Agent AI dla firm rekrutacyjnych decyzję zostawia rekruterowi
Na jeden projekt wpada kilkaset zgłoszeń, a kandydat, który czekał tydzień na potwierdzenie, ma już inną ofertę. Zbieramy zgłoszenia ze wszystkich źródeł w jedno miejsce, odsyłamy potwierdzenie w minuty i porządkujemy listę pod wymagania twarde. Kogo zaprosić na rozmowę, decyduje rekruter.
- 14 dnido pierwszej działającej automatyzacji, licząc od końca warsztatu
- 2500 złnetto za tydzień warsztatu, cena jawna i nienegocjowana
- 0 decyzjityle decyzji o kandydacie podejmuje agent AI. Skraca listę do przejrzenia, człowieka nie ocenia
Problem
Dlaczego dobry kandydat znika przed rozmową?
Na jedno stanowisko potrafi wpaść od 50 do 200 zgłoszeń, z czterech różnych miejsc naraz: formularza na stronie, portalu z ogłoszeniami, wiadomości na LinkedIn i zwykłego maila. Rekruter czyta je wieczorem, bo w dzień prowadzi rozmowy. Potwierdzenie wychodzi po tygodniu, a kandydat w tym czasie przyjął inną ofertę. Przegrywacie czasem odpowiedzi, nie jakością pracy.
Druga strata jest cichsza. Baza kandydatów zbierana latami leży nieużywana, bo żeby coś w niej znaleźć, trzeba pamiętać, jakim słowem ktoś opisał to stanowisko dwa lata temu. Więc przy kolejnym podobnym projekcie praca zaczyna się od nowego ogłoszenia, chociaż właściwa osoba jest w bazie od osiemnastu miesięcy i właśnie zmienia pracę.
Trzecia rzecz to granica, której nie wolno przekroczyć. RODO, czyli rozporządzenie 2016/679, w artykule 22 daje człowiekowi prawo do tego, by nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeżeli wywołuje ona wobec niego skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na niego wpływa. AI Act, czyli rozporządzenie 2024/1689, zalicza systemy używane w rekrutacji i selekcji do obszaru wysokiego ryzyka, a obowiązki spadają wtedy również na firmę, która taki system stosuje, a nie wyłącznie na jego dostawcę. Dlatego u nas agent porządkuje zgłoszenia, a decyzję o człowieku podejmuje człowiek.
- Kandydat przyjmuje inną ofertę, bo potwierdzenie od Was przyszło po tygodniu
- Baza z ostatnich lat leży nieużywana, a projekt startuje od nowego ogłoszenia
- Ta sama praca robiona od zera przy kolejnym podobnym stanowisku
- Raport o statusie projektu sklejany ręcznie z systemu ATS, skrzynki i arkusza
- Kandydat po rozmowie czeka na decyzję klienta i nikt o nim nie przypomina
Dlaczego teraz
Co się zmieniło, że to się dziś opłaca
Systemy ATS, portale z ogłoszeniami i skrzynki mają dziś interfejsy, przez które zgłoszenie da się odebrać w sekundę po wysłaniu. Trzy lata temu spięcie czterech źródeł w jedną listę było projektem na kwartał, dziś liczy się w dniach pracy. To wystarczy, żeby potwierdzenie dla kandydata wychodziło w minuty, a nie po weekendzie.
Druga zmiana jest ważniejsza. Reguła przepisze zgłoszenie z formularza do systemu ATS, ale nie odpowie na pytanie „kogo mamy w bazie z uprawnieniami SEP, dostępnego od zaraz, w promieniu 50 kilometrów od Poznania". Model językowy czyta opisy stanowisk, notatki z rozmów i treść zgłoszeń naraz i odpowiada zdaniem, więc baza zbierana latami przestaje być archiwum.
Trzecia zmiana jest prawna i akurat ona zachęca, żeby zacząć teraz. Skoro rekrutacja jest obszarem wysokiego ryzyka, taniej jest zbudować proces od razu z kryteriami spisanymi przed startem, z logiem zapytań i z człowiekiem w miejscu decyzji, niż przerabiać to na gotowym rozwiązaniu, które ktoś kupił, bo obiecywało ranking kandydatów.
Co się zmienia
Co dostaje zespół rekrutacyjny?
Potwierdzenie w minuty, nie w tygodniu
Zgłoszenia z formularza, portali, LinkedIna i maila trafiają na jedną listę. Kandydat dostaje potwierdzenie z nazwą stanowiska i informacją, kiedy odezwie się rekruter.
