
Produkcja z monitoringiem
Po akceptacji przełączamy scenariusz na prawdziwe dane i włączamy powiadomienia o błędach. Pierwsze dni obserwujemy przebiegi, bo produkcja zawsze przynosi przypadek, którego nie było w testach.
Dokumentacja i szkolenie
Przekazujemy dokumentację scenariusza modułowo i szkolimy zespół z podstawowej obsługi: gdzie zobaczyć historię przebiegów, jak wznowić nieudany, jak zmienić adresata powiadomienia. Chodzi o to, żeby zmiana progu alertu nie wymagała zgłoszenia do nas.
Przed i po
Jak zmienia się tydzień osoby od operacji
Przedtem
- Po każdym zamkniętym dealu przeklepuje dane do trzech systemów, około 20 minut
- Sprawdza ręcznie, czy poprzedni onboarding poszedł do końca
- Raport z kampanii składa z trzech eksportów w arkuszu
- O awarii integracji dowiaduje się od klienta
Po zmianie
- Scenariusz robi całą listę sam, w kilkadziesiąt sekund od zamknięcia szansy
- Historia przebiegów pokazuje, co poszło i co się zatrzymało
- Raport zasila się sam, ona go tylko czyta i komentuje
- Powiadomienie o błędzie przychodzi na Slacka, zanim zauważy go klient
Pierwszy scenariusz działa zwykle w 1 do 10 dni roboczych od warsztatu. Efekt oceniamy po 30 dniach na historii przebiegów, a po 90 dniach patrzymy, ile operacji naprawdę zużywa proces i czy plan jest właściwy.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma dyrektor operacyjny
Proces przestaje zależeć od tego, kto jest w pracy. Scenariusz jest widoczny, opisany i ma historię przebiegów, więc na pytanie „czy onboarding trzech nowych klientów poszedł do końca” odpowiadasz z ekranu, a nie po obdzwonieniu zespołu. Ryzyko projektu jest ograniczone z drugiej strony: przy Make nie kupujesz serwera ani wdrożenia na kwartał, tylko scenariusz, który da się wyłączyć w minutę.
Druga rzecz jest ważniejsza w rozmowie z zarządem. Koszt narzędzia znasz przed decyzją, bo Make rozlicza operacje, a liczbę operacji na przebieg widać w scenariuszu. Płacisz dostawcy bezpośrednio, bez naszej prowizji, więc rachunek jest przewidywalny i nie rośnie po cichu razem z zakresem.
- Proces spisany i widoczny, niezależny od jednej osoby
- Pierwszy scenariusz na produkcji w 1 do 10 dni roboczych, bez serwera
- Koszt narzędzia policzony przed wdrożeniem, płacony dostawcy bezpośrednio
- Zmiany w scenariuszu wprowadza Wasz zespół, po szkoleniu
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień, od 1 do 7 tygodni zależnie od tego, ile procesów wchodzi w zakres. Przy jednym scenariuszu w Make zwykle wystarcza jeden tydzień, bo proces jest wąski: od wyzwalacza do ostatniego modułu. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile jest gałęzi, ile systemów trzeba spiąć i w jakim stanie są dane.
Subskrypcję Make płacisz bezpośrednio dostawcy, bez naszej prowizji. Tak samo koszt modeli AI, jeśli w scenariuszu pojawia się krok z modelem językowym. Dzięki temu rachunek za narzędzia zostaje po Waszej stronie i możecie go zmienić albo wyłączyć bez rozmowy z nami.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, od 1 do 7 tygodni zależnie od liczby procesów
Zamknięta całość. Kończy się spisanym procesem, wyliczeniem operacji i rekomendacją narzędzia, którą zrealizujesz bez nas.
- Mapa procesu z krokami, wyjątkami i miejscami, w których dziś się zatrzymuje
- Wyliczenie przebiegów i operacji miesięcznie, na Waszych danych
- Rekomendacja narzędzia: Make, n8n, Zapier albo integracja przez API
- Wskaźniki do pomiaru po 30 i 90 dniach
- Najczęściej wybierany
Warsztat i wdrożenie w Make
Wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby gałęzi i systemów w scenariuszu
Najczęściej wybierany wariant. Działający scenariusz na produkcji w 1 do 10 dni roboczych od zakończenia warsztatu.
- Wszystko z warsztatu
- Scenariusz w Make z routerami, filtrami i obsługą wyjątków
- Spięcie z Waszym CRM, sklepem, księgowością i komunikatorem
- Test na danych testowych i na nietypowych przypadkach z produkcji
- Monitoring błędów, dokumentacja modułowa i szkolenie zespołu
Make i agent AI
Wycena po warsztacie
dla zespołów, które pytają o te same dane po kilka razy dziennie
Wszystko z wdrożenia plus BOND, firmowy agent AI, który odpowiada na pytania o dane przenoszone przez scenariusze.
