Agent AI dla firm handlowych od zapytania do zamówienia
W hurcie sprzedaż idzie przez handlowca. Zapytanie przychodzi mailem albo telefonem, cennik jest indywidualny, a zamówienie i tak ktoś przepisuje do systemu. Zdejmujemy z handlowca tę drugą część: projekt oferty składa się z aktualnych cen i stanów, zamówienie wchodzi do Subiekta albo Optimy z kontrolą pozycji, a rozmowa z klientem zostaje przy człowieku.
- 14 dnido pierwszej działającej automatyzacji, licząc od końca warsztatu
- 2500 złnetto za tydzień warsztatu, cena jawna i nienegocjowana
- 5 do 10 sekundtyle zajmuje agentowi AI odpowiedź o cenę dla konkretnego klienta, stan i najbliższą dostawę, z danych z Waszych systemów
Problem
Dlaczego oferta dla stałego klienta powstaje pół dnia?
Zapytanie przychodzi jednym zdaniem: „poproszę wycenę na 40 sztuk pozycji z zeszłego zamówienia, kiedy możecie wysłać”. Handlowiec otwiera cennik, szuka grupy rabatowej klienta w systemie, sprawdza stan magazynowy, dzwoni do dostawcy po termin i składa dokument w Excelu. Godzina, przy większym koszyku pół dnia. Klient w tym czasie wysłał to samo zapytanie do dwóch innych dystrybutorów.
Potem zamówienie wraca mailem, często w formie „potwierdzam, tylko zamiast pozycji A poproszę B” albo jako tabelka wyklejona z systemu klienta. Ktoś przepisuje ją do Subiekta albo Optimy, pozycja po pozycji. Pomyłka w indeksie albo w cenie nie wychodzi przy wprowadzaniu, tylko na WZ albo na fakturze, gdy towar już jedzie. Handlowiec siedzi w administracji zamiast w telefonie, a to jego rozmowy zamykają sprzedaż.
Koszt tego opóźnienia jest policzalny, bo hurt sprzedaje na kredyt kupiecki. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych ogranicza termin zapłaty do 60 dni, gdy dłużnikiem jest duża firma, a wierzycielem mała, i przyznaje wierzycielowi rekompensatę 40, 70 albo 100 euro od faktury. Od wysłania oferty do wpływu pieniędzy mija więc regularnie ponad dwa miesiące, a właściciel widzi marżę na transakcji dopiero po zamknięciu miesiąca.
- Zapytanie leży w skrzynce do wieczora, bo handlowiec jest u klienta
- Oferta idzie z ceną ze starego cennika albo z rabatem innego kontrahenta
- Zamówienie przepisane z maila ma pomylony indeks, który widać dopiero na WZ
- Klient dzwoni po potwierdzenie terminu, którego nikt mu nie wysłał
- Marża na transakcji jest znana po zamknięciu miesiąca, czyli po fakcie
Dlaczego teraz
Co się zmieniło, że hurtownia może to spiąć w tygodnie?
Mail przestał być ścianą. Model językowy czyta zapytanie napisane zwykłym zdaniem, wklejoną tabelkę i załącznik, i wyciąga z nich indeksy, ilości oraz oczekiwany termin. To jest ta część, która przez lata blokowała automatyzację hurtu: zapytania nigdy nie przychodzą w jednym formacie, bo każdy klient pisze po swojemu.
Druga rzecz dotyczy systemów, na których stoi polski handel. Subiekt GT, Subiekt nexo i Comarch Optima to programy lokalne: dane leżą w bazie MS SQL na Waszym serwerze, a nie w chmurze, więc nie da się do nich wysłać zapytania z internetu. Sięgamy do nich warstwą Sfera albo usługą postawioną w Waszej sieci, która czyta bazę i udostępnia tylko te pola, na które się umówimy. To nie jest przeszkoda, tylko inny sposób podłączenia.
