Platformy automatyzacji

Make vs Power Automate: porównanie platform decyduje licencja, nie lista funkcji

Power Automate rzadko kupuje się osobno. Część przepływów siedzi już w planie Microsoft 365, więc rozmowa zaczyna się od licencji, uprawnień i tego, na czyim koncie stoi przepływ. Make wchodzi tam, gdzie proces wychodzi poza Microsoft. Poniżej trzy pytania, które rozstrzygają szybciej niż lista funkcji, tabela licencji i sposób podziału procesu między oba narzędzia.

9 minut czytania

1 000 operacjityle daje darmowy plan Make miesięcznie, płatne startują od 10 000; jedno wywołanie modułu to jedna operacja
2 rodzaje uprawnieńdelegowane, w imieniu zalogowanej osoby, i aplikacyjne, którymi przepływ działa w tle; te drugie zatwierdza administrator tenanta
1 kontona tylu kontach stoi domyślnie przepływ w Power Automate: na koncie autora, razem z połączeniami do skrzynek i witryn
2 do 6 tygodnityle zwykle trwa u nas wdrożenie procesu w Microsoft 365, licząc od warsztatu do produkcji

Krótka odpowiedź

Make czy Power Automate: co wybrać?

Jeśli proces zaczyna się i kończy wewnątrz Microsoft 365, wybierz Power Automate. Zatwierdzenie w Teams, zapis do listy SharePoint, wiersz w tabeli Excela na SharePoincie: to chodzi na konektorach standardowych, czyli w planie, który już opłacacie. Dokładanie do tego drugiego narzędzia jest wtedy kosztem bez powodu.

Jeśli proces wychodzi poza Microsoft, wybierz Make. Krok, który sięga do CRM, sklepu, księgowości albo systemu bez gotowego konektora, kończy darmową część Power Automate: konektor HTTP i konektory własne wymagają licencji Power Automate Premium, liczonej za użytkownika. Make ma moduł HTTP w standardzie i rozlicza operacje, więc rachunek policzysz przed uruchomieniem.

Zanim porównasz funkcje, odpowiedz na trzy pytania: czy przepływ potrzebuje konektora premium, na czyim koncie ma stać i czy dane mogą opuścić tenant. Rozstrzygają szybciej niż tabela możliwości. Gdy proces ma nogę po obu stronach, dzielimy go: wewnątrz Microsoftu zostaje Power Automate, resztę bierze Make.

Czy Power Automate jest w cenie Microsoft 365?

Częściowo i to jest źródło większości nieporozumień na pierwszym spotkaniu. Przepływ, który chodzi na konektorach standardowych, mieści się w planie Microsoft 365. Wystarczy on do zatwierdzeń, powiadomień w kanale, zapisu do listy SharePoint i pliku w bibliotece.

Granica przebiega w jednym miejscu: konektory premium. Konektor HTTP i konektory własne wymagają licencji Power Automate Premium, liczonej za użytkownika. Projekt, który nie miał budżetu, nagle go potrzebuje, a decyzję podejmuje osoba kupująca licencje, nie osoba budująca przepływ.

Co ma robić przepływ	Czy mieści się w planie Microsoft 365	Co trzeba załatwić
Powiadomienie w kanale Teams	tak, konektor standardowy	nic ponad dostęp do kanału
Zapis do listy SharePoint i tabeli w Excelu	tak, konektor standardowy	zgoda właściciela witryny
Wywołanie zewnętrznego API przez HTTP	nie	licencja Power Automate Premium
Konektor własny do systemu wewnętrznego	nie	licencja Premium i praca nad konektorem
Czytanie skrzynki bez zalogowanego człowieka	nie w tym trybie	uprawnienie aplikacyjne zatwierdzone przez administratora tenanta
Dane z serwera w Waszej serwerowni	tak, po dołożeniu bramy	brama danych lokalnych i osoba, która ją utrzyma
Zadanie klikane na pulpicie bez człowieka	nie	osobna licencja na tryb nienadzorowany

Nazwy planów i podział konektorów Microsoft zmienia bez zapowiedzi, a zakresy różnią się między planami Business i Enterprise. Sprawdź to na swoim tenancie, zanim obiecasz komuś termin.

Czyj jest przepływ, gdy jego autor odchodzi z firmy?