Jedna lista zamiast czterech źródeł przeglądanych osobno
Lista skrócona po wymaganiach twardych
Doświadczenie, lokalizacja, uprawnienia i dostępność, czyli to, co klient wpisał w zlecenie. Kryteria spisujemy przed startem projektu, więc każde zgłoszenie mierzy ta sama miara.
4 kryteria zapisane przed startem, identyczne dla wszystkich zgłoszeń
Wasza baza odpowiada na pytanie
Rekruter pyta zwykłym zdaniem, kogo ma w bazie pod dane stanowisko, i dostaje listę osób z Waszego systemu ATS. Nie trzeba pamiętać, jakim słowem opisano tę rolę dwa lata temu.
Odpowiedź z Waszej bazy w 5 do 10 sekund
Termin rozmowy bez dziesięciu maili
Kandydat dostaje link i wybiera godzinę z kalendarza rekrutera, a przy rozmowach z klientem także z jego kalendarza. Przypomnienie idzie dzień wcześniej.
Zaproszenie, wybór terminu i przypomnienie w jednym obiegu
Raport dla klienta składa się sam
Ile zgłoszeń wpłynęło, ilu kandydatów jest po rozmowie, kto czeka na decyzję i od kiedy. Raport wychodzi w ustalonym dniu, bez zbierania danych z trzech miejsc.
2 godziny tygodniowo na klienta wracają do rekrutera
Nikt nie zostaje bez odpowiedzi
Kandydaci czekający na decyzję dłużej niż ustalony próg trafiają na listę przypomnień. Rekruter wie, do kogo odezwać się dziś, zanim ten człowiek napisze sam.
Lista czekających dłużej niż 5 dni, codziennie rano
Dowód
Czy sami tak obsługujecie zgłoszenia?
Tak, i od razu mówimy, czego ten dowód nie obejmuje. Zgłoszenia w agencji naszych założycieli od marca 2026 obsługuje agent AI zbudowany tą samą metodą, którą opisujemy wyżej. To obsługa zgłoszeń z formularzy, a nie rekrutacja, więc pokazujemy skalę przejętej pracy, a nie wynik rekrutacyjny.
Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem.
JustBotich agentJustIdea Agency, agencja performance marketingu, około 30 osób
- 23
- osób z firmy pracuje z agentem
- 38
- systemów wpiętych na stałe
- 112
- procesów chodzi bez człowieka
- 475
- tysięcy linii kodu agenta
Agent spięty z systemem CRM, formularzami na stronie, Slackiem i hurtownią danych. Zgłoszenia przychodzą z formularzy, reklam i poleceń, a agent zakłada kontakt, sprawdza duplikat i powiadamia zespół. Pierwszy commit 1 marca 2026, dziś korzystają z niego 23 osoby.
8 z 38 systemów, w których pracuje
Google Ads
Meta Ads- HubSpot
- ActiveCollab
- Ahrefs
GA4
Search Console
BigQuery
- Przedtem
- Zgłoszenie czytał człowiek, ręcznie zakładał kontakt i firmę w systemie, po czym sam decydował, komu je przekazać. Czas pierwszej odpowiedzi zależał od tego, kto akurat miał otwartą skrzynkę.
- Po zmianie
- Agent wyłapuje zgłoszenie, zakłada kontakt, sprawdza duplikat po domenie i powiadamia zespół w kilka sekund. Człowiek wchodzi dopiero przy rozmowie, czyli tam, gdzie ma wartość.
3 432 operacje na zgłoszeniach i 1 301 na formularzach w 30 dni, bez udziału człowieka
A u Ciebie
Co, jeśli u nas rekrutuje się inaczej?
Cztery zdania słyszymy w agencjach rekrutacyjnych najczęściej i wszystkie cztery są uczciwe.
Nie chcemy, żeby maszyna odrzucała ludzi.
I nie będzie. Agent AI nie odrzuca kandydata i nie wystawia mu oceny. Porządkuje zgłoszenia i skraca listę do przejrzenia według kryteriów, które sami spisaliście, a odrzucenie jest decyzją rekrutera, zapisaną z jego nazwiskiem. Powód jest twardy: RODO chroni człowieka przed decyzją opartą wyłącznie na automacie, a AI Act traktuje rekrutację jako obszar wysokiego ryzyka.
Mamy własny system ATS i nie kupimy nowego.
Nie trzeba. Czytamy dane przez interfejs i zostawiamy system tam, gdzie jest: eRecruiter, Traffit, Bullhorn, Lever albo inny, który u Was działa. Wymiana systemu ATS to projekt na kwartał, a pierwsza automatyzacja ma powstać w 14 dni od końca warsztatu.
Nasza baza kandydatów to arkusz i skrzynka, nie system.
