Automatyzacje procesów z Zapier pierwszy przepływ w jeden dzień
Zapier ma największy katalog gotowych konektorów, ponad 6000 aplikacji, w tym narzędzia, do których nikt nie napisze integracji na zamówienie. Dlatego pierwszy przepływ uruchamiamy w jeden dzień, a nie w kwartał. Projektujemy Zapy z filtrami, logiką warunkową i obsługą błędów, dokumentujemy je i uczymy Twój zespół, jak je zmieniać bez nas.
- ponad 6000tyle aplikacji ma katalog konektorów Zapiera, razem z niszowymi narzędziami, do których nikt nie pisze integracji na zamówienie
- 1 dzieńtyle zajmuje uruchomienie prostego Zapa: jeden trigger i dwie do trzech akcji, przetestowane na Waszych danych
- 3 do 7 dnityle zajmuje złożony przepływ z filtrami, rozgałęzieniami i obsługą wyjątków, razem z dokumentacją i szkoleniem
- 100 zadańtyle daje darmowy plan Zapiera miesięcznie, czyli tyle, ile trzeba na pilotaż jednego procesu bez kosztu licencji
Problem
Dlaczego pierwsza automatyzacja nie startuje od pół roku?
Typeform zbiera zgłoszenia ze strony, HubSpot prowadzi sprzedaż, Slack obsługuje rozmowy, Trello trzyma projekty. Każde z tych narzędzi działa dobrze osobno. Problem siedzi między nimi: ktoś przepisuje dane z formularza do CRM, potem pisze na Slacku, że jest nowy lead, a po zamknięciu sprzedaży zakłada kartę w Trello. Za każdym razem, dla każdego zgłoszenia.
Ta praca nie ma właściciela i nikt jej nie mierzy, więc nie ma jej też w żadnym budżecie. Zwykle rozkłada się na kilka osób po kilkanaście minut dziennie, a przy urlopie albo szczycie sprzedaży po prostu wypada. Wtedy zgłoszenie leży w skrzynce, faktura nie trafia do arkusza, a ticket czeka na kategoryzację.
Drugi powód jest głębszy: firma czeka na docelową platformę. Trwa wybór między Make, n8n i integracjami przez API, a przez ten czas nie działa nic. Zapier przerywa to czekanie, bo rozlicza się za zadanie i pozwala sprawdzić proces bez wdrożenia. W cenniku Zapiera darmowy plan daje 100 zadań miesięcznie, czyli dokładnie tyle, ile trzeba, żeby zobaczyć, czy proces w ogóle nadaje się do automatyzacji.
- Dane z formularza przepisuje człowiek, choć w CRM jest na to gotowy konektor
- Wybór docelowej platformy trwa kwartał i przez ten kwartał nie działa nic
- Automatyzacja robiona po godzinach nie ma dokumentacji ani obsługi błędów
- Zap zbudowany przez osobę, która odeszła, jest czarną skrzynką
- Nikt nie zna liczby uruchomień w miesiącu, więc koszt narzędzia jest zgadywany
- Ta sama praca wraca po urlopie w postaci zaległości, a nie w postaci zadania
Dlaczego teraz
Co Zapier robi lepiej niż Make i n8n?
Jedną rzecz: liczbę gotowych konektorów. Ponad 6000 aplikacji w katalogu oznacza, że narzędzie, którego używa Wasza księgowa albo dział obsługi, najprawdopodobniej już tam jest. Nie trzeba czytać dokumentacji API, dobierać typów pól ani prosić programisty o pierwszy strzał. Wybierasz trigger, wybierasz akcję, mapujesz pola.
Druga rzecz to przepływ krok po kroku. Zap ma jeden trigger i kolejne akcje ustawione w linii, więc widać go w całości bez uczenia się interfejsu. Osoba nietechniczna po jednym szkoleniu potrafi dodać pole, zmienić odbiorcę powiadomienia albo wyłączyć Zapa na czas migracji. To ma znaczenie później, gdy my już nie siedzimy w projekcie.
Z tych dwóch rzeczy wynika trzecia, dla nas najważniejsza. Zapier jest najlepszym miejscem na pilotaż. Zamiast rozstrzygać na spotkaniu, czy dany proces da się zautomatyzować, uruchamiamy go w jeden dzień i patrzymy na prawdziwe dane. Jeśli proces się broni i zaczyna generować duże wolumeny, przenosimy go na Make albo n8n, już z gotową specyfikacją, przetestowaną na produkcji.
