CRM

HubSpot vs Salesforce: który CRM dla Twojej firmy? kryteria decyzji, nie lista funkcji

Salesforce i HubSpot przegrywają w innych miejscach. Salesforce skonfigurujesz pod prawie każdy proces sprzedaży, tylko ta konfiguracja jest projektem i ktoś musi ją potem utrzymywać. HubSpot rusza szybciej z pudełka, a ustępuje przy złożonym modelu danych, wielowarstwowych uprawnieniach i wymaganiach audytowych. Poniżej tabela różnic, koszt całkowity i to, co robić, gdy nie macie administratora.

9 minut czytania

24 godzinyw takim oknie Salesforce rozlicza limit zapytań API dla całej organizacji, a jego wysokość zależy od edycji i liczby licencji
29 i 5 dnico tyle wolno odświeżyć sandbox Salesforce, Full i Partial Copy; termin testu na świeżych danych planuje się przed startem, nie w tygodniu przełączenia
2 do 6 tygodnityle trwa u nas spięcie któregokolwiek z tych CRM z fakturami, zamówieniami i hurtownią, licząc od warsztatu
2500 zł nettotydzień warsztatu, po którym wiesz, czy Wasz proces w ogóle wymaga Salesforce'a, czy wystarczy HubSpot

Krótka odpowiedź

HubSpot czy Salesforce: który CRM wybrać?

Wybierz HubSpota, jeśli chcesz mieć działający CRM w kilka tygodni, nie macie etatowego administratora, a sprzedaż mieści się w jednym albo dwóch lejkach. Wybierz Salesforce, jeśli proces ma wiele ścieżek i wyjątków, wiążecie z klientem własne obiekty, potrzebujecie kontroli dostępu na poziomie pola oraz śladu zmian do audytu, i macie kogo posadzić do administrowania tym systemem.

Rozstrzyga nie długość listy funkcji, tylko dwie rzeczy: złożoność procesu i to, kto usiądzie do tego systemu za rok. Salesforce prawie wszystko potrafi, tylko każde „potrafi” trzeba w nim skonfigurować, a konfiguracja żyje dalej po wdrożeniu: nowe pole, nowy profil, nowa reguła walidacji. Bez administratora po Waszej stronie albo bez umowy z partnerem ta platforma po roku wygląda jak droga baza kontaktów.

Trzecia rzecz to koszt całkowity, nie cena licencji. Do rachunku dolicz wdrożenie, czas własnego zespołu, utrzymanie i pracę osoby, która będzie zmieniać konfigurację. Przy Salesforce ta pozycja bywa większa niż same licencje. Przy HubSpocie jest mniejsza, tylko rośnie skokowo przy przejściu na wyższy pakiet. Aktualne stawki sprawdź w cennikach producentów, oba linki masz w źródłach na dole strony.

Czym różni się Salesforce od HubSpota?

Oba są CRM, tylko z innym założeniem u podstawy. HubSpot jest gotowym produktem: pracujesz w nim od pierwszego dnia i dopasowujesz go w granicach, które przewidział producent. Salesforce jest platformą, na której buduje się własny system z obiektów, pól, reguł walidacji, Flow, profili i zestawów uprawnień.

Ta różnica tłumaczy resztę: termin, koszt utrzymania i to, kto w firmie musi się tym zająć. Warstwę techniczną obu spięć opisujemy osobno: integracja z HubSpot i integracja z Salesforce.

Kryterium	HubSpot	Salesforce
Punkt startowy	gotowy produkt, praca od pierwszego dnia	platforma do skonfigurowania pod Wasz proces
Model danych	obiekty standardowe, obiekty własne od pakietu Enterprise	obiekty własne i relacje między nimi to codzienna praca administratora
Reguły w systemie	workflow od pakietu Professional, klikalne i czytelne dla marketingu	Flow, reguły walidacji i przypisania: więcej możliwości i więcej miejsc na konflikt
Uprawnienia	role i zespoły, kontrola na poziomie pola dopiero w wyższym pakiecie	profile, zestawy uprawnień, reguły udostępniania, bezpieczeństwo na poziomie pola
Środowisko testowe	konto testowe dla programistów, sandbox w wyższym pakiecie	sandboxy z kopią danych: Full odświeżany co 29 dni, Partial Copy co 5 dni
Limity API	limity na aplikację i na konto, opisane w dokumentacji	wspólne okno 24 godzin dla całej organizacji, zależne od edycji i liczby licencji
Kto to utrzyma	sprzedaż albo marketing po krótkim szkoleniu	administrator Salesforce po Waszej stronie albo umowa z partnerem