Przepływ w Power Automate ma właściciela. Połączenia do skrzynki, witryny i systemu zewnętrznego są uwierzytelnione kontem tej osoby, więc razem z jej odejściem znika połowa procesu. Najgorsze jest to, jak to wygląda z zewnątrz: przepływ dalej figuruje jako włączony, tylko przestaje cokolwiek robić.

To nie jest wada narzędzia, tylko domyślne ustawienie, którego prawie nikt nie zmienia w pierwszym tygodniu. Zmiana jest darmowa i zajmuje minutę, o ile ktoś o niej pomyśli, zanim proces stanie się ważny.

Wpisz współwłaściciela od razu, najlepiej dwoje ludzi z różnych działów
Przenieś przepływ do rozwiązania, żeby połączenia były osobnym bytem, a nie przypadkiem konta
Do procesów firmowych używaj konta serwisowego, nie konta pracownika
Sprawdź dziś, ile przepływów w Waszym środowisku ma jednego właściciela i zero współwłaścicieli

Co musi zatwierdzić administrator tenanta?

W Microsoft 365 wdrożenie potrafi stać tydzień na jednej niedoprecyzowanej prośbie. Prośba w stylu „potrzebujemy dostępu do SharePointa” wraca z pytaniami. Lista uprawnień z uzasadnieniem dla każdego zasobu osobno, zawężona do wskazanych witryn i skrzynek, przechodzi zwykle za pierwszym razem.

Zgód jest więcej niż jedna i nie wszystkie leżą u tej samej osoby. Warto je zebrać przed startem, bo każda z nich potrafi przesunąć termin. Listę przygotowujemy na warsztacie, zanim ktokolwiek zacznie budować.

Uprawnienia aplikacyjne w Entra ID, czyli te, którymi przepływ czyta dane bez zalogowanego człowieka
Polityka DLP w centrum administracyjnym Power Platform, która potrafi zablokować łączenie konektorów z dwóch różnych grup
Środowisko inne niż domyślne, gdy przepływ ma należeć do firmy, a nie stać obok prywatnych
Aplikacja w katalogu Teams, gdy proces ma odpowiadać w kanale
Zakup licencji Premium, gdy w przepływie pojawia się konektor HTTP albo własny

Kiedy zgoda działu bezpieczeństwa przeważa argumenty techniczne?

W części firm Microsoft 365 jest standardem korporacyjnym i nie ma zgody na wyprowadzanie danych poza to środowisko. Wtedy wybór jest przesądzony, zanim ktokolwiek porówna edytory. Make działa w chmurze dostawcy, więc dane przechodzą przez jego serwery i żadna konfiguracja tego nie obejdzie.

Power Automate wygrywa wtedy nawet w procesie, w którym jest mniej wygodny: brakuje mu routerów widocznych na jednym ekranie, obsługa błędu jest uboższa, a każdy krok poza Microsoftem kosztuje licencję Premium. To i tak lepsze niż rozwiązanie, które nie przejdzie przez ankietę bezpieczeństwa.

Bywa wersja pośrednia. Dane wrażliwe zostają w tenancie, a Make dostaje część procesu, która ich nie dotyka: numer zamówienia zamiast danych klienta, identyfikator zamiast nazwiska. Ten podział ustalasz z osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo przed wdrożeniem, nie po nim.

Kiedy wybrać Make, mimo że firma siedzi w Microsofcie?

Moment jest zawsze ten sam: proces sięga po system, który w Power Automate leży za licencją premium albo nie ma konektora wcale. Porównanie przestaje wtedy być techniczne i staje się rachunkiem: licencja Premium na każdą osobę kontra plan Make rozliczany operacjami.

Poniżej sytuacje, które rozstrzygamy najczęściej. Dwa pierwsze wiersze przesądzają sprawę niezależnie od tego, które narzędzie byłoby wygodniejsze.

