Agent AI dla kancelarii prawnych z podaniem źródła w aktach
W kancelarii czas jest rozliczany co do minuty, a spora jego część idzie na czynności, za które klient nie zapłaci: szukanie załącznika w skrzynce, przepisywanie danych do pisma, składanie zestawienia godzin na koniec miesiąca. Agent AI zbiera ten materiał i pokazuje, z którego dokumentu go wziął. Treść pisma i ocenę prawną zostawia prawnikowi.
- 14 dnido pierwszej działającej automatyzacji, licząc od końca warsztatu
- 2500 złnetto za tydzień warsztatu, cena jawna i nienegocjowana
- 5 do 10 sekundtyle agent szuka odpowiedzi w Waszych pismach i podaje dokument, z którego ją wziął
Problem
Dlaczego połowa dnia w kancelarii nie trafia na fakturę?
Kancelaria sprzedaje czas prawnika, więc każda minuta ma cenę. Problem w tym, że duża część tych minut idzie na czynności, których nikt nie wpisze na fakturę: szukanie załącznika w mailu sprzed pół roku, przepisywanie danych klienta do kolejnego pisma, opisanie stanu sprawy wspólnikowi, który ma ją przejąć na rozprawie.
Dokumentacja jednej sprawy to kilkadziesiąt plików: pisma procesowe, korespondencja z sądem, pełnomocnictwa, umowy, skany. Leżą w skrzynce, na dysku i w systemie kancelaryjnym naraz, więc pytanie „która wersja jest ostatnia" ma trzy odpowiedzi. Przy pięćdziesięciu sprawach prowadzonych równolegle to nie jest kwestia porządku, tylko arytmetyki.
Do tego dochodzi warstwa, której w kancelarii pominąć się nie da. Tajemnica zawodowa obejmuje wszystko, czego prawnik dowiedział się przy sprawie, a RODO w art. 33 daje 72 godziny na zgłoszenie naruszenia ochrony danych do organu nadzorczego. Dlatego pytanie o to, kto i do czego ma dostęp, zadajemy przed pierwszą linijką konfiguracji, a nie po wdrożeniu.
- Godzina na skompletowanie akt, której nie ma jak wpisać na fakturę
- Pismo składane od nowa, bo szybciej niż szukać podobnego w archiwum
- Termin procesowy pilnowany w kalendarzu jednej osoby i w jej pamięci
- Zestawienie godzin odtwarzane na koniec miesiąca, z pamięci sprzed trzech tygodni
Dlaczego teraz
Co się zmieniło, że to się dziś opłaca
Microsoft 365, Google Workspace, systemy do obsługi kancelarii i rejestry czasu pracy mają dziś interfejsy, przez które da się czytać dane bez eksportu do arkusza. Trzy lata temu spięcie poczty, dysku i rejestru spraw było projektem na kwartał. Dziś liczy się w dniach pracy.
Druga zmiana jest ważniejsza. Reguła przeniesie dane z formularza do rejestru, ale nie odpowie na pytanie „czy mieliśmy już klauzulę o karze umownej w umowie o roboty budowlane". Model językowy przeszukuje Waszą własną bazę pism i umów i odpowiada zdaniem, wskazując plik i datę, z których wziął odpowiedź. Nie z internetu, tylko z dokumentów kancelarii.
Trzecia rzecz to granica, którą stawiamy sami i mówimy ją wprost. Agent nie tworzy opinii prawnej i nie interpretuje przepisów za prawnika. Przygotowuje materiał, wskazuje źródło w dokumentach kancelarii i zostawia decyzję człowiekowi. Treść pisma zatwierdza prawnik i to on bierze za nią odpowiedzialność, tak jak brał ją wcześniej.
Co się zmienia
Co widać po pierwszym miesiącu?
Akta kompletują się same
Mail z załącznikiem, skan z sekretariatu i plik z dysku trafiają pod jeden adres sprawy w chwili, gdy się pojawiają. Prawnik otwiera sprawę, a nie trzy okna naraz.
Załącznik ląduje w sprawie w chwili wpływu, nie przy porządkowaniu akt
Odpowiedź z Waszych dokumentów, z nazwą pliku
Agent przeszukuje bazę pism i umów kancelarii i odpowiada zwykłym zdaniem. Do każdej odpowiedzi podaje dokument i datę, żeby dało się ją sprawdzić, zanim ktokolwiek jej użyje.