Ostatni wiersz jest najważniejszy i najrzadziej pada na spotkaniu z dostawcą. Resztę różnic nadrobisz pieniędzmi albo czasem. Braku osoby, która będzie zmieniać konfigurację, nie nadrobisz niczym.

Kto będzie utrzymywał ten CRM za rok?

To pytanie rozstrzyga wybór częściej niż jakiekolwiek inne i pada najrzadziej. Salesforce po wdrożeniu nie stoi w miejscu. Dochodzi nowy produkt, więc trzeba nowe pole i nowa ścieżka. Wchodzi nowy zespół, więc trzeba profil i zestaw uprawnień. Ktoś musi to robić i rozumieć, co robi.

Najczęstszy punkt startowy, jaki zastajemy w Salesforce: wdrażał partner kilka lat temu, administrator zmienił pracę, jego ustawienia zostały. Handlowiec wypełnia kilkanaście pól wymaganych, z których połowy nikt już nie czyta, a kontroler prowadzi własny arkusz, bo raportowi nie ufa. To nie wada Salesforce'a, to koszt platformy bez opiekuna.

Czy jest osoba, dla której administrowanie CRM to część obowiązków, a nie zadanie na wieczór?
Czy macie umowę z partnerem Salesforce i budżet na jego godziny w kolejnych latach?
Kto zakłada nowe pole i kto ma prawo odmówić, gdy prośba się nie broni?
Czy zmiany w konfiguracji idą przez sandbox, czy prosto na produkcję?
Co dzieje się z systemem, gdy ta jedna osoba odejdzie albo weźmie dwa miesiące urlopu?

Jak złożony jest naprawdę Wasz proces sprzedaży?

Złożoność procesu to drugie kryterium, które realnie decyduje. Nie chodzi o liczbę etapów w lejku, tylko o liczbę ścieżek, wyjątków i rzeczy, które trzeba wiązać z klientem obok szansy sprzedaży.

Prosty test: opisz swoją sprzedaż jednym zdaniem. Jeśli się udaje, HubSpot wystarczy. Jeśli zdanie rozpada się na „u nas to zależy od kraju, od segmentu i od tego, czy klient ma umowę ramową”, jesteś po tej stronie, gdzie Salesforce zaczyna zarabiać na siebie. Jak układać kryteria przed taką decyzją, rozpisujemy w poradniku jak wybrać CRM dla firmy.

Ile macie lejków i czy różnią się etapami, czy tylko nazwą
Ile obiektów wiążecie z klientem poza transakcją: umowa, urządzenie, lokalizacja, abonament
Ile jest ścieżek zatwierdzania rabatu i kto je podpisuje
Czy sprzedaż idzie przez partnerów i czy każdy ma widzieć wyłącznie swoje rekordy
Ile krajów, walut i zespołów pracuje na tym samym rekordzie klienta

Ile trwa uruchomienie i co je wydłuża?

Czas do pierwszego działającego procesu to osobne kryterium, bo firma rzadko ma go tyle, ile trwa projekt. HubSpota uruchomisz dla sprzedaży w kilka dni i dopiero potem dokładasz integracje. Salesforce wymaga decyzji projektowych przed startem: jakie obiekty, jakie pola, jakie profile.

Poniżej te same etapy w obu systemach, na podstawie naszych wdrożeń. Termin liczymy od warsztatu, bo dopiero warsztat daje mapę procesu, a nie od podpisania umowy.