To częstsze, niż się wydaje, i też się da. Arkusz i skrzynka są źródłem danych jak każde inne. Na warsztacie sprawdzamy, czy najpierw warto tę bazę uporządkować, czy od razu da się z niej czytać. Jeśli danych jest za mało, mówimy to, zamiast sprzedawać wyszukiwanie po pustym zbiorze.
Boimy się, że algorytm zacznie dyskryminować.
Dlatego z góry wykluczamy cechy, po których nie wolno sortować: zdjęcie, wiek, płeć, imię, obywatelstwo, adres zamieszkania. Zostają kryteria twarde ze zlecenia klienta, spisane przed startem projektu. Każde pytanie do bazy i każdy wynik zostają w logu, więc widać, kto o co zapytał i co system zwrócił.
- Systemy ATS
- eRecruiter, Traffit, Bullhorn, Lever, własna baza w arkuszu
- Ogłoszenia i sourcing
- LinkedIn, Pracuj.pl, NoFluffJobs, JustJoinIT, formularz na stronie
- Poczta i kalendarz
- Google Workspace, Microsoft 365, kalendarze rekruterów i klientów
- Systemy klientów
- HubSpot, Pipedrive, portale klientów, arkusze na zlecenia
- Raporty i komunikacja
- Google Sheets, BigQuery, Slack, Microsoft Teams
- Warstwa automatyzacji
- Make, n8n, własne integracje przez API
Co dokładnie automatyzujemy w agencji rekrutacyjnej
Typowy rozkład pracy przy projekcie rekrutacyjnym przed wdrożeniem i po nim. Ostatni wiersz jest najważniejszy i celowo się nie zmienia.
| Obszar | Dziś | Po wdrożeniu |
|---|---|---|
| Wejście zgłoszeń | cztery źródła przeglądane osobno, wieczorem | jedna lista, potwierdzenie dla kandydata w minuty |
| Wymagania twarde | sprawdzane z pamięci, przy każdym CV trochę inaczej | spisane przed startem, ta sama miara dla wszystkich |
| Baza kandydatów | przeszukiwana słowem kluczowym, jeśli ktoś je pamięta | pytanie zadane zdaniem, odpowiedź w 5 do 10 sekund |
| Umawianie rozmów | kilka maili na jeden termin | kandydat wybiera godzinę z kalendarza rekrutera |
| Raport dla klienta | sklejany ręcznie, około 2 godziny tygodniowo | wychodzi sam, w ustalonym dniu tygodnia |
| Kandydat czekający na decyzję | przypomina o sobie sam albo znika | lista czekających dłużej niż 5 dni, codziennie rano |
| Decyzja o kandydacie | rekruter | rekruter, z zapisem w logu i uzasadnieniem |
Zakres pierwszego wdrożenia ustalamy na warsztacie. Bierzemy trzy pozycje o najwyższym zwrocie, nie wszystkie naraz.
Jak pracujemy
Pięć kroków od skrzynki do uporządkowanego procesu
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Tydzień. Przechodzimy jeden projekt rekrutacyjny od zlecenia od klienta po zamknięcie, i sprawdzamy, gdzie zgłoszenia czekają, a gdzie ta sama praca robi się dwa razy. Wychodzimy z mapą procesu i listą miejsc do naprawy.
Spisanie kryteriów
Krok, którego nie da się pominąć. Zapisujemy wymagania twarde, po których wolno porządkować zgłoszenia, i osobno cechy, po których nie wolno. To dokument, który obroni się przed klientem i przed kandydatem.
Wdrożenie pierwszej automatyzacji
Czternaście dni do działającego rozwiązania. W rekrutacji zwykle zaczynamy od jednego wejścia na zgłoszenia z potwierdzeniem dla kandydata, bo to ono najszybciej przestaje kosztować Was kandydatów.
Pilot na prawdziwych zgłoszeniach
Automatyzacja pracuje obok dotychczasowego procesu, bez wyłączania go. Rekruter porównuje skróconą listę z tym, co sam by wybrał, i mówi, gdzie kryteria są za wąskie albo za szerokie. Poprawiamy je, zanim cokolwiek przełączymy.
Pomiar i kolejne obszary
Po trzydziestu i dziewięćdziesięciu dniach sprawdzamy wskaźniki ustalone na warsztacie: czas do pierwszej odpowiedzi, liczbę kandydatów wziętych z własnej bazy, czas składania raportu. Dopiero wtedy decydujemy o kolejnym obszarze.