- Wszystko z wdrożenia w Make
- BOND spięty z Waszymi systemami, odpowiedź z danych firmy w 5 do 10 sekund
- Alerty o zatrzymanych przebiegach i o progach, które sami ustawiacie
- Wdrożenie agenta zajmuje około 2 miesięcy, scenariusze działają wcześniej
Jeśli na warsztacie okaże się, że Make jest złym narzędziem do Waszego procesu, bo dane nie mogą wyjść z Waszej serwerowni albo operacji jest za dużo, mówimy to i wskazujemy alternatywę. Jeśli okaże się, że nie ma jeszcze czego automatyzować, bo proces zmienia się co miesiąc, też to mówimy. Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas, także u innego wykonawcy.
Najczęstsze pytania
Czym jest Make i czym różni się od Integromata?
Make to platforma automatyzacji z wizualnym edytorem, w którym automatyzację rysuje się jako scenariusz: wyzwalacz, moduły w kolejności wykonania, rozgałęzienia i obsługa błędów. Integromat to poprzednia nazwa tego samego narzędzia, zmieniona w 2022 roku, więc jeśli ktoś u Was mówi „mamy scenariusze w Integromacie”, mówi o Make.
Ile trwa wdrożenie automatyzacji w Make?
Od 1 do 10 dni roboczych po warsztacie, zależnie od złożoności. Prosty scenariusz, w którym formularz ze strony trafia do CRM i wysyła maila, uruchamiamy w ciągu jednego dnia. Przepływ z kilkoma gałęziami, warunkami i obsługą wyjątków zajmuje tydzień lub dwa, z czego spora część idzie na testy nietypowych przypadków.
Kiedy Make jest złym wyborem?
W dwóch sytuacjach. Pierwsza to wymóg trzymania danych na własnej infrastrukturze, bo Make jest chmurą dostawcy i dane przez nią przechodzą. Druga to bardzo duży wolumen, setki tysięcy operacji miesięcznie, przy którym rozliczenie za operacje przestaje się opłacać. W obu przypadkach rekomendujemy n8n na Waszej maszynie albo integrację pisaną przez API.
Ile kosztuje samo Make?
Płacisz dostawcy bezpośrednio, bez naszej prowizji, a plan zależy od liczby operacji. Darmowy plan daje 1 000 operacji miesięcznie, płatne startują od 10 000. Jedno wywołanie modułu to jedna operacja, więc na warsztacie mnożymy liczbę operacji na przebieg przez realną liczbę przebiegów i wiemy, w jakim planie proces się zmieści.
Co się dzieje, gdy scenariusz się zepsuje?
Każdy scenariusz dostaje obsługę wyjątków i monitoring. Nieudany krok albo się ponawia, albo idzie ścieżką awaryjną, albo zatrzymuje przebieg i wysyła powiadomienie na Slacka lub mailem. W historii przebiegów widać, który moduł się wywalił i na jakich danych, więc naprawa nie zaczyna się od zgadywania.
Czy dodamy nowy krok do scenariusza sami?
Po szkoleniu tak, i to jest jeden z powodów, dla których proponujemy Make osobom nietechnicznym. Zmiana adresata powiadomienia, dodanie pola do arkusza albo poprawa progu alertu to praca w edytorze, nie w kodzie. Przy nowej gałęzi z warunkami i wyjątkami zwykle wracacie do nas, ale to Wasza decyzja, nie konieczność.
Mamy Zapiera, warto się przesiadać?
Nie zawsze i tak Wam powiemy. Zapier ma największy katalog gotowych konektorów i przy prostych automatyzacjach na dwa kroki różnica jest kosmetyczna. Make wygrywa, gdy w przepływie są rozgałęzienia, warunki i obsługa błędów, bo pokazuje je na jednym ekranie zamiast rozbijać na osobne automatyzacje.
Czy Make łączy się z naszym wewnętrznym systemem?
Jeśli system ma API, tak: używamy modułu HTTP i spinamy go bez gotowego konektora. Jeśli API nie ma, nie da się tego obejść po stronie Make i wtedy rozmawiamy o zmianie po stronie systemu albo o innym narzędziu. Odpowiedź na to pytanie dostajesz na warsztacie, a nie w połowie wdrożenia.
Pokażmy, jak wygląda Wasz proces na jednym ekranie
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, co dziś ktoś u Was robi ręcznie po zamknięciu sprzedaży, zamówieniu albo zgłoszeniu. Mówimy, czy da się to zrobić w Make, ile przebiegów miesięcznie z tego wyjdzie i czy w Waszym przypadku Make jest lepszy od n8n. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli u Was wciąż istnieje lista czynności, którą ktoś przechodzi ręcznie po każdym nowym kliencie, to jest dokładnie ten problem. Scenariusz w Make robi ją w kilkadziesiąt sekund i zostawia po sobie historię przebiegów, więc nie musisz nikogo pytać, czy poszło. Piszesz bezpośrednio do Pawła, założyciela JustAutomate. Najpierw proces, potem narzędzia.