Etap	HubSpot	Salesforce
Konto i podstawowa konfiguracja	dni	dni, ale bez decyzji o modelu danych nie ma po co zaczynać
Model danych i pola	właściwości zakładane w locie, nazwa techniczna ustalana raz	obiekty, pola, reguły walidacji i profile, projekt do uzgodnienia z administratorem
Pierwsza automatyzacja na prawdziwych danych	14 dni od warsztatu, na Waszym koncie	14 dni od warsztatu, na sandboxie z kopią danych
Spięcie z fakturami, zamówieniami i hurtownią	2 do 6 tygodni	2 do 6 tygodni, dłużej przy wielu obiektach własnych i regułach uprawnień
Wejście na produkcję	przełączenie z monitoringiem błędów	paczka zmian metadanych przejrzana przez Waszego administratora albo partnera

Najdłuższym punktem w Salesforce bywa nie technika, tylko uzgodnienie zmian z osobą, która odpowiada za konfigurację. Przy HubSpocie wąskim gardłem jest zwykle porządek w danych przed importem: duplikaty po NIP i domenie oraz pola tekstowe, które powinny być słownikiem.

Co decyduje w dziale bezpieczeństwa i przy audycie?

W większej firmie CRM nie wybiera sam dyrektor sprzedaży. Do rozmowy wchodzi bezpieczeństwo, czasem dział prawny, a przy danych regulowanych także audyt. Ich pytania potrafią przewrócić decyzję na ostatniej prostej.

Salesforce jest tu mocniejszy, bo kontrola dostępu rozkłada się w nim na kilka warstw: profil, zestaw uprawnień, reguły udostępniania rekordów i bezpieczeństwo na poziomie pola. HubSpot część z tego ma dopiero w wyższych pakietach, więc pytanie „czy to potrafi” zamień na „na którym planie to potrafi” i sprawdź w cenniku producenta.

Kto widzi które rekordy: podział po zespołach, terytoriach albo strukturze podległości
Kontrola dostępu do pojedynczego pola, na przykład marży albo danych kontaktowych
Ślad zmian: kto zmienił wartość pola i kto zmienił konfigurację systemu
Osobny użytkownik dla każdej integracji, z uprawnieniami zawężonymi do pól w zakresie
Miejsce przechowywania danych i podstawa przetwarzania według rozporządzenia 2016/679

Ile to kosztuje razem z wdrożeniem i utrzymaniem?

Licencję widać na fakturze i dlatego to ją się porównuje. Przy Salesforce koszt, który decyduje o rachunku po dwóch latach, leży gdzie indziej: w pracy administratora i w godzinach partnera przy każdej większej zmianie. Przy HubSpocie ten sam koszt jest niższy, za to rachunek skacze przy przejściu na wyższy pakiet.

Stawek producentów tu nie podajemy, bo zmieniają się częściej, niż aktualizujemy poradniki. Aktualne liczby są w cennikach HubSpota i Salesforce, oba linki masz w źródłach. Policz je na docelowej liczbie osób za rok i na planie, który realnie zawiera funkcję decydującą.

Licencje za użytkownika, policzone na liczbie osób za rok, także tych spoza sprzedaży
Pakiet z funkcją decydującą: w HubSpocie workflow od Professional, obiekty własne od Enterprise
Wdrożenie: u nas warsztat 2500 zł netto za tydzień, spięcie wyceniane po warsztacie
Utrzymanie: czas administratora albo godziny partnera, pozycja stała, nie jednorazowa
Warstwa automatyzacji: n8n na własnym serwerze bez opłaty licencyjnej, Make i Zapier według cennika producenta
Modele AI, gdy dokładacie agenta: od 0,02 do 0,30 zł za zapytanie, płacone dostawcy bezpośrednio

Jak sprawdzić to na własnych danych, zanim podpiszesz umowę?

Wybór CRM potrafi wisieć kwartałami, bo prezentacja dostawcy zawsze wygląda dobrze. Dwa tygodnie wystarczą, jeśli zamiast porównywać funkcje, sprawdzisz oba systemy na swoim procesie i na swoich brzydkich rekordach. Tak prowadzimy to na warsztacie. Wariant tej decyzji z tańszym CRM opisujemy w porównaniu HubSpot i Pipedrive.