Trzecia zmiana to agent AI. Reguła przepisze pozycje z maila do systemu, ale nie odpowie handlowcowi na pytanie „jaką cenę dawaliśmy tej firmie w marcu i ile jej jeszcze zostało limitu kupieckiego”. BOND, nasz firmowy agent AI, odpowiada na to zdaniem w 5 do 10 sekund, z cennika, historii klienta i warunków handlowych.
Co się zmienia
Co dostaje handlowiec i dział zamówień?
Projekt oferty czeka, zanim oddzwonisz
Zapytanie z maila zostaje rozłożone na pozycje, klienta i termin, a system składa z tego projekt oferty. Handlowiec sprawdza go, poprawia i wysyła pod swoim nazwiskiem.
Handlowiec zatwierdza gotowy dokument, zamiast budować go w Excelu od zera
Cena zawsze z aktualnego cennika i z warunków klienta
Rabat, grupa cenowa i indywidualne ustalenia idą prosto z kartoteki kontrahenta, a nie z pamięci. Zmiana cennika u dostawcy wchodzi do wyceny tego samego dnia.
Warunki brane z karty kontrahenta w Subiekcie albo Optimie, nie z pliku sprzed kwartału
Zamówienie z maila wchodzi do systemu z kontrolą
Pozycje, ilości i ceny są dopasowywane do kartotek towarowych przed zapisem dokumentu. Rozbieżność zatrzymuje zamówienie i trafia do handlowca z opisem, co się nie zgadza.
Rozbieżność ceny albo indeksu widać przed wystawieniem WZ, nie na fakturze
Potwierdzenie dostępności i terminu wychodzi samo
Po przyjęciu zamówienia klient dostaje potwierdzenie z pozycjami, stanem i planowaną datą wysyłki. Pozycje z braku są w nim wypisane osobno, razem z terminem od dostawcy.
Klient dostaje potwierdzenie, zamiast dzwonić po nie do handlowca
Oferty bez odpowiedzi same się przypominają
Oferta bez reakcji wraca do handlowca jako zadanie, z listą pozycji i datą wysłania. Nie ginie w skrzynce tylko dlatego, że w tym tygodniu było więcej pilnych spraw.
Przypomnienie po 3 i po 7 dniach, z historią rozmowy przy szansie w CRM
Marża per pozycja w dniu transakcji
Cena zakupu, rabat, transport i koszt opakowania zestawione z ceną sprzedaży dla tego klienta. Widać to na dokumencie, a nie po zamknięciu miesiąca.
Marża liczona per pozycja i per kontrahent z dokumentów, które już macie
Dowód
Czy sami tak pracujecie?
Tak, choć od razu mówimy, czego ta liczba NIE dowodzi. To nie jest hurtownia, tylko agencja naszych założycieli, więc nie pokazujemy Wam wyniku firmy handlowej. Pokazujemy, co się dzieje z kosztem obsługi w firmie na 30 osób, gdy agent AI przejmuje administrację wokół sprzedaży. Sprzedaż w hurcie zależy od handlowca i tego nie zmieniamy.
Wdrożone u nas. To nie są wdrożenia u klienta zewnętrznego, tylko w spółkach założycieli JustAutomate. Piszemy to wprost, bo dowód, którego nie da się sprawdzić, nie jest dowodem.
JustBotich agentJustIdea Agency, agencja performance marketingu, około 30 osób
- 23
- osób z firmy pracuje z agentem
- 38
- systemów wpiętych na stałe
- 112
- procesów chodzi bez człowieka
- 475
- tysięcy linii kodu agenta
Agent spięty z Google Ads, Metą, systemem CRM, systemem zadań, narzędziem SEO, Analytics, Search Console i hurtownią danych. Pierwszy commit 1 marca 2026, dziś korzystają z niego 23 osoby.
8 z 38 systemów, w których pracuje
Google Ads
Meta Ads- HubSpot
- ActiveCollab
- Ahrefs
GA4
Search Console
BigQuery
- Przedtem
- W dwunastu miesiącach przed uruchomieniem agencja pracowała na marży minus 4,42 procent. W oknie dwudziestu miesięcy nie było ani jednego ciągu trzech dodatnich miesięcy.