Przed i po
Jak zmienia się tydzień rekrutera
Przedtem
- Wieczór schodzi na przeglądaniu zgłoszeń z czterech źródeł
- Kandydat sprzed roku pasuje idealnie, ale nikt o nim nie pamięta
- Termin jednej rozmowy ustalany w ośmiu wiadomościach
- Piątek to sklejanie raportów dla klientów z systemu i z arkusza
Po zmianie
- Zgłoszenia są na jednej liście, uporządkowanej pod wymagania ze zlecenia
- Baza odpowiada na pytanie zadane zwykłym zdaniem, w kilka sekund
- Kandydat wybiera godzinę z kalendarza, przypomnienie idzie samo
- Raport wychodzi do klienta w ustalonym dniu, bez sklejania
Nie zmienia się to, kto decyduje o kandydacie. Zmienia się to, ile czasu rekruter ma na rozmowę z nim.
Dla właściciela agencji rekrutacyjnej
Co z tego ma osoba, która to zamawia
Pierwsza rzecz jest widoczna od razu: czas od zgłoszenia do pierwszej odpowiedzi przestaje zależeć od tego, kto akurat ma otwartą skrzynkę. Agencja rekrutacyjna zarabia na skutecznym zamknięciu projektu, a kandydat stracony na etapie ciszy kosztuje dokładnie tyle samo co ten, który odpadł na rozmowie z klientem.
Druga jest cichsza, ale ważniejsza przy audycie i przy trudnej rozmowie. Kryteria selekcji są spisane, a każde pytanie do bazy zostaje w logu. Gdy klient albo kandydat zapyta, na jakiej podstawie ktoś nie trafił na krótką listę, masz odpowiedź w systemie, a nie w czyjejś pamięci.
- Kryteria twarde spisane i wersjonowane, niezależne od jednej osoby
- Ślad w logu: kto o co zapytał i co system zwrócił
- Decyzja o kandydacie zostaje przy rekruterze, z nazwiskiem
- Nowy rekruter uczy się na spisanym procesie, a nie przez podglądanie
Ile to kosztuje
Cena warsztatu jest jawna, cena wdrożenia powstaje po nim
Warsztat kosztuje 2500 zł netto za tydzień i podajemy tę cenę przed rozmową, bo agencja ma prawo wiedzieć, na co się umawia. Przy rekrutacji zwykle wystarczają jeden do dwóch tygodni. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, z iloma systemami się łączymy i w jakim stanie jest baza kandydatów.
Koszt użycia modeli językowych i narzędzi automatyzacji płacicie bezpośrednio dostawcy albo nie płacicie wcale, gdy wszystko stoi na Waszej infrastrukturze. Bez naszej prowizji i bez marży doliczonej po drodze.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, przy rekrutacji zwykle jeden do dwóch
Zamknięta całość. Kończy się mapą procesu rekrutacyjnego i planem na 30 dni, który możesz zrealizować bez nas.
- Tydzień pracy w agencji i w Waszych systemach
- Mapa projektu od zlecenia klienta po zamknięcie
- Spisane kryteria twarde i cechy wykluczone z selekcji
- Trzy automatyzacje o najwyższym zwrocie, policzone
- Wskaźniki do pomiaru po 30 i 90 dniach
- Najczęściej wybierany
Warsztat i pierwsze wdrożenie
wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby źródeł zgłoszeń i stanu bazy
Najczęściej wybierany wariant. Dla agencji, która chce mieć jedno wejście na zgłoszenia w dwa tygodnie od końca warsztatu.
- Wszystko z warsztatu
- Wdrożenie pierwszej automatyzacji w 14 dni
- Połączenie z systemem ATS, portalami i skrzynką
- Pilot równoległy: lista agenta obok wyboru rekrutera
- Szkolenie osoby, która prowadzi to po Waszej stronie
- Pomiar po 30 i 90 dniach
Agent AI dla agencji rekrutacyjnej
wycena po warsztacie
dla zespołów, które pytają o bazę kilkanaście razy dziennie
Dla agencji, w której pytania o kandydatów, statusy i terminy padają cały dzień, a odpowiedzi trzeba szukać w trzech miejscach.
- Wszystko z wdrożenia
- Agent odpowiadający na pytania o bazę kandydatów i status projektów
- Raporty dla klientów składane i wysyłane automatycznie
- Przypomnienia o kandydatach czekających na decyzję
- Dostęp dla rekruterów i zarządu, z logiem zapytań
Jeśli po warsztacie uznamy, że wystarczy uporządkować szablony wiadomości i opisy stanowisk, mówimy to wprost i nie proponujemy wdrożenia. Warsztat kończy się dokumentem, który wdrożycie sami albo pokażecie klientowi bez nas.
