Agent AI dla
kancelarii
w Gnieźnie

Agent AI dla kancelarii prawnych w Gnieźnie

Kancelaria prawna sprzedaje dwie rzeczy: wiedzę i czas prawnika. Każda godzina zużyta na przeszukiwanie segregatorów, przepisywanie notatek ze spotkania, ręczne uzupełnianie karty sprawy czy odtwarzanie z pamięci, kiedy dokładnie wpłynęło pismo z sądu, to godzina, której nikt nie rozliczy na sprawie klienta — a w małym i średnim zespole te godziny nie rozkładają się równomiernie, tylko spadają na tych samych dwóch–trzech ludzi. Agent AI przejmuje warstwę administracyjną: wyszukiwanie w dokumentach, streszczanie rozmów, przygotowanie zestawień i pilnowanie terminów, żeby prawnicy pracowali na sprawach, a nie na arkuszach i skrzynce mailowej. Gniezno to nie tylko pierwsza historyczna stolica Polski, miejsce koronacji Bolesława Chrobrego i siedziba archidiecezji gnieźnieńskiej z katedrą i romańskimi Drzwiami Gnieźnieńskimi — to przede wszystkim żywy ośrodek administracyjny i sądowy powiatu gnieźnieńskiego, z własnym sądem rejonowym, wydziałem ksiąg wieczystych, starostwem i urzędami, obsługujący miasto oraz kilkanaście okolicznych gmin. Wokół zabytkowego centrum i Wzgórza Lecha funkcjonuje realna gospodarka: przetwórstwo spożywcze i mięsne, produkcja, logistyka wsparta węzłem kolejowym i drogami wylotowymi w stronę Poznania, Wrześni i Inowrocławia, usługi dla rolnictwa okolicznych gmin oraz ruch turystyczny Szlaku Piastowskiego. Ten układ generuje dla gnieźnieńskich kancelarii mieszankę spraw rzadko spotykaną w jednym miejscu naraz: gospodarcze i pracownicze od zakładów produkcyjnych, spadkowe i rodzinne od mieszkańców miasta i powiatu, obrót nieruchomościami rolnymi z całym reżimem ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego, a do tego transakcje i inwestycje w strefie ochrony konserwatorskiej historycznego centrum.

Największe wyzwanie kancelarii prawnych w Gnieźnie

Prawnicy tracą 20-30% czasu na zadania administracyjne, które da się zautomatyzować — i nie chodzi o wielkie projekty, tylko o dziesiątki mikroczynności dziennie: odszukanie załącznika sprzed pół roku, sprawdzenie, czy pismo zostało już odebrane, ręczne przepisanie ustaleń z rozmowy do akt, złożenie zestawienia godzin na koniec miesiąca. W kancelarii działającej w mieście wielkości Gniezna problem jest ostrzejszy niż w dużej firmie prawniczej, bo ten sam, niewielki zespół łączy kilka ról naraz. Rano to sprawa spadkowa po gospodarstwie rolnym w jednej z gmin powiatu — z działem spadku, zasiedzeniem i dokumentacją geodezyjną sprzed dekad. Po południu obsługa umów i sporu pracowniczego w zakładzie przetwórczym, gdzie liczy się rytm zatrudnienia sezonowego. Nazajutrz transakcja nieruchomością w obszarze objętym ochroną konserwatorską wokół katedry i Starego Miasta, z odrębną ścieżką uzgodnień i innym kompletem załączników. Każdy z tych typów spraw ma inny zegar terminów, inny komplet wymaganych dokumentów i inne źródło prawdy — część w aktach papierowych, część w mailu, część na dysku współdzielonym, część w portalu informacyjnym sądu, a część wyłącznie w głowie prowadzącego. Do tego dochodzi warstwa cyfrowa, która w ostatnich latach urosła sama z siebie: elektroniczne doręczenia, wnioski składane online, faktury i rozliczenia w systemach księgowych. Efektem jest rozproszenie, w którym odpowiedź na proste pytanie „na jakim etapie jest ta sprawa i co mamy zrobić w tym tygodniu" wymaga zalogowania się do czterech miejsc. JustAutomate wdraża agenta AI BOND, który podłącza się do systemów kancelarii — bazy spraw, kalendarza, poczty, arkuszy, repozytorium dokumentów — i odpowiada na pytania biznesowe w ciągu sekund, w naturalnym języku, bez przeskakiwania między aplikacjami i bez przenoszenia danych do nowego, kolejnego narzędzia.

Co automatyzujemy w kancelarii?