- Po zmianie
- Maj, czerwiec i lipiec 2026 to trzy dodatnie miesiące pod rząd, pierwszy taki ciąg w całym oknie. Przychód praktycznie się nie ruszył, więc zmiana siedzi po stronie kosztu obsługi, a nie sprzedaży.
Marża wyżej o 5,55 punktu procentowego rok do roku, przy przychodzie wyższym o 1,5 procent
A u Ciebie
Co, jeśli u nas handel wygląda inaczej?
Cztery zdania słyszymy w hurtowniach najczęściej. Wszystkie cztery są sensowne i na wszystkie mamy konkretną odpowiedź.
Nasi klienci lubią zadzwonić i pogadać, nie chcemy im tego zabierać.
I nikt im tego nie zabiera. Automatyzujemy to, co dzieje się PO rozmowie: notatkę, wycenę, wprowadzenie zamówienia, potwierdzenie terminu. Handlowiec, który nie przepisuje pozycji do systemu, ma na telefon więcej czasu, a nie mniej.
Subiekt stoi na serwerze w biurze, to się nie spina z niczym.
Spina się, tylko inaczej niż aplikacja chmurowa. Subiekt i Comarch Optima trzymają dane w bazie MS SQL w Waszej sieci, więc stawiamy tam usługę, która czyta bazę albo idzie warstwą Sfera i udostępnia wyłącznie uzgodnione pola. Zakres dostępu spisujemy na warsztacie, zanim cokolwiek podłączymy.
Każdy klient ma własny cennik i własne rabaty, reguła tego nie ogarnie.
Nie musi ogarniać, bo te warunki już są w kartotece kontrahenta i w cennikach. System je czyta, zamiast wymyślać. Wyjątki, których nigdzie nie zapisano, zostają decyzją handlowca i tak to zostawiamy: on je zna, a my nie będziemy udawać, że da się je zgadnąć.
Boimy się, że automat wyśle klientowi złą cenę.
Dlatego oferta wychodzi dopiero po akceptacji handlowca. System składa projekt i pokazuje, skąd wziął każdą cenę, a wysyłka jest osobnym kliknięciem. Przy zamówieniach działa to odwrotnie: rozbieżność ceny albo indeksu zatrzymuje dokument, zamiast go przepuścić.
- CRM
- HubSpot, Pipedrive, LiveSpace, Salesforce
- Systemy magazynowo-sprzedażowe
- Subiekt GT i nexo, Comarch Optima, WAPRO, Sage
- Fakturowanie i księgowość
- Fakturownia, iFirma, sevDesk
- Sprzedaż online i marketplace
- BaseLinker, Allegro, PrestaShop, WooCommerce
- Poczta, arkusze i dane
- Google Workspace, Microsoft 365, Google Sheets, Excel, BigQuery
- Warstwa automatyzacji
- n8n, Make, własne integracje przez API
Cykl handlowy krok po kroku: kto to robi dziś, a co przejmuje automat
Droga od zapytania do faktury w typowej hurtowni B2B. Kolumna trzecia to zakres, który realnie da się zdjąć z handlowca, bez zabierania mu rozmowy z klientem.
| Krok | Jak jest dziś | Co przejmuje automat |
|---|---|---|
| Zapytanie z maila | handlowiec czyta i wypisuje pozycje na boku | indeksy, ilości i termin wyciągnięte z treści i z załącznika |
| Cena i rabat | cennik plus pamięć o warunkach klienta | cennik i karta kontrahenta z Subiekta albo Optimy |
| Dostępność i termin | telefon na magazyn albo do dostawcy | stan i data najbliższej dostawy czytane z systemu |
| Oferta | dokument składany w Excelu i zapisywany do PDF | dokument z szablonu, wysyłany po akceptacji handlowca |
| Zamówienie od klienta | przepisywane z maila pozycja po pozycji | wprowadzone z kontrolą indeksów, ilości i cen |
| Potwierdzenie dla klienta | wysyłane, gdy handlowiec zdąży | wychodzi po przyjęciu zamówienia, z terminem wysyłki |
| Oferta bez odpowiedzi | pamięta o niej handlowiec albo nikt | przypomnienie po 3 i po 7 dniach, z listą pozycji |
Nie bierzemy wszystkich wierszy naraz. Na warsztacie wybieramy dwa albo trzy o najwyższym zwrocie i od nich zaczynamy, bo pierwsze wdrożenie ma pokazać efekt, a nie objąć całą firmę.