Wasza sytuacja	Co rekomendujemy	Dlaczego
Dane nie mogą opuścić tenanta	Power Automate	Make jest chmurą dostawcy i dane przez nią przechodzą
Proces nie wychodzi poza Outlooka, Teams i SharePoint	Power Automate	konektory standardowe mieszczą się w licencji, którą już płacicie
Proces sięga do CRM, sklepu i księgowości	Make	gotowe konektory zamiast licencji Premium na każdą osobę
System bez gotowego konektora, ale z API	Make	moduł HTTP jest w standardzie, w Power Automate to konektor premium
Przepływ z gałęziami, warunkami i ponawianiem	Make	router, filtr i obsługa wyjątku widoczne na jednym ekranie
Zadania klikane na pulpicie, bez API	Power Automate	przepływy desktopowe robią to, czego Make nie umie
Rachunek ma być policzony przed startem	Make	mnożysz operacje na jeden przebieg przez liczbę przebiegów miesięcznie

Pracujemy z obydwoma narzędziami, więc nie mamy interesu w jednej odpowiedzi. O wierszu rozstrzyga to, gdzie kończy się Wasz proces, a nie to, które narzędzie ma dłuższą listę funkcji.

Jak podzielić proces między Power Automate i Make?

Część firm używa obu i to najczęstszy wynik naszych warsztatów w środowisku Microsoft. Podział jest prosty: co dzieje się wewnątrz Microsoftu, zostaje w Power Automate, reszta idzie do Make. Łączy je webhook, w jedną albo w obie strony.

Narysuj granicę
Rozłóż proces na kroki i zaznacz ten, w którym po raz pierwszy wychodzi poza Microsoft 365. To jest granica, wzdłuż której dzielisz narzędzia. Zwykle wypada przy CRM albo przy systemie księgowym.
Wnętrze zostaw Microsoftowi
Zatwierdzenia, powiadomienia w kanale i zapis do listy SharePoint robi Power Automate na konektorach standardowych. Bez licencji Premium i bez nowego dostawcy w ankiecie bezpieczeństwa.
Za granicą postaw scenariusz w Make
CRM, sklep, księgowość i systemy z własnym API bierze Make. Router rozdziela przypadki, filtr odrzuca niekompletne dane, a obsługa wyjątku decyduje, czy nieudany krok ma się powtórzyć, czy zawiadomić człowieka.
Ustal właściciela i pomiar
Przepływ w rozwiązaniu i na koncie serwisowym, scenariusz w organizacji Make z dostępem dla co najmniej dwóch osób. Po 30 i 90 dniach sprawdzamy, ile razy proces przerwał i po której stronie granicy.

Najczęstsze błędy

Sześć błędów, przez które wybór narzędzia wraca po miesiącu

Założenie, że skoro macie Microsoft 365, Power Automate jest za darmo
Pierwszy konektor HTTP zamienia projekt w rozmowę o licencji Premium dla każdej osoby, która ma z niego korzystać. Termin przesuwa się o tyle, ile trwa zakup.
Przepływ zbudowany na prywatnym koncie pracownika
Wyłączenie konta zatrzymuje proces po cichu. Odtworzenie połączeń zajmuje dni i wymaga ponownej zgody administratora.
Prośba do administratora napisana ogólnie
„Potrzebujemy dostępu do SharePointa” wraca z pytaniami i stoi tydzień. Lista uprawnień z uzasadnieniem dla każdego zasobu przechodzi zwykle od razu.
Wybór narzędzia przed sprawdzeniem polityki DLP
Przepływ działa u autora, a w środowisku firmowym nie startuje, bo polityka nie pozwala połączyć konektorów z dwóch grup.
Porównywanie samych kwot z cenników
Koszt decyzji siedzi w czasie zespołu, zgodach i utrzymaniu. Tańsza licencja przy dwóch tygodniach czekania na zatwierdzenie wychodzi drożej.
Liczenie operacji Make dopiero po wdrożeniu
Jedno wywołanie modułu to jedna operacja, więc scenariusz przechodzący w pętli po kilkuset rekordach zjada plan w kilka dni.

Lista kontrolna

Lista kontrolna przed wyborem narzędzia

Jeśli któryś punkt jest na „nie”, decyzja jeszcze nie jest gotowa, choćby porównanie funkcji było zrobione.