Każda odpowiedź z nazwą dokumentu, sprawdzenie zajmuje 30 sekund
Nowa sprawa zarejestrowana od razu
Zapytanie z formularza zakłada sprawę, teczkę i listę czynności, a przy okazji wypisuje podmioty do sprawdzenia pod kątem konfliktu interesów. Decyzję o przyjęciu sprawy podejmuje człowiek, ale ma już przed sobą listę.
Lista podmiotów do sprawdzenia przed przyjęciem sprawy, nie po nim
Termin przypomina o sobie sam
Termin procesowy wpisany raz jest widoczny dla całego zespołu i przypomina o sobie na dwóch progach, nie dzień przed. Kalendarz jednej osoby przestaje być jedynym miejscem, w którym ta data istnieje.
Przypomnienie na dwóch progach i podgląd dla zespołu, nie dla jednej osoby
Godziny gotowe przed fakturą
Czas z kalendarza, poczty i pracy nad dokumentami składa się w zestawienie per sprawa i per czynność na bieżąco. Prawnik je sprawdza i poprawia, zamiast odtwarzać trzy tygodnie z pamięci.
Podstawa faktury z rozbiciem na sprawę i czynność, do zatwierdzenia
Dowód
Czy sami tego używacie?
Nie mamy kancelarii, która zgodziłaby się opublikować swoje liczby, więc nie pokazujemy cudzych i nie opisujemy przypadków, których nie było. Pokazujemy własne wdrożenie w firmie rozliczanej z czasu pracy tak samo jak kancelaria: każda godzina przypisana do klienta i do zadania, rentowność liczona per projekt. Poniżej pół roku pomiaru razem z tym, czego te liczby NIE dowodzą.
Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem.
JustBotich agentJustIdea Agency, agencja performance marketingu, około 30 osób
- 23
- osób z firmy pracuje z agentem
- 38
- systemów wpiętych na stałe
- 112
- procesów chodzi bez człowieka
- 475
- tysięcy linii kodu agenta
Firma usługowa rozliczana z czasu pracy, z rejestrem godzin per klient i per zadanie. Agent spięty z systemem zadań, systemem CRM, hurtownią danych i narzędziami analitycznymi. Pierwszy commit 1 marca 2026, dziś korzystają z niego 23 osoby.
8 z 38 systemów, w których pracuje
Google Ads
Meta Ads- HubSpot
- ActiveCollab
- Ahrefs
GA4
Search Console
BigQuery
- Przedtem
- W dwunastu miesiącach przed uruchomieniem agencja pracowała na marży minus 4,42 procent. W oknie dwudziestu miesięcy nie było ani jednego ciągu trzech dodatnich miesięcy.
- Po zmianie
- Maj, czerwiec i lipiec 2026 to trzy dodatnie miesiące pod rząd, pierwszy taki ciąg w całym oknie. Przychód praktycznie się nie ruszył, więc zmiana siedzi po stronie kosztu obsługi, a nie sprzedaży.
Marża wyżej o 5,55 punktu procentowego rok do roku, przy przychodzie wyższym o 1,5 procent
A u Ciebie
Co, jeśli u nas jest inaczej?
Cztery zdania słyszymy w kancelariach najczęściej i wszystkie cztery są uczciwe. Podstawę prawną przetwarzania, umowę powierzenia i to, o co pytać dostawcę modelu, rozpisaliśmy osobno w poradniku o AI i RODO.
Tajemnica zawodowa. Akta klientów nie mogą wyjść z kancelarii.
Dane sprawy zostają w źródłach, które wskażecie: Wasza poczta, Wasz dysk, Wasz serwer albo wskazana przez Was chmura. Dostęp ustawiamy per osoba i per sprawa, więc aplikant widzi to, co ma widzieć, a nie całe archiwum. Z dostawcą modelu podpisujemy umowę powierzenia, a każde zapytanie zostaje w logu: kto pytał, o co i którego dokumentu dotyczyła odpowiedź. Zakres spisujemy na warsztacie, przed wdrożeniem.
Nie zgodzę się, żeby program pisał pisma i opinie za prawnika.
I nie będzie. Agent kompletuje materiał, wyciąga z akt daty i dane stron, znajduje podobne pismo w Waszym archiwum i pokazuje, z którego dokumentu to wziął. Ocena prawna, wybór argumentacji i treść pisma zostają po stronie człowieka. Podpis pod pismem to nadal Wasza odpowiedzialność i nic tego nie zmienia.
Mamy system do obsługi kancelarii i nie będziemy go wymieniać.