Jak to robimy
Pięć kroków od skrzynki handlowca do zamówienia w systemie
Każdy krok kończy się czymś, co możesz ocenić, zanim zdecydujesz o następnym.
Warsztat
Tydzień. Przechodzimy drogę od zapytania po fakturę razem z handlowcami i osobą od zamówień. Liczymy, ile trwa dziś wycena, ile pozycji przechodzi przez ręczne przepisywanie i gdzie powstają pomyłki w cenach. Wychodzimy z mapą i listą miejsc, w których ta sama liczba jest wpisywana drugi raz.
Podłączenie systemu
Sprawdzamy na Waszych danych, czy da się bezpiecznie czytać kartoteki, cenniki, stany i historię zamówień. Przy Subiekcie i Optimie oznacza to usługę w Waszej sieci albo warstwę Sfera, z zakresem pól spisanym na papierze. Ten krok kończy się odczytem, jeszcze bez żadnej automatyzacji.
Pierwsza automatyzacja w 14 dni
W hurcie zwykle zaczynamy od projektu oferty z zapytania mailowego, bo to on zabiera handlowcowi najwięcej godzin. Działa obok obecnego trybu pracy: handlowiec dostaje gotowy dokument i sam decyduje, czy z niego skorzysta. Porównanie z tym, co zrobiłby ręcznie, jest wtedy widoczne od pierwszego dnia.
Zamówienia i potwierdzenia
Drugi obszar to wejście zamówienia do systemu z kontrolą pozycji i cen oraz automatyczne potwierdzenie dostępności i terminu. Ustalamy progi, przy których dokument zatrzymuje się na decyzji człowieka: nowy kontrahent, cena poza widełkami, pozycja spoza kartoteki.
Pomiar po 30 i 90 dniach
Wracamy do liczb z warsztatu: czas od zapytania do wysłanej oferty, liczba poprawek po stronie cen, liczba zamówień zatrzymanych przez kontrolę. Dopiero na tej podstawie decydujemy, czy warto brać kolejny obszar.
Przed i po
Jak zmienia się dzień handlowca w hurtowni
Przedtem
- Rano wypisuje pozycje z trzech zapytań, zanim zdąży do kogokolwiek zadzwonić
- Sprawdza stan i termin telefonem na magazyn, bo w systemie nie ufa danym
- Przepisuje zamówienie z maila do systemu, pozycja po pozycji
- Przypomina sobie o ofercie sprzed tygodnia, gdy klient kupił gdzie indziej
Po zmianie
- Rano ma trzy projekty ofert do sprawdzenia i podpisu
- Stan i najbliższą dostawę widzi w projekcie oferty, bez telefonu
- Zamówienie jest już w systemie, a on ogląda tylko pozycje z rozbieżnością
- Oferta bez odpowiedzi wraca do niego jako zadanie po 3 dniach
Pierwsze projekty ofert widać w dniu uruchomienia. Czas od zapytania do wysłanej oferty i liczbę poprawek w cenach oceniamy po 30 dniach, na liczbach zmierzonych przed startem.
Dla właściciela i dyrektora handlowego
Co z tego ma osoba, która to zamawia
Pierwsza rzecz jest widoczna w tygodniu: przestajesz być wąskim gardłem przy wycenach niestandardowych, bo warunki klienta są w systemie, a nie w Twojej głowie. Urlop handlowca przestaje oznaczać, że jego klienci czekają na ofertę do poniedziałku.
Druga jest ważniejsza przy rozmowie z bankiem albo wspólnikiem. Marża na pojedynczej transakcji przestaje być wiedzą osoby, która ją zawarła, a staje się liczbą w systemie, którą da się pokazać i obronić. To samo dotyczy warunków handlowych: są zapisane, a nie ustalone kiedyś przez telefon.
