Agent AI dla
firm usługowych

Firma usługowa — gdzie tracimy czas?

Firma usługowa B2B sprzedaje czas ekspercki swoich pracowników w stawkach od 100 do 500 zł netto za godzinę, co oznacza, że każda godzina spędzona na nieproduktywnej administracji to strata o precyzyjnie wyliczalnej wartości. Onboarding nowego klienta obejmuje zebranie briefu, podpisanie umowy, konfigurację dostępów do narzędzi, przypisanie zespołu i ustalenie harmonogramu raportowania, co bez automatyzacji zajmuje 4-8 godzin roboczych rozłożonych na kilka dni. Rozliczanie projektów za czas pracy wymaga zebrania timesheetów od kilku osób, ich weryfikacji, przeliczenia na kwoty fakturowe i wygenerowania dokumentu, co co miesiąc angażuje project managera na 2-4 godziny per klient. Raportowanie postępów dla klientów jest wykonywane raz w tygodniu lub miesiącu, choć klient chciałby mieć wgląd w czasie rzeczywistym, a jego brak rodzi pytania i spotkania statusowe. Obsługa zapytań ofertowych wymaga każdorazowego przygotowania indywidualnego dokumentu z zakresem, terminem i ceną, co przy kilku zapytaniach tygodniowo pochłania czas seniorów zamiast junior handlowców. Utrzymanie wiedzy o kliencie w głowie project managera oznacza, że każda zmiana opiekuna to turbulencje w relacji i ryzyko utraty kontraktu. Firma usługowa B2B (consulting, IT, marketing, szkolenia, prawo, finanse) sprzedaje czas swoich ludzi. Każda godzina spędzona na administracji — raportowaniu, fakturowaniu, zarządzaniu projektami, onboardingu klientów — to godzina niesprzedana klientowi. Automatyzacja procesów administracyjnych bezpośrednio zwiększa capacity firmy bez zatrudniania nowych osób.

Procesy do automatyzacji

• Timesheet i raportowanie czasu — automatyczne zbieranie danych o czasie pracy z narzędzi projektowych. Raport godzin per klient generowany automatycznie.
• Fakturowanie — na podstawie timesheet i stawek umownych, system automatycznie generuje fakturę, wysyła do klienta i monitoruje płatność.
• Project management — nowy klient w CRM automatycznie generuje projekt z szablonowymi zadaniami, milestone'ami i przypisanymi osobami.
• Client reporting — raport z postępów projektu generowany automatycznie z danych z narzędzia projektowego. Wysyłany klientowi w ustalonym harmonogramie.
• Capacity planning — dashboard z obciążeniem zespołu, dostępnością i planowanymi projektami. Manager widzi kto ma wolne capacity, kto jest przeciążony.
• Agent AI — partner zarządzający pyta "jaka jest rentowność projektu X?" i dostaje odpowiedź z danych projektowych, timesheet i systemu finansowego.

Efekty

Firmy usługowe po wdrożeniu automatyzacji raportują: 15-25% wzrost billable hours (bo mniej czasu na administrację), fakturowanie w dniu zakończenia projektu (nie po 2 tygodniach), pełna widoczność rentowności per klient i per projekt, onboarding nowego klienta w 1 dzień zamiast tygodnia.

Dla kogo?

Firmy consultingowe, software house'y, agencje, kancelarie prawne, biura rachunkowe, firmy szkoleniowe, firmy HR. Każda organizacja, która sprzedaje czas swoich ekspertów.