Nie trzeba. Czytamy z niego dane przez interfejs i zostawiamy go tam, gdzie jest. Wymiana systemu w kancelarii to projekt na kwartał, a pierwsza działająca automatyzacja ma powstać w 14 dni od końca warsztatu.
Jesteśmy kancelarią trzyosobową, to nie dla nas.
Przy trzech osobach duży agent rzeczywiście nie ma sensu i tak Wam powiemy. Zysk siedzi wtedy gdzie indziej: w rejestracji nowej sprawy i w zestawieniu godzin do faktury, czyli w dwóch czynnościach, które robicie co miesiąc niezależnie od wielkości. Jeśli po warsztacie okaże się, że nie ma czego automatyzować, mówimy to i kończymy na warsztacie.
- Poczta i dokumenty
- Microsoft 365, Google Workspace, skrzynki wspólne, dyski sieciowe, skany z sekretariatu
- Obsługa spraw
- systemy do obsługi kancelarii, rejestry czasu pracy, repozytoria pism i umów
- Rozliczenia
- Fakturownia, iFirma, Comarch Optima, Subiekt
- Praca zespołu
- Slack, Microsoft Teams, Notion, ClickUp, systemy zadań
- Dane i zestawienia
- Google Sheets, bazy SQL, BigQuery
- Warstwa automatyzacji
- Make, n8n, własne integracje przez API
Co dokładnie automatyzujemy w kancelarii
Typowy rozkład pracy administracyjnej w kancelarii przed wdrożeniem i po nim.
| Obszar | Dziś | Po wdrożeniu |
|---|---|---|
| Rejestracja nowej sprawy | teczka i wpisy zakładane ręcznie | sprawa z formularza, z listą podmiotów do sprawdzenia pod konflikt |
| Akta sprawy | pisma w skrzynce, na dysku i w systemie naraz | jeden adres sprawy, dokument trafia tam w chwili wpływu |
| Szukanie wzoru pisma | przeszukiwanie archiwum po nazwach plików | agent odpowiada z Waszych pism i podaje dokument źródłowy |
| Terminy procesowe | kalendarz jednej osoby i jej pamięć | wpis raz, przypomnienie na dwóch progach, widoczne dla zespołu |
| Zestawienie godzin | odtwarzane z pamięci na koniec miesiąca | składane na bieżąco z kalendarza, poczty i pracy nad dokumentami |
| Podstawa faktury | przepisywana z arkusza do systemu | gotowa z rozbiciem na sprawę i czynność, do zatwierdzenia |
| Stan sprawy dla klienta | prawnik pisze podsumowanie od zera | materiał zebrany z akt, treść zatwierdza prawnik |
Zakres pierwszego wdrożenia ustalamy na warsztacie. Bierzemy trzy pozycje o najwyższym zwrocie, nie wszystkie naraz.
Jak pracujemy
Pięć kroków od skrzynki do agenta
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat w kancelarii
Tydzień. Przechodzimy drogę sprawy od pierwszego zapytania klienta po ostatnią fakturę i sprawdzamy, w których miejscach ta sama informacja powstaje dwa razy. Przy okazji spisujemy zakres dostępu: kto, do jakich akt i w jakim celu.
Wybór trzech automatyzacji
Z mapy wybieramy trzy o najwyższym zwrocie i mierzymy je przed startem, żeby po 30 dniach dało się powiedzieć, czy zadziałały. W kancelarii najczęściej wychodzą kompletowanie akt, rejestracja sprawy i zestawienie godzin.
Wdrożenie pierwszej
14 dni do działającego rozwiązania. Łączymy się z pocztą, dyskiem i systemem obsługi spraw przez interfejs, bez wymiany czegokolwiek, co już u Was działa.
Pilot na prawdziwych aktach
Agent odpowiada, a prawnik sprawdza wskazane źródło. Dopóki odpowiedzi nie trafiają w dokument, nie idziemy dalej. To jest ten krok, w którym wychodzi, czy baza pism jest uporządkowana na tyle, żeby dało się z niej korzystać.
Pomiar i kolejne obszary
Po 30 i 90 dniach sprawdzamy wskaźniki ustalone na warsztacie: ile czasu schodzi na kompletowanie akt i ile godzin trafia na fakturę. Dopiero wtedy decydujemy o kolejnym obszarze.