Najczęstsze pytania
Czym jest automatyzacja w firmie rekrutacyjnej?
To przejęcie przez system czynności, które dziś wykonuje rekruter ręcznie: zbierania zgłoszeń z czterech źródeł, wysyłania potwierdzeń, porządkowania listy pod wymagania twarde, umawiania rozmów i składania raportu dla klienta. Dane do tego zwykle już są w systemie ATS, w skrzynce i w arkuszu, tylko leżą osobno. Automatyzacja polega na sprowadzeniu ich do jednego obiegu, a nie na kupowaniu kolejnej platformy.
Czy agent AI odrzuca kandydatów?
Nie. Agent porządkuje zgłoszenia i skraca listę do przejrzenia według kryteriów twardych, które sami spisaliście przed startem projektu: doświadczenie, lokalizacja, uprawnienia, dostępność. Nie wystawia oceny człowiekowi i nie zamyka mu drogi dalej. Decyzję o zaproszeniu, odrzuceniu i rekomendacji dla klienta podejmuje rekruter i to jego nazwisko zostaje przy tej decyzji.
Czy to jest zgodne z RODO i AI Act?
Proces budujemy tak, żeby decyzja o kandydacie nie była zautomatyzowana: agent przygotowuje listę, człowiek decyduje, a zapytania i wyniki zostają w logu. RODO w artykule 22 chroni człowieka przed decyzją opartą wyłącznie na automacie, a AI Act traktuje systemy w rekrutacji jako obszar wysokiego ryzyka i nakłada obowiązki także na firmę, która ich używa. To nie jest opinia prawna, więc szczegóły zapisujemy na warsztacie razem z Waszym prawnikiem, a wnioski praktyczne opisaliśmy w <a href="/poradnik/ai-a-rodo-poradnik/">poradniku o AI i RODO</a>.
Czy trzeba wymienić system ATS?
Nie. Czytamy dane przez interfejs i zostawiamy system tam, gdzie jest, niezależnie od tego, czy to eRecruiter, Traffit, Bullhorn, Lever czy arkusz pełniący rolę bazy. Wymiana systemu ATS to projekt na kwartał, a pierwsza działająca automatyzacja ma powstać w czternaście dni od końca warsztatu.
Jak agent przeszukuje naszą bazę kandydatów?
Pytanie zadajesz zwykłym zdaniem, na przykład kto ma uprawnienia SEP, doświadczenie na produkcji i jest dostępny od zaraz w okolicach Poznania. Agent czyta opisy doświadczenia, notatki z rozmów i dane ze zgłoszeń, po czym zwraca listę osób z Waszej bazy razem z uzasadnieniem, dlaczego każda się na niej znalazła. Odpowiedź przychodzi w 5 do 10 sekund, a rekruter sprawdza ją przed kontaktem.
Co z kandydatami, których dane mamy od kilku lat?
Na warsztacie ustalamy, jak długo trzymacie dane kandydatów, na jakiej podstawie i kiedy trzeba odświeżyć zgodę. Wyszukiwanie po własnej bazie ma sens tylko wtedy, gdy te dane wolno przetwarzać, więc uporządkowanie okresów przechowywania jest częścią pracy, a nie dodatkiem do niej. Rekordy po terminie wypadają z bazy, zamiast wracać w wynikach.
Ile to trwa od podpisania do pierwszego efektu?
Tydzień warsztatu i czternaście dni na pierwsze wdrożenie, licząc od jego końca. Potem idzie pilot obok dotychczasowego procesu, żeby rekruter zobaczył listę agenta obok swojego wyboru. Efekt mierzymy po trzydziestu i dziewięćdziesięciu dniach, na wskaźnikach ustalonych przed startem.
Ile kosztuje wdrożenie po warsztacie?
Zależy od liczby źródeł zgłoszeń, od systemu ATS i od stanu bazy kandydatów. Wycenę podajemy po warsztacie, bo dopiero wtedy znamy odpowiedź, a wycena podana wcześniej byłaby zgadywaniem. Warsztat kosztuje 2500 zł netto za tydzień i tę cenę znasz przed rozmową.
Zacznijmy od jednego projektu rekrutacyjnego
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Opowiadasz, skąd wpadają Wam zgłoszenia i ile czeka dziś kandydat na pierwszą odpowiedź. Mówimy, co da się uporządkować od razu, a co wymaga najpierw pracy nad bazą. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Nie obiecujemy Wam lepszych kandydatów ani procesu krótszego o iks procent. Obiecujemy szybszą odpowiedź do tych, którzy już się zgłosili, i wykorzystanie bazy, którą macie od lat. Decyzję o człowieku nadal podejmuje człowiek.