- Warunki handlowe klientów spisane i wersjonowane, niezależne od jednej osoby
- Czas od zapytania do oferty zmierzony przed wdrożeniem i po 30 dniach
- Pomyłki w cenach wyłapywane przed wystawieniem dokumentu, nie po dostawie
- Pierwsza automatyzacja uruchomiona obok obecnego trybu, więc nic się nie zatrzymuje
Ile to kosztuje
Cena warsztatu jest jawna, wdrożenie wyceniamy po mapie procesu
Warsztat procesowy kosztuje 2500 zł netto za tydzień i podajemy tę cenę przed rozmową. W hurtowni zwykle wystarczają jeden albo dwa tygodnie: pierwszy na drogę zapytania i oferty, drugi na zamówienia i rozliczenie, jeśli macie kilka kanałów sprzedaży naraz.
Wdrożenie wyceniamy po warsztacie, gdy wiadomo, z iloma systemami się łączymy i w jakim stanie są kartoteki. Koszt narzędzi i modeli płacicie bezpośrednio dostawcy, bez naszej prowizji, a przy własnym n8n na Waszym serwerze nie płacicie za nie wcale.
Warsztat procesowy
2500 zł netto
za tydzień, w hurcie zwykle jeden do dwóch
Zamknięta całość. Kończy się mapą cyklu handlowego i planem na 30 dni, który możesz zrealizować bez nas.
- Tydzień pracy z handlowcami i działem zamówień
- Mapa drogi od zapytania po fakturę, z czasami mierzonymi na miejscu
- Ocena, co da się czytać z Subiekta, Optimy albo innego systemu
- Dwie albo trzy automatyzacje o najwyższym zwrocie, policzone
- Wskaźniki do pomiaru po 30 i 90 dniach
- Najczęściej wybierany
Warsztat i pierwsze wdrożenie
Wycena po warsztacie
zakres wynika z liczby systemów i stanu danych
Najczęściej wybierany wariant. Projekt oferty z zapytania mailowego działa w 14 dni od końca warsztatu.
- Wszystko z warsztatu
- Podłączenie do systemu magazynowo-sprzedażowego, także lokalnego
- Projekt oferty z zapytania, z cenami z kartoteki kontrahenta
- Wejście zamówienia do systemu z kontrolą pozycji i cen
- Szkolenie osoby, która to prowadzi po Waszej stronie
- Pomiar po 30 i 90 dniach
Cykl handlowy i agent AI
Wycena po warsztacie
dla zespołów, w których pytania o cenę i stan padają cały dzień
Wszystko z wdrożenia plus BOND, firmowy agent AI, który odpowiada handlowcom z cennika i historii klienta.
- Wszystko z pierwszego wdrożenia
- Agent AI odpowiadający o cenę dla klienta, stan, termin i historię zamówień
- Potwierdzenia dostępności i przypomnienia o ofertach bez odpowiedzi
- Alerty o cenach poza widełkami i o przekroczonym limicie kupieckim
- Dostęp dla handlowców, działu zamówień i magazynu
Warsztat kończy się dokumentem, który obroni się bez nas: mapą procesu, listą miejsc do automatyzacji i wskaźnikami do pomiaru. Możesz go zrealizować z własnym informatykiem albo z inną firmą. Jeśli po warsztacie uznamy, że nie ma czego automatyzować, mówimy to wprost i nie proponujemy wdrożenia.
Najczęstsze pytania
Co dokładnie automatyzujecie w firmie handlowej?
Cztery rzeczy najczęściej: złożenie projektu oferty z zapytania przysłanego mailem, wprowadzenie zamówienia do systemu z kontrolą pozycji i cen, wysłanie potwierdzenia dostępności i terminu oraz przypomnienia o ofertach bez odpowiedzi. Do tego dochodzi agent AI, który odpowiada handlowcom z cennika i historii klienta. Zakres pierwszego wdrożenia wybieramy na warsztacie, zwykle dwie albo trzy pozycje z tej listy.
Czy da się to spiąć z Subiektem albo Comarch Optimą, skoro stoją na naszym serwerze?