• Agent AI przeszukujący całą bazę dokumentów, pism, umów i orzeczeń kancelarii — prawnik pyta zwykłym zdaniem („czy mieliśmy sprawę o zasiedzenie części gospodarstwa w gminie powiatu gnieźnieńskiego" albo „gdzie jest klauzula kar umownych z zeszłorocznej umowy z zakładem przetwórczym") i dostaje konkretny fragment z odesłaniem do pliku, zamiast przeszukiwać archiwum i dysk ręcznie; obejmuje to również zapisy dotyczące obowiązków przy obiektach objętych ochroną konserwatorską, które w Gnieźnie wracają w kolejnych sprawach o nieruchomości w historycznym centrum
• Automatyczne podsumowania i transkrypcje spotkań z klientami — zarówno spotkań z właścicielami lokalnych firm produkcyjnych, handlowych i przetwórczych, jak i rozmów z rodzinami załatwiającymi sprawy spadkowe czy rozwodowe — z wyciągniętymi ustaleniami, listą dokumentów do dostarczenia przez klienta i zadaniami dla zespołu, gotowe do wpięcia w akta sprawy zaraz po zakończeniu rozmowy, zamiast wieczornego odtwarzania notatek z pamięci
• Raporty czasu pracy i podstawa do rozliczeń bez ręcznego timesheetingu — agent zbiera dane z kalendarza, poczty i systemu spraw, przypisuje aktywności do właściwych klientów i pokazuje, ile realnie kosztowała obsługa danej sprawy, niezależnie od tego, ile równoległych, zupełnie różnych typów spraw prowadzi w danym miesiącu jeden prawnik; to samo źródło danych odpowiada na pytanie, które segmenty klientów są dla kancelarii opłacalne, a które zjadają godziny bez pokrycia
• System powiadomień o terminach, który pilnuje kalendarza rozpraw w sądzie rejonowym i okręgowym, terminów ustawowych i instrukcyjnych, biegu terminów po doręczeniach elektronicznych oraz odrębnych ścieżek proceduralnych — od uzgodnień konserwatorskich po terminy związane z obrotem nieruchomościami rolnymi — bez ręcznego wpisywania każdego przypomnienia i bez ryzyka, że zniknie ono razem z urlopem osoby, która je ustawiła

Efekty wdrożenia

Zwrot z wdrożenia w 2-3 miesiące przy oszczędności 1-2 godzin dziennie na prawnika — a w kancelarii, w której czas jest jedynym towarem na sprzedaż, te godziny natychmiast przekładają się na sprawy, które da się przyjąć bez powiększania zespołu. Każde wdrożenie zaczynamy od bezpłatnej konsultacji i warsztatu procesowego JUSTPROCES, podczas którego mapujemy realne procesy kancelarii — od pierwszego kontaktu klienta i przyjęcia sprawy, przez kompletowanie dokumentów, korespondencję i pilnowanie terminów, aż po rozliczenie i zamknięcie akt — i wskazujemy punkty, w których automatyzacja przyniesie największy zwrot, a nie te, które najładniej wyglądają na prezentacji. Potem uruchamiamy pilot na dwa tygodnie, na wąskim, realnym wycinku pracy, żeby zespół zobaczył efekt na własnych sprawach, a nie na demie; dopiero po pilocie wchodzimy w produkcję, a po 30 i 90 dniach dostarczamy raport ROI z liczbami z Państwa kancelarii. W Gnieźnie mapowanie procesu oznacza uwzględnienie dwóch odrębnych światów obsługiwanych przez ten sam zespół: z jednej strony bieżącej obsługi firm produkcyjnych, przetwórstwa spożywczego, handlu i logistyki, gdzie liczą się umowy, windykacja i prawo pracy; z drugiej — spraw spadkowych, rodzinnych i nieruchomościowych powiązanych z rolniczym zapleczem powiatu oraz z zabytkową zabudową centrum miasta, gdzie liczą się dokumentacja historyczna, cierpliwe kompletowanie załączników i długi horyzont sprawy.

Dlaczego JustAutomate dla kancelarii prawnych w Gnieźnie?

Jesteśmy polską firmą z biznesowym — nie tylko technicznym — podejściem do AI: zaczynamy od procesu i od tego, co kancelaria realnie traci, a nie od listy funkcji narzędzia. Rozumiemy specyfikę kancelarii działających w ośrodkach takich jak Gniezno, gdzie kilkuosobowy zespół prowadzi równolegle sprawy sądowe, obsługę korporacyjną lokalnych przedsiębiorców i sprawy indywidualne mieszkańców powiatu, a reputacja budowana jest latami na poleceniach, nie na kampanii reklamowej — więc żadne wdrożenie nie może zakłócić bieżącej obsługi klienta ani wymusić rewolucji w sposobie pracy. Bierzemy też pod uwagę położenie miasta: niespełna 50 kilometrów od Poznania i dogodne połączenie kolejowe oraz drogowe sprawiają, że gnieźnieńskie kancelarie obsługują nie tylko klientów z miasta i gmin powiatu, ale również firmy i osoby z aglomeracji poznańskiej, które wybierają Gniezno ze względu na bliskość sądu, dostępność terminów i znajomość lokalnych realiów — a to oznacza więcej korespondencji zdalnej, więcej dokumentów krążących mailem i jeszcze większą wartość uporządkowanego, wyszukiwalnego archiwum. Pracujemy z zachowaniem wymogów poufności i tajemnicy zawodowej: ustalamy, które dane w ogóle opuszczają infrastrukturę kancelarii, jak są przetwarzane i kto ma do czego dostęp — to jest przedmiotem osobnych ustaleń jeszcze przed pilotem, nie dopiskiem na końcu. Wdrożenie od 4 tygodni, wsparcie po uruchomieniu, szkolenie zespołu i pełna dokumentacja po polsku. Wycenę przygotowujemy indywidualnie po rozmowie — zakres zależy od tego, ile systemów łączymy i jak wygląda Państwa obieg dokumentów.