Przed i po
Jak zmienia się tydzień prawnika
Przedtem
- Pół godziny na odnalezienie ostatniej wersji umowy w skrzynce
- Pismo składane od nowa, bo szybciej niż szukać podobnego w archiwum
- Termin pilnowany w kalendarzu jednej osoby, która akurat jest na rozprawie
- Piątek na odtwarzanie godzin z pamięci, przed wystawieniem faktur
Po zmianie
- Dokument znaleziony pytaniem zadanym zwykłym zdaniem, z nazwą pliku w odpowiedzi
- Materiał do pisma zebrany, prawnik pisze treść i odpowiada za nią
- Termin widoczny dla zespołu, z przypomnieniem na dwóch progach
- Zestawienie godzin gotowe do sprawdzenia, nie do odtworzenia
Nie zmienia się to, kto odpowiada za treść pisma i za ocenę prawną. Zmienia się to, ile czasu idzie na zebranie materiału, zanim ktokolwiek zacznie pisać.
Dla wspólnika i szefa kancelarii
Co z tego ma osoba, która to zamawia
Pierwsza rzecz jest widoczna po pierwszym miesiącu: rentowność sprawy przestaje być wiedzą jednej osoby. Widać, ile godzin poszło na sprawę, na jakie czynności i ile z tego trafiło na fakturę. To jest podstawa do rozmowy o stawce i o tym, których spraw nie warto już przyjmować.
Druga jest cichsza, ale przy kontroli albo przy odejściu pracownika ważniejsza. Zakres dostępu do akt jest spisany per osoba i per sprawa, zapytania zostają w logu, a historia sprawy zostaje w kancelarii, nie w czyjejś skrzynce. Ryzyko przestaje zależeć od tego, kto akurat pamięta.
- Rentowność per sprawa i per prawnik liczona z zapisanego czasu, nie z pamięci
- Dostęp do akt spisany per osoba i per sprawa, z logiem zapytań
- Terminy procesowe w systemie, nie w kalendarzu jednej osoby
- Odejście pracownika nie zabiera ze sobą historii sprawy
Ile to kosztuje
Cena warsztatu jest jawna, cena wdrożenia powstaje po nim
Warsztat kosztuje 2500 zł netto za tydzień i podajemy tę cenę przed rozmową, bo kancelaria ma prawo wiedzieć, na co się umawia. W kancelarii zwykle wystarcza jeden do dwóch tygodni. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, z iloma systemami się łączymy i w jakim stanie jest baza dokumentów.
Koszt użycia modelu i narzędzi płacicie bezpośrednio dostawcy, bez naszej prowizji. Przy danych objętych tajemnicą zawodową ma to znaczenie także formalne: umowa jest między Wami a dostawcą, więc wiadomo, kto komu powierza dane.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, w kancelarii zwykle jeden do dwóch
Zamknięta całość. Kończy się mapą drogi sprawy i planem na 30 dni, który możesz zrealizować bez nas.
- Tydzień pracy w kancelarii i w systemach
- Mapa drogi sprawy od zapytania po fakturę
- Spisany zakres dostępu do akt, per osoba i per sprawa
- Trzy automatyzacje o najwyższym zwrocie, policzone przed startem
- Najczęściej wybierany
Warsztat i pierwsze wdrożenie
wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby systemów i stanu bazy dokumentów
Dla kancelarii, która chce mieć akta kompletowane automatycznie w 14 dni od końca warsztatu.
- Wszystko z warsztatu
- Wdrożenie pierwszej automatyzacji w 14 dni
- Połączenie z pocztą, dyskiem i systemem obsługi spraw
- Szkolenie osoby, która to prowadzi po Waszej stronie
- Pomiar po 30 i 90 dniach
Agent AI dla kancelarii
wycena po warsztacie
dla kancelarii, gdzie pytania o akta padają kilkanaście razy dziennie
BOND, czyli firmowy agent AI, odpowiadający z Waszych pism i akt, zawsze ze wskazaniem dokumentu.
- Wszystko z wdrożenia
- Wyszukiwanie po Waszej bazie pism i umów, z podaniem źródła
- Podsumowanie stanu sprawy: etap, najbliższy termin, dokumenty, godziny
- Dostęp per osoba i per sprawa, z logiem zapytań
Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: mapą procesu i planem na 30 dni do wykonania własnymi siłami. Jeśli po warsztacie uznamy, że w Waszej kancelarii nie ma czego automatyzować, mówimy to wprost i nie proponujemy wdrożenia.
Najczęstsze pytania
Czym jest automatyzacja w kancelarii prawnej?