Ostatnia zmiana dotyczy pytań o proces. Zap przeniesie dane, ale nie odpowie szefowi operacji na pytanie „ile zgłoszeń weszło wczoraj z formularza i ile z nich stanęło na błędzie”. Na to odpowiada BOND, nasz firmowy agent AI, w 5 do 10 sekund i z danych Waszej firmy, bez logowania do kolejnego panelu.
Co się zmienia
Co dostaje zespół po wdrożeniu Zapów?
Pierwszy efekt w tym samym tygodniu
Prosty przepływ, jeden trigger i dwie do trzech akcji, budujemy i testujemy w jeden dzień. Zespół widzi działającą automatyzację, zanim skończy się dyskusja o platformie docelowej.
1 dzień na prosty Zap, 3 do 7 dni na przepływ z rozgałęzieniami
Niszowe narzędzie też da się podłączyć
Katalog Zapiera obejmuje też małe polskie systemy, których nie ma w innych platformach. Gdy konektora brakuje, wchodzimy przez webhook i zapytanie HTTP do API.
Ponad 6000 aplikacji w katalogu plus webhook dla wszystkiego poza nim
Zap, który nie pęka po cichu
Każdy przepływ dostaje filtry, warunki i obsługę błędów: co się dzieje, gdy pole jest puste, gdy API nie odpowiada, gdy rekord już istnieje. Błąd trafia na Slacka albo mailem, a nie do logu, którego nikt nie czyta.
Powiadomienie o nieudanym uruchomieniu w kilka sekund od zdarzenia
Dokumentacja i szkolenie, nie czarna skrzynka
Do każdego Zapa dostajesz opis: co go uruchamia, co robi po kolei, gdzie zapisuje dane i co zrobić, gdy stanie. Szkolimy osobę po Waszej stronie z samodzielnych zmian.
Opis każdego Zapa plus jedno szkolenie zespołu przy przekazaniu
Pilotaż zamiast decyzji na wyczucie
Proces sprawdzamy na prawdziwych danych, zanim ktokolwiek podpisze wdrożenie docelowej platformy. Po 30 dniach wiadomo, ile zadań realnie schodzi i ile to kosztuje.
Pomiar po 30 i 90 dniach na liczbie zadań, nie na wrażeniu
Uczciwa granica narzędzia
Gdy wolumen albo wymóg trzymania danych u siebie przekracza to, co Zapier robi dobrze, mówimy to i pokazujemy plan przenosin na Make albo n8n. Specyfikacja z pilotażu przenosi się razem z procesem.
Kryteria przenosin ustalone na warsztacie, a nie po pierwszym rachunku
A u Ciebie
Co, jeśli nasz przypadek jest inny?
Cztery zdania, które słyszymy najczęściej przy Zapierze, i to, co na nie odpowiadamy. Trzy z nich są uzasadnione, bo Zapier ma realne granice i lepiej poznać je przed wdrożeniem niż po pierwszym rachunku.
Słyszeliśmy, że Zapier wychodzi drogo.
Przy dużej liczbie zadań wychodzi drogo i to jest prawda. Zapier rozlicza się za zadanie, więc rachunek rośnie z wolumenem, a Make i n8n przy tej samej pracy są tańsze. Dlatego na warsztacie liczymy liczbę uruchomień miesięcznie i mówimy wprost, przy jakim progu opłaca się przenieść proces gdzie indziej.
Nasze dane nie mogą wychodzić poza firmę.
Wtedy Zapier nie jest właściwym wyborem i tak Wam powiemy. W Zapierze dane przechodzą przez serwery dostawcy zewnętrznego, więc przy danych osobowych o podwyższonym ryzyku albo dokumentach objętych umową z klientem sensowniejsze jest n8n na Waszym hostingu. Zapiera zostawiamy wtedy do procesów, w których jadą same identyfikatory i statusy.
Nasz proces ma kilka ścieżek, nie jedną.
Rozgałęzienia w Zapierze są dostępne w planach płatnych i przy trzech albo czterech ścieżkach robią się kosztowne w utrzymaniu. Do dwóch warunków Zapier wystarcza. Powyżej tego proponujemy wizualny scenariusz w Make albo własny workflow w n8n, a Zapiera zostawiamy przy prostych powiadomieniach.
Kto to utrzyma, gdy skończycie projekt?
Wasza osoba, i to jest część zakresu. Zap jest przepływem krok po kroku, więc po jednym szkoleniu da się dodać pole, zmienić odbiorcę powiadomienia albo zatrzymać Zapa na czas migracji. Zostawiamy opis każdego przepływu, a przy zmianie, która wymaga przebudowy logiki, wracamy na godziny.