Tak, tylko inną drogą niż aplikacja w chmurze. Oba programy trzymają dane w bazie MS SQL w Waszej sieci, więc stawiamy tam usługę, która czyta bazę albo korzysta z warstwy Sfera, i to ona udostępnia uzgodnione pola na zewnątrz. Zakres dostępu spisujemy na warsztacie i nie wychodzi poza niego nic, na co się nie umówimy.
Nasi klienci wolą zadzwonić. Czy to im coś zabiera?
Nie, bo automatyzujemy to, co dzieje się po rozmowie, a nie samą rozmowę. Klient dzwoni tak samo jak dotąd, a handlowiec zamiast wypisywać pozycje na kartce ma projekt oferty przygotowany z aktualnych cen i stanów. Efekt jest odwrotny do obaw: na telefon zostaje więcej czasu, bo administracja przestaje go zjadać.
Kto odpowiada za cenę w ofercie, którą złożył system?
Handlowiec, i to jest celowe. System składa projekt i pokazuje, z jakiego cennika oraz z jakiej karty kontrahenta wziął każdą pozycję, ale wysyłka jest osobną decyzją człowieka. Przy zamówieniach zasada jest odwrotna: cena poza uzgodnionymi widełkami zatrzymuje dokument i wraca do handlowca zamiast przechodzić dalej.
Ile trwa wdrożenie i od czego zaczynacie?
Tydzień warsztatu, a potem 14 dni do pierwszej działającej automatyzacji. W hurcie zaczynamy zwykle od projektu oferty z zapytania mailowego, bo to on zabiera handlowcom najwięcej godzin w tygodniu. Kolejny obszar bierzemy dopiero po pomiarze na 30 dniu, a nie od razu.
Czy dzięki temu sprzedamy więcej?
Nie obiecujemy wzrostu sprzedaży ani wyższej marży, bo o tym decyduje handlowiec i rynek, a nie workflow. Obiecujemy krótszy czas od zapytania do wysłanej oferty i mniej pomyłek w cenach oraz indeksach. Jeśli wygrywacie zlecenia szybkością odpowiedzi, to jest dokładnie ten odcinek, który da się skrócić.
Sprzedajemy też detalicznie przez Allegro i BaseLinker. Czy to przeszkadza?
Przeciwnie, to typowy układ w hurcie i zwykle powód, żeby zacząć wcześniej. Zamówienia detaliczne i hurtowe schodzą się w tym samym magazynie, więc stany muszą być liczone raz, a nie osobno w każdym kanale. Spinamy BaseLinker i Allegro z systemem magazynowym tak, żeby handlowiec widział jeden stan, a nie trzy.
Nie mamy działu IT. Kto to potem prowadzi?
Techniczną część bierzemy na siebie, a po wdrożeniu prowadzi to osoba, która zna proces handlowy, nie programista. Uczymy ją zmieniać rzeczy, które zmieniają się najczęściej: progi kontroli cen, treść potwierdzenia, terminy przypomnień. Zgłoszenie do nas potrzebne jest dopiero przy zmianie w systemie źródłowym.
Sprawdźmy jedno Wasze zapytanie od początku do końca
Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Bierzemy jedno prawdziwe zapytanie z Waszej skrzynki i przechodzimy je krok po kroku: kto je czyta, skąd bierze cenę, ile trwa złożenie oferty i co się dzieje, gdy klient potwierdzi. Mówimy, co da się z tego zdjąć od razu, a co wymaga najpierw uporządkowania kartotek. Nie musisz na tym etapie udostępniać systemów.
Prowadzimy najwyżej dwa wdrożenia równocześnie, żeby przy każdym ktoś realnie siedział.
Umów bezpłatną konsultacjęPS. Jeśli w tym tygodniu handlowiec przepisywał zamówienie z maila do systemu, to jest ten koszt, o którym mówimy. Zdejmujemy z niego pracę po rozmowie, żeby rozmów mógł odbyć więcej. Piszesz bezpośrednio do Pawła, bez recepcji i bez ticketów.