To przejęcie przez system czynności administracyjnych, które dziś wykonuje prawnik albo sekretariat: kompletowania akt z poczty i dysku, rejestracji nowej sprawy, pilnowania terminów procesowych, składania zestawienia godzin i podstawy do faktury. Dane potrzebne do tych czynności zwykle już w kancelarii są, tylko leżą w trzech miejscach naraz. Automatyzacja polega na sprowadzeniu ich do jednego obiegu, a nie na kupowaniu kolejnego programu.
Czy agent AI napisze za nas opinię prawną albo pismo procesowe?
Nie i nie po to go budujemy. Agent kompletuje materiał, wyciąga z akt daty i dane stron, znajduje w Waszym archiwum podobne pismo i wskazuje dokument, z którego wziął każdą informację. Interpretacja przepisu, wybór argumentacji i ostateczna treść pisma zostają po stronie prawnika. Nie obiecujemy też niczego na temat wyniku sprawy, bo o wyniku decyduje sąd, a nie oprogramowanie.
Co z tajemnicą zawodową i RODO?
Dane sprawy zostają w źródłach, które wskażecie: Wasza poczta, Wasz dysk, Wasz serwer albo wskazana przez Was chmura. Dostęp ustawiamy per osoba i per sprawa, z dostawcą modelu podpisujecie umowę powierzenia, a każde zapytanie zostaje w logu razem z informacją, którego dokumentu dotyczyła odpowiedź. Zakres spisujemy na warsztacie i to jest część dokumentu, który z niego wychodzi. Szczegóły podstawy prawnej opisaliśmy w poradniku o AI i RODO.
Skąd agent bierze odpowiedź i jak sprawdzę, że jej nie zmyślił?
Odpowiada z dokumentów kancelarii, które mu wskażecie: pism, umów, akt spraw, wzorów. Do każdej odpowiedzi podaje nazwę pliku i datę, więc sprawdzenie zajmuje kilkadziesiąt sekund. Jeśli w bazie nie ma podstawy do odpowiedzi, ma powiedzieć, że nie wie, zamiast zgadywać. Ten warunek testujemy w pilocie na prawdziwych aktach i dopóki nie jest spełniony, nie przechodzimy na produkcję.
Czy trzeba zmieniać system do obsługi kancelarii?
Nie. Czytamy z niego dane przez interfejs i zostawiamy go tam, gdzie jest. Wymiana takiego systemu to projekt na kwartał i osobna decyzja, a pierwsza działająca automatyzacja ma powstać w 14 dni od końca warsztatu. Jeśli system nie udostępnia interfejsu, mówimy to na warsztacie i pokazujemy, co da się zrobić bez niego, na poczcie i na dysku.
Jak wygląda pilnowanie terminów procesowych?
Termin wpisuje człowiek, bo to jego odpowiedzialność, ale zaraz po wpisaniu przestaje być prywatną notatką: jest widoczny dla zespołu i przypomina o sobie na dwóch progach, wcześniejszym i ostatecznym. System pilnuje daty, nie ocenia jej poprawności. Sprawdzenie, czy termin został policzony dobrze, zostaje po stronie prawnika.
Ile to trwa i ile kosztuje?
Tydzień warsztatu za 2500 zł netto, potem 14 dni do pierwszej działającej automatyzacji. Pełny agent odpowiadający z bazy dokumentów to zwykle około 2 miesięcy, bo wymaga pilota na prawdziwych aktach. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy znamy liczbę systemów i stan bazy dokumentów. Efekt mierzymy po 30 i 90 dniach na wskaźnikach ustalonych przed startem.
Prowadzimy sprawy dla klientów z zagranicy, czy to zmienia zakres?
Zmienia głównie warstwę formalną, nie techniczną. Ustalamy, gdzie fizycznie leżą dane i czy wolno je przetwarzać poza obszarem, w którym powstały, a zakres dostępu spisujemy tak samo jak przy sprawach krajowych. Agent odpowiada w języku dokumentu, więc pismo po angielsku dostaje odpowiedź po angielsku, z podaniem tego samego źródła.
Zacznijmy od jednej sprawy
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Przechodzimy drogę jednej Waszej sprawy od zapytania klienta po fakturę i mówimy, czy widzimy tam coś, co warto automatyzować. Jeśli nie widzimy, mówimy to od razu. Piszesz bezpośrednio do Pawła, bez recepcji i bez zgłoszenia w systemie.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli w tym tygodniu ktoś u Was szukał po mailach jednego załącznika, żeby złożyć jedno pismo, to jest dokładnie ten czas, którego nie da się wpisać na fakturę. Agent pisma za Was nie napisze, ale materiał zbierze i pokaże, z którego dokumentu go wziął.