- CRM i sprzedaż
- HubSpot, Pipedrive, Salesforce, LiveSpace
- Marketing i formularze
- Typeform, Mailchimp, ActiveCampaign, ConvertKit, GA4
- Sprzedaż online
- BaseLinker, Allegro, Shopify, WooCommerce, PrestaShop
- Praca zespołu
- Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion, Trello, Asana, ClickUp, Jira
- Finanse i obsługa klienta
- Fakturownia, iFirma, Subiekt, Comarch Optima, sevDesk, Zendesk, Freshdesk
- Poza katalogiem
- webhook, zapytanie HTTP do API, Google Sheets, BigQuery, Make, n8n
Kiedy Zapier, a kiedy inna platforma
Kryteria, według których dobieramy narzędzie na warsztacie. Rekomendacja wynika z liczby uruchomień, liczby ścieżek i tego, gdzie wolno trzymać dane, a nie z tego, co lubimy budować.
| Sytuacja u Ciebie | Co proponujemy | Powód |
|---|---|---|
| Do 100 zadań miesięcznie, jeden trigger i dwie akcje | Zapier, plan darmowy | darmowy plan daje 100 zadań miesięcznie, więc pilotaż nie generuje kosztu |
| Popularne narzędzia SaaS, efekt potrzebny w tym tygodniu | Zapier | gotowy konektor zamiast pisania integracji od zera |
| Narzędzie niszowe, brak programisty po Waszej stronie | Zapier | katalog ponad 6000 aplikacji obejmuje też małe polskie systemy |
| Dziesiątki tysięcy uruchomień miesięcznie | Make albo n8n | rachunek Zapiera rośnie z liczbą zadań, konkurenci liczą taniej za operację |
| Dane osobowe albo dokumenty, które nie mogą opuścić firmy | n8n na Waszym hostingu | w Zapierze dane przechodzą przez serwery dostawcy zewnętrznego |
| Trzy albo więcej ścieżek, transformacja danych w każdym kroku | Make albo n8n | rozgałęzienia w Zapierze są w planach płatnych i drożeją z liczbą warunków |
| Pilotaż przed decyzją o platformie docelowej | Zapier | najkrótsza droga do sprawdzenia procesu na prawdziwych danych |
Wiersze to punkt wyjścia. U większości klientów kończy się na podziale: Zapier do procesów o małym wolumenie, Make albo n8n do tych, które chodzą tysiące razy w miesiącu.
Jak to robimy
Pięć kroków od ręcznego przepisywania do działających Zapów
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Rozkładamy proces na czynniki: co uruchamia pracę, kto ją wykonuje, ile razy w miesiącu i gdzie dziś pęka. Liczymy uruchomienia, bo od tej liczby zależy, czy narzędziem ma być Zapier, czy Make albo n8n.
Projekt Zapów
Dobieramy trigger, kolejność akcji, filtry i warunki. Ustalamy, co ma się stać przy pustym polu, braku odpowiedzi z API i duplikacie rekordu. Piszemy, które dane wchodzą do Zapa, bo w Zapierze przechodzą one przez usługę zewnętrzną.
Budowa i test na żywych danych
Prosty przepływ powstaje w jeden dzień, złożony w 3 do 7 dni. Testujemy na Waszych rekordach z ostatnich tygodni, w tym na niepełnych i takich, które wcześniej psuły ręczną obsługę. Stary sposób pracy działa równolegle.
Uruchomienie i szkolenie
Przełączamy na produkcję z powiadomieniem o nieudanych uruchomieniach. Osoba po Waszej stronie uczy się dodawać pole, zmieniać odbiorcę i zatrzymywać Zapa. Dostajecie opis każdego przepływu na piśmie.
Pomiar po 30 i 90 dniach
Patrzymy na liczbę zadań, liczbę błędów i realny koszt narzędzia. Jeśli wolumen przekroczył próg opłacalności, przygotowujemy przenosiny na Make albo n8n, ze specyfikacją, która już przeszła produkcję.