Systemy w procesie wypisane, z zaznaczeniem tych spoza Microsoft 365
Sprawdzone, czy któryś krok potrzebuje konektora HTTP albo własnego
Odpowiedź na pytanie, czy dane mogą opuścić tenant, potwierdzona przez osobę od bezpieczeństwa
Ustalony właściciel przepływu i co najmniej jeden współwłaściciel
Lista uprawnień do Entra ID z uzasadnieniem dla każdego zasobu
Sprawdzona polityka DLP w środowisku, w którym przepływ ma stanąć
Policzone operacje na jeden przebieg i liczba przebiegów miesięcznie, gdy w grę wchodzi Make
Wskaźniki do pomiaru po 30 i 90 dniach spisane przed startem

Źródła

Sprawdźmy to na Waszym procesie

Jedna rozmowa wystarczy, żeby wykluczyć jedno z narzędzi

Na bezpłatnej konsultacji (30 minut) pytamy o trzy rzeczy: gdzie proces wychodzi poza Microsoft, czy dane mogą opuścić tenant i kto u Was zatwierdza uprawnienia. Zwykle po nich jedno narzędzie odpada. Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień i kończy się mapą procesu, listą uprawnień i rekomendacją, którą zrealizujesz także bez nas.

Umów bezpłatną konsultację

Najczęstsze pytania

Czy Power Automate jest darmowy przy licencji Microsoft 365?

Częściowo. Przepływy chodzące na konektorach standardowych, czyli w obrębie Outlooka, Teams, SharePointu, OneDrive i Excela, mieszczą się w planie Microsoft 365. Konektor HTTP, konektory własne i praca z systemami spoza Microsoftu wymagają licencji Power Automate Premium, liczonej za użytkownika.

Kiedy Power Automate wymaga licencji Premium?

Wtedy, gdy w przepływie pojawia się konektor premium: najczęściej HTTP do zewnętrznego API albo konektor własny do systemu wewnętrznego. Osobnej licencji wymaga tryb nienadzorowany przepływów desktopowych, czyli robot pracujący bez zalogowanego człowieka. Zakresy różnią się między planami, sprawdź je na swoim tenancie.

Co się dzieje z przepływem, gdy jego autor odchodzi z firmy?

Przepływ ma właściciela, a połączenia do skrzynek, witryn i systemów zewnętrznych są uwierzytelnione jego kontem. Po wyłączeniu konta przepływ przestaje działać, choć na liście nadal wygląda na włączony. Zapobiega temu współwłaściciel wpisany od początku, przeniesienie przepływu do rozwiązania i oparcie go na koncie serwisowym.

Czy Make może czytać dane z Microsoft 365?

Tak, przez gotowe moduły do Outlooka, Teams, SharePointu i Excela albo przez moduł HTTP i Microsoft Graph. Uprawnienia i tak zatwierdza administrator Waszego tenanta. Różnica jest inna: dane przechodzą przez chmurę Make, więc przy twardym wymogu trzymania ich w tenancie ta droga odpada.

Czy da się przejść z Power Automate na Make bez utraty danych?

Tak, bo dane nie są przechowywane w samym narzędziu automatyzacji, tylko w systemach, które ono spina. Przepływy trzeba odtworzyć ręcznie, nie ma importu. W naszych wycenach zakładamy 2 do 3 dni roboczych na odtworzenie 5 do 10 prostych przepływów, więcej przy tych z gałęziami i obsługą wyjątków.

Które narzędzie jest łatwiejsze dla osoby nietechnicznej?

Make, gdy w przepływie są gałęzie i warunki, bo pokazuje cały scenariusz na jednym ekranie razem z obsługą błędów. Power Automate jest prostszy na starcie w firmie żyjącej w Microsofcie, bo korzysta z szablonów i kont, które zespół już ma. Przy złożonych procesach oba wymagają wprawy.

Czy można używać Make i Power Automate razem?

Tak i często to rekomendujemy. Power Automate obsługuje to, co dzieje się wewnątrz Microsoft 365: zatwierdzenia, powiadomienia w kanale, zapis do listy SharePoint. Make bierze to, co wychodzi na zewnątrz: CRM, sklep, księgowość, systemy z API. Łączy je webhook, a granicę ustalamy na warsztacie.

Ile kosztuje wdrożenie automatyzacji w jednym z tych narzędzi?

Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień, od 1 do 7 tygodni zależnie od liczby procesów. Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, ile systemów wchodzi w proces i ile uprawnień trzeba nadać. Subskrypcję Make i licencje Microsoft płacicie dostawcom bezpośrednio, bez naszej prowizji.