Opisz proces, nie funkcje
Rozłóż sprzedaż na etapy, ścieżki i wyjątki, a przy każdym wyjątku dopisz, jak często występuje. Wyjątek raz na kwartał nie jest powodem, żeby kupować platformę i utrzymywać ją przez trzy lata.
Wypisz obiekty i ograniczenia widoczności
Umowa, urządzenie, abonament, lokalizacja, projekt. Do tego druga lista: kto czego nie może widzieć i co musi zostawiać ślad. Te dwie kartki rozstrzygają więcej niż cały cennik.
Wskaż administratora z imienia
Nie „ktoś z IT”, tylko konkretna osoba, jej czas w tygodniu i zastępstwo na urlop. Jeśli takiej osoby nie ma i nie będzie, decyzja jest już podjęta i nazywa się HubSpot.
Wgraj sto swoich rekordów
Konto testowe albo sandbox, sto prawdziwych rekordów, koniecznie z brzydkimi: firma bez NIP, duplikat po fuzji, szansa sprzedaży z pustym polem wymaganym. Przy okazji zmierz, ile zapytań API zjada sam import.

Najczęstsze błędy

Sześć błędów, przez które wybór między tymi CRM okazuje się zły

Wybór Salesforce bez wskazania administratora
Konfiguracja rośnie warstwami i nikt jej nie zamyka. Po roku handlowiec wypełnia pola wymagane byle czym, kontroler prowadzi arkusz obok, a licencje kosztują tyle samo co na starcie.
Porównanie cen licencji zamiast kosztu całkowitego
Rachunek za drugi rok zawiera godziny partnera, czas administratora i zmiany, których nikt nie planował. Decyzja z zewnątrz wygląda wtedy na błąd, choć błędem była kalkulacja.
HubSpot kupiony do procesu z wieloma obiektami i ścieżkami zatwierdzania
Umowy i urządzenia lądują we właściwościach albo w arkuszu obok, a zatwierdzanie rabatu chodzi mailem. Po dwóch latach prawdziwy proces jest poza CRM, a CRM pokazuje część prawdy.
Zmiany wprowadzane prosto na produkcji, bo sandbox ma dane z zeszłego roku
Test przechodzi, produkcja wywala się na realnym rekordzie. Odświeżenie sandboxa trzeba zaplanować z wyprzedzeniem: Full raz na 29 dni, Partial Copy raz na 5 dni.
Integracja dopisana do nieuporządkowanej konfiguracji
Zapis z zewnątrz przewraca się na pierwszym polu wymaganym, o którym nikt jej nie powiedział. Odpytywanie rekord po rekordzie zjada limit zapytań całej organizacji przed końcem dnia i zatrzymuje pozostałe integracje.
Decyzja podjęta na prezentacji dostawcy
Prezentacja pokazuje możliwości, nie koszt ich uruchomienia. W Salesforce prawie każda odpowiedź brzmi „tak, da się skonfigurować”, a to zdanie jest wyceną, nie funkcją.

Lista kontrolna

Lista kontrolna przed wyborem między HubSpotem a Salesforce

Jeśli któryś punkt jest na „nie”, decyzja jest jeszcze przedwczesna.

Proces sprzedaży rozpisany na ścieżki i wyjątki, z częstością każdego wyjątku
Lista obiektów wiązanych z klientem: umowa, urządzenie, abonament, lokalizacja
Wymagania bezpieczeństwa spisane: kto czego nie widzi i co musi zostawiać ślad
Administrator wskazany z imienia, z czasem w tygodniu i zastępstwem na urlop
Koszt policzony na trzy lata: licencje, wdrożenie, utrzymanie, godziny partnera
Pakiet sprawdzony pod kątem funkcji decydującej, nie pod kątem ceny wejścia
Test na stu własnych rekordach, w sandboxie albo na koncie testowym
Plan wyjścia: co eksportujecie, w jakim formacie i jak często robicie kopię

Źródła

Sprawdźmy to na Twoim procesie

Warsztat kończy się rekomendacją systemu, nie prezentacją

Na bezpłatnej konsultacji (30 minut) pytamy o ścieżki w procesie, o obiekty wiązane z klientem, o wymagania bezpieczeństwa i o to, kto będzie administrował systemem za rok. Jeśli wyjdzie, że Salesforce jest u Was przerostem, mówimy to od razu. Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień i kończy się mapą procesu, listą realnych braków i rekomendacją, którą obronisz przed zarządem bez nas. Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie.

Umów bezpłatną konsultację

Najczęstsze pytania

HubSpot czy Salesforce dla firmy B2B?

Przy jednym albo dwóch lejkach, bez etatowego administratora i bez wymagań audytowych wybierz HubSpota: ruszy szybciej i mniej kosztuje w utrzymaniu. Salesforce ma sens, gdy proces ma wiele ścieżek i wyjątków, gdy wiążecie z klientem własne obiekty i gdy ktoś po Waszej stronie będzie tę konfigurację prowadził. Bez tej osoby platforma po roku jest drogą bazą kontaktów.

Czy Salesforce wymaga administratora?

W praktyce tak. Konfiguracja nie kończy się na wdrożeniu: nowy produkt to nowe pole i nowa ścieżka, nowy zespół to profil i zestaw uprawnień, każda zmiana w metadanych powinna wcześniej przejść przez sandbox. Jeśli nie macie takiej osoby na etacie, potrzebujecie umowy z partnerem i budżetu na jego godziny w kolejnych latach.

Który z tych CRM wdroży się szybciej?

HubSpot, bo pracuje się w nim od pierwszego dnia, a decyzje o modelu danych można podejmować po drodze. W Salesforce te decyzje trzeba podjąć przed startem. U nas oba spięcia z fakturami, zamówieniami i hurtownią trwają 2 do 6 tygodni od warsztatu, tylko w Salesforce pierwsza automatyzacja działa po 14 dniach na sandboxie, a nie od razu na produkcji.

Ile kosztuje HubSpot, a ile Salesforce?

Obaj producenci rozliczają licencję za użytkownika, a HubSpot dodatkowo od liczby kontaktów marketingowych w Marketing Hubie. Stawek tu nie podajemy, bo zmieniają się kilka razy w roku; liczby są w cennikach na stronach producentów. Do porównania dolicz wdrożenie, utrzymanie i czas administratora, bo przy Salesforce ta część bywa większa niż same licencje.

Czy da się przejść z HubSpota na Salesforce bez utraty danych?

Kontakty, firmy, transakcje i aktywności wyeksportujesz do plików i zaimportujesz po drugiej stronie. Trudniejsze jest to, czego nie ma w plikach: workflow, listy, formularze i szablony maili trzeba odtworzyć, a w Salesforce najpierw zaprojektować obiekty, pola i uprawnienia. Porządek robi się na kopii przed importem, nie po nim.

Co Salesforce daje działowi bezpieczeństwa, czego nie daje HubSpot?

Przede wszystkim warstwowość: profil, zestaw uprawnień, reguły udostępniania rekordów i bezpieczeństwo na poziomie pojedynczego pola, do tego ślad zmian w danych i w konfiguracji. HubSpot część tych mechanizmów ma dopiero w wyższych pakietach, więc pytanie brzmi nie „czy to potrafi”, tylko „na którym planie to potrafi”. Sprawdź to w cenniku, zanim policzycie budżet.

Czy agent AI działa z Salesforce i z HubSpotem?

Tak, oba mają REST API, więc agent AI czyta z nich dane i odpowiada zwykłym zdaniem w 5 do 10 sekund, bez otwierania CRM i bez budowania raportu. W Salesforce pytanie zamienia się na zapytanie SOQL. Uprawnienia ustalamy osobno dla odczytu i dla zapisu, a agent pracuje jako osobny użytkownik, więc każda jego operacja zostaje w logu.

Kiedy Salesforce jest dla firmy za duży?

Gdy proces sprzedaży ma kilka etapów bez wyjątków, gdy nie ma wymagań co do kontroli dostępu na poziomie pola ani śladu zmian do audytu, i gdy nie ma kto tym administrować. Przy pięciu handlowcach i jednym procesie prostszy CRM wychodzi taniej w licencjach i w utrzymaniu, a różnicę widać już w pierwszym roku. Mówimy to na konsultacji, zanim wystawimy wycenę.