Przed i po
Jak zmienia się tydzień osoby, która dziś przepisuje dane
Przedtem
- Rano przenosi zgłoszenia z formularza do CRM i pisze o nich na Slacku
- Po wystawieniu faktury wpisuje ją do arkusza i pinguje księgową
- Nowy pracownik czeka na konta, bo ktoś musi je zakładać po kolei
- Ticket bez odpowiedzi wychodzi na wierzch dopiero przy skardze klienta
Po zmianie
- Zgłoszenie ląduje w CRM z powiadomieniem dla handlowca w kilka sekund
- Faktura sama trafia do arkusza i zmienia status w CRM
- Konta w Google Workspace, Slacku i Asanie powstają w dniu podpisania umowy
- Ticket bez odpowiedzi po 4 godzinach idzie do przełożonego automatycznie
Pierwszy przepływ działa w dniu uruchomienia. Liczbę zadań, liczbę błędów i koszt narzędzia oceniamy po 30 i po 90 dniach.
Dla osoby, która to zamawia
Co z tego ma dyrektor operacyjny
Nie musisz stawiać budżetu na platformę, której działania nikt u Was jeszcze nie sprawdził. Zapier pozwala pokazać zarządowi działający proces, zanim padnie pytanie o koszt licencji i o to, kto będzie to utrzymywał. Ryzyko projektu spada, bo decyzję o platformie docelowej podejmujesz na liczbie zadań z produkcji, a nie na prezentacji dostawcy.
Druga rzecz jest o Twoim spokoju. Zapy są opisane i zmienia je Wasza osoba, więc urlop albo odejście jednego pracownika nie zatrzymuje procesu. A gdy narzędzie przestanie wystarczać, wiesz to z pomiaru po 30 dniach, nie z rachunku, który przyszedł trzy razy wyższy niż miesiąc wcześniej.
- Działający proces do pokazania zarządowi w jeden dzień, nie w kwartał
- Decyzja o platformie docelowej podjęta na danych z produkcji
- Opis każdego Zapa i szkolenie, więc utrzymanie zostaje u Was
- Próg przenosin na Make albo n8n ustalony zawczasu, na warsztacie
Ile to kosztuje
Warsztat ma cenę jawną, wdrożenie wycenę po nim
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień, od jednego do siedmiu tygodni. Przy jednym procesie wystarcza zwykle tydzień. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile przepływów wchodzi w grę, ile mają ścieżek i w jakim stanie są dane po stronie Waszych systemów.
Licencję Zapiera płacisz bezpośrednio dostawcy, według jego cennika i liczby zadań, bez naszej prowizji. To samo dotyczy Make, n8n i kosztu modeli, gdy w procesie pojawia się agent AI. Dzięki temu widzisz prawdziwy koszt narzędzia i możesz z niego zrezygnować bez rozmowy z nami.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, przy jednym procesie zwykle jeden tydzień
Zamknięta całość. Kończy się mapą procesu, liczbą uruchomień w miesiącu i rekomendacją narzędzia, którą możesz zrealizować bez nas.
- Mapa dzisiejszego procesu i miejsc, w których praca się gubi
- Policzona liczba uruchomień miesięcznie, od niej zależy wybór narzędzia
- Rekomendacja: Zapier, Make, n8n albo integracja przez API
- Lista pól i danych, które wchodzą do automatyzacji
- Wskaźniki do pomiaru po 30 i 90 dniach
- Próg wolumenu, przy którym proces przenosimy na Make albo n8n
- Najczęściej wybierany
Warsztat i wdrożenie w Zapierze
Wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby procesów i liczby ścieżek
Najczęściej wybierany wariant. Prosty Zap w jeden dzień, złożony przepływ w 3 do 7 dni, przetestowany na Waszych danych.
- Wszystko z warsztatu
- Zapy z filtrami, warunkami i obsługą błędów, spięte z Waszymi systemami
- Webhook i zapytanie HTTP tam, gdzie brakuje gotowego konektora
- Powiadomienia o nieudanych uruchomieniach na Slacka albo mailem
- Opis każdego przepływu i szkolenie zespołu przy przekazaniu
Zapier i agent AI
Wycena po warsztacie
dla zespołów, które pytają o dane kilkanaście razy dziennie
Wszystko z wdrożenia plus BOND, firmowy agent AI, który odpowiada z danych firmy w 5 do 10 sekund.
- Wszystko z wdrożenia w Zapierze
- BOND spięty z CRM, arkuszami i systemem zadań
- Odpowiedzi na pytania o stan procesu bez logowania do systemów
- Alerty o zatrzymanych Zapach i o zadaniach, które przestały schodzić
- Dostęp dla zespołu, po polsku i po angielsku
Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: mapą procesu, liczbą uruchomień i rekomendacją narzędzia. Jeśli policzymy, że przy Waszym wolumenie Zapier jest złym wyborem, mówimy to i pokazujemy, co wybrać zamiast niego. Jeśli okaże się, że nie ma czego automatyzować, mówimy i to, a sprawa kończy się na warsztacie.
Najczęstsze pytania
Czym jest Zapier i jak działa Zap?
Zapier to platforma, która łączy aplikacje w automatyczne przepływy pracy zwane Zapami. Każdy Zap ma trigger, czyli zdarzenie uruchamiające, i jedną albo więcej akcji wykonywanych po kolei. Katalog obejmuje ponad 6000 aplikacji, więc w większości przypadków nie trzeba pisać integracji, wystarczy wybrać trigger, akcje i zmapować pola.
Ile trwa wdrożenie automatyzacji w Zapierze?
Prosty przepływ, jeden trigger i dwie do trzech akcji, budujemy i testujemy w jeden dzień. Złożony przepływ z filtrami, ścieżkami i obsługą wyjątków zajmuje od 3 do 7 dni roboczych, razem z dokumentacją i szkoleniem. Warsztat, od którego zaczynamy, to jeden tydzień.
Ile kosztuje Zapier?
Zapier rozlicza się za zadanie, czyli za każdą akcję wykonaną przez Zapa, a plan darmowy daje 100 zadań miesięcznie. Aktualne progi i ceny planów są w cenniku producenta i płacisz je bezpośrednio Zapierowi, bez naszej prowizji. Na warsztacie liczymy Waszą liczbę uruchomień, żeby rachunek nie był zaskoczeniem po pierwszym miesiącu.
Kiedy Zapier nie jest właściwym wyborem?
Przy dużej liczbie zadań, bo rozliczenie za zadanie sprawia, że rachunek rośnie z wolumenem. Przy trzech albo więcej ścieżkach w jednym procesie, bo rozgałęzienia są w planach płatnych i drożeją z liczbą warunków. Oraz wtedy, gdy dane nie mogą przechodzić przez serwery dostawcy zewnętrznego. W tych trzech przypadkach proponujemy Make albo n8n.
Czy da się przenieść automatyzację z Zapiera na n8n albo Make?
Tak i traktujemy to jako naturalny krok, nie jako porażkę pilotażu. Zapy nie migrują się jednym przyciskiem, ale przenosi się to, co najdroższe: gotowa specyfikacja procesu, mapowanie pól i lista wyjątków, wszystko sprawdzone na produkcji. Budowa tej samej logiki w Make albo n8n zajmuje wtedy dni, nie tygodnie.
Czy nasze dane są bezpieczne w Zapierze?
Dane przechodzą przez infrastrukturę Zapiera, bo tam wykonują się akcje, i to jest fakt, który trzeba świadomie zaakceptować. Do Zapa wpuszczamy tylko pola niezbędne do wykonania procesu i ustalamy je na warsztacie. Jeśli w grę wchodzą dane, które nie mogą opuścić firmy, proponujemy n8n na Waszym hostingu, gdzie przepływ zostaje u Was.
Co, jeśli naszego narzędzia nie ma w katalogu Zapiera?
Najpierw sprawdzamy katalog, bo przy ponad 6000 aplikacji polskie systemy księgowe i sprzedażowe zwykle w nim są. Gdy konektora faktycznie brakuje, wchodzimy przez webhook i zapytanie HTTP do API narzędzia. Jeśli i tego nie ma, mówimy to na warsztacie i szukamy innego punktu wejścia w proces.
Czy do utrzymania Zapów potrzebujemy programisty?
Nie do codziennych zmian. Zap jest przepływem krok po kroku, więc po jednym szkoleniu Wasza osoba dodaje pole, zmienia odbiorcę powiadomienia albo zatrzymuje przepływ na czas migracji. Programista bywa potrzebny dopiero przy integracji przez API z systemem, który nie ma konektora, i wtedy mówimy o tym przed wdrożeniem.
Sprawdźmy, który proces da się uruchomić w jeden dzień
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, z jakich narzędzi korzystacie i co dziś przepisujecie z ręki do ręki. Pokazujemy, który proces ma gotowe konektory i nadaje się na pilotaż w Zapierze, a który od razu warto zbudować w Make albo n8n. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli ktoś u Was przepisuje dziś dane z formularza do CRM, to jest dokładnie ten proces. Zapier nie jest najtańszy przy dużym wolumenie i nie jest najlepszy przy skomplikowanej logice, ale jest najszybszą drogą do pierwszej działającej automatyzacji. A pierwsza działająca automatyzacja przekonuje zespół lepiej niż